Gmail cung cấp tính năng tuyệt vời tạo chữ ký email tùy chỉnh.
Làm cho nó thậm chí tốt hơn là bạn tạo và dùng chữ ký khác nhau cho mỗi tài khoản email liên kết. Dành vài phút làm điều này cho các địa chỉ khác nhau tiết kiệm thời gian lâu dài và cung cấp sự nhất quán cho người nhận.
Thiết lập địa chỉ email bổ sung
Rõ ràng, bạn cần liên kết tài khoản email khác với Gmail để dùng chữ ký đó.
Nếu mới làm điều này, bạn gửi email từ địa chỉ hoặc bí danh sở hữu. Bao gồm Yahoo, Outlook, Hotmail, miền doanh nghiệp/giáo dục, và tài khoản Gmail khác. Chỉ làm theo các bước:
- Đăng nhập Gmail, nhấp biểu tượng bánh răng góc trên phải, chọn Cài đặt.
- Nhấp tab Tài khoản và Nhập đầu trang Cài đặt. Với một số miền, tab chỉ gắn nhãn Tài khoản.
- Dưới phần Gửi thư dạng, nhấp Thêm địa chỉ email khác
- Cửa sổ bật lên hiện ra. Làm theo hướng dẫn. Lưu ý cần xác minh sở hữu email, đảm bảo có quyền truy cập.
Bạn thấy địa chỉ email thêm trong phần Gửi thư dạng. Ở dưới phần đó, bạn có thể chọn tùy chọn: Trả lời từ cùng địa chỉ thư được gửi đến. Bật tùy chọn này sẽ chèn địa chỉ và chữ ký tự động khi trả lời hoặc soạn email từ tài khoản đó.
Nếu không muốn bật tùy chọn này, bạn luôn thay đổi địa chỉ From thủ công trước khi gửi. Khi đó, chữ ký tùy chỉnh cho tài khoản đó sẽ xuất hiện trong thư.
Tạo chữ ký của bạn
Nhớ là bạn tạo chữ ký khác nhau cho mỗi địa chỉ email thêm vào Gmail. Rất tiện, đặc biệt kết nối địa chỉ cá nhân, giáo dục, doanh nghiệp. Xem bài viết tạo chữ ký email chuyên nghiệp!
Để bắt đầu, nhấp biểu tượng bánh răng góc trên phải, chọn Cài đặt. Mặc định đến tab Chung. Nếu không, nhấp từ trên. Cuộn xuống khu vực Chữ ký.
Đảm bảo Không chữ ký bị bỏ chọn và tùy chọn dưới với danh sách thả xuống địa chỉ được chọn. Khi xem danh sách, bạn thấy tất cả địa chỉ email đã kết nối.
Nếu thiếu một, quay lại Tài khoản và Nhập (hoặc Tài khoản) kiểm tra địa chỉ có trong Gửi thư dạng. Nếu không có, làm theo bước trên kết nối tài khoản.
Sử dụng trình biên tập văn bản
Giờ, chọn địa chỉ email từ danh sách cho chữ ký muốn tạo. Bắt đầu với màn hình trắng và dùng công cụ trình biên tập tạo chữ ký cơ bản hoặc phức tạp.
Gmail cung cấp hơn 10 kiểu font khác nhau bao gồm Garamond, Tahoma, Verdana. Điểm khởi đầu tốt, chọn kiểu font và bên cạnh chọn cỡ chữ.
Tiếp theo, dùng công cụ font WYSIWYG định dạng văn bản: in đậm, in nghiêng, gạch chân, màu nền và chữ.
Bên cạnh công cụ định dạng, thấy tùy chọn liên kết văn bản. Liên kết trong chữ ký tiện cho người nhận truy cập nhanh trang web, blog, mạng xã hội. Nhớ nếu người nhận nhận email dạng văn bản thuần túy, liên kết không thể nhấp.
Để chèn liên kết, chọn văn bản nhấp nút Liên kết. Nếu liên kết trang web, có thể tự động định dạng. Nhưng từ thường như Facebook, cần lấy liên kết dán vào hộp bật lên.
Bên phải nút liên kết là nút hình ảnh. Hình ảnh ít dùng chữ ký cá nhân. Tuy nhiên, nhiều công ty muốn logo trong chữ ký nhân viên hoặc nếu kinh doanh riêng, bạn thích tùy chọn này. Di chuyển con trỏ vị trí muốn, nhấp nút Hình ảnh, lấy ảnh từ Google Drive, URL, hoặc máy tính.
Cuối cùng, tùy chọn căn lề, danh sách số/gạch đầu dòng, thụt lề, trích dẫn. Cực phải nút xóa định dạng. Cho phép thử nghiệm công cụ và xóa định dạng một nhấp nếu đổi ý.
Lưu và kiểm tra chữ ký
Khi xong tạo chữ ký, chọn địa chỉ email khác trong danh sách tạo cho tài khoản tiếp. Chỉ nhớ nhấp nút Lưu thay đổi dưới trang, nếu không mất công sức.
Sau tạo chữ ký, ý hay là test với các ứng dụng email khác. Cho xem nó trông như thế nào đối với người nhận và đảm bảo xuất hiện như kỳ vọng. Gửi email đến Outlook, Gmail, Yahoo và kiểm tra chữ ký trên email thiết bị di động.
Khắc phục sự cố
Mặc dù dễ tạo chữ ký tùy chỉnh trong Gmail, có người gặp vấn đề.
Dưới đây vài vấn đề thường gặp và cách sửa.
- Ký tự thừa trong chữ ký: Một số phiên bản Gmail không hỗ trợ định dạng văn bản. Loại bỏ ký tự thừa, xóa định dạng in đậm, nghiêng, gạch chân.
- Không thấy chữ ký khi trả lời: Nếu trả lời từ hộp thư, chữ ký bị cắt. Nhấp phân cách ba chấm để hiển thị. Có thể cũng xảy ra với thư đã gửi.
- Không định dạng được chữ ký: Cần dùng định dạng Rich Text thay vì Plain Text. Nhấp Soạn thảo tạo email mới. Góc dưới phải, nhấp mũi tên đảm bảo Chế độ văn bản thuần túy KHÔNG được tích.
Bạn sẵn sàng tạo chữ ký?
Tạo chữ ký tùy chỉnh cho các tài khoản mang lại nhất quán và hiệu quả. Đặc biệt hữu ích nếu bạn luôn ký email cùng cách. Và nhớ: bạn có thể thêm "Trân trọng," "Cảm ơn," hoặc "Chúc ngày tốt lành" trước tên và thông tin liên lạc.
Nếu có gợi ý hoặc mẹo cho người mới bắt đầu, hãy chia sẻ trong bình luận bên dưới.