Giới thiệu
Nếu đã thiết lập Shared Mailbox trong Office 365 và muốn truy cập trong Outlook desktop hoặc Outlook Web (OWA), hãy làm theo hướng dẫn này. Shared mailbox cung cấp địa chỉ email trung tâm (ví dụ: sales@company.com) cho thành viên nhóm trả lời thư từ thành viên sẵn sàng tiếp theo. Ngoài ra, thành viên chia sẻ cùng danh bạ và lịch để tạo/chia sẻ cuộc hẹn.
* Lưu ý: Thông thường, shared mailbox sẽ tự động thêm vào Outlook (desktop) hoặc Outlook trên web khi người dùng có quyền khởi động lại Outlook. Hướng dẫn này dành cho trường hợp không tự động thêm.
Cách thêm thủ công Shared Mailbox trong Outlook
Phần 1. Thêm Shared Mailbox trong Microsoft Outlook (Desktop)
- Nhấp tab File → Account Settings > Account Settings.
- Chọn tài khoản email có quyền truy cập Shared mailbox → nhấp Change.
- Nhấp More Settings.
- Tab Advanced → nhấp Add.
- Nhập Tên hoặc Địa chỉ email của Shared Mailbox → nhấp OK.
- Nhấp Apply, OK → Next và Finish để đóng thuộc tính tài khoản.
- Shared mailbox sẽ tự động hiển thị trong Folder pane (Ngăn thư mục) của Outlook.
- Để gửi/trả lời thư dùng shared mailbox, đảm bảo trường 'From' trong thư hiển thị Tên (Địa chỉ Email) của Shared Mailbox.
* Nếu không thấy trường From đầu thư, chọn tab Options → nhóm Show Fields → nhấp From.
Phần 2. Thêm Shared Mailbox trong Outlook trên Web (OWA)
- Đăng nhập tài khoản Office 365 và mở Outlook trên web.
- Nhấp chuột phải vào tên hộp thư chính (hoặc ở Folders) → chọn Add shared folder (Thêm thư mục chia sẻ).
- Nhập tên hoặc địa chỉ email của shared mailbox → nhấp Add.
- Shared mailbox sẽ tự động hiển thị trong Folder pane của Outlook, dưới hộp thư chính.
- Để gửi thư đầu tiên dùng shared mailbox, nhấp nút New Message → từ menu 3 chấm
chọn Show From (Hiện Từ). - Đảm bảo trường 'From' hiển thị tên shared mailbox → nhập người nhận và nội dung → nhấp nút Send
để gửi thư đầu tiên qua tài khoản Shared Mailbox.
Chúc bạn thành công! Hãy để lại bình luận nếu hướng dẫn này hữu ích.