Trong thế giới mà việc nghe lén và thao túng nội dung email dễ dàng cho tội phạm mạng, bạn cần bảo vệ. Bạn cần loại bảo vệ nói với người nhận rằng email họ nhận là 진짜 và không bị thay đổi trên đường đến hộp thư. Bài viết giải thích Chứng chỉ số (Digital Certificates) và cách thêm Chữ ký số vào Microsoft Outlook hoặc trình khách email tương tự trên Windows.
Chứng chỉ Email số
Chứng chỉ Email số đảm bảo nội dung tin nhắn hoàn toàn giống với nội dung người gửi gửi đi. Nếu trung gian cố truy cập gói tin và sửa đổi nội dung, trình khách email sẽ hiển thị lỗi rằng email không thể tin cậy. Chứng chỉ chữ ký số bao gồm khóa riêng (private key) gắn với email ID của bạn. Có thể xem chứng chỉ email bằng cách nhấn biểu tượng 'huy hiệu' (badge) ngay trên tin nhắn trong Microsoft Outlook và các trình khách email khác. Đây là hình ảnh chữ ký số email.
Chứng chỉ số cho email do các tổ chức cấp SSL và chứng chỉ khác cho website cung cấp. Có dịch vụ trả phí và miễn phí. Để dễ hiểu, dùng Comodo làm ví dụ nhà cung cấp. Chứng chỉ số cho email cá nhân miễn phí từ Comodo, đăng ký bao nhiêu email ID cũng được. Khi đã cài chứng chỉ trên máy tính, chỉ cần nhập (import) vào trình khách email – như Outlook – để trình khách dùng chứng chỉ số.
Nếu có nhiều hơn một chứng chỉ chữ ký số trong trình khách email, chúng liên kết với các tài khoản khác nhau nhưng có liên quan. Một email ID không thể có hai chứng chỉ số. Khi gửi email, trình khách tự động gán chứng chỉ chữ ký số liên quan đến email đó.
Thêm Chữ ký số vào Outlook
Dịch vụ Chứng chỉ Chữ ký Email (Email Signature Certificate Services), bao gồm Comodo, cũng cung cấp mã hóa (encryption) như bảo mật tùy chọn. Tuy nhiên, người nhận cũng phải dùng cùng phần mềm để giải mã. Ví dụ, nếu tải và dùng Comodo Certificate Manager (phần mềm trả phí quản lý chứng chỉ số trên mạng), phải nhờ người nhận cài cùng phần mềm nếu muốn gửi email mã hóa. Nhưng không phải ai cũng chi tiền cho bảo mật, nhất là nếu không làm nhiều việc máy tính.
Có cách khác một số dịch vụ cung cấp: họ lưu tin nhắn mã hóa thực tế trên máy chủ của họ và chuyển khóa cho người nhận kèm liên kết đến tin nhắn trong email riêng. Người nhận nhấn liên kết và dùng khóa để giải mã. Nhưng bài này về chữ ký số email, không đi sâu vào mã hóa tin nhắn. Hiểu đơn giản: mã hóa cũng có thể nếu dùng chữ ký số email Comodo hoặc dịch vụ tương tự.
Có vẻ phức tạp, nhưng dùng chữ ký số đơn giản như nhấn nút xác thực tin nhắn, ngay sau khi nhấn Gửi (Send). Chỉ cần nhấn Cho phép (Allow).
Cách lấy chữ ký số miễn phí cho Outlook
Dù có nhiều nhà cung cấp chứng chỉ email miễn phí và trả phí, chúng ta nói về Comodo làm ví dụ. Cách cài chứng chỉ từ nhà cung cấp khác tương tự.
Trước tiên, lấy chứng chỉ. Ở Comodo, quy trình 2 bước.
- Nộp đơn xin chữ ký số liên quan đến email ID. Truy cập comodo.com lấy mẫu đơn miễn phí. Điền email ID muốn cấp chứng chỉ. Có thể tạo mật khẩu thu hồi (revocation password) phòng khi muốn thu hồi chứng chỉ sau. Có lý do thu hồi sau nếu khóa chứng chỉ bị sao chép dùng sai hoặc quên mật khẩu sau khi nhập vào Outlook hoặc trình khách khác.
- Sau khi điền đơn, liên kết gửi đến email ID đã điền trong đơn. Khi nhấn liên kết trong email sau khi điền đơn, trang web cố gắng cài chứng chỉ trên máy tính. Hệ thống nhắc cho phép trang web cài chứng chỉ. Chấp nhận để cài đặt.
Mẫu đơn trông như hình dưới. Điền đầy đủ chi tiết. Phải cuộn hết thỏa thuận trước khi nhấn nút Chấp nhận (Accept). Có thể được nhắc nhấn Accept 2 lần.
Vì lý do bảo mật, cần thực hiện cả 2 thao tác – điền đơn và nhấn liên kết cài chứng chỉ – dùng cùng một trình duyệt. Nếu nhấn liên kết mở bằng trình duyệt khác, sẽ không cài được chứng chỉ.
Cách nhập chữ ký số email vào Outlook
Dù nói về Outlook, quy trình tương tự mọi trình khách email. Cũng chia thành 2 nhiệm vụ:
- Xuất chứng chỉ vừa cài ra nơi biết rõ
- Nhập chứng chỉ vào Outlook hoặc trình khách khác
Để xuất chứng chỉ vừa cài, trước tiên tìm nó trên máy tính. Nhấn Win+R mở hộp thoại Chạy. Gõ certmgr.msc và nhấn Enter. Mở Trình quản lý chứng chỉ Windows (Windows Certificate Manager). Điều hướng đến Cá nhân > Chứng chỉ (Personal > Certificates) ở khung bên trái để xem chứng chỉ chữ ký số miễn phí từ Comodo.
Nhấn đúp vào chứng chỉ để mở. Trên tab Chi tiết (Details), nhấn Sao chép vào tệp… (Copy to File…) để xuất chứng chỉ. Mở Trình thủ thuật Xuất/Nhập chứng chỉ (Certificate Export and Import Wizard). Dùng thủ thuật xuất tệp đến nơi nhớ đường dẫn. Cần biết đường dẫn lưu để nhập vào Outlook.
Sau khi xuất chữ ký số email, mở Outlook nếu chưa mở. Nhấn Tệp (File) và Tùy chọn (Options). Nhấn tùy chọn cuối cùng Trung tâm Tin cậy (Trust Center) rồi nhấn Cài đặt Trung tâm Tin cậy… (Trust Center Settings…).
Nhấn tùy chọn Bảo mật Email (Email Security) ở khung trái, và ở khung phải nhấn Nhập/Xuất… (Import/Export…). (Xem hình dưới)
Sau khi nhấn Nhập/Xuất…, hộp thoại xuất hiện như dưới.
Điều hướng chọn chứng chỉ đã xuất bằng phương pháp trên. Trong trường Mật khẩu (Password), gõ mật khẩu để chữ ký không bị hack. Sẽ được nhắc đặt mức bảo mật. Nếu chọn Cao (High), sẽ phải nhập mật khẩu mỗi lần gửi email dùng email ID liên quan. Mức Thấp (Low) chỉ xin phép truy cập chứng chỉ số.
Sau khi nhập chứng chỉ số vào Outlook, đóng các hộp thoại mở.
Đó là cách thêm chữ ký số vào Outlook hoặc trình khách email khác. Dùng ví dụ Comodo vì miễn phí.
MẸO: Các bài sau hướng dẫn thêm chữ ký số trong Excel, Word, PowerPoint.