Mọi người都知道, ngày nay, rất khó để tồn tại hoặc quản lý công việc mà không có email. Thực tế, hầu hết mọi người có hai hoặc ba email để quản lý, vì vậy nếu không nắm vững quản lý email, hộp thư bận rộn đó có thể mất kiểm soát rất nhanh.
Tôi biết, bạn đang tự hỏi có thực sự cần một bài viết khác về quản lý email không? Tôi muốn nói, chỉ trong năm 2012 một mình, chúng tôi đã có rất nhiều bài, như bài của Tina về quản lý dự án email nhiều trong Gmail, và bài của cô ấy về nhập và quản lý nhiều tài khoản. Yaara đã viết về tính năng Compose mới của Gmail, Aaron thảo luận cách làm email nổi bật trong hộp thư rối của người khác, và gần đây Yaara đã viết về canned responses. Chúng ta chưa xong à?
Thực tế là một trong những vấn đề phổ biến nhất mà mọi người gặp phải là dù đã nỗ lực hết sức, dù có những plugin tuyệt vời nhất và thư mục sáng tạo để chứa email, hộp thư đến (Inbox) cuối cùng vẫn lại bị rối rắm.
Lý do là vì không matter bạn cố gắng tổ chức hộp thư đến đến đâu, nếu bạn giữ hệ thống trên cơ sở thủ công – nếu bạn phụ thuộc vào bản thân để nhớ dành thời gian vào quản lý hộp thư thỉnh thoảng, nó sẽ không bao giờ xảy ra.
Thay vào đó, tốt nhất là tự động hóa hoàn toàn việc tổ chức hộp thư đến bằng cách sử dụng các công cụ tốt nhất bên trong và bên ngoài Gmail. Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn năm điều bạn có thể làm ngay bây giờ để tự động hóa hộp thư Gmail để bạn không bao giờ phải lo lắng về việc mò mẫm trong rối rắm để tìm những email quan trọng.
5 Mẹo Quản Lý Hộp Thư Gmail
Bạn không phải tiếp tục mất kiểm soát như vậy. Toàn bộ nỗ lực tổ chức hộp thư đến thành các thư mục gọn gàng không phải trở thành nỗ lực vô nghĩa sau một tháng khi mọi thứ thay đổi, và hệ thống thư mục mới của bạn không còn có ý nghĩa.
Điều tuyệt vời về Gmail là có một số công cụ tự động hóa tuyệt vời có sẵn mà bạn có thể tận dụng để để Gmail tự làm tất cả công việc khó khăn cho bạn.
Sử Dụng Bộ Lọc & Nhãn Để Tự Động Hóa Tổ Chức
Đây là điều nhiều tác giả tại MUO đã truyền cảm hứng thường xuyên. Thực tế, Craig đã viết khá tốt về bộ lọc Gmail năm 2011, nhưng bên cạnh việc lọc và sắp xếp chỉ một lần, điều quan trọng là áp dụng bộ lọc mỗi lần bạn nhận được email mới trong hộp thư đến mà chưa được tự động gắn một trong nhãn hiện có của bạn.
Hãy lùi lại một chút. Giả sử hộp thư của bạn trông hơi giống của tôi. Một hỗn độn email rác, một vài nhãn cũ tôi tạo nhiều năm trước, và một đám email quan trọng rải rác khắp nơi. Chú ý hộp thư của tôi đã phát triển lên hơn 10.000 email? Điên rồ, phải không?
Vậy, hãy bắt đầu công việc nói cho Gmail biết làm gì với những email đến hàng ngày. Bằng cách làm theo các bước tôi sẽ đề cập, bạn sẽ thấy số lượng email trong hộp thư bắt đầu giảm đi vài trăm email mỗi lần.
Đầu tiên, khi bạn thấy email trong hộp thư đến không có nhãn, hãy xác định bạn muốn làm gì với nó. Chúng có phải email từ khách hàng mà bạn phải phản hồi kịp thời? Có phải là Google Alert với những câu chuyện thú vị bạn muốn đọc khi rảnh sau? Với mỗi tin nhắn, hãy tạo một tên nhãn phù hợp.
Khi đã tạo nhãn mới, hãy mở email đó và dùng danh sách thả xuống bên phải để chọn "Filter messages like this" (Lọc tin nhắn như thế này). Điều này sẽ tự động tạo quy tắc cần thiết để nhận diện email đến lần sau – thường dùng địa chỉ email người gửi.
Bạn có thể đặt các quy tắc bổ sung phù hợp với trường hợp của bạn. Bên cạnh email người gửi, bạn có thể đảm bảo chỉ những email cụ thể từ người gửi đó – như những email có tiêu đề nhất định hoặc chứa từ khóa nhất định – được gắn nhãn đó.
