Nếu bạn có tài khoản Exchange, Microsoft 365 hoặc Outlook.com và muốn chia sẻ lịch của mình trong ứng dụng Outlook Desktop hoặc Outlook cho Web, hãy tiếp tục đọc bên dưới.
Để các đồng nghiệp có thể lên lịch họp khi làm việc từ xa, cần có mức độ phối hợp cao. Đồng bộ hóa hoạt động của nhân viên trong lịch là yếu tố then chốt thúc đẩy giao tiếp và công việc trong bất kỳ doanh nghiệp nào.
Outlook cho phép bạn chia sẻ lịch của mình với người khác bằng cách cấp các mức quyền khác nhau cho từng người. Trong bài viết này, bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn chi tiết cách thực hiện trong cả Outlook Desktop và Outlook Web (Outlook.com/Office365).
Phần 1. Cách Chia sẻ Lịch trong Outlook Desktop.
Outlook Desktop cung cấp hai (2) tùy chọn chia sẻ lịch. Tùy chọn đầu tiên cho phép chia sẻ Lịch với quyền chỉ đọc (read-only) cho người dùng khác, trong khi phương pháp thứ hai cho phép chia sẻ lịch với quyền chỉnh sửa (ví dụ: thay đổi, thêm hoặc xóa sự kiện). Cả hai phương pháp đều được mô tả dưới đây.
- Phương pháp 1. Chia sẻ Lịch với quyền chỉ xem (Read only).
- Phương pháp 2. Chia sẻ Lịch với quyền chỉnh sửa (Edit permissions).
Phương pháp 1. Cách Chia sẻ Lịch Outlook Desktop với quyền Chỉ xem (View Only).
Nếu bạn chỉ muốn chia sẻ Lịch Outlook Desktop mà không cho người khác thay đổi, hãy làm theo các bước sau.
1. Khởi chạy Outlook và điều hướng đến lịch của bạn bằng cách chọn biểu tượng Lịch (Calendar) ở góc dưới bên trái.
2. Chọn lịch bạn muốn chia sẻ và từ menu tab Trang chủ (Home), chọn Chia sẻ Lịch (Share Calendar). *
* Lưu ý:
1. Nút Chia sẻ Lịch (Share Calendar) chỉ khả dụng khi dùng tài khoản Microsoft Exchange, Microsoft 365 hoặc Outlook.com. Người dùng loại tài khoản khác như IMAP hoặc POP3 không thể chia sẻ lịch và có thể dùng "Email Lịch" hoặc "Xuất bản trực tuyến" làm phương án thay thế.
2. Tùy chọn "Chia sẻ Lịch" không cho phép ai chỉnh sửa lịch của bạn, chỉ xem được. Nếu muốn người khác xem và chỉnh sửa, xem hướng dẫn phương pháp 2.
3. Trong cửa sổ Lời mời chia sẻ (Sharing invitation):
a. Trong hộp 'Đến… (To…)' gõ địa chỉ email của người nhận bạn muốn chia sẻ lịch với, hoặc nhấp nút 'Đến… (To…)' để chọn người nhận từ Sổ địa chỉ.
b. Trong tùy chọn Chi tiết (Details) , chọn mức độ thông tin bạn muốn người khác thấy:
- Chi tiết đầy đủ (Full details) sẽ hiển thị giờ, chủ đề, địa điểm và các chi tiết khác của tất cả mục trong lịch.
- Chi tiết hạn chế (Limited details) sẽ hiển thị giờ, chủ đề và địa điểm, nhưng không có thông tin khác.
- Chỉ khả dụng (Availability only) chỉ hiển thị giờ của các mục trên lịch.
c. Cuối cùng sửa chủ đề nếu muốn và nhấp nút Gửi (Send) để chia sẻ lịch Outlook của bạn.
Phương pháp 2. Cách Chia sẻ Lịch Outlook Desktop với quyền Xem & Chỉnh sửa (View & Edit Permissions).
Nếu bạn muốn chia sẻ lịch trong Outlook Desktop với người khác và cho phép họ thay đổi (ví dụ: thêm, sửa hoặc xóa sự kiện lịch), hãy dùng tùy chọn Quyền hạn Lịch (Calendar Permissions). Thực hiện như sau:
1. Khởi chạy Outlook và điều hướng đến lịch bằng cách chọn biểu tượng 'Lịch' ở góc dưới bên trái.
2. Chọn lịch bạn muốn chia sẻ và từ tab Trang chủ (Home), chọn Quyền hạn Lịch (Calendar Permissions).
3. Nhấp nút Thêm… (Add…) và chọn người bạn muốn chia sẻ lịch với.
4. Sau khi chọn người cho lịch chung, chọn từng người một và thay đổi Mức quyền (Permission level) từ menu thả xuống hoặc chỉ định quyền tùy chỉnh trên Lịch chung. Khi xong, nhấp Áp dụng (Apply) > OK.
Phần 2. Cách Chia sẻ Lịch Outlook cho Web (Outlook Web) với người khác.
Nếu bạn có tài khoản Outlook.com hoặc Office365, bạn có thể dùng Outlook Web App để chia sẻ lịch với bất kỳ ai trong hoặc ngoài tổ chức. Đặc biệt khi dùng tài khoản O365, khi bạn chia sẻ lịch với ai đó trong tổ chức, họ có thể thêm trực tiếp vào xem lịch trong Outlook Desktop hoặc Outlook Web App.
Để chia sẻ lịch trong Outlook cho Web:
1. Đăng nhập Outlook.com với tài khoản MS của bạn.
2. Chọn biểu tượng Lịch (Calendar icon) trên thanh điều hướng, sau đó nhấp menu thả xuống trên Lịch của tôi (My Calendars) và chọn lịch bạn muốn chia sẻ.
3. Sau đó nhấp Chia sẻ (Share) từ menu để tiếp tục.
4a. Trong ô trống, gõ địa chỉ email của người dùng* bạn muốn chia sẻ lịch với.
* Lưu ý:
1. Bạn không thể chia sẻ lịch Outlook.com với người dùng không có tài khoản Microsoft. Tất cả người dùng không có tài khoản Microsoft (ví dụ: Gmail, Yahoo, v.v.) sẽ không thể xem lịch chung.
2. Để chia sẻ lịch Office365 cho người ngoài tổ chức, hãy bật trước chia sẻ lịch bên ngoài trong Trung tâm quản trị Microsoft 365.
4b. Chọn mức truy cập mong muốn cho lịch chung. (hoặc Có thể xem tất cả chi tiết (Can view all details) hoặc Có thể chỉnh sửa (Can edit). Khi xong, nhấp nút Chia sẻ (Share).
5. Lúc này bạn đã chia sẻ thành công lịch trên Office365/Outlook.com. Nếu muốn thay đổi quyền chia sẻ sau này, chuột phải vào lịch chung và chọn Chia sẻ và quyền hạn (Sharing and permissions).
Xong! Phương pháp nào đã giúp bạn?
Hãy cho tôi biết hướng dẫn này có giúp ích không bằng cách để lại bình luận. Vui lòng thích và chia sẻ để giúp đỡ người khác.