Khi chọn bộ văn phòng, có nhiều yếu tố cần cân nhắc. Bạn đang tìm kiếm thứ gì nhẹ gọn, đơn giản? Hay công cụ chuyên nghiệp quan trọng hơn?
Việc lựa chọn giữa Microsoft Office và WPS Office có thể hơi khó khăn vì cả hai chia sẻ nhiều tính năng và chức năng tương tự. Nhưng chúng vẫn khác biệt khi đi vào chi tiết.
Microsoft Office và WPS Office là gì?
Microsoft Office và WPS Office đều là các bộ văn phòng. Chúng là tập hợp các phần mềm và công cụ năng suất thường được sinh viên và nhân viên văn phòng sử dụng.
Microsoft Office—cũng có sẵn dưới dạng Microsoft 365 theo đăng ký—là tiêu chuẩn của ngành. Các công cụ nó cung cấp phù hợp hơn cho người dùng có kinh nghiệm làm việc chuyên sâu, điều này phản ánh trong mức giá.
Thay vào đó, WPS Office cung cấp phiên bản bề mặt hơn của cùng các công cụ, phù hợp hơn cho người làm việc đơn giản với ngân sách hạn hẹp. Hoặc người chưa rành các menu và tính năng vô số của bộ văn phòng chuyên nghiệp.
Về giá cả, cả WPS Office và Microsoft Office đều dựa trên đăng ký. Microsoft cung cấp nhiều gói tùy theo số tài khoản và cấp độ tính năng, bắt đầu từ $8/tháng mỗi người dùng.
Mặt khác, WPS Office cung cấp hai gói đăng ký tùy theo số tài khoản thay vì tính năng, bắt đầu từ $3.99/tháng mỗi người dùng.
Phần mềm và công cụ đi kèm
Tùy vào nhu cầu chính của bạn cho bộ văn phòng, một ứng dụng đi kèm có thể quyết định lựa chọn bất kể các yếu tố khác. Vì vậy, tốt nhất là bắt đầu so sánh bằng cách xem bạn nhận được gì với từng bộ.
Microsoft Office
Microsoft Office đi kèm nhiều công cụ năng suất. Ngoài ba ứng dụng chính—Word, Excel và PowerPoint—còn có Outlook, OneNote, Publisher và Access.
Chúng đều tương thích với nhau và làm việc liền mạch. Ví dụ, bạn có thể sao chép trực tiếp biểu đồ Excel và thiết kế Publisher vào slide PowerPoint mà không cần chuyển đổi định dạng.
WPS Office
WPS Office có ưu đãi khiêm tốn hơn. Các ứng dụng chính nằm trong tên gọi, viết tắt của Writer, Presentation và Spreadsheets. Ngoài ra còn có trình đọc PDF.
Về chức năng cơ bản, WPS Office ngang ngửa Microsoft Office. Điều này làm cho nó trở thành lựa chọn lý tưởng nếu bạn chỉ cần bộ văn phòng để viết hoặc tạo biểu đồ, bảng đơn giản.
Hỗ trợ nền tảng
Hỗ trợ nền tảng đóng vai trò lớn khi quyết định bộ văn phòng nào sử dụng. Trừ khi bạn định thay đổi tất cả thiết bị bằng các thiết bị tương thích, lựa chọn tốt nhất là chọn bộ văn phòng hoạt động với những gì bạn đã có.
Microsoft Office
Microsoft Office cung cấp ứng dụng máy tính để bàn tương thích với Windows, macOS, iOS và Android. Như vậy bạn vẫn dùng được Microsoft Office ngay cả khi dùng nhiều hệ điều hành khác nhau.
WPS Office
Tương tự Microsoft Office, WPS Office cũng tương thích Windows, macOS, iOS và Android, nhưng còn làm việc liền mạch với Linux. Dù có cách cài Microsoft Office trên Linux, bạn không cần "mò kim đáy bát" với WPS Office vì nó cung cấp phiên bản Linux sẵn sàng dùng.
Tính năng bổ sung của Microsoft Office
Microsoft là ông lớn trong ngành phần mềm năng suất hơn 20 năm. Tự nhiên nó có mảng tính năng bổ sung rộng nhất làm việc cùng bộ văn phòng.
Lưu trữ đám mây miễn phí
Tài khoản Microsoft miễn phí đi kèm 5GB lưu trữ đám mây trên OneDrive để kết nối với bộ văn phòng cho đồng bộ và sao lưu. Bạn cũng dùng OneDrive sao lưu file cá nhân và chia sẻ với danh bạ, giải phóng bạn khỏi giới hạn dung lượng email và ứng dụng nhắn tin.
Một nhược điểm đáng chú ý của OneDrive là cần tài khoản Microsoft để đăng ký, có thể bất tiện nếu bạn muốn giữ địa chỉ email không phải Microsoft.
