Gmail cung cấp một tính năng tuyệt vời để tạo chữ ký email tùy chỉnh.
Và điều làm cho nó tốt hơn nữa là bạn có thể tạo và sử dụng một tài khoản khác cho mỗi tài khoản email được kết nối. Dành một vài phút để thực hiện việc này cho các địa chỉ khác nhau của bạn có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian về lâu dài và cung cấp tính nhất quán cho người nhận của bạn.
Thiết lập Địa chỉ Email Bổ sung
Rõ ràng, bạn sẽ cần kết nối các tài khoản email khác của mình với Gmail để sử dụng các chữ ký ở đó.
Nếu bạn chưa quen với điều này, bạn có thể gửi email từ địa chỉ hoặc bí danh mà bạn sở hữu. Điều này bao gồm Yahoo, Outlook, Hotmail, miền doanh nghiệp hoặc giáo dục và các tài khoản Gmail khác. Chỉ cần làm theo các bước sau:
- Đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn, nhấp vào biểu tượng bánh răng ở trên cùng bên phải và chọn Cài đặt .
- Nhấp vào Tài khoản và Nhập ở đầu trang Cài đặt. Đối với một số miền, tab có thể chỉ được gắn nhãn Tài khoản .
- Trong Gửi thư bằng địa chỉ , nhấp vào phần Thêm địa chỉ email khác
- Sau đó, bạn sẽ thấy một cửa sổ bật lên. Chỉ cần làm theo lời nhắc để chuyển qua quy trình. Lưu ý rằng bạn sẽ cần xác minh rằng bạn sở hữu địa chỉ email, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn có quyền truy cập vào địa chỉ đó.
Sau đó, bạn sẽ thấy địa chỉ email bổ sung trong phần Gửi thư bằng địa chỉ tiết diện. Ở cuối phần đó, bạn có thể muốn đánh dấu tùy chọn: Trả lời từ cùng một địa chỉ mà thư đã được gửi đến . Bật tùy chọn này sẽ tự động chèn địa chỉ và chữ ký khi trả lời hoặc soạn email từ tài khoản đó .
Nếu bạn muốn không để bật tùy chọn này, bạn luôn có thể thay đổi địa chỉ Người gửi theo cách thủ công trước khi gửi email của mình. Sau đó, chữ ký tùy chỉnh bạn tạo cho tài khoản đó sẽ xuất hiện ngay trong tin nhắn.
Tạo chữ ký của bạn
Hãy nhớ rằng, bạn có thể tạo một chữ ký khác cho từng địa chỉ email mà bạn thêm vào tài khoản Gmail của mình. Điều này cực kỳ tiện lợi, đặc biệt nếu bạn kết nối các địa chỉ cho tài khoản cá nhân, giáo dục và doanh nghiệp. Hãy nhớ xem bài viết của chúng tôi về cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp!
Để bắt đầu, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng ở trên cùng bên phải và chọn Cài đặt . Theo mặc định, bạn sẽ đến trang Chung chuyển hướng. Nhưng nếu không, chỉ cần nhấp vào nó từ trên cùng. Sau đó, cuộn xuống Chữ ký khu vực.
Đảm bảo rằng Không có chữ ký được bỏ chọn và tùy chọn bên dưới chứa danh sách thả xuống các địa chỉ của bạn sẽ được chọn thay thế. Khi xem danh sách, bạn sẽ thấy tất cả các địa chỉ email mà bạn đã kết nối.
Nếu thiếu một trong số đó, hãy quay lại Tài khoản và nhập (hoặc Tài khoản ) và kiểm tra xem địa chỉ có trong mục Gửi thư bằng địa chỉ khu vực. Nếu nó không được liệt kê, hãy làm theo các bước ở trên để kết nối tài khoản.
Sử dụng Trình soạn thảo Văn bản
Bây giờ, chọn địa chỉ email từ danh sách cho chữ ký bạn muốn tạo. Bạn sẽ bắt đầu với một canvas trống và có thể sử dụng các công cụ soạn thảo văn bản để tạo một chữ ký cơ bản hoặc thậm chí là một chữ ký phức tạp.
Gmail cung cấp hơn 10 kiểu phông chữ khác nhau để bạn lựa chọn bao gồm Garamond, Tahoma và Verdana. Đây là một nơi tốt để bắt đầu, vì vậy hãy chọn kiểu phông chữ của bạn và bên cạnh nó, hãy chọn kích thước văn bản.
Sau đó, bạn có thể sử dụng các công cụ phông chữ WYSIWYG để tạo kiểu cho văn bản, chẳng hạn như in đậm, in nghiêng và gạch chân cũng như màu sắc cho cả nền và văn bản.
