Mọi người đều biết rằng những ngày này, rất khó để tồn tại hoặc quản lý công việc của bạn mà không có email. Trên thực tế, hầu hết mọi người đều có hai hoặc ba email để quản lý, vì vậy nếu không có cách xử lý tốt trong việc quản lý email, hộp thư đến bận rộn đó có thể mất kiểm soát khá nhanh.
Tôi biết, bạn đang tự hỏi bản thân rằng chúng ta có thực sự cần khác bài viết về quản lý email? Ý tôi là, chỉ riêng trong năm 2012, chúng tôi đã có rất nhiều thứ, chẳng hạn như bài viết của Tina về cách quản lý các dự án sử dụng nhiều email trong Gmail và email của cô ấy về việc nhập và quản lý nhiều tài khoản. Yaara đề cập đến tính năng Soạn thư mới của Gmail, Aaron thảo luận về cách làm cho email của bạn trở nên nổi bật so với của người khác hộp thư điện tử lộn xộn và gần đây Yaara đã trả lời các câu trả lời đóng hộp. Chúng ta vẫn chưa hoàn thành?
Chà, sự thật là một trong những vấn đề phổ biến nhất mà mọi người gặp phải là mặc dù đã cố gắng hết sức, bất chấp tất cả các plugin thú vị nhất và các thư mục sáng tạo mà họ tạo ra để chứa email, hộp thư đến chắc chắn lại trở nên lộn xộn.
Lý do cho điều này là cho dù bạn có cố gắng sắp xếp hộp thư đến của mình đến đâu, nếu bạn duy trì hệ thống trên cơ sở thủ công - nếu bạn phụ thuộc vào bản thân, hãy nhớ dành thời gian truy cập và quản lý hộp thư đến của mình, điều đó sẽ không bao giờ xảy ra.
Thay vào đó, tốt nhất là bạn nên tự động hóa hoàn toàn việc tổ chức hộp thư đến của mình bằng cách sử dụng các công cụ tốt nhất bên trong và bên ngoài Gmail. Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn năm điều bạn có thể làm ngay bây giờ để tự động hóa hộp thư đến Gmail của mình để bạn không bao giờ phải lo lắng về việc cố gắng tìm kiếm những email quan trọng đó.
5 Mẹo Quản lý Hộp thư đến Gmail
Bạn không cần phải tiếp tục mất kiểm soát như thế này. Tất cả nỗ lực sắp xếp hộp thư đến của bạn thành các thư mục gọn gàng và đẹp mắt sẽ không trở thành công sức lãng phí trong một tháng khi tất cả những thứ đó thay đổi và hệ thống thư mục mới của bạn không có ý nghĩa gì.
Điều tuyệt vời về Gmail là có một số công cụ tự động hóa tuyệt vời có sẵn mà bạn có thể sử dụng để cho phép chính Gmail thực hiện tất cả công việc khó khăn cho bạn.
Sử dụng Bộ lọc &Nhãn để Tự động hóa Tổ chức
Đây là điều mà một số nhà văn ở đây tại MUO đã giảng dạy thường xuyên. Trên thực tế, Craig đã đề cập đến các bộ lọc của Gmail khá tốt vào năm 2011, nhưng ngoài việc lọc và phân loại chỉ một lần, điều quan trọng là phải áp dụng các bộ lọc mỗi khi bạn nhận được một email mới trong hộp thư đến mà không được cung cấp tự động với một trong các nhãn hiện có của bạn.
Hãy sao lưu một chút. Giả sử rằng hộp thư điện tử của bạn trông hơi giống hộp thư của tôi. Một mớ hỗn độn email rác, một vài nhãn cũ mà tôi đã tạo cách đây nhiều năm và một loạt các email quan trọng rải rác khắp nơi. Lưu ý rằng hộp thư đến của tôi đã tăng lên hơn 10.000 email? Thật điên rồ, phải không?
Vì vậy, hãy bắt đầu thực hiện công việc cho Gmail biết phải làm gì với những email đến Hộp thư đến hàng ngày. Bằng cách làm theo các bước mà tôi sẽ trình bày, bạn sẽ nhận thấy số lượng email trong Hộp thư đến của mình bắt đầu giảm vài trăm email cùng một lúc.
Trước tiên, khi bạn thấy một email trong Hộp thư đến của mình không có nhãn, hãy tìm hiểu xem bạn muốn làm gì với nó. Đó có phải là email từ một khách hàng mà bạn có không để trả lời một cách kịp thời? Đó có phải là một cảnh báo của Google với những câu chuyện thú vị mà bạn sẽ muốn đọc khi có thời gian sau này không? Đối với mỗi thư, hãy tạo một tên nhãn áp dụng.
Sau khi bạn đã tạo nhãn mới, hãy mở email đó và sử dụng danh sách thả xuống ở bên phải để chọn " Lọc thư như thế này ". Điều này sẽ tự động tạo quy tắc bắt buộc sẽ xác định email đến đó vào lần tiếp theo khi có email mới - thường sử dụng email của người gửi.
