Chữ ký email là công cụ mạnh truyền đạt thông tin quan trọng về bạn. Chữ ký phù hợp có thông tin liên hệ liên quan — quá nhiều hoặc quá ít văn bản có thể khiến người đối diện nản chí.
Nếu dùng Outlook, bạn tận dụng được nhiều chữ ký email tùy theo loại email gửi. Vào File > Options trong Outlook, tab Mail bên trái, nhấp nút Signatures… mở hộp thoại Chữ ký.
Tại đây, tạo nhiều chữ ký bằng nút New. Mỗi cái thêm mục vào khung trên. Bên phải, thấy hộp thoại New Messages và Replies/Forwards. Chúng cho phép gán chữ ký cụ thể cho loại tin nhắn đó.
Ví dụ: muốn toàn bộ thông tin liên hệ cho email mới, nhưng cho trả lời chỉ cần tên và chức danh. Điều này làm email trả lời gọn gàng hơn, ít rối chuỗi email. Thực tế, trả lời hai từ với chữ ký bảy dòng trông rất xấu.
Tùy chỉnh chữ ký theo ý. Có thể tạo vài chữ ký không áp dụng, đừng ngại thử nghiệm. Công cụ này giúp truyền thông tin đúng cho đúng người, làm email chuyên nghiệp hơn.
Bây giờ đã có chữ ký phù hợp cho từng tình huống, hãy chắc chắn chúng không gây ấn tượng sai.
Bạn đã thay đổi gì cho chữ ký email? Đã thấy lỗi chữ ký nào gần đây? Kể cho chúng tôi biết!