Việc áp dụng rộng rãi chữ ký số rất có ý nghĩa vì nó không chỉ giảm chi phí in ấn mà còn làm cho việc lưu trữ trở nên tiện lợi. Tất cả tài liệu được lưu trữ an toàn trên ổ cứng cục bộ hoặc nằm trên đám mây và có thể truy cập dễ dàng. Cũng có những lợi ích khác. Đọc để biết cách bạn có thể thêm hoặc xóa chữ ký số trong Microsoft Excel.
Tạo Chữ ký số trong Excel
Trước hết, để tạo chữ ký số, bạn phải có chứng chỉ ký (signing certificate), chứng minh danh tính và xác thực tính xác thực của tài liệu. Vì vậy, khi bạn gửi một tệp hoặc tài liệu đã ký số, bạn không thể không gửi chứng chỉ và khóa công khai liên quan đến nó. Các chứng chỉ ký này được cấp bởi cơ quan chứng nhận (certification authority) và có thể bị thu hồi. Thông thường, tính hợp lệ của chứng chỉ kéo dài một năm, sau đó phải được gia hạn. Hãy cùng xem các bước để tạo dòng chữ ký trong Excel.
- Đặt con trỏ chuột tại vị trí cố định.
- Đi đến tab Chèn (Insert),
- Chuyển đến phần Văn bản (Text).
- Nhấp menu thả xuống Dòng chữ ký (Signature Line).
- Chọn tùy chọn Dòng chữ ký Microsoft Office.
- Nhập văn bản bạn muốn hiển thị bên dưới dòng chữ ký trong hộp thoại Thiết lập chữ ký (Signature Setup).
- Chọn 2 hộp kiểm.
- Nhấp chuột phải vào dòng chữ ký và chọn Ký (Sign).
- Duyệt đến tệp hình ảnh chữ ký của bạn và thêm nó.
- Để xóa, nhấp chuột phải vào dòng chữ ký > Xóa chữ ký (Remove Signature).
Đặt con trỏ tại vị trí bạn muốn tạo dòng chữ ký trong tệp Excel.
Đi đến tab Chèn (Insert) dưới menu Ribbon.
Chuyển đến phần Văn bản (Text).
Mở rộng menu thả xuống Dòng chữ ký (Signature Line) dưới nó.
Chọn tùy chọn Dòng chữ ký Microsoft Office (Microsoft Office Signature Line).
Trong hộp thoại Thiết lập chữ ký (Signature Setup), gõ thông tin bạn muốn hiển thị bên dưới dòng chữ ký.
Chọn các hộp kiểm sau.
- Cho phép người ký thêm nhận xét trong hộp thoại Ký (Allow the signer to add comments in the Sign dialog box).
- Hiển thị ngày ký trong dòng chữ ký (Show sign date in the signature line).
Thêm biểu diễn nhìn thấy được của chữ ký và chữ ký số.
Trong tệp, nhấp chuột phải vào dòng chữ ký.
Từ menu, chọn Ký (Sign).
Nếu bạn có phiên bản in của chữ ký, gõ tên của bạn trong ô bên cạnh X. Thay vào đó bạn có thể chọn hình ảnh chữ ký viết tay của bạn, nhấp Chọn hình ảnh (Select Image).
Sau đó, trong hộp thoại Chọn hình ảnh chữ ký (Select Signature Image) xuất hiện, duyệt đến tệp hình ảnh chữ ký của bạn và chọn nó.
Để xóa chữ ký số, mở tệp chứa chữ ký.
Nhấp chuột phải vào dòng chữ ký.
Từ danh sách tùy chọn hiển thị, chọn Xóa chữ ký (Remove Signature).
Khi được nhắc, nhấp Có (Yes).
MẸO: Những bài viết này sẽ chỉ cho bạn cách thêm chữ ký số trong Word, PowerPoint và Outlook.
Hy vọng hữu ích!