Khi nói đến việc lựa chọn một bộ văn phòng, có rất nhiều yếu tố cần xem xét. Bạn đang tìm kiếm thứ gì đó nhẹ và đơn giản? Hay các công cụ chuyên nghiệp quan trọng hơn đối với bạn?
Việc lựa chọn giữa Microsoft Office và WPS Office có thể hơi khó khăn vì cả hai đều có chung các tính năng và chức năng. Nhưng chúng vẫn khác nhau khi xem xét chi tiết.
Microsoft Office và WPS Office là gì?
Microsoft Office và WPS Office đều là bộ ứng dụng văn phòng. Chúng là bộ sưu tập các phần mềm và công cụ năng suất thường được sinh viên và nhân viên văn phòng sử dụng.
Microsoft Office — cũng có sẵn dưới dạng Microsoft 365 dưới dạng đăng ký — là tiêu chuẩn của ngành. Các công cụ mà nó cung cấp phù hợp hơn với người dùng có kinh nghiệm đang thực hiện nhiều công việc chuyên sâu, điều này phản ánh mức giá của nó.
Ngoài ra, WPS Office còn cung cấp phiên bản cấp bề mặt hơn của các công cụ tương tự, làm cho nó phù hợp hơn cho những người làm công việc đơn giản hơn với ngân sách hạn chế. Hoặc ai đó không biết về vô số menu và tính năng của bộ ứng dụng văn phòng cấp chuyên nghiệp.
Về giá cả, cả WPS Office và Microsoft Office đều dựa trên đăng ký. Microsoft cung cấp nhiều gói tùy thuộc vào số lượng tài khoản và mức độ tính năng, bắt đầu từ $ 8,00 / tháng cho mỗi người dùng.
Mặt khác, WPS Office cung cấp hai gói đăng ký tùy thuộc vào số lượng tài khoản, thay vì tính năng, bắt đầu từ $ 3,99 / tháng cho mỗi người dùng.
Phần mềm và Công cụ Đi kèm
Tùy thuộc vào nhu cầu chính của bạn đối với một bộ ứng dụng văn phòng, một ứng dụng đi kèm có thể đưa ra hoặc phá vỡ quyết định của bạn bất kể tất cả các yếu tố khác. Vì vậy, tốt hơn là nên bắt đầu so sánh bằng cách đề cập đến những gì bạn nhận được với mỗi bộ phần mềm văn phòng.
Microsoft Office
Microsoft Office đi kèm với nhiều công cụ năng suất khác nhau. Ngoài ba tính năng chính — Word, Excel và PowerPoint — nó đi kèm với Outlook, OneNote, Publisher và Access.
Tất cả chúng đều tương thích với nhau và hoạt động liền mạch với nhau. Ví dụ:bạn có thể sao chép trực tiếp đồ thị Excel và thiết kế của Publisher vào một trang chiếu PowerPoint mà không cần phải chuyển đổi định dạng.
Văn phòng WPS
Văn phòng WPS có một đề nghị khiêm tốn hơn. Các ứng dụng chính của nó có trong tên của nó, viết tắt của Writer, Presentation và Spreadsheets. Nhưng nó cũng đi kèm với một trình đọc PDF.
Khi nói đến chức năng phần mềm cơ bản, WPS Office ngang hàng với Microsoft Office. Điều này làm cho nó trở thành lựa chọn lý tưởng nếu bạn chỉ đang tìm kiếm một bộ ứng dụng văn phòng để viết hoặc tạo các biểu đồ và bảng đơn giản.
Hỗ trợ nền tảng
Hỗ trợ nền tảng đóng một vai trò lớn khi quyết định sử dụng bộ ứng dụng văn phòng nào. Trừ khi bạn có kế hoạch thay thế tất cả các thiết bị của mình bằng những thiết bị tương thích, lựa chọn tốt nhất của bạn là sử dụng bộ ứng dụng văn phòng hoạt động với những gì bạn đã có.
Microsoft Office
Microsoft Office cung cấp cả ứng dụng máy tính để bàn tương thích với Windows, macOS, iOS và Android. Bằng cách đó, bạn vẫn có thể sử dụng Microsoft Office ngay cả khi bạn sử dụng các hệ điều hành khác nhau.
Văn phòng WPS
Tương tự như Microsoft Office, WPS Office cũng tương thích với Windows, macOS, iOS và Android, nhưng nó cũng hoạt động trơn tru với Linux. Mặc dù có nhiều cách để có được Microsoft Office trên Linux, nhưng bạn sẽ không cần phải cắt bỏ bất kỳ góc nào với WPS Office vì nó cung cấp phiên bản Linux sẵn sàng để sử dụng.
Các Tính năng Bổ sung của Microsoft Office
Microsoft đã là một gã khổng lồ trong ngành phần mềm năng suất trong hơn 20 năm. Vì vậy, tự nhiên, nó có một loạt các tính năng bổ sung phong phú nhất hoạt động cùng với bộ ứng dụng văn phòng của nó.
Bộ nhớ trên đám mây miễn phí
Tài khoản Microsoft miễn phí đi kèm với 5GB dung lượng lưu trữ đám mây trên OneDrive mà bạn có thể kết nối với bộ ứng dụng văn phòng của mình để đồng bộ hóa và sao lưu. Bạn cũng có thể sử dụng OneDrive để sao lưu các tệp cá nhân của mình và chia sẻ chúng với các liên hệ của bạn, giải phóng bạn khỏi các giới hạn về kích thước trong các ứng dụng email và nhắn tin.
Một nhược điểm đáng chú ý của OneDrive là bạn cần có tài khoản Microsoft để đăng ký, điều này có thể gây bất tiện lớn nếu bạn muốn tiếp tục sử dụng địa chỉ email không phải của Microsoft.
