Nếu hộp thư của bạn hỗn loạn, có nhiều cách quản lý qua Outlook. Mặc dù đã thảo luận dùng thư mục, bộ lọc, danh mục, những thay đổi sau khi email đến. Nếu thực sự muốn hộp thư sạch, thiết lập Quy tắc (Rules) trong ứng