Bên cạnh các công cụ để định dạng văn bản, bạn sẽ thấy một tùy chọn để liên kết văn bản. Việc liên kết văn bản trong chữ ký của bạn sẽ thuận tiện để người nhận truy cập nhanh vào trang web, blog hoặc mạng xã hội của bạn. Hãy nhớ rằng nếu người nhận của bạn nhận được email ở dạng văn bản thuần túy, thì các liên kết của bạn sẽ không thể nhấp được đối với họ.
Để chèn liên kết, chỉ cần chọn văn bản và nhấp vào Liên kết cái nút. Nếu bạn đang liên kết đến một trang web, liên kết có thể tự động định dạng. Tuy nhiên, đối với những từ thông thường như Facebook, bạn sẽ cần lấy liên kết và đưa nó vào hộp bật lên.
Bên phải nút liên kết là nút hình ảnh. Hình ảnh hiếm khi được sử dụng trong chữ ký cá nhân. Tuy nhiên, nhiều công ty thích biểu tượng của họ có trong chữ ký của nhân viên hoặc nếu bạn sở hữu doanh nghiệp của riêng mình, bạn có thể thích tùy chọn này. Chỉ cần di chuyển con trỏ của bạn đến vị trí bạn muốn, nhấn vào Hình ảnh đó và lấy ảnh của bạn từ Google Drive, URL hoặc máy tính của bạn.
Cuối cùng, bạn có một tập hợp các tùy chọn để căn chỉnh, danh sách được đánh số hoặc dấu đầu dòng, thụt lề và dấu ngoặc kép. Và tất cả các cách ở bên phải là một nút để loại bỏ tất cả các định dạng. Điều này cho phép bạn thử nghiệm với các công cụ trình chỉnh sửa và xóa định dạng bằng một cú nhấp chuột nếu bạn thay đổi ý định.
Lưu và Kiểm tra Chữ ký
Khi hoàn tất việc tạo chữ ký, bạn có thể chọn một địa chỉ email khác trong danh sách của mình và tạo một địa chỉ cho tài khoản tiếp theo. Chỉ cần đảm bảo nhấp vào Lưu thay đổi ở cuối trang, nếu không, bạn sẽ mất những gì bạn đã làm.
Sau khi bạn tạo chữ ký, bạn nên thử nghiệm nó với nhiều ứng dụng email khác nhau. Điều này cho phép bạn xem nó sẽ trông như thế nào đối với người nhận của bạn và đảm bảo rằng nó sẽ xuất hiện như bạn mong đợi. Gửi email tới Outlook, Gmail hoặc Yahoo và đồng thời kiểm tra sự xuất hiện của chữ ký trên email trên thiết bị di động của bạn.
Khắc phục sự cố
Mặc dù việc tạo chữ ký tùy chỉnh của bạn trong Gmail rất dễ dàng, nhưng có thể có một số người gặp phải sự cố.
Dưới đây là một số sự cố thường gặp và cách khắc phục chúng.
- Các ký tự bổ sung trong chữ ký: Một số phiên bản Gmail không hỗ trợ định dạng văn bản. Để loại bỏ các ký tự thừa, bạn phải loại bỏ các định dạng như in đậm, in nghiêng hoặc gạch dưới.
- Không thể xem chữ ký khi trả lời tin nhắn: Nếu bạn đang trả lời email từ hộp thư đến của mình, chữ ký của bạn sẽ bị cắt bớt. Chỉ cần nhấp vào dấu phân cách ba chấm để hiển thị nó. Lưu ý rằng điều này cũng có thể xảy ra đối với các email đã gửi.
- Không thể định dạng chữ ký: Bạn sẽ cần sử dụng định dạng Văn bản đa dạng thức thay vì Văn bản thuần túy để định dạng chữ ký. Nhấp vào Soạn để tạo một email mới. Ở góc dưới cùng bên phải, nhấp vào mũi tên và đảm bảo rằng Chế độ văn bản thuần túy không được kiểm tra.
Bạn đã sẵn sàng tạo chữ ký của mình chưa?
Bằng cách tạo chữ ký tùy chỉnh cho các tài khoản khác nhau, bạn có thể được hưởng lợi từ cả tính nhất quán và hiệu quả. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn luôn ký email theo cùng một cách. Và hãy nhớ:bạn thậm chí có thể thêm "chân thành", "cảm ơn" hoặc "chúc một ngày tốt lành" trước tên và thông tin liên hệ của bạn.
Nếu bạn có đề xuất hoặc mẹo cho những người mới bắt đầu, hãy chia sẻ chúng trong phần nhận xét bên dưới.