Tích hợp Adobe
Mối quan hệ đối tác gần đây của Adobe với Microsoft hiện cho phép bạn đọc và ký các tệp PDF cũng như chuyển đổi các định dạng tệp khác của Microsoft — ví dụ:DOCX, XLS hoặc PPT — thành tài liệu PDF.
Mẫu
Microsoft Office cung cấp hàng nghìn mẫu chuyên nghiệp, được tạo sẵn cho các ứng dụng của mình. Một số miễn phí và những người khác phải trả phí. Chúng bao gồm từ các cách phối màu đơn giản để trang trí đến hoàn thành các thiết lập sơ yếu lý lịch. Và, bạn cũng có thể tạo các mẫu của riêng mình trong Microsoft Word.
Các tính năng bổ sung của WPS Office
Mặc dù WPS không hoành tráng như Microsoft và không cung cấp hàng tá ứng dụng và dịch vụ bổ sung, nhưng nó đi kèm với các tính năng bổ sung của riêng mình khiến nó không chỉ là một bộ ứng dụng văn phòng.
Bộ nhớ trên đám mây miễn phí
Bằng cách đăng ký tài khoản WPS Office bằng bất kỳ nhà cung cấp địa chỉ email nào — kể cả Google hay Facebook — bạn sẽ nhận được 1GB dung lượng lưu trữ đám mây miễn phí. Mặc dù bạn không thể sử dụng nó một cách hiệu quả để lưu trữ các tệp cá nhân, nhưng nó cho phép bạn sao lưu các tệp của mình trong thời gian thực và đồng bộ hóa chúng với các thiết bị khác bằng cùng một tài khoản WPS.
Đội
Được nhúng vào WPS Office là một tính năng của Nhóm. Đó là một cách đơn giản để chia sẻ và gửi tệp cũng như nhiệm vụ với một nhóm từ xa. Nó không hoạt động như một bộ nhóm hoàn chỉnh, nhưng nó giúp bạn và các thành viên trong nhóm của bạn luôn cập nhật dự án khôn ngoan.
Mẫu
Tương tự như Microsoft, WPS Office cũng cung cấp vô số mẫu cho các ứng dụng năng suất của mình. Nhưng nó cũng có các mẫu thông thường cho các dịp cá nhân như lời mời đám cưới và thư. Nhược điểm duy nhất là hầu hết các mẫu là một tính năng cao cấp.
Giao diện Người dùng và Ứng dụng
Về giao diện người dùng, cả WPS và Microsoft Office đều giống nhau về hình thức và cách trình bày. Cả hai đều có giao diện người dùng kiểu dáng đẹp và tối giản với các dải băng và menu thả ẩn nhiều công cụ.
Sự khác biệt chính xuất hiện khi so sánh các tùy chọn cài đặt.
Microsoft Office
Trên cả Android và iOS, bạn có tùy chọn cài đặt bộ Microsoft Office hoàn chỉnh hoặc các ứng dụng riêng lẻ, chẳng hạn như Word hoặc Excel. Điều tương tự cũng áp dụng cho Windows và macOS. Điều này cho phép bạn kiểm soát hoàn toàn những gì cần cài đặt và những gì bỏ đi.
Ứng dụng Microsoft Office cung cấp cho bạn quyền truy cập đầy đủ vào tất cả các ứng dụng năng suất của Microsoft cũng như bộ nhớ OneDrive của bạn và các tính năng bổ sung như khả năng chia sẻ tệp với các thiết bị lân cận.
Văn phòng WPS
Các ứng dụng riêng biệt không áp dụng cho WPS Office. Trên Android, iOS, macOS và Windows, bạn chỉ có thể cài đặt toàn bộ WPS Office. Nhưng tương tự, bạn có quyền truy cập vào WPS Cloud, cùng với các công cụ bổ sung cho tệp PDF, quét hình ảnh và dịch tài liệu.
Kích thước tệp Office Suite
Tuổi của thiết bị cũng có thể là một yếu tố. Bạn có thể gặp khó khăn với việc phần mềm sử dụng nhiều CPU làm chậm thiết bị của bạn hoặc chiếm dung lượng bộ nhớ mà bạn không thể mua được.
Nếu ưu tiên đầu tiên và quan trọng nhất của bạn là một bộ ứng dụng văn phòng nhẹ thì WPS Office là sự phù hợp hoàn hảo. Nó chỉ đạt tối đa dưới 750MB khi được cài đặt trên Windows hoặc macOS, trong khi ba ứng dụng chính của Microsoft Office có dung lượng trên 5GB.
Tình hình cân bằng hơn trên Android và iOS.
Cả ứng dụng WPS Office và Microsoft Office đều có dung lượng trung bình khoảng 350MB trên iOS, nhưng một ứng dụng Microsoft riêng lẻ có thể chiếm tới 260MB. Đối với Android, Microsoft Office và WPS Office đều có dung lượng khoảng 400MB mỗi ứng dụng và một ứng dụng Microsoft duy nhất có dung lượng khoảng 100MB.
Đưa ra quyết định đúng
May mắn thay, trừ khi bạn đã đầu tư vào đăng ký một năm, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi giữa Microsoft Office và WPS Office bất cứ khi nào bạn muốn. Nhưng nếu có thời gian và kiên nhẫn, bạn có thể cài đặt cả hai và xem cái nào hoạt động tốt hơn trên thiết bị của mình và nếu bạn cảm thấy hài lòng với cái này hơn cái kia. Ngoài ra, có vô số lựa chọn thay thế cho bộ ứng dụng văn phòng cho cả hai, mỗi lựa chọn đều có những mặt hạn chế của riêng chúng.