Duy trì một hộp thư đến sạch sẽ là một thách thức thực sự. Bạn có thể nỗ lực rất nhiều để dọn dẹp nó, đạt gần số 0 hộp thư đến và chỉ cần tìm lại chính mình nơi bạn đã bắt đầu sau một tháng.
Chìa khóa để chuyển đến số không hộp thư đến là tự động hóa càng nhiều quy trình càng tốt và cân nhắc lại cách tiếp cận email của bạn.
1. Đặt Nhãn là Bạn Thân của Bạn
Nhãn Gmail đã có từ lâu, nhưng tính năng đơn giản này có thể làm nên điều kỳ diệu trong việc điều chỉnh hộp thư đến của bạn. Nhãn sẽ đáp ứng nhu cầu mở mọi email mới. Việc thêm một cái sẽ khiến bạn cảm thấy mình đã tạm thời giải quyết được tin nhắn đang chờ bằng cách dán nhãn.
Sau đây là bộ nhãn cấp một được đề xuất để tạo mỗi sáng khi bạn quét hộp thư đến và lập kế hoạch trong ngày của mình: Hôm nay, Xong, Đang chờ, Việc cần làm, Trả lời .
Ngoài các nhãn cấp một này, bạn nên áp dụng cho tất cả các email yêu cầu một số loại hành động, bạn có thể tạo nhãn cấp hai dựa trên bất kỳ yếu tố nào sau đây: người gửi, dự án / chủ đề, mức độ ưu tiên, nhóm v.v ... Các nhãn cấp hai này sẽ phụ thuộc nhiều hơn vào quy trình làm việc và nhu cầu của riêng bạn.
Mã màu cho nhãn của bạn. Bằng cách đó, bạn có thể biết ngay mình phải trả lời bao nhiêu email khẩn cấp.
2. Quy tắc, Quy tắc, Quy tắc
Tạo bộ lọc hoặc quy tắc trong hộp thư đến của bạn là một cách dễ dàng để luôn ngăn nắp. Bạn có thể chuyển hướng thư bằng cách tự động áp dụng các nhãn sử dụng các tiêu chí bạn chọn. Tiêu chí này có thể giống với hai nhãn cấp của bạn được liệt kê ở trên.
Nhưng hãy nhớ rằng, đây chỉ là một nửa công việc. Nửa còn lại đang xử lý các tin nhắn đến, được sắp xếp hợp lý bởi quy trình này. Vậy làm cách nào để bạn thực hiện được điều đó?
- Đi tới Cài đặt > Bộ lọc và địa chỉ bị chặn .
- Nhấp vào Tạo bộ lọc mới để bắt đầu dọn dẹp tốt hộp thư đến Gmail của bạn. Bạn phải nhập ít nhất một trong các thông tin sau:người gửi, người nhận, chủ đề, từ khóa, các từ khóa bị loại trừ, có tệp đính kèm và kích thước của email tính bằng megabyte, kilobyte hoặc byte.
- Nhập địa chỉ email của họ vào trường từ và nhấp vào Tạo bộ lọc bằng trường này.
- Sau đó, bạn có một số lựa chọn về những gì bạn có thể làm với email đó và có thể chọn nhiều hơn một. Đối với mục đích của chúng tôi, các lựa chọn liên quan là:lưu trữ nó, gắn dấu sao, dán nhãn và xóa nó. Trong số này, sự kết hợp giữa lưu trữ và ghi nhãn sẽ là những lựa chọn quan trọng nhất cho bài tập này.
- Nếu bạn muốn áp dụng bộ lọc cho các email hiện có trong hộp thư đến của mình, hãy chọn Đồng thời áp dụng bộ lọc cho X các cuộc hội thoại phù hợp .
- Nhấp vào Tạo bộ lọc .
Để xem quá trình này đang hoạt động và cách thứ hai để truy cập hộp thoại bộ lọc, hãy xem video bên dưới:
Mặc dù chúng đơn giản nhưng bạn có thể sử dụng các bộ lọc của Gmail để thiết lập quy trình làm việc cực kỳ hiệu quả. Sử dụng bộ lọc để thực hiện những việc sau:
- Tạo quy tắc cho tất cả các email nhận được từ một miền.
- Tạo quy tắc cho tất cả các email ngoại trừ các email từ một miền.
- Tạo quy tắc cho các email yêu cầu bạn thực hiện hành động trước khi xóa chúng.
- Tự động xóa các email bạn không muốn nhận.
3. Tự động hóa nhiều hơn chỉ là nhãn
Mặc dù bạn có thể tự động hóa nhãn và hơn thế nữa bằng cách sử dụng các quy tắc, nhưng có nhiều cách hơn để bạn có thể tự động hóa các quy trình trong hộp thư đến Gmail của mình với nhiệm vụ giữ cho nó sạch sẽ.
