Sản phẩm mới nhất trong bộ công cụ năng suất từ Microsoft là Office 2021/19 – với hỗ trợ cảm ứng và hàng loạt tính năng trong từng ứng dụng máy tính để bàn và ứng dụng web. Hãy xem danh sách tính năng mới trong Office nếu bạn chưa xem.
Vì các tài khoản người dùng Office 365 thuộc về cá nhân và doanh nghiệp nhỏ đã tự động được nâng cấp lên Office 2021/19, họ không có nhiều việc phải làm. Họ có thể bỏ qua việc triển khai Office 2021/19 dưới dạng ứng dụng độc lập trên máy tính của mình. Các ứng dụng web tương thích với Office 2013 và Office 2010 nên không có sự gấp gáp trừ khi bạn muốn trải nghiệm đầy đủ tính năng và đặc điểm của bộ công cụ năng suất Office mọi lúc – trực tuyến hoặc ngoại tuyến. Bài viết này tập trung nhiều hơn vào các phiên bản doanh nghiệp của Office và dành cho quản trị viên CNTT. Hãy xem các tùy chọn triển khai cho Office 2021/19.
Các tùy chọn triển khai Office
Current Branch & Current Branch for Business – Cập nhật Office
Giống như Windows 11/10, Microsoft đã quyết định chia cập nhật cho Office 2021/19 thành hai loại. Một là Current Branch (Nhánh hiện tại) và cái kia là Current Branch for Business (Nhánh hiện tại cho doanh nghiệp). Loại trước nhận được bản cập nhật bảo mật và tính năng ngay khi chúng được phát hành (sau khi được kiểm tra bởi Office Insiders). Current Branch for Business cho phép bạn một chút thời gian để kiểm tra tính tương thích của các bản cập nhật trước khi bạn chọn triển khai hoặc loại bỏ chúng. Để quy trình dễ dàng hơn, người dùng Current Branch for Business chỉ nhận được ba bản cập nhật tính năng mỗi năm và một bản cập nhật bảo mật hàng tháng. Họ có thời gian để đánh giá các bản cập nhật này.
Loại người dùng bạn là được xác định bởi các gói Office 365 bạn đã mua. Đối với các gói Office 365 cá nhân và sinh viên, bạn sẽ được coi là Current Branch và sẽ nhận được tất cả các loại cập nhật ngay khi chúng có sẵn. Nếu bạn có gói Office Pro Plus, ví dụ, bạn sẽ được đối待 như người dùng Current Branch for Business và sẽ nhận được một bản cập nhật bảo mật mỗi tháng và ba bản cập nhật tính năng mỗi năm.
Ngoài các bản cập nhật bảo mật và tính năng, có thể có các bản cập nhật zero-day (ngày零) phát sinh trong tương lai sẽ được cung cấp cho cả hai nhánh như nhau.
Triển khai Office trong các gói cơ bản của Office 365
Gói sinh viên và gói doanh nghiệp nhỏ đều thuộc về các gói cơ bản của Office 365. Trong trường hợp này, bạn không cần lo lắng về việc triển khai Office 2021/19. Với những gì bạn đã trả cho Office 365, bạn sẽ được tự động nâng cấp lên Office 2016 trên các ứng dụng web. Điều đó có nghĩa là bạn đang sử dụng bộ công cụ mới nhất đã mà không phải lo lắng về triển khai cục bộ. Các ứng dụng web tương thích với cài đặt cục bộ của các phiên bản trước như Office 2016/13/10 nên không cần vội vàng cài đặt Office.
LƯU Ý: Nếu bạn cài đặt Office 2016 cục bộ để sử dụng với Office 365, nó sẽ tốt hơn vì sẽ không có vấn đề định dạng. Mặc dù tương thích với các phiên bản cũ hơn của Office, các ứng dụng web Office 365 không cung cấp tất cả các tính năng có sẵn trong ứng dụng độc lập. Đôi khi nó có thể tạo ra vấn đề về định dạng v.v.