Bạn có thể đặt bất kỳ quy tắc bổ sung nào có ý nghĩa trong trường hợp của mình. Ngoài email người gửi, bạn có thể đảm bảo rằng chỉ một số email nhất định từ người gửi đó - chẳng hạn như những email có dòng tiêu đề nhất định hoặc với những email chứa một số từ nhất định, mới được áp dụng nhãn đó.
Đối với mỗi bộ lọc, bạn cần cho tài khoản Gmail của mình biết cách tự động sắp xếp hoặc quản lý email đến đó. Trong trường hợp này, tôi biết địa chỉ email này là từ một khách hàng cụ thể và rằng những email này rất quan trọng, vì vậy tôi sẽ để Gmail tự động áp dụng một nhãn để tôi có thể trả lời những email đó hàng ngày - bất kể có bao nhiêu lộn xộn thực sự là trong Hộp thư đến của tôi.
Đó là bởi vì bạn có thể chỉ cần nhấp vào nhãn ở bên trái tài khoản Gmail của mình và bạn sẽ chỉ thấy những email đó. Không còn email quan trọng nào bị mất trong đống thư rác và cảnh báo có mức độ ưu tiên thấp.
Tốt hơn nữa, ngoài việc chỉ áp dụng một nhãn, hãy yêu cầu Gmail luôn đánh dấu những nhãn đó là quan trọng (để cờ vàng hiển thị bên cạnh chúng) và nhớ chọn " Cũng áp dụng bộ lọc "để hàng trăm email trong Hộp thư đến của bạn được sắp xếp ngay lập tức chỉ với một cú nhấp chuột.
Nếu bạn nhận được thư rác trong một thời gian dài và quên hủy đăng ký những thư đó, thì bạn có thể có hàng trăm hoặc thậm chí hàng nghìn email lấp đầy hộp thư đến của mình mà hoàn toàn vô dụng. Khi bạn gặp những thứ đó, hãy áp dụng một bộ lọc và thay vì tạo một bộ lọc mới, chỉ cần nhấn vào nút tìm kiếm.
Thao tác này sẽ liệt kê tất cả các email trong hộp thư đến của bạn từ người gửi đó. Bây giờ bạn có thể chọn tất cả và xóa hàng loạt. Xem Hộp thư đến đang phình ra của bạn nhanh chóng thu nhỏ nhanh hơn và nhanh hơn về 0.
Giữ Email Thông tin Ngoài Hộp thư đến của Bạn
Một điều rất phổ biến trong Hộp thư đến của tôi là các cảnh báo liên tục đến hoặc cập nhật trạng thái từ một loạt hệ thống mà tôi đã đăng ký, như Google Alerts cho các cụm từ tìm kiếm nhất định hoặc báo cáo dữ liệu hàng tuần từ Google Analytics hoặc Google Adsense. Bạn thực sự không cần phải mở chúng ra và đọc chúng mọi lúc, nhưng bạn muốn lưu trữ thông tin đó đi.
Để giữ những thứ đó không làm lộn xộn hộp thư đến của bạn, hãy tạo bộ lọc và chọn " Bỏ qua hộp thư đến" và đảm bảo áp dụng nhãn để bạn có thể nhanh chóng tìm thấy những email đó vào một ngày trong tương lai khi bạn có thời gian dành cho chúng.
Bây giờ, bạn đã có trong hộp thư đến của mình một số lượng email đáng kinh ngạc có thể quản lý được - thậm chí có thể bằng không!
Tuy nhiên, chúng tôi chưa thực hiện xong việc tự động hóa hộp thư đến đó. Thực tế là vẫn còn nhiều việc bạn có thể làm để tự động sắp xếp và lưu trữ thông tin quan trọng mà không cần phải tự mình thực hiện.
Tệp đính kèm Tự động
Aaron lần đầu tiên đề cập đến Attachments.me vào năm ngoái và theo tôi đây hoàn toàn là phương pháp thông minh nhất để kiểm soát tốt kích thước hộp Gmail của bạn.
Nếu bạn nhận được các báo cáo hoặc dữ liệu thường xuyên từ những người làm việc cho bạn, thì rất có thể là họ luôn sử dụng cùng một chủ đề khi gửi cho bạn những báo cáo đó (có thể vì họ cũng đã tự động hóa hệ thống của mình). Bạn có thể kết nối dịch vụ Attachments.me với tài khoản Gmail của mình để nó có thể tự động tải các tệp đính kèm đó xuống tài khoản lưu trữ đám mây yêu thích của bạn - như Dropbox, Box, Google Drive hoặc SkyDrive.
Khi bạn đã đăng ký dịch vụ, nó sẽ hiển thị ở bên phải tài khoản Gmail của bạn bất cứ khi nào bạn mở email có tệp đính kèm. Bạn có thể chỉ cần nhấp vào " Gửi tới đám mây của bạn "để gửi tệp đính kèm đó vào hộp lưu trữ trực tuyến yêu thích của bạn mà không cần phải tốn thời gian tải tệp xuống PC của bạn.
Điều này giúp tiết kiệm thời gian, nhưng nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian hơn nữa, hãy tự động hóa quy trình! Bạn sẽ thấy biểu tượng kẹp giấy ở đầu màn hình Gmail của mình. Nhấp vào nó và chọn " Quy tắc nộp hồ sơ tự động ".
