Microsoft cung cấp hai ứng dụng email trên hệ điều hành Windows 10 — Mail và Outlook. Nhưng khác biệt giữa Mail và Outlook là gì? Ưu và nhược điểm của chúng ra sao? Và ứng dụng nào phù hợp với tình huống của bạn?
Đọc tiếp để chúng tôi cố gắng xác định ứng dụng nào là ứng dụng email tốt nhất cho Windows.
Outlook có miễn phí không?
Đối với bạn và người dùng khác, có lẽ khác biệt quan trọng nhất giữa Mail và Outlook sẽ là chi phí.
Mail hoàn toàn miễn phí trên tất cả phiên bản Windows 10; nó được cài đặt sẵn trên hệ điều hành. Mặc dù Mail là ứng dụng độc lập trên hệ điều hành của bạn, thực tế nó đi kèm như một ứng dụng đôi gọi là Mail and Calendar (Thư và Lịch) trong Microsoft Store. Không có cách nào cài đặt một cái mà không có cái kia.
Outlook là ứng dụng trả phí kể từ khi nó lần đầu được đưa vào Microsoft Office cách đây 1997. Ngày nay, nó được phân phối với các gói Microsoft 365 Personal, Family và Business.
Nếu bạn sống ở Mỹ, gói Microsoft 365 Personal cấp nhập tốn $70/năm.
Mail vs Outlook: Sử dụng Email
Khía cạnh quan trọng nhất của bất kỳ ứng dụng email nào là — rõ ràng — cách nó xử lý tin nhắn.
Tự nhiên, cả hai ứng dụng của Microsoft đều làm được những việc cơ bản, nhưng nếu đào sâu một chút, có một số khác biệt then chốt giữa hai cái. Tùy thuộc vào chức năng bạn cần từ ứng dụng, chúng có thể là điểm quyết định.
Trong hai cái, Outlook giàu tính năng hơn. Đây là chủ đề chung xuyên suốt tất cả các danh mục chúng ta sẽ thảo luận.
Ví dụ, Outlook cung cấp khả năng gửi email dưới dạng plain text (văn bản thuần túy), cách dọn dẹp chuỗi email, phân loại email (email categories), tính năng Ignore (Bỏ qua), và hỗ trợ IRM messages. Tất cả những thứ này vắng mặt trên Mail.
Outlook cũng cung cấp quy tắc hộp thư đến (inbox rules), lưu trữ email cục bộ (local email storage), và khả năng gửi email từ hộp thư chia sẻ.
Mặt khác, nếu bạn muốn dùng thiết bị cảm ứng, Mail là lựa chọn tốt hơn. Nó cung cấp cử chỉ vuốt tùy chỉnh (customizable swipe gestures) không có trong Outlook.
Truy cập và quản lý Danh bạ
Ngoài quản lý email cơ bản, hai tính năng thiết yếu khác của ứng dụng email là danh bạ và lịch.
Mail lấy danh sách danh bạ từ ứng dụng danh bạ gốc của Windows 10 — People (Mọi người). Bạn có thể thêm tài khoản Outlook.com, Live, Hotmail, Gmail, Yahoo, Exchange, và iCloud hiện có, và ứng dụng sẽ tự động nhập danh bạ và tích hợp chúng với danh sách hiện có. Việc thêm tài khoản IMAP và POP3 khác cũng dễ dàng. Bạn có thể truy cập ứng dụng People bằng cách mở Mail và nhấp vào phím tắt ở góc dưới bên trái.
Bạn cần thực hiện các tác vụ quản lý danh bạ qua ứng dụng People; không có cách nào chỉnh sửa chi tiết danh bạ trong chính ứng dụng Mail.
Ngược lại, Outlook có thể lấy chi tiết danh bạ từ các tài khoản đã kết nối, nhưng cũng cho phép lưu trữ cục bộ trên máy tính của bạn.
Lịch trên Outlook vs Mail
Như đã đề cập ở đầu bài, phần Lịch của ứng dụng Mail là một phần của cùng cài đặt gốc.
Lịch từ tất cả tài khoản kết nối sẽ được hiển thị, giả sử bạn đã cấp đúng đặc quyền. Tuy nhiên, bạn không thể xem lịch từ bên trong Mail; bạn sẽ cần mở ứng dụng Lịch riêng biệt.
