Chữ ký được trau chuốt kỹ lưỡng sẽ thêm dấu ấn cá nhân vào email của bạn. Họ sẽ trông chuyên nghiệp hơn nhiều với một chữ ký email phù hợp, đặc biệt là trong môi trường kinh doanh. Rất dễ dàng thêm chữ ký bạn chọn trong Outlook và sửa đổi nó theo nhu cầu của bạn. Đây là cách bạn có thể thêm chữ ký trong Outlook cho Windows, Mac, điện thoại di động và ứng dụng khách web.
Cách Thêm Chữ ký trong Outlook Web App
1. Sau khi đăng nhập vào ứng dụng web Outlook, bạn có thể thấy biểu tượng Cài đặt nhỏ ở trên cùng. Truy cập phần chữ ký của nó từ “Cài đặt -> Thư -> Soạn &Trả lời.”
Ngoài ra, bạn có thể tìm kiếm cài đặt Outlook bằng từ khóa “Chữ ký” và tiếp cận phần này.
2. Khi trình chỉnh sửa văn bản đa dạng thức mở ra, hãy thêm văn bản chữ ký của bạn vào con trỏ, sau đó lưu nó.
3. Bạn có thể chọn xem bạn có muốn tự động thêm chữ ký vào các tin nhắn soạn, chuyển tiếp hoặc trả lời mới hay không.
4. Bạn có thể thêm hình ảnh, trích dẫn, đánh dấu và danh sách có dấu đầu dòng trong trình chỉnh sửa văn bản đa dạng thức.
5. Nhấp vào “thêm các tùy chọn định dạng khác” để thêm bảng, gạch ngang, ký tự trên và các ngôn ngữ từ phải sang trái.
Cách Thêm Chữ ký trong Outlook cho Windows
Ứng dụng Outlook Windows nâng cao hơn ứng dụng web Outlook, vì bạn có thể tạo nhiều chữ ký và làm việc với các mẫu chữ ký. Đảm bảo rằng bạn luôn cập nhật thiết bị để có quyền truy cập vào phiên bản mới nhất của Outlook.
1. Mở ứng dụng Outlook. Để truy cập chữ ký từ menu, hãy chuyển đến “Tệp”, thao tác này sẽ đưa bạn đến màn hình tiếp theo. Trong phần “Thông tin”, hãy nhấp vào “Tùy chọn” ở dưới cùng.
2. Trong cửa sổ “Tùy chọn Outlook”, hãy chuyển đến tab Thư ở bên trái. Nhấp vào "Chữ ký" trong tiêu đề phụ "Soạn thư".
3. Trong cửa sổ mới, nhấp vào “Mới” và thêm văn bản chữ ký của bạn vào con trỏ.
4. Bạn có thể sử dụng trình soạn thảo văn bản HTML để thêm hình ảnh, trích dẫn và các chi tiết khác.
5. Nếu bạn có danh thiếp, bạn có thể thêm chúng từ tab “Văn phòng phẩm cá nhân”.
6. Bạn có thể chọn có nên tự động thêm những chữ ký này vào email, thư trả lời và chuyển tiếp mới hay không.
7. Nhấp vào “OK” để lưu tất cả cài đặt chữ ký của bạn.
Cách Thêm Chữ ký trong Outlook cho Mac
Ứng dụng khách trên máy tính của Outlook dành cho Mac hoạt động tương tự như Outlook Windows. Mặc dù một số tùy chọn không được hỗ trợ trên Mac (ví dụ:Mẫu chữ ký), bạn có thể dễ dàng thêm và thay đổi bao nhiêu chữ ký tùy thích.
1. Mở Outlook và từ menu “Outlook” ở trên cùng, chọn “Preferences”. Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ “Tùy chọn Outlook” riêng biệt.
2. Khi cửa sổ “Tùy chọn Outlook” mở ra, hãy nhấp đúp vào “Chữ ký” trong phần “Email”. Thao tác này sẽ mở một trình soạn thảo văn bản mới, nơi bạn có thể tạo chữ ký của mình.
3. Trong trình chỉnh sửa văn bản đa dạng thức, hãy thêm văn bản chữ ký của bạn vào con trỏ. Đặt tên cho nó (hoặc để trống) và lưu nó.
4. Bạn cũng có thể thêm ảnh, biểu trưng, danh thiếp, siêu liên kết và bảng.
Thêm chữ ký trong Outlook Mobile
Nếu bạn đang sử dụng ứng dụng Android hoặc iOS của Outlook trên điện thoại hoặc máy tính bảng, ứng dụng này có tùy chọn văn bản thuần túy rất cơ bản để thêm chữ ký.