Tích hợp Adobe
Hợp tác gần đây của Adobe với Microsoft cho phép bạn đọc và ký file PDF cũng như chuyển đổi các định dạng Microsoft khác—ví dụ DOCX, XLS hoặc PPT—thành tài liệu PDF.
Mẫu (Templates)
Microsoft Office cung cấp hàng nghìn mẫu dựng sẵn, chuyên nghiệp cho các ứng dụng. Một số miễn phí, số khác trả phí. Chúng từ các phối màu đơn giản cho trang trí đến bộ sơ yếu lý lịch hoàn chỉnh. Bạn cũng có thể tự tạo mẫu trong Microsoft Word.
Tính năng bổ sung của WPS Office
Mặc dù WPS không "lớn" như Microsoft và không cung cấp chục ứng dụng/dịch vụ bổ sung, nó vẫn có tính năng riêng làm cho nó không chỉ là bộ văn phòng.
Lưu trữ đám mây miễn phí
Đăng ký tài khoản WPS Office bằng bất kỳ nhà cung cấp email nào—thậm chí Google hay Facebook—bạn nhận 1GB lưu trữ đám mây miễn phí. Mặc dù không dùng hiệu quả để lưu file cá nhân, nó cho phép sao lưu file thời gian thực và đồng bộ với thiết bị khác dùng cùng tài khoản WPS.
Teams
Được nhúng trong WPS Office là tính năng Teams. Đây là cách đơn giản chia sẻ và nộp file, nhiệm vụ với nhóm làm việc từ xa. Nó không hoạt động như một bộ nhóm hoàn chỉnh, nhưng giúp bạn và thành viên cập nhật tiến độ dự án.
Mẫu (Templates)
Tương tự Microsoft, WPS Office cũng cung cấp vô số mẫu cho ứng dụng năng suất. Nhưng còn có mẫu phi chính thức cho dịp cá nhân như thiệp cưới, thư từ. Nhược điểm duy nhất là hầu hết mẫu là tính năng premium.
Giao diện người dùng và ứng dụng
Về giao diện, cả WPS và Microsoft Office đều tương tự về diện mạo và trình bày. Cả hai đều có giao diện tinh gọn, tối giản với ribbon và menu thả xuống che giấu nhiều công cụ.
Khác biệt chính xuất hiện khi so sánh tùy chọn cài đặt.
Microsoft Office
Trên cả Android và iOS, bạn có tùy chọn cài toàn bộ bộ Microsoft Office hoặc từng ứng dụng riêng lẻ như Word hay Excel. Tương tự trên Windows và macOS. Điều này cho bạn kiểm soát hoàn toàn cái gì để cài, cái gì để bỏ.
Ứng dụng Microsoft Office cho bạn truy cập đầy đủ tất cả ứng dụng năng suất của Microsoft cũng như lưu trữ OneDrive và tính năng bổ sung như chia sẻ file với thiết bị gần đó.
WPS Office
Ứng dụng riêng lẻ không áp dụng cho WPS Office. Trên Android, iOS, macOS và Windows bạn chỉ có thể cài WPS Office như một khối. Nhưng tương tự, bạn truy cập WPS Cloud, cùng các công cụ bổ sung cho PDF, quét hình ảnh và dịch tài liệu.
Kích thước file bộ văn phòng
Tuổi thiết bị cũng là yếu tố. Bạn có thể gặp khó với phần mềm tốn CPU làm chậm thiết bị hoặc chiếm dung lượng lưu trữ không thể chịu đựng.
Nếu ưu tiên hàng đầu là bộ văn phòng nhẹ thì WPS Office là đối thủ hoàn hảo. Nó tối đa chỉ dưới 750MB khi cài trên Windows hoặc macOS, trong khi ba ứng dụng chính của Microsoft Office lên tới hơn 5GB.
Tình hình cân bằng hơn trên Android và iOS.
Cả WPS Office và ứng dụng Microsoft Office trung bình khoảng 350MB trên iOS, nhưng một ứng dụng Microsoft đơn lẻ có thể lên tới 260MB. Với Android, Microsoft Office và WPS Office đều khoảng 400MB, và một ứng dụng Microsoft đơn lẻ khoảng 100MB.
Đưa ra quyết định đúng đắn
May mắn là, trừ khi bạn đã đầu tư đăng ký một năm, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi giữa Microsoft Office và WPS Office bất cứ khi nào muốn. Nhưng nếu có thời gian và kiên nhẫn, bạn có thể cài cả hai và xem cái nào chạy tốt hơn trên thiết bị và bạn cảm thấy hợp hơn. Ngoài ra, còn vô số lựa chọn thay thế bộ văn phòng khác, mỗi cái với ưu và nhược điểm riêng.