Những ngày này, bạn có thể dành nhiều thời gian trong hộp thư đến của mình để bắt kịp trường học, công việc và thậm chí là tất cả những đơn đặt hàng mua sắm trực tuyến đó. Điều đó có thể có nghĩa là hộp thư đến của bạn là một mớ hỗn độn, điều đó có nghĩa là quản lý email của bạn còn quan trọng hơn.
Chà, nếu bạn chưa sử dụng nó, ứng dụng Microsoft Outlook, được bao gồm như một phần của Microsoft 365, là một cách tuyệt vời để quản lý email của bạn trên Windows 10. Với ứng dụng này, bạn có thể sắp xếp email vào các thư mục, tạo các cuộc họp Nhóm, và nhiều hơn nữa. Đó là lý do tại sao trong phần Microsoft 365 mới nhất của chúng tôi, chúng tôi sẽ giải thích một số phương pháp hay nhất dành cho Outlook trên Windows.
Sử dụng các thư mục
Điều đầu tiên, bạn sẽ muốn sắp xếp các email của mình thành các thư mục trong Outlook. Đây có vẻ là một trong những điều hiển nhiên phải làm, nhưng nó thực sự sẽ giúp dọn dẹp hộp thư đến của bạn và sắp xếp lại bản thân. Làm điều này là khá dễ dàng. Trước tiên, bạn sẽ muốn mở Outlook và truy cập hộp thư đến và danh sách thư của mình. Sau đó, từ đó, nhấp chuột phải vào Hộp thư đến và chọn Thư mục mới .
Sau khi làm điều đó, bạn có thể quay lại hộp thư đến của mình, bấm chuột phải vào thư, rồi chọn thư mục bạn đã tạo. Bạn có thể tạo thư mục ở hầu hết các vị trí trong Outlook, bao gồm cả Các mục đã xóa thư mục, nơi các mục đã xóa đi. Làm điều này giúp bạn dễ dàng tìm thấy các thư mà cuối cùng bạn có thể quên. Và, bất kỳ thư mục nào bạn tạo trong ứng dụng Outlook Desktop cũng sẽ đồng bộ hóa với Outlook trên web và Outlook trên điện thoại của bạn, mang đến cho bạn một cách tuyệt vời để sắp xếp email, bất kể bạn ở đâu.
Sử dụng bộ lọc và danh mục
Nếu các thư mục không hoạt động với bạn và hộp thư đến của bạn vẫn còn lộn xộn, thì có một số điều khiển bổ sung trong ứng dụng Outlook dành cho Windows 10 mà bạn có thể sử dụng để có lợi cho mình. Chúng bao gồm các danh mục và bộ lọc.
Các danh mục rất giống các thư mục, nhưng thay vì di chuyển email vào không gian riêng của chúng, mỗi email bạn phân loại sẽ nhận được một mã màu khi nó nằm trong hộp thư đến của bạn. Theo mặc định, có một số danh mục. Danh sách bao gồm Xanh lam, Xanh lục, Đỏ, Vàng và Tím. Khi bạn nhấp chuột phải vào một email để phân loại nó lần đầu tiên, bạn sẽ nhận được tùy chọn đặt tên cho danh mục và thậm chí chỉ định một phím tắt. Sau khi phân loại các email của mình, bạn có thể truy cập vào Trang chủ và chọn biểu tượng hình vuông bốn màu để hiển thị biểu tượng danh mục trên email. Bạn sẽ thấy danh mục màu cụ thể xuất hiện phía trên ngày.
Ngoài các danh mục, cũng có tùy chọn bộ lọc trong Outlook. Với tùy chọn này, sẽ hiển thị trong Trang chủ dưới dạng hình tam giác ở bên phải màn hình, bạn có thể lọc tin nhắn của mình theo chưa đọc, tin nhắn có tệp đính kèm, theo tuần, danh mục và thậm chí cả những người đã được CC trên đó. Điều này giúp việc tìm kiếm email của bạn dễ dàng hơn rất nhiều!
Sử dụng Nhóm với Outlook
Microsoft Teams đi cùng với Outlook và Outlook đi cùng với Teams. Tuy nhiên, bạn có biết rằng bạn có thể tạo các cuộc họp Nhóm trực tiếp từ Outlook không? Thay vì tạo cuộc họp theo cách thủ công trong ứng dụng Microsoft Teams, bạn cũng có thể tạo cuộc họp thông qua chính Outlook. Đây là nơi bạn thường phải gửi liên kết qua email.
Trước đây chúng tôi đã giải thích cách bạn có thể làm điều này, nhưng chúng tôi sẽ tóm tắt lại. Một lần nữa, nó khá dễ dàng. Trước tiên, hãy mở Outlook và chuyển sang tài khoản mà bạn muốn tham gia cuộc họp này. Sau đó, chuyển đến tab trên cùng và chọn Trang chủ . Sẽ có một mũi tên thả xuống bên cạnh Email mới . Khi bạn nhấp vào đây, chúng sẽ là một tùy chọn cho Họp nhóm . Một cửa sổ cuộc họp mới sẽ xuất hiện và sau đó bạn có thể điền vào các trường thông tin nếu cần. Khi hoàn tất, bạn có thể nhấp vào Gửi . Như vậy, việc tạo cuộc họp Nhóm trong Outlook thật dễ dàng!
Chặn spam và rác
Email rác rất nguy hiểm. Nó không chỉ gây ô nhiễm hộp thư đến của bạn mà đôi khi các liên kết trong đó có thể gây hại cho PC của bạn nếu bạn vô tình nhấp vào. Đó là lý do tại sao bạn có thể chặn rác trong Outlook bằng cách nhấp vào người gửi cụ thể. Thông thường, các bộ lọc thư rác và thư rác của Outlook sẽ thực hiện công việc này, nhưng nếu bạn liên tục nhận được các thư không mong muốn, bạn có thể sử dụng ứng dụng Outlook trong Windows 10 để chặn thư từ một người gửi cụ thể.
Để chặn tin nhắn, bạn có thể đi tới Trang chủ , theo sau là Tùy chọn email rác . Sau đó, bạn sẽ nhận được một cửa sổ mới, cho phép bạn chọn người gửi và email từ quốc gia nào bạn muốn xác định là spam. Từ đây, bạn cũng có thể thay đổi mức độ bảo vệ của mình.
Có nhiều cấp độ khác nhau, chỉ từ danh sách thấp, cao và an toàn. Thấp thường là tốt nhất nếu bạn không nhận được nhiều tin nhắn rác. Cao là nếu bạn nhận được nhiều rác. Và danh sách an toàn là hạn chế nhất. Microsoft giải thích chuyên sâu từng điều này trên trang hỗ trợ này.
Chúng tôi có nhiều hướng dẫn hơn!
Các phương pháp hay nhất của chúng tôi để gửi email bằng Outlook chỉ là bước khởi đầu. Chúng tôi cũng đã giải thích một số thủ thuật yêu thích của chúng tôi cho ứng dụng Outlook, bao gồm các phím tắt và sao lưu email. Và, chúng tôi cũng đã chia sẻ một số mẹo và thủ thuật để tận dụng tối đa Outlook trên web. Tất cả là một phần trong phạm vi bảo hiểm Microsoft 365 của chúng tôi, mà bạn có thể khám phá tại đây để tìm thêm hướng dẫn, cách thực hiện, bài báo tin tức và nhiều hơn nữa.