Với mỗi bộ lọc, bạn cần nói cho tài khoản Gmail biết cách tự động tổ chức hoặc quản lý email đến đó. Trong trường hợp này, tôi biết địa chỉ email này từ một khách hàng cụ thể, và những email này rất quan trọng, nên tôi sẽ cho Gmail tự động gắn nhãn nơi tôi có thể vào trả lời những email đó hàng ngày – không matter thực tế hộp thư đến có thực sự rối rắm đến đâu.
Đó là vì bạn chỉ cần nhấn vào nhãn bên trái tài khoản Gmail và bạn sẽ chỉ thấy những email đó. Không còn email quan trọng bị lạc trong đống thư rác và cảnh báo ưu tiên thấp.
Thậm chí tốt hơn, bên cạnh chỉ gắn nhãn, hãy nói cho Gmail luôn đánh dấu những email đó là quan trọng (để cờ vàng xuất hiện bên cạnh), và nhớ tích chọn "Also apply filter" (Cũng áp dụng bộ lọc) để hàng trăm email lấp đầy hộp thư đến được tổ chức ngay lập tức bằng một cú nhấp chuột.
Nếu bạn đã nhận thư rác lâu năm và quên hủy đăng ký, thì có thể bạn có hàng trăm hoặc hàng nghìn email lấp đầy hộp thư đến hoàn toàn vô ích. Khi bạn gặp những email đó, hãy áp dụng bộ lọc và thay vì tạo bộ lọc mới, chỉ cần nhấn nút tìm kiếm.
Điều này sẽ liệt kê tất cả email trong hộp thư đến từ người gửi đó. Bây giờ bạn có thể chọn tất cả và xóa hàng loạt. Xem hộp thư đến phình to của bạn nhanh chóng thu nhỏ về phía không.
Giữ Email Thông Tin Ngoài Hộp Thư Đến
Một điều rất phổ biến trong hộp thư của tôi là cảnh báo hoặc cập nhật trạng thái liên tục từ một đám hệ thống tôi đã đăng ký, như Google Alerts cho từ khóa tìm kiếm cụ thể, hoặc báo cáo dữ liệu hàng tuần từ Google Analytics hoặc Google Adsense. Bạn thực sự không phải mở và đọc tất cả chúng thường xuyên, nhưng bạn muốn lưu trữ thông tin đó lại.
Để giữ những email đó không làm rối hộp thư đến, hãy tạo một bộ lọc và chọn "Skip the Inbox" (Bỏ qua hộp thư đến), và đảm bảo gắn nhãn để bạn có thể tìm những email đó nhanh chóng vào một ngày sau khi bạn có thời gian dành cho chúng.
Lúc này, bạn nên đã có hộp thư đến ở một con số dễ quản lý tuyệt vời – có thể thậm chí là zero!
Tuy nhiên, chúng ta chưa xong tự động hóa hộp thư đó. Thực tế là vẫn còn nhiều thứ bạn có thể làm để tự động sắp xếp và lưu trữ thông tin quan trọng mà không bao giờ phải tự làm nó.
Lưu Tệp Đính Kèm Tự Động
Aaron đã viết về Attachments.me năm ngoái, và theo ý kiến của tôi, đó là phương pháp thông minh nhất để giữ kích thước hộp thư Gmail dưới kiểm soát tốt.
Nếu bạn nhận báo cáo hoặc dữ liệu định kỳ từ người làm việc cho bạn, có khả năng cao họ luôn dùng cùng chủ đề khi gửi báo cáo đó (có lẽ vì họ cũng đã tự động hóa hệ thống của họ). Bạn có thể kết nối dịch vụ Attachments.me với tài khoản Gmail để nó tự động tải xuống những tệp đính kèm đó vào tài khoản lưu trữ đám mây yêu thích – như Dropbox, Box, Google Drive hoặc SkyDrive.
Khi bạn đã đăng ký dịch vụ, nó sẽ hiện ở bên phải tài khoản Gmail bất cứ khi nào bạn mở email có tệp đính kèm. Bạn chỉ cần nhấn "Send to your Cloud" (Gửi lên đám mây) để gửi tệp đính kèm đó đến hộp lưu trữ trực tuyến yêu thích, không cần tốn thời gian tải xuống máy tính.
Điều này tiết kiệm thời gian, nhưng nếu bạn muốn tiết kiệm hơn nữa, hãy tự động hóa quy trình! Bạn sẽ thấy biểu tượng kẹp giấy ở đầu màn hình Gmail. Nhấn vào và chọn "Automatic Filing Rules" (Quy tắc lưu tự động).
