Một chữ ký 잘 được chế tác thêm chút cá nhân cho email của bạn. Chúng sẽ trông chuyên nghiệp hơn nhiều với chữ ký email phù hợp, đặc biệt trong môi trường kinh doanh. Việc thêm chữ ký bạn chọn vào Outlook và chỉnh sửa theo nhu cầu rất dễ dàng. Đây là cách thêm chữ ký trong Outlook cho Windows, Mac, thiết bị di động, và ứng dụng web.
Cách thêm chữ ký trong Ứng dụng Web Outlook
1. Sau khi đăng nhập ứng dụng Web Outlook, bạn thấy biểu tượng Cài đặt nhỏ ở trên cùng. Truy cập mục chữ ký từ "Cài đặt -> Thư -> Soạn thảo & Trả lời".
Thay vào đó, bạn có thể tìm kiếm cài đặt Outlook với từ khóa "Chữ ký" (Signature), và đến mục này.
2. Khi trình soạn thảo văn bản phong phú mở ra, thêm văn bản chữ ký tại con trỏ, sau đó lưu.
3. Bạn có thể chọn có hay không tự động thêm chữ ký vào thư mới soạn thảo, chuyển tiếp, hoặc trả lời.
4. Bạn có thể thêm hình ảnh, trích dẫn, làm nổi bật, và danh sách gạch đầu dòng trong trình soạn thảo văn bản phong phú.
5. Nhấp "thêm tùy chọn định dạng" để thêm bảng, gạch ngang, chỉ số trên, và ngôn ngữ viết từ phải sang trái.
Cách thêm chữ ký trong Outlook cho Windows
Ứng dụng Outlook Windows nâng cao hơn ứng dụng Web Outlook, vì bạn có thể tạo nhiều chữ ký và làm việc với mẫu chữ ký. Đảm bảo cập nhật thiết bị để có phiên bản Outlook mới nhất.
1. Mở ứng dụng Outlook. Để truy cập chữ ký từ menu, vào "Tệp" (File), sẽ đưa bạn đến màn hình tiếp theo. Dưới mục "Thông tin" (Info), nhấp "Tùy chọn" (Options) ở dưới cùng.
2. Trong cửa sổ "Tùy chọn Outlook", vào tab Thư (Mail) bên trái. Nhấp "Chữ ký" (Signatures) trong mục "Soạn thảo thư" (Compose messages).
3. Trong cửa sổ mới, nhấp "Mới" (New) và thêm văn bản chữ ký tại con trỏ.
4. Bạn có thể dùng trình soạn thảo HTML để thêm hình ảnh, trích dẫn, và chi tiết khác.
5. Nếu bạn có danh thiếp, có thể thêm từ tab "Văn phòng cá nhân" (Personal Stationery).
6. Bạn có thể chọn có hay không tự động thêm chữ ký này vào thư mới, trả lời, và chuyển tiếp.
7. Nhấp "OK" để lưu tất cả cài đặt chữ ký.
Cách thêm chữ ký trong Outlook cho Mac
Ứng dụng Outlook máy tính cho Mac hoạt động tương tự Outlook Windows. Mặc dù một số tùy chọn không được hỗ trợ trên Mac (ví dụ: Mẫu chữ ký), bạn vẫn dễ dàng thêm và thay đổi bao nhiêu chữ ký tùy thích.
1. Mở Outlook và từ menu "Outlook" ở trên cùng, chọn "Tùy chọn" (Preferences). Thao tác này mở cửa sổ "Tùy chọn Outlook" riêng biệt.
2. Khi cửa sổ "Tùy chọn Outlook" mở, nhấp đúp "Chữ ký" (Signatures) trong mục "Email". Thao tác này mở trình soạn thảo văn bản mới để tạo chữ ký.
3. Trong trình soạn thảo văn bản phong phú, thêm văn bản chữ ký tại con trỏ. Đặt tên (hoặc để trống) và lưu.
4. Bạn cũng có thể thêm ảnh, logo, danh thiếp, siêu liên kết, và bảng.
Thêm chữ ký trong Outlook Di động
Nếu bạn dùng ứng dụng Outlook Android hoặc iOS trên điện thoại hoặc máy tính bảng, nó có tùy chọn văn bản thuần túy rất cơ bản để thêm chữ ký.
