Duy trì hộp thư đến sạch sẽ là một thách thức thực sự. Bạn có thể dành rất nhiều công sức để dọn dẹp, gần đạt được Inbox Zero, rồi chỉ thấy mình quay lại điểm xuất phát sau một tháng.
Chìa khóa để đạt Inbox Zero là tự động hóa quy trình nhiều nhất có thể và suy nghĩ lại cách tiếp cận email.
1. Làm bạn thân với Nhãn (Labels)
Nhãn Gmail đã có từ lâu, nhưng tính năng đơn giản này có thể làm phép màu cho hộp thư đến của bạn. Nhãn thỏa mãn thói quen mở mọi email mới. Việc thêm một nhãn khiến bạn cảm thấy đã xử lý tạm thời tin nhắn đang chờ.
Dưới đây là bộ nhãn cấp 1 gợi ý để tạo mỗi buổi sáng khi quét hộp thư và lên kế hoạch ngày: Hôm nay, Đã xong, Đang chờ, Cần làm, Trả lời.
Ngoài các nhãn cấp 1 (nên áp dụng cho mọi email cần hành động), bạn có thể tạo nhãn cấp 2 dựa trên: người gửi, dự án/chủ đề, độ ưu tiên, nhóm v.v. Nhãn cấp 2 phụ thuộc vào quy trình làm việc và nhu cầu của bạn.
Mã màu cho nhãn. Như vậy, chỉ cần nhìn một cái là biết có bao nhiêu email gấp cần trả lời.
2. Quy tắc, Quy tắc, Quy tắc
Tạo bộ lọc (filters) hay quy tắc trong hộp thư là cách dễ dàng để giữ trật tự. Bạn có thể tự động áp dụng nhãn theo tiêu chí bạn chọn, ví dụ như các nhãn cấp 2 đã nêu.
Nhưng nhớ rằng, đó mới chỉ là một nửa công việc. Nửa kia là xử lý tin nhắn đến, được hợp lý hóa nhờ quy trình này. Vậy làm sao để thực sự hoàn thành?
- Vào Cài đặt > Bộ lọc và Địa chỉ bị chặn.
- Nhấp Tạo bộ lọc mới để bắt đầu dọn dẹp Gmail một lần cho tất. Bạn phải nhập ít nhất một trong: người gửi, người nhận, chủ đề, từ khóa, loại trừ từ khóa, có đính kèm, dung lượng email (MB, KB, byte).
- Nhập địa chỉ email vào trường From và nhấp Tạo bộ lọc với điều kiện này.
- Bạn có một vài lựa chọn xử lý email, có thể chọn nhiều hơn một. Đối với mục đích này, các tùy chọn quan trọng là: lưu trữ (archive), gắn sao (star), áp dụng nhãn, xóa. Kết hợp lưu trữ và gắn nhãn là quan trọng nhất.
- Nếu muốn áp dụng bộ lọc cho các email hiện có, tích Cũng áp dụng bộ lọc cho X hội thoại khớp.
- Nhấp Tạo bộ lọc.
Để xem quy trình thực tế và cách truy cập hộp thoại bộ lọc thứ hai, xem video dưới đây:
Dù đơn giản, bộ lọc Gmail có thể thiết lập quy trình làm việc cực mạnh. Hãy dùng bộ lọc để:
- Tạo quy tắc cho tất cả email từ một tên miền.
- Tạo quy tắc cho tất cả email trừ tên miền cụ thể.
- Tạo quy tắc cho email yêu cầu hành động trước khi xóa.
- Tự động xóa email không mong muốn.
3. Tự động hóa không chỉ dừng lại ở Nhãn
Bên cạnh việc tự động hóa nhãn bằng quy tắc, còn nhiều cách khác để tự động hóa quy trình trong Gmail nhằm giữ hộp thư sạch.
Sử dụng dịch vụ tự động hóa như IFTTT cùng Gmail cho phép tạo trigger dựa trên nhãn bạn thêm.
Ví dụ:
- Gán nhãn để tạo tác vụ Trello hoặc Todoist.
- Lưu email Gmail vào OneNote hoặc Evernote.
- Lưu hóa đơn vào Google Spreadsheet.
- Gán nhãn để tạo nhắc nhở trên điện thoại.
- Lưu đính kèm Gmail vào Google Drive.
- Lưu ý: Điều này không giải quyết vấn đề dung lượng vì Gmail và Google Drive chia sẻ giới hạn lưu trữ.
Một quy trình bán tự động hữu ích khác là Canned Responses (Phản hồi có sẵn). Chúng loại bỏ công việc lặp lại khi gửi cùng một nội dung nhiều lần.
Để dùng: vào Cài đặt > Thử nghiệm (Labs) và bật Canned Responses. Tạo mới bằng cách soạn thư, thay vì gửi, nhấp mũi tên cạnh thùng rác > Canned Responses > New Canned Response. Xem video demo dưới đây.
Các tình huống áp dụng:
- Tạo tự động trả lời thông minh.
- Sau khi bật Canned Responses, chúng có sẵn làm trigger trong bộ lọc Gmail.
- Gửi cùng một email nhiều lần.
- Sử dụng nhiều chữ ký khác nhau.
4. Dọn dẹp Đăng ký (Subscriptions)
Nếu hộp thư đang hỗn loạn, việc dọn dẹp cần nhiều hơn "một chút thời gian". Bên cạnh bộ lọc cho email đến, bạn vẫn phải xử lý hỗn loạn hiện có. Dành 15-20 phút mỗi ngày để dọn đăng ký và gắn nhãn.
Có thể làm thủ công: quét hộp thư, quyết định giữ hoặc bỏ các bản tin. Khi chọn bỏ, tìm kiếm với toán tử from: kèm địa chỉ người gửi, rồi xóa tất cả.
Nếu muốn tự động, có dịch vụ như Unroll.Me giúp quản lý đăng ký và hủy hàng loạt. Tuy nhiên, Unroll.Me từng bị chỉ trích vì bán dữ liệu người dùng.
Cách khác để tránh đăng ký làm ngập hộp thư: dùng email dùng một lần (disposable email), vì một số dịch vụ cho phép giữ hộp thư đó bao lâu tuỳ ý.
5. Duy trì Inbox Zero
Sau khi dọn dẹp, vài bước cơ bản để giữ hộp thư sạch:
- Tắt thông báo email từ mạng xã hội.
- Giới hạn thời gian xử lý email. Xác định thời gian dành cho email mỗi ngày và không vượt quá. Điều này giúp ưu tiên trả lời và lưu trữ email quan trọng.
- Ghi chú ngoại lệ cho bước 2. Nếu sếp yêu cầu trả lời, bạn không thể bỏ qua. Xem lại lý do vượt thời gian và loại bỏ những thứ không quan trọng.
- Chỉ trả lời khi cần thiết. Nếu tin nhắn chỉ 2-3 từ, khả năng lớn bạn không cần gửi trừ khi cần xác nhận.
Bạn dùng mẹo gì để duy trì Inbox Zero trên Gmail? Bạn nghĩ đây có phải bài tập vô ích? Hãy chia sẻ trong bình luận!