Bây giờ bạn có thể tạo điều gì đó tương tự bộ lọc Gmail bạn đã áp dụng cho đến nay. Ví dụ, tôi nhận báo cáo Adsense hàng tuần từ một khách hàng, nên tôi đã tạo thư mục Adsense_Files trong DropBox, và ở đây tôi thiết lập quy tắc tìm email từ Adsense, với dòng chủ đề từ khách hàng đó.
Bây giờ, khi Attachment.me thấy email đến khớp với những quy tắc đó, nó sẽ tự động tải tệp lên tài khoản lưu trữ đám mây của bạn. Nghĩa là bạn không phải làm bất cứ điều gì – bạn chỉ cần yên tâm rằng khi bạn vào thư mục đó trong tài khoản lưu trữ trực tuyến, bạn sẽ luôn có các tệp mới nhất.
Về cơ bản, điều này biến tài khoản Gmail của bạn thành một trợ lý tự động nhận thông tin và sắp xếp tất cả thông tin cho bạn. Giống như có một thư ký riêng, trừ việc bạn không phải trả lương hay phúc lợi.
Lưu Email Đến Như Nhiệm Vụ (Tasks)
Một trong những điều tuyệt vời nhất Google có thể làm là thêm khả năng tạo bộ lọc trong Gmail tự động tạo Google Task. Rất tiếc, tính năng đó chưa có, nhưng bạn ít nhất có thể để tài khoản Gmail sắp xếp những email đến nhất định như những nhiệm vụ bạn cần thêm thủ công vào danh sách.
Ví dụ, tôi nhận thư thoại (voicemail) và email biểu mẫu liên hệ từ độc giả tại TopSecretWriters mà tôi cần thỉnh thoảng trả lời. Tôi không luôn có thời gian trả lời khi nhận được, nhưng tôi muốn trả lời sau.
Để làm điều này, tôi chỉ tạo một bộ lọc cho những email như đã chỉ ở đầu bài, sau đó tạo một nhãn mới cho nó, và lồng nhãn đó dưới một nhãn chính (master label) tôi tạo tên là "TASKS_TO_ADD".
Cách tiếp cận này làm cho tài khoản Gmail tự động lưu những loại email đến mà bạn biết sẽ có nhiệm vụ đi kèm, dưới nhãn đó trong thanh điều hướng.
Hàng ngày, hoặc bất cứ khi nào bạn muốn, bạn có thể vào những thư mục đó, xem email, và nếu bạn nghĩ email đó đáng có hành động thêm từ bạn, chỉ cần nhấn vào menu thả xuống "More" (Thêm) ở đầu tài khoản Gmail và nhấn "Add to Tasks" (Thêm vào Nhiệm vụ).
Điều này tự động gửi email đó như một "nhiệm vụ" trong tài khoản Google Tasks của bạn.
Lại nữa, nếu bạn tự động lưu trữ email và loại bỏ nó khỏi hộp thư đến, những loại email đó không phải làm rối hộp thư đến, nhưng bạn biết bạn sẽ không bỏ lỡ chúng nhờ thói quen hàng ngày quản lý các mục "cần làm" trong tài khoản email.
Sử Dụng Canned Responses Làm Việc "Nặng Nhọc"
Mẹo cuối cùng về cách dùng tự động hóa Gmail để giảm tải công việc là qua canned responses (phản hồi có sẵn) tự động.
Trong trường hợp của tôi, tôi muốn Gmail gửi một canned response mỗi khi nhận email từ biểu mẫu liên hệ Top Secret Writers. Chỉ cần tạo bộ lọc cho những email đó, và chọn "Send Canned Response" (Gửi phản hồi có sẵn).
Tất nhiên, bạn sẽ phải đã tạo một canned response để dùng, nhưng bạn có thể học cách làm trong bài viết Yaara gần đây viết về chủ đề này.
Khi bạn thiết lập xong tất cả tự động hóa này trong tài khoản Gmail, bạn sẽ không phải lo lắng nhiều về việc chủ động quản lý hộp thư đến thủ công. Không có cách tốt hơn để lấy lại kiểm soát hộp thư đến hơn tự động hóa tất cả những nhiệm vụ có thể tiêu tốn nhiều thời gian của bạn mỗi ngày.
Bạn có biết thủ thuật tự động hóa Gmail tuyệt vời nào khác để kiểm soát hộp thư Gmail? Chia sẻ mẹo và thủ thuật của bạn trong phần bình luận bên dưới.