Email vẫn là cách tốt nhất giao tiếp chuyên nghiệp. Chúng ta dùng email mỗi ngày cho kinh doanh/nghề nghiệp, và đó là hình thức giao tiếp ưa thích cho liên hệ chuyên nghiệp.
Bạn từng cảm thấy email có tác động hơn nếu địa chỉ email có cảm giác chuyên nghiệp?
Địa chỉ email chuyên nghiệp nên có @website-cua-ban.com thay vì @gmail.com ở cuối. Thay vì tenban@gmail.com, email sẽ xuất hiện từ tenban@website-cua-ban.com. Ví dụ, thay vì techexpert@gmail.com, email sẽ từ techexpert@makeuseof.com.
Để tạo địa chỉ email chuyên nghiệp dùng Gmail, bạn cần tên miền tùy chỉnh (custom domain). Khi đã có, tiếp tục đọc để học cách thiết lập Gmail dùng tên miền tùy chỉnh!
Lợi ích của địa chỉ email chuyên nghiệp
Nếu bạn chạy doanh nghiệp hoặc cung cấp dịch vụ, khuyên dùng địa chỉ email chuyên nghiệp thay vì miễn phí nếu bạn có thể.
Dưới đây là lợi ích chính của email chuyên nghiệp (bao gồm nhưng không giới hạn):
- Làm bạn trông uy tín và tạo sự chuyên nghiệp.
- Quảng bá thương hiệu và đóng vai trò quảng cáo cho tên miền.
- Ít dễ bị hack so với email miễn phí.
Cần gì để tạo email chuyên nghiệp
Để tạo email chuyên nghiệp, bạn cần hai thứ.
Thứ nhất là tên miền (domain name), thứ hai là hosting web. Chúng tôi khuyên các nhà cung cấp hosting sau nhờ lợi ích nhiều:
- Bluehost
- Hostinger
- Inmotion Hosting
- WP Engine (4 tháng đầu miễn phí)
Các bước tạo địa chỉ email chuyên nghiệp
Sẵn sàng tạo email mới? Cách làm:
- Đăng nhập tài khoản hosting. Khi đăng nhập, chọn thuộc tính tên miền muốn tạo email chuyên nghiệp.
- Trong cPanel, điều hướng trang cấu hình Email.
- Nhấn "Tài khoản Email" (Email Accounts) và tìm phần tạo tài khoản email mới.
- Nhà cung cấp hosting đã cung cấp @yourdomain.com. Bạn chỉ nhập tên đứng trước @yourdomain.com.
- Chọn mật khẩu và xác nhận trước khi tiếp tục.
- Chọn "Hộp thư không giới hạn" (Unlimited mailbox quota) trước khi nhấn "Tạo tài khoản" (Create Account).
Lưu ý: Các bước cụ thể có thể thay đổi tùy nhà cung cấp hosting, nhưng ý tưởng và quy trình cơ bản giống nhau.
Xong! Bạn vừa tạo email chuyên nghiệp. Giờ phải ghép nó với Gmail để dùng Gmail gửi email bằng @yourdomain.com thay vì @gmail.com.
Thiết lập Gmail với địa chỉ email tùy chỉnh
Làm theo các bước ghép email chuyên nghiệp mới với Gmail:
- Đăng nhập Gmail, vào "Cài đặt" (Settings) góc trên phải.
- Nhấn "Xem tất cả cài đặt" (See all settings).
- Nhấn tab "Tài khoản và Nhập" (Accounts and Import) trên cùng.
- Cuộn xuống tìm "Kiểm tra thư từ tài khoản khác" (Check mail from other accounts) và nhấn "Thêm tài khoản thư" (Add a mail account).
- Cửa sổ vàng hiện ra. Điền email chuyên nghiệp vừa tạo trên hosting, nhấn "Tiếp theo" (Next).
- Nhấn "Tiếp theo" với tùy chọn "POP3" được chọn.
- Cửa sổ tiếp theo, điền cùng tên người dùng và mật khẩu đã dùng trên hosting.
- Đảm bảo máy chủ POP là "mail.yourwebsite.com" và tích ô "Gắn nhãn thư đến" (Label incoming messages).
- Nhấn "Thêm tài khoản" (Add account) và chọn "Có" (Yes) cho gửi thư.
Cách tạo bí danh (Alias) trong Gmail
Bí danh (alias) là tên bạn thấy khi nhận email. Bạn chọn là tên, họ và tên, tên thương hiệu, hoặc bất kỳ tên nào muốn.
Ví dụ, tạo email dịch vụ khách hàng và đặt bí danh "Hỗ trợ khách hàng" (Customer Support). Email có thể là support@yourwebsite.com, và khi khách hàng thấy email trong hộp thư, họ thấy "Hỗ trợ khách hàng" là người gửi.
Sau khi tạo email chuyên nghiệp và ghép với Gmail, bạn được yêu cầu thêm bí danh:
- Không bỏ tích ô "Coi như bí danh" (Treat as an alias) khi cửa sổ hiện ra.
- Điền tên bí danh muốn khách hàng thấy khi bạn gửi mail. Nhấn "Bước tiếp theo" (Next Step).
- Thêm cùng tên người dùng và mật khẩu đã dùng trước cho hosting và ghép Gmail.
- Dùng phương thức TLS và nhấn "Thêm tài khoản" (Add Account).
Xác minh tài khoản email mới
Sau khi tạo email chuyên nghiệp và ghép với Gmail, cần xác minh để bắt đầu gửi/nhận email. Làm vậy:
- Vào tab "Tài khoản và Nhập" (Accounts and Import) trong Cài đặt.
- Cuộn xuống "Kiểm tra thư từ tài khoản khác" (Check mail from other accounts), nhấn "Kiểm tra thư ngay" (Check mail now).
- Bây giờ bạn thấy email mới. Email mới đó là email Gmail gửi để xác minh. Ban đầu cần kiểm tra thư vì tài khoản mới chưa có lịch sử hoạt động. Khi bắt đầu gửi/nhận email trên tài khoản này, không cần làm thủ công nữa.
- Vào hộp thư đến, thấy email từ nhóm Gmail. Email chứa liên kết và mật khẩu một lần (OTP) dùng để xác minh.
- Nhấn liên kết, mở cửa sổ mới. Nhấn "Xác nhận" (Confirm) và đóng cửa sổ.
- Bạn tìm thấy mã cuối email, sao chép trước khi dán vào cửa sổ vàng yêu cầu mã xác minh.
Kiểm tra email chuyên nghiệp mới với Gmail
Xong việc tạo và ghép email chuyên nghiệp mới, đến lúc kiểm tra trước khi đưa vào sử dụng.
Dùng bất kỳ tài khoản email khác bạn có và gửi email test đến email chuyên nghiệp mới. Đảm bảo gửi email trả lời từ tài khoản mới để chắc chắn nó CỬNG nhận VÀ gửi email.
Bây giờ đã test xong email chuyên nghiệp mới, hy vọng mọi thứ ổn thỏa. Bạn có thể dùng email chuyên nghiệp để gửi/nhận email chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.
Bạn không còn phải gửi email cho doanh nghiệp và buồn khi không nhận được trả lời chỉ vì email từ @gmail.com!
Thu hoạch lợi ích email chuyên nghiệp
Các bước này có vẻ đáng sợ với một số bạn, nhưng tin tôi, chỉ tốn khoảng 15-20 phút. Lợi ích và phần thưởng bạn gặt hái từ việc đầu tư vài phút tạo email chuyên nghiệp trên Gmail là vô giá.
Tôi cá nhân đã hưởng lợi rất nhiều từ email chuyên nghiệp, và lợi ích không thể đếm. Hãy lấy email chuyên nghiệp mới ngay và leo thang chuyên nghiệp và thành công!