1. Sau khi ứng dụng được khởi chạy, hãy nhấp vào biểu tượng Outlook ở trên cùng bên trái.
2. Chọn tùy chọn menu “Cài đặt” và chọn “Chữ ký”.
3. Thêm văn bản chữ ký của bạn tại con trỏ và lưu nó.
Cách sử dụng chữ ký email của bạn trong Outlook
Giờ bạn đã biết cách thêm chữ ký vào Outlook trên các thiết bị khác nhau, hãy xem cách sử dụng chúng.
Outlook Web App
1. Để sử dụng chữ ký email trong ứng dụng web Outlook, hãy chọn tùy chọn “Tự động bao gồm chữ ký của tôi trên các thư mới mà tôi soạn / trả lời”.
2. Nếu bạn không đặt tùy chọn tự động trước đó, bạn vẫn có thể thêm chữ ký theo cách thủ công. Đi tới biểu tượng ba chấm trong cửa sổ “Soạn thư” và nhấp vào “Chèn chữ ký”.
Theo mặc định, chỉ một chữ ký được lưu trong ứng dụng web Outlook. Nếu bạn thêm chữ ký mới, chữ ký cũ sẽ bị xóa.
Windows
1. Chuyển đến cửa sổ Soạn thư để viết email.
2. Chèn chữ ký email hiển thị đã được thêm trước đó.
3. Ngoài ra, nếu bạn đã bật tùy chọn tự động thêm chữ ký, nó sẽ được hiển thị trong Cửa sổ.
Máy Mac
1. Trong tab “Tin nhắn” của Mac trong cửa sổ Soạn, nhấp vào menu “Chữ ký” ở góc trên bên phải.
2. Từ danh sách thả xuống các chữ ký đã tạo, hãy chọn chữ ký bạn muốn thêm vào thư. Nếu bạn chỉ lưu một chữ ký, đó sẽ là chữ ký mặc định của bạn.
Android / iOS
1. Sau khi bạn thêm chữ ký đã lưu trong ứng dụng Outlook dành cho thiết bị di động cho Android / iOS, chữ ký đó sẽ tự động được chèn vào nội dung bản sao. Tuy nhiên, nó sẽ chỉ ở định dạng văn bản thuần túy.
2. Nếu bạn không muốn chữ ký được thêm tự động, chỉ cần xóa văn bản.
Câu hỏi Thường gặp
1. Tệp chữ ký của Outlook nằm ở đâu trong Windows?
Trên thiết bị Windows, tất cả các tệp chữ ký cho Outlook được lưu tại vị trí thư mục này:“C \ Windows \% userprofile% \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Signatures.”
2. Làm cách nào để sử dụng mẫu chữ ký Outlook và làm cách nào để nhập tệp mẫu chữ ký?
1. Để sử dụng các mẫu chữ ký Outlook, bạn cần ứng dụng khách Outlook Windows, vì đó là nơi duy nhất có sẵn tùy chọn này. Nhiều mẫu chữ ký Outlook mới nhất có thể được tải xuống từ liên kết chính thức.
2. Để nhập mẫu chữ ký trong Outlook, hãy sao chép các tệp mẫu chữ ký đã tải xuống mong muốn và dán chúng vào thư mục “Chữ ký” ở trên.
3. Đi tới “Tùy chọn Outlook -> Chữ ký và Văn phòng phẩm -> Chỉnh sửa Chữ ký” để làm việc với các mẫu đã nhập đó.
3. Làm cách nào để đồng bộ hóa chữ ký Outlook của tôi trên tất cả các thiết bị của tôi?
Chữ ký Outlook được đồng bộ hóa làm mặc định trên tất cả các thiết bị. Tuy nhiên, không phải tất cả các tùy chọn đều có thể được truy xuất trên tất cả các thiết bị. Ví dụ:bạn không thể đồng bộ hóa cài đặt chữ ký email với các tính năng phong phú như tệp hình ảnh hoặc tùy chọn video trong Outlook Windows với Outlook cho iOS hoặc Android.
Đọc tiếp để tìm hiểu cách đăng nhập vào các tài khoản Hotmail trước đây và sử dụng chúng với Outlook. Nếu bạn đang tìm kiếm danh sách các lựa chọn thay thế Outlook, chúng tôi đã đề cập đến chúng. Đồng thời tìm hiểu về kế hoạch phát triển ứng dụng Outlook toàn cầu.