Dù được truy cập qua cổng riêng biệt, ứng dụng Lịch không hề thiếu tính năng. Một lần nữa, nó không tự hào về công cụ cấp chuyên nghiệp của Outlook, nhưng nó có thể xử lý file CalDAV và đăng ký lịch dựa trên đám mây không gặp khó khăn.
Danh sách tính năng lịch độc đáo của Outlook đều nhắm thẳng vào người dùng doanh nghiệp.
Chúng bao gồm cách đề xuất thời gian mới cho sự kiện, chia sẻ lịch, khả năng mở lịch của đồng nghiệp (tùy thuộc vào quyền限), chuyển tiếp cuộc họp, xuất bản lịch, nhóm lịch, thông tin hiển thị về sự sẵn sàng của mỗi người tham dự, và thậm chí tìm phòng họp. Bạn dễ dàng đồng bộ Outlook với Google Calendar.
Hơn nữa, lịch trên Outlook là một phần của ứng dụng chính; bạn có thể truy cập nó bằng tab ở dưới cùng cửa sổ.
Mail và Outlook có tích hợp với ứng dụng khác không?
Mail không cung cấp bất kỳ tích hợp nào với ứng dụng bên thứ ba. Nếu bạn muốn truy cập dịch vụ như Google Drive, Evernote, hoặc Todoist, bạn sẽ cần chuyển sang cửa sổ khác. Quan trọng, cũng không có tích hợp với Microsoft Office.
Các ứng dụng duy nhất "tích hợp" theo bất kỳ cách nào là Calendar, People, và Microsoft To-Do ngày càng cải thiện. Trong thực tế, ứng dụng Mail chỉ bao gồm liên kết đến chúng; chúng vẫn là bên ngoài.
Outlook thì ngược lại. Không chỉ có trải nghiệm liền mạch với các ứng dụng năng suất Microsoft khác như Word, Excel, và PowerPoint, mà còn có danh sách dài các add-in (tiện ích mở rộng) Outlook có sẵn qua Microsoft AppSource store.
Ví dụ, bạn có thể thêm Microsoft Translator, Salesforce, Boomerang, Trello, Dropbox, Zendesk, và nhiều hơn nữa. Tất cả add-in mang chức năng của ứng dụng tương ứng trực tiếp vào Outlook; bạn có thể tương tác với chúng mà không cần rời khỏi hộp thư đến.
Bạn nên chọn ứng dụng email nào?
Khó để phủ nhận rằng trên giấy tờ, Outlook là ứng dụng tốt hơn trong hai cái. Nó là công cụ cấp doanh nghiệp có nhiều tính năng hơn đáng kể.
Nhưng nhiều tính năng hơn không nhất thiết có nghĩa là ứng dụng phù hợp với mọi người. Ngay cả người dùng Outlook lâu năm cũng sẽ thấy khó tìm trường hợp sử dụng cho mọi chức năng ứng dụng cung cấp.
Thực tế, độ phức tạp của Outlook có thể khiến nhiều người ngại. Hầu hết mọi người đơn giản không cần mức độ chi tiết đó (và độ phức tạp đi kèm với việc thiết lập tất cả chức năng bổ sung).
Nếu trường hợp sử dụng của bạn là "bình thường" — và theo đó, chúng tôi muốn nói bạn muốn một trung tâm cho tài khoản email và lịch của bạn nhưng không chạy mạng lưới người dùng hoặc doanh nghiệp lớn — ứng dụng Mail gốc gần như chắc chắn sẽ đáp ứng nhu cầu của bạn.
Người dùng gia đình chỉ nên cân nhắc dùng Outlook nếu họ là "kẻ nghiện năng suất" tự nhận. Người dùng chuyên nghiệp là thị trường mục tiêu.
Đừng quên ứng dụng email bên thứ ba
Tất nhiên, trong khi đây là hai ứng dụng email chính thức duy nhất do Microsoft tạo ra, có rất nhiều ứng dụng email khách thứ ba đáng xem xét. Nhiều trong số chúng cung cấp cho người dùng một điểm trung bình vui vẻ giữa sự đơn giản của Mail và độ phức tạp của Outlook. Một số ứng dụng bạn nên xem qua bao gồm Mailbird, Sylpheed, Thunderbird, và eM Client.