1. Sau khi chạy ứng dụng, nhấp vào biểu tượng Outlook ở góc trên bên trái.
2. Chọn menu "Cài đặt" (Settings) và chọn "Chữ ký" (Signature).
3. Thêm văn bản chữ ký tại con trỏ và lưu.
Cách dùng chữ ký email trong Outlook
Bây giờ bạn biết cách thêm chữ ký vào Outlook trên các thiết bị, hãy xem cách sử dụng chúng.
Ứng dụng Web Outlook
1. Để dùng chữ ký email trong ứng dụng Web Outlook, tích vào tùy chọn "Tự động bao gồm chữ ký của tôi trên thư mới tôi soạn thảo/trả lời".
2. Nếu bạn không đặt tùy chọn tự động trước đó, bạn vẫn có thể thêm chữ ký thủ công. Vào biểu tượng ba chấm trong cửa sổ "Soạn thảo" và nhấp "Chèn chữ ký".
Chỉ một chữ ký được lưu mặc định trong ứng dụng Web Outlook. Nếu bạn thêm chữ ký mới, chữ ký cũ sẽ bị xóa.
Windows
1. Vào cửa sổ Soạn thảo để viết thư.
2. Chèn chữ ký email hiển thị đã thêm trước đó.
3. Thay vào đó, nếu bạn đã bật tùy chọn tự động thêm chữ ký, nó sẽ hiển thị trong Cửa sổ.
Mac
1. Trong tab "Thư" (Message) của Mac trong cửa sổ Soạn thảo, nhấp menu "Chữ ký" (Signature) ở góc trên bên phải.
2. Từ danh sách thả xuống các chữ ký đã tạo, chọn cái bạn muốn thêm vào thư. Nếu bạn chỉ lưu một chữ ký, đó sẽ là chữ ký mặc định.
Android/iOS
1. Sau khi thêm chữ ký đã lưu trong ứng dụng Outlook di động cho Android/iOS, nó sẽ tự động chèn vào nội dung thư. Tuy nhiên, chỉ ở định dạng văn bản thuần túy.
2. Nếu bạn không muốn chữ ký tự động thêm, chỉ cần xóa văn bản.
Câu hỏi thường gặp
1. File chữ ký của Outlook nằm ở đâu trong Windows?
Trên thiết bị Windows, tất cả file chữ ký cho Outlook được lưu tại thư mục: "C\Windows\%userprofile%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures".
2. Làm thế nào dùng mẫu chữ ký Outlook, và nhập file mẫu chữ ký?
1. Để dùng mẫu chữ ký Outlook, bạn cần ứng dụng Outlook Windows, vì đó là nơi duy nhất có tùy chọn này. Nhiều mẫu chữ ký Outlook mới nhất có thể tải từ liên kết chính thức.
2. Để nhập mẫu chữ ký trong Outlook, sao chép file mẫu chữ ký đã tải xuống và dán vào thư mục "Signatures" ở trên.
3. Vào "Tùy chọn Outlook -> Chữ ký và Trang cá nhân -> Chỉnh sửa chữ ký" để làm việc với các mẫu đã nhập.
3. Làm thế nào đồng bộ chữ ký Outlook trên tất cả thiết bị của tôi?
Chữ ký Outlook được đồng bộ mặc định trên tất cả thiết bị. Tuy nhiên, không phải tùy chọn nào cũng truy xuất được trên mọi thiết bị. Ví dụ, bạn không thể đồng bộ cài đặt chữ ký email với tính năng phong phú như file hình ảnh hoặc tùy chọn video trong Outlook Windows với Outlook cho iOS hoặc Android.
Đọc tiếp để học cách đăng nhập tài khoản Hotmail cũ và dùng với Outlook. Nếu bạn tìm danh sách thay thế Outlook, chúng tôi đã bao gồm. Cũng tìm hiểu về kế hoạch phát triển ứng dụng Outlook phổ dụng.