Như chúng ta đều biết, Microsoft Excel được dùng để thu thập dữ liệu theo hàng và cột. Đôi khi, chúng ta muốn giới hạn chỉ một số dữ liệu nhất định được phép trong trang tính. Chúng ta muốn ném ra một lỗi khi ai đó cố gắng nhập dữ liệu vi phạm quy tắc xác thực. Ví dụ, nếu bạn muốn đặt giới hạn sao cho một ô cụ thể trong Excel chỉ chấp nhận văn bản độ dài 10 ký tự, bạn có thể chỉ định xác thực cho ô đó trong Excel dễ dàng.
Thêm thông báo lỗi trong Excel
Bất cứ khi nào ai đó nhập văn bản vượt quá giới hạn, bạn có thể hiển thị thông báo lỗi giải thích quy tắc xác thực. Trong bài viết này, tôi sẽ cho bạn biết cách tạo hoặc thêm thông báo lỗi trong Excel.
Trước tiên, chọn ô (E6 trong ví dụ của chúng ta) mà bạn muốn đặt giới hạn. Nhấp vào tab Data (Dữ liệu) và trong phần Data Tools (Công cụ dữ liệu), nhấp Data Validation (Xác thực dữ liệu).
Trong hộp thoại Data Validation, nhấp vào tab Settings (Cài đặt). Trong danh sách thả xuống Allow (Cho phép), bạn có thể chỉ định dữ liệu gì được phép trong ô. Nó có thể là số nguyên, Ngày, Số thập phân hoặc thậm chí công thức tùy chỉnh.
Trong trường hợp của chúng ta, vì chúng ta cần đặt giới hạn cho hơn 10 ký tự, hãy chọn Text Length (Độ dài văn bản). Nếu bạn không muốn ném lỗi cho ô trống, hãy tích vào hộp kiểm Ignore blank (Bỏ qua ô trống).
Bây giờ, trong danh sách thả xuống Data, chọn toán tử. Trong trường hợp của chúng ta, tôi chọn between (giữa).
Vì chúng ta đã chọn 'between' (giữa), chúng ta cần chỉ định phạm vi Minimum (Tối thiểu) và Maximum (Tối đa). Chúng ta có thể chọn phạm vi ô hoặc nhập giá trị trực tiếp. Đối với trường hợp của chúng ta, nhập '1' trong Minimum và '10' trong Maximum.
Bây giờ, nhấp vào tab Input Message (Thông báo nhập). Tab này được dùng để chỉ định thông báo hiển thị khi ô được chọn và để làm điều đó, hãy tích vào Show input message when cell is selected (Hiển thị thông báo nhập khi ô được chọn). Chỉ định Title (Tiêu đề) và Message (Thông báo) sẽ hiển thị khi ô được chọn. Tiêu đề hiển thị in đậm và thông báo hiển thị dưới dạng văn bản bình thường bên dưới tiêu đề.
Bây giờ là lúc tạo Thông báo lỗi (Error Message) trong Excel. Nhấp vào tab Error Alert (Cảnh báo lỗi). Tích vào tùy chọn "Show error alert after invalid data is entered" (Hiển thị cảnh báo lỗi sau khi dữ liệu không hợp lệ được nhập) để tránh thông báo lỗi hiển thị cho mọi dữ liệu được nhập vào ô.
Khuyến nghị: Mẹo Microsoft Excel để tiết kiệm thời gian và làm việc nhanh hơn
Trong danh sách thả xuống Style (Kiểu), chọn loại lỗi sẽ hiển thị. Nó có thể là Stop (Dừng), Warning (Cảnh báo) hoặc Information (Thông tin). Nhập Title (Tiêu đề) và Error Message (Thông báo lỗi) sẽ hiển thị trong cửa sổ bật lên lỗi. Nhấp "OK" và xác thực của bạn đã được đặt cho ô đã chọn trong Excel.
Khi bạn nhập văn bản có ít hơn 10 ký tự, thì không có thông báo lỗi nào hiển thị. Nhưng khi bạn nhập văn bản nhiều hơn 10 ký tự vượt quá giới hạn của chúng ta, thì thông báo lỗi sẽ hiển thị như bên dưới.
Bạn có thể thấy tiêu đề và thông báo bạn đặt được hiển thị trong thông báo lỗi. Được khuyến nghị có tiêu đề và thông báo có ý nghĩa giải thích xác thực và giới hạn.
Đây là cách dễ nhất để tạo thông báo lỗi trong Excel.