Nếu bạn đang làm việc trên một dự án với cộng sự, bạn sẽ muốn cộng tác thời gian thực – điều này không có trong các phiên bản trước của Word và Excel. Với cài đặt Office cục bộ, bạn có thể sử dụng tất cả các tính năng và cộng tác với đồng nghiệp khác trong thời gian thực. Đó là, bạn không cần chỉ dính vào các phiên bản web. Ngay cả các cài đặt Office cục bộ cũng sẽ cập nhật tài liệu hoặc bảng tính dựa trên đám mây trong thời gian thực khi bạn lưu và sau đó sẽ kết hợp những gì người khác đã làm trên tệp (tài liệu hoặc bảng tính) khi họ lưu tệp ở phía của họ.
Các gói Doanh nghiệp (Enterprise Plans) cho Office trong Office 365
Nếu bạn là quản trị viên CNTT của doanh nghiệp vừa và lớn, bạn có thể băn khoăn liệu có nên triển khai Office 2021/19 lúc này hay không. Tất nhiên, bạn phải kiểm tra tính tương thích của Office với các ứng dụng khác trên mạng của bạn và sau đó quyết định. Tùy thuộc vào bạn quyết định có triển khai Office 2016 ngay lập tức hay đợi khi Office cho Current Branch for Business sẽ được hoàn thiện và phát hành. Bạn có thể triển khai Office và sau đó chuyển sang Current Branch for Business vào tháng 2 năm 2016. Theo quan điểm cá nhân của tôi, đó sẽ hơi rườm rà vì Current Branch có sẵn bây giờ sẽ cố gắng đẩy các bản cập nhật mà không cho bạn thời gian đánh giá.
Tôi khuyên nên đợi cho đến khi Current Branch for Business được triển khai. Sau đó bạn có thể mua Office qua trung tâm cấp phép lượng (volume licensing center) cho doanh nghiệp của mình. Bạn có thể, trong lúc đó, đảm bảo rằng cài đặt vào tháng 2 sẽ không gây ra bất kỳ vấn đề nào trong việc hoạt động thường xuyên của các ứng dụng trên mạng của bạn.
Nhưng khi CBB có sẵn vào tháng 2, sẽ là lãng phí tài nguyên nếu đợi thêm. Điều này là vì Office 365 của bạn đã đang chạy. Nếu bạn chọn trì hoãn triển khai cục bộ của Office trên mạng của mình, bạn sẽ khiến nhân viên của mình bị thiếu hụt chức năng đầy đủ của các ứng dụng Office đa tính năng. Dù bạn có thể đợi thêm một năm, nhưng nó không có nhiều ý nghĩa vì bạn đã trả tiền cho Office 365 Pro (ví dụ). Vậy tại sao chỉ sử dụng một phần các tính năng mà bộ công cụ cung cấp? Việc triển khai Office trên máy cục bộ sẽ nâng cao năng suất kinh doanh của bạn với rất nhiều tính năng.
Ví dụ, bạn không phải lãng phí thời gian duyệt tìm tệp đính kèm trong Outlook. Trong Outlook, các tệp bạn vừa làm việc được hiển thị trong danh sách thả xuống đính kèm. Tất cả những gì bạn cần là chọn tệp từ danh sách. Bạn không thể bỏ lỡ các tính năng tiết kiệm thời gian như vậy. Và hầu hết nhân viên sẽ thích có đầy đủ chức năng – tức là nắm bắt tất cả các tính năng của bộ công cụ năng suất mới nhất thay vì chỉ đối phó với các ứng dụng web.
Công cụ triển khai cho Office (Office Deployment Tool)
Office Deployment Tool giúp bạn triển khai bộ công cụ mới nhất mà không gặp vấn đề gì. Nó có thể được dùng để cấu hình và tùy chỉnh các cài đặt theo nhu cầu của bạn. Tìm hiểu về Microsoft Office Deployment Tool tại đây.
Script triển khai cho Office (Deployment Scripts for Office)
Blog Microsoft Office đang cung cấp một số mẫu script mà bạn có thể tùy chỉnh hoặc sử dụng trực tiếp cho việc triển khai!