Sử dụng dịch vụ tự động hóa như IFTTT cùng với Gmail sẽ cho phép bạn tự động tạo một số trình kích hoạt nhất định dựa trên các nhãn bạn thêm.
Một số ví dụ bao gồm:
- Gán các nhãn để tạo các công việc Trello hoặc các công việc ToDoist.
- Lưu thư Gmail vào OneNote hoặc Evernote.
- Lưu biên nhận vào bảng tính Google.
- Gán các nhãn để tạo lời nhắc trên điện thoại của bạn.
- Lưu các tệp đính kèm trong Gmail vào Google Drive.
- Điều này sẽ không giúp giảm thiểu các vấn đề về bộ nhớ vì giới hạn bộ nhớ của Gmail và Google Drive được kết hợp với nhau.
Một quy trình bán tự động hữu ích khác trong Gmail là sử dụng các câu trả lời soạn trước. Các phản hồi tự động này sẽ giúp bạn thực hiện tất cả các thao tác gửi đi gửi lại cùng một email phản hồi.
Để sử dụng tính năng này, hãy đi tới Cài đặt > Phòng thí nghiệm và bật Câu trả lời soạn trước . Để bắt đầu tạo chúng, chỉ cần tạo một tin nhắn mới và thay vì gửi tin nhắn, hãy nhấp vào mũi tên bên cạnh thùng rác và đi tới Câu trả lời soạn trước > Phản hồi soạn trước mới. Bạn có thể xem quá trình hoạt động trong video bên dưới:
Các tình huống mà bạn có thể sử dụng chúng bao gồm:
- Tạo trả lời tự động thông minh.
- Sau khi bạn bật Câu trả lời soạn trước, chúng sẽ có sẵn dưới dạng trình kích hoạt trong bộ lọc Gmail.
- Gửi cùng một email nhiều lần.
- Sử dụng nhiều chữ ký.
4. Dọn dẹp đăng ký
Nếu hộp thư đến của bạn là một mớ hỗn độn nóng hổi, bạn sẽ mất hơn một phút để dọn dẹp nó. Ngoài việc thiết lập bộ lọc cho email đến, bạn vẫn phải đối mặt với mớ hỗn độn hiện có. Dành 15 hoặc 20 phút mỗi ngày để bắt đầu dọn dẹp đăng ký và thêm nhãn cho tin nhắn của bạn.
Bạn có thể thực hiện việc này theo cách thủ công bằng cách quét hộp thư đến của mình, xác định các đăng ký bạn muốn giữ lại và những đăng ký bạn muốn xóa. Khi bạn chọn các bản tin để loại bỏ, chỉ cần thực hiện tìm kiếm nhanh với toán tử từ: kèm theo email của người gửi và xóa tất cả các email.
Nếu bạn muốn tự động hóa quy trình, có một số dịch vụ đáng để thử. Bạn có thể quản lý đăng ký email của mình và hủy đăng ký hàng loạt các bản tin mà bạn không muốn nhận nữa với các dịch vụ như Unroll.Me.
Nếu bạn chọn sử dụng Unroll.Me, bạn nên biết rằng công ty gần đây đã bị chỉ trích vì bán thông tin người dùng.
Một cách khác để giữ cho những đăng ký đó không làm tắc nghẽn hộp thư đến của bạn là sử dụng địa chỉ email dùng một lần, vì một số dịch vụ này cho phép bạn duy trì hộp thư đến đó bao lâu tùy ý.
5. Duy trì Inbox Zero
Sau khi dọn dẹp hộp thư đến của bạn, có một số bước cơ bản để duy trì một hộp thư đến trong sạch:
- Tắt thông báo qua email trên mạng xã hội.
- Giới hạn thời gian dành cho email. Xác định thời gian bạn có thể dành cho email mỗi ngày và không vượt quá nó. Điều này sẽ giúp ưu tiên trả lời và lưu trữ các email quan trọng.
- Ghi lại các ngoại lệ cho bước 2. Nếu sếp yêu cầu bạn trả lời email, bạn không thể bỏ qua điều đó. Xem lại tất cả những lý do bạn đã vượt quá thời hạn và loại bỏ những lý do không quan trọng.
- Chỉ trả lời khi bạn phải. Nếu tin nhắn có hai hoặc ba từ, rất có thể bạn không cần gửi nó trừ khi cần xác nhận.
Bạn sử dụng mẹo hoặc thủ thuật nào để duy trì hộp thư đến bằng không trong tài khoản Gmail của mình? Bạn có nghĩ rằng đó là một bài tập vô ích? Hãy cho chúng tôi biết trong phần nhận xét.