Ngày nay, bạn có thể dành nhiều thời gian trong hộp thư đến email để theo kịp công việc, học tập, thậm chí đơn hàng mua sắm trực tuyến. Điều đó có thể làm hộp thư trở nên lộn xộn, khiến quản lý email quan trọng hơn bao giờ hết.
Nếu bạn chưa dùng, ứng dụng Microsoft Outlook (kèm trong Microsoft 365) là cách tuyệt vời để quản lý email trên Windows 10. Với nó, bạn có thể tổ chức email vào thư mục, tạo cuộc họp Teams, và hơn thế nữa. Đó là lý do trong bài viết Microsoft 365 mới nhất, chúng tôi sẽ giải thích một số thực hành tốt nhất cho Outlook trên Windows.
Sử dụng thư mục
Trước hết, bạn sẽ muốn tổ chức email vào thư mục trong Outlook. Điều này có vẻ hiển nhiên, nhưng nó thực sự giúp dọn dẹp hộp thư và tổ chức bản thân. Việc này khá dễ dàng. Mở Outlook, vào hộp thư và danh sách tin nhắn. Sau đó, chuột phải vào Hộp thư đến (Inbox) và chọn Thư mục mới (New Folder).
Khi đã tạo xong, quay lại hộp thư, chuột phải vào một tin nhắn, rồi chọn thư mục bạn vừa tạo. Bạn có thể tạo thư mục ở hầu hết các vị trí trong Outlook, bao gồm thư mục Mục đã xóa (Deleted Items), nơi chứa các mục đã xóa. Việc này giúp dễ dàng tìm lại tin nhắn bạn có thể quên. Và, bất kỳ thư mục nào bạn tạo trong ứng dụng Outlook Desktop cũng sẽ đồng bộ với Outlook trên web và Outlook trên điện thoại, cho bạn cách tổ chức email tuyệt vời bất kể ở đâu.
Sử dụng bộ lọc và danh mục
Nếu thư mục không hiệu quả và hộp thư vẫn lộn xộn, Outlook trên Windows 10 có thêm các điều khiển khác bạn có thể tận dụng: danh mục (categories) và bộ lọc (filters).
Danh mục giống như thư mục, nhưng thay vì di chuyển email vào không gian riêng, mỗi email được phân loại sẽ nhận một mã màu khi vẫn ở trong hộp thư. Mặc định có vài danh mục: Xanh dương, Xanh lá, Đỏ, Vàng, Tím. Khi chuột phải email để phân loại lần đầu, bạn sẽ có tùy chọn đặt tên danh mục, thậm chí gán phím tắt. Sau khi phân loại, vào tab Trang chủ (Home) và chọn biểu tượng vuông 4 màu để hiển thị biểu tượng danh mục trên email. Bạn sẽ thấy màu danh mục cụ thể xuất hiện trên ngày.
Ngoài danh mục, còn có tùy chọn bộ lọc trong Outlook. Tùy chọn này hiển thị ở tab Trang chủ dưới dạng biểu tượng tam giác bên phải màn hình, cho phép lọc tin nhắn theo: chưa đọc, có đính kèm, theo tuần, theo danh mục, thậm chí ai được CC. Điều này khiến tìm email dễ dàng hơn bao giờ hết!
Sử dụng Teams với Outlook
Microsoft Teams đi kèm với Outlook, và Outlook đi kèm với Teams. Nhưng bạn có biết có thể tạo cuộc họp Teams trực tiếp từ Outlook? Thay vì tạo cuộc họp thủ công trong ứng dụng Teams, bạn cũng có thể làm trong chính Outlook — nơi bạn thường phải vào để gửi link mời qua email.
Chúng tôi đã giải thích cách làm này trước đây, nhưng sẽ tóm tắt lại. Việc này khá dễ dàng. Mở Outlook, chuyển sang tài khoản bạn muốn tạo cuộc họp. Sau đó, vào tab trên cùng, chọn Trang chủ (Home). Sẽ có mũi tên thả xuống bên cạnh Email mới (New Email). Nhấp vào đó, sẽ có tùy chọn Cuộc họp Teams (Teams Meeting). Cửa sổ cuộc họp mới hiện ra, điền thông tin cần thiết. Khi xong, nhấp Gửi (Send). Chỉ vậy thôi, tạo cuộc họp Teams trong Outlook dễ dàng như vậy!
Chặn thư rác và spam
Email rác nguy hiểm. Không chỉ làm bẩn hộp thư, đôi khi link trong chúng có thể hại PC nếu bạn bấm nhầm. Đó là lý do bạn có thể chặn thư rác trong Outlook bằng cách chặn người gửi cụ thể. Thông thường bộ lọc spam của Outlook đã làm tốt việc này, nhưng nếu bạn liên tục nhận thư không mong muốn, có thể dùng ứng dụng Outlook trên Windows 10 để chặn tin nhắn từ người gửi cụ thể.
Để chặn tin nhắn, vào tab Trang chủ (Home), rồi Tùy chọn thư rác (Junk email options). Cửa sổ mới hiện ra, cho phép chọn người gửi và email từ quốc gia nào bạn muốn đánh dấu là spam. Từ đây, bạn cũng có thể thay đổi mức độ bảo vệ.
Có các mức: Thấp, Cao, và Chỉ danh sách an toàn. Thấp phù hợp nếu ít nhận thư rác. Cao cho nhiều thư rác. Danh sách an toàn là hạn chế nhất. Microsoft giải thích chi tiết từng mức trên trang hỗ trợ này.
Chúng tôi còn nhiều hướng dẫn khác!
Các thực hành tốt nhất cho email với Outlook mới chỉ là khởi đầu. Chúng tôi cũng đã giải thích một số thủ thuật yêu thích cho ứng dụng Outlook, bao gồm phím tắt và sao lưu email. Và chia sẻ mẹo để tận dụng tối đa Outlook trên web. Tất cả là một phần trong báo đạo Microsoft 365 của chúng tôi — khám phá để tìm thêm hướng dẫn, bài hướng dẫn, tin tức và hơn thế nữa.