Bây giờ bạn có thể tạo một cái gì đó tương tự như bộ lọc Gmail mà bạn đã áp dụng cho đến thời điểm này. Ví dụ:tôi nhận được báo cáo Adsense hàng tuần từ một khách hàng, vì vậy tôi đã tạo một thư mục cho Adsense_Files trong tài khoản DropBox của mình và tại đây, tôi đã thiết lập một quy tắc để tìm kiếm email từ Adsense, với dòng tiêu đề từ khách hàng đó.
Bây giờ, khi Attachement.me thấy một email đến phù hợp với các quy tắc đó, nó sẽ tự động tải tệp lên tài khoản lưu trữ Đám mây của bạn. Điều đó có nghĩa là bạn không phải làm bất cứ việc gì - bạn có thể yên tâm rằng khi truy cập thư mục đó trong tài khoản lưu trữ trực tuyến của mình, bạn sẽ luôn có các tệp mới nhất ở đó.
Về cơ bản, điều này chuyển đổi tài khoản Gmail của bạn thành một trợ lý tự động nhận thông tin và sắp xếp tất cả thông tin cho bạn. Nó giống như có một thư ký riêng, ngoại trừ việc bạn không phải trả trợ cấp.
Tệp Email Đến Khi Nhiệm vụ
Một trong những điều thú vị nhất mà Google có thể làm là thêm khả năng thêm bộ lọc trong Gmail để tự động tạo Google Task. Rất tiếc, tính năng đó chưa khả dụng, nhưng ít nhất bạn có thể yêu cầu tài khoản Gmail của mình sắp xếp một số email đến làm nhiệm vụ mà bạn cần thêm vào danh sách của mình theo cách thủ công.
Ví dụ:tôi nhận được thư thoại và email biểu mẫu liên hệ từ độc giả tại TopSecretWriters mà tôi cần thỉnh thoảng trả lời. Không phải lúc nào tôi cũng có thời gian trả lời khi nhận được, nhưng tôi muốn trả lời sau.
Để thực hiện việc này, tôi chỉ cần tạo một bộ lọc cho những email đó như được hiển thị ở đầu bài viết này, sau đó tạo một nhãn mới cho nó và lồng nhãn đó bên dưới một nhãn chính mà tôi đã tạo có tên là " TASKS_TO_ADD ".
Sử dụng phương pháp này làm cho tài khoản Gmail của bạn tự động lưu trữ các loại email đến mà bạn biết rằng sẽ có các tác vụ được liên kết với chúng, bên dưới nhãn đó trong thanh điều hướng của bạn.
Hàng ngày hoặc bất cứ khi nào bạn muốn, bạn có thể truy cập vào các thư mục đó, xem email và nếu bạn cho rằng email đảm bảo bạn phải thực hiện thêm một hành động nào đó, chỉ cần nhấp vào nút " Thêm "thả xuống bị mất ở đầu tài khoản gmail của bạn và nhấp vào" Thêm vào Công việc ".
Thao tác này sẽ tự động gửi qua email đó dưới dạng "nhiệm vụ" trong tài khoản Google Tasks của bạn.
Một lần nữa, nếu bạn tự động lưu trữ email và xóa nó khỏi Hộp thư đến của mình, những loại email đó không phải làm lộn xộn hộp thư đến của bạn, nhưng bạn biết rằng bạn sẽ không bỏ lỡ chúng vì thói quen quản lý "việc cần làm" hàng ngày của bạn các mục trong tài khoản email của bạn.
Sử dụng câu trả lời soạn trước để thực hiện công việc của Grunt
Mẹo cuối cùng về cách sử dụng tính năng tự động hóa của Gmail để giảm khối lượng công việc của bạn là thông qua các câu trả lời soạn trước tự động.
Trong trường hợp của tôi, tôi muốn Gmail gửi phản hồi soạn trước mỗi khi tôi nhận được email từ biểu mẫu liên hệ Nhà văn tối mật của mình. Chỉ cần tạo bộ lọc cho những email đó và chọn " Gửi phản hồi soạn trước ".
Tất nhiên, bạn sẽ phải tạo một câu trả lời soạn sẵn để sử dụng, nhưng bạn có thể học cách làm điều đó trong bài báo mà Yaara đã viết gần đây về chủ đề này.
Sau khi thiết lập tất cả tính năng tự động này trong tài khoản Gmail của mình, bạn sẽ không phải lo lắng nhiều về việc chủ động quản lý Hộp thư đến của mình theo cách thủ công. Không có cách nào tốt hơn để giành lại quyền kiểm soát Hộp thư đến của bạn hơn là tự động hóa tất cả các tác vụ có thể tiêu tốn rất nhiều thời gian của bạn mỗi ngày.
Bạn có biết bất kỳ thủ thuật tự động hóa Gmail thú vị nào khác để kiểm soát hộp thư đến Gmail của bạn không? Chia sẻ mẹo và thủ thuật của riêng bạn trong phần bình luận bên dưới.