Email vẫn là cách tốt nhất để giao tiếp chuyên nghiệp. Chúng tôi sử dụng email mỗi ngày cho công việc kinh doanh hoặc nghề nghiệp của mình và đó là hình thức liên lạc ưa thích nhất cho các liên hệ chuyên nghiệp.
Bạn đã bao giờ cảm thấy rằng email của mình có thể có nhiều tác động hơn nếu địa chỉ email của bạn có cảm giác chuyên nghiệp đối với nó?
Địa chỉ email chuyên nghiệp nên có @ yourwebsite.com thay vì @ gmail.com ở cuối. Vì vậy, thay vì yourname@gmail.com, email của bạn dường như đến từ yourname@yourwebsite.com. Ví dụ:thay vì techexpert@gmail.com, email của bạn dường như đến từ techexpert@makeuseof.com.
Để tạo một địa chỉ email chuyên nghiệp bằng Gmail, bạn cần có một tên miền tùy chỉnh. Khi bạn đã có điều đó, hãy tiếp tục đọc để tìm hiểu cách thiết lập Gmail để sử dụng tên miền tùy chỉnh!
Lợi ích của Địa chỉ Email Chuyên nghiệp
Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp hoặc cung cấp dịch vụ, bạn nên sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp thay vì địa chỉ miễn phí nếu bạn có thể.
Sau đây là những lợi ích chính của một địa chỉ email chuyên nghiệp (bao gồm, nhưng không giới hạn ở):
- Nó làm cho bạn trông hợp pháp và mang lại cho bạn một bầu không khí chuyên nghiệp.
- Nó quảng bá thương hiệu của bạn và hoạt động như một quảng cáo cho miền của bạn.
- Địa chỉ email này ít bị tấn công hơn so với các địa chỉ email miễn phí.
Những gì bạn cần để tạo một địa chỉ email chuyên nghiệp
Để tạo một địa chỉ email chuyên nghiệp, bạn cần có hai điều.
Điều đầu tiên là một tên miền, và điều thứ hai là lưu trữ web. Chúng tôi đề xuất các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ web sau do nhiều lợi ích của họ:
- Bluehost
- Người dẫn chương trình
- Lưu trữ Inmotion
- WP Engine (miễn phí 4 tháng đầu tiên)
Các bước tạo Địa chỉ Email Chuyên nghiệp
Bạn đã sẵn sàng để tạo địa chỉ email mới của mình chưa? Đây là cách thực hiện:
- Đăng nhập vào tài khoản lưu trữ web của bạn. Khi bạn đăng nhập, hãy chọn thuộc tính miền mà bạn muốn tạo địa chỉ email chuyên nghiệp của mình.
- Trong cPanel của bạn, điều hướng đến trang cấu hình Email.
- Nhấp vào "Tài khoản Email" và tìm phần nơi bạn có thể tạo tài khoản email mới.
- Nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ của bạn đã cung cấp cho bạn @ yourdomain.com. Bạn chỉ cần nhập tên của mình đứng trước @ yourdomain.com.
- Chọn mật khẩu của bạn và xác nhận trước khi tiếp tục.
- Chọn "Hạn ngạch hộp thư không giới hạn" trước khi nhấp vào nút "Tạo Tài khoản".
Lưu ý: Các bước riêng lẻ cụ thể có thể thay đổi tùy thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ web mà bạn đang sử dụng, nhưng về cơ bản thì ý tưởng và quy trình vẫn giống nhau.
Thì đấy! Bạn vừa tạo địa chỉ email chuyên nghiệp của mình. Bây giờ chúng tôi phải ghép nối nó với Gmail để bạn có thể sử dụng nó với Gmail, cho phép bạn sử dụng Gmail để gửi email bằng @ yourdomain.com thay vì @ gmail.com.
Thiết lập Gmail bằng địa chỉ email tùy chỉnh của bạn
Làm theo các bước sau để liên kết ID E-mail chuyên nghiệp mới của bạn với Gmail:
- Đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn và đi tới "Cài đặt" ở góc trên cùng bên phải.
- Nhấp vào "Xem tất cả cài đặt".
- Nhấp vào tab "Tài khoản và Nhập" ở trên cùng.
- Cuộn xuống để tìm "Kiểm tra thư từ các tài khoản khác" và nhấp vào "Thêm tài khoản thư".
- Bạn sẽ thấy một cửa sổ bật lên màu vàng. Tại đây, bạn cần điền vào địa chỉ email chuyên nghiệp mà bạn đã tạo trên dịch vụ lưu trữ web của mình và nhấp vào "Tiếp theo".
- Nhấp vào "Tiếp theo" với tuỳ chọn "POP3" được chọn.
- Trong cửa sổ tiếp theo, hãy điền vào cùng tên người dùng và mật khẩu mà bạn đã điền vào dịch vụ lưu trữ web của mình.
- Đảm bảo rằng máy chủ POP cho biết "mail.yourwebsite.com" và chọn hộp có nội dung "Gắn nhãn các thư đến".
- Nhấp vào "Thêm tài khoản" và sau đó chọn "Có" để gửi thư.
Cách tạo bí danh trong Gmail
Bí danh là tên bạn thấy khi nhận được email. Bạn có thể chọn nó làm tên, họ và tên, thương hiệu hoặc bất kỳ tên nào khác mà bạn muốn.
Ví dụ:bạn có thể tạo địa chỉ email dịch vụ khách hàng và đặt tên cho bí danh của mình là "Hỗ trợ khách hàng". Email của bạn có thể là support@yourwebsite.com và khi khách hàng nhìn thấy email của bạn trong hộp thư đến của họ, họ có thể thấy "Bộ phận hỗ trợ khách hàng" là người gửi trong hộp thư đến của họ.
Sau khi bạn tạo địa chỉ email chuyên nghiệp của mình và liên kết nó với Gmail, bạn sẽ được yêu cầu thêm bí danh:
- Không bỏ chọn hộp "Coi như một bí danh" khi cửa sổ bật lên.
- Đặt tên bí danh mà bạn muốn khách hàng của mình nhìn thấy khi bạn gửi thư. Nhấp vào "Bước tiếp theo".
- Thêm cùng tên người dùng và mật khẩu mà bạn đã sử dụng trước đây để lưu trữ web và ghép nối với Gmail.
- Sử dụng phương pháp TLS và nhấp vào "Thêm tài khoản".
Xác minh Tài khoản Email Mới của bạn
Sau khi tạo tài khoản email chuyên nghiệp và ghép nối nó với Gmail, bạn cần xác minh tài khoản đó để bắt đầu gửi và nhận email. Để làm điều này, bạn cần:
- Chuyển đến tab "Tài khoản và Nhập" trong Cài đặt.
- Cuộn xuống "Kiểm tra thư từ các tài khoản khác" một lần nữa và nhấp vào "Kiểm tra thư ngay bây giờ".
- Bây giờ bạn sẽ thấy rằng bạn có một email mới. Email mới mà bạn thấy là email mà Gmail gửi cho bạn để xác minh. Ban đầu, bạn cần kiểm tra email của mình vì đây là tài khoản mới và không có bất kỳ lịch sử hoạt động nào. Khi bạn bắt đầu gửi và nhận email trên tài khoản email này, bạn sẽ không phải thực hiện việc này theo cách thủ công.
- Đi tới hộp thư đến của bạn và bạn sẽ thấy email từ nhóm Gmail. Email này chứa liên kết và mật khẩu dùng một lần mà bạn cần sử dụng để xác minh.
- Nhấp vào liên kết và nó sẽ mở ra một cửa sổ mới. Nhấp vào "Xác nhận" và đóng cửa sổ.
- Bạn sẽ tìm thấy một mã ở cuối e-mail này và bạn cần sao chép nó trước khi dán nó vào cửa sổ màu vàng, nơi nó yêu cầu mã xác minh của bạn.
Kiểm tra Email Chuyên nghiệp Mới của Bạn với Gmail
Bây giờ bạn đã hoàn tất việc tạo và ghép nối địa chỉ email chuyên nghiệp mới của mình, đã đến lúc kiểm tra nó trước khi đưa nó vào hoạt động.
Sử dụng bất kỳ tài khoản email nào khác mà bạn có thể có và gửi cho mình một email thử nghiệm đến địa chỉ email chuyên nghiệp mới của bạn. Đảm bảo gửi email trả lời từ tài khoản email mới của bạn để đảm bảo nó có thể nhận VÀ gửi email.
Bây giờ bạn đã kiểm tra tài khoản email chuyên nghiệp mới của mình, tôi hy vọng mọi thứ đã được kiểm tra. Giờ đây, bạn có thể sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp của mình để gửi và nhận các email chuyên nghiệp cho doanh nghiệp của mình.
Bạn không còn cần phải gửi email cho các doanh nghiệp và cảm thấy chán nản khi không nhận được trả lời chỉ vì email của bạn đến từ @ gmail.com!
Đạt được những lợi ích của một địa chỉ email chuyên nghiệp
Những bước này có vẻ khó khăn đối với một số bạn, nhưng tin tôi đi, nó chỉ mất khoảng 15-20 phút thời gian của bạn. Những lợi ích và phần thưởng bạn sẽ gặt hái được khi đầu tư vài phút này vào việc tạo địa chỉ email chuyên nghiệp trên Gmail là vô giá.
Cá nhân tôi đã được hưởng lợi rất nhiều từ việc có một địa chỉ email chuyên nghiệp, và lợi ích là vô số. Hãy tạo ngay cho mình một địa chỉ email chuyên nghiệp mới và leo lên nấc thang của sự chuyên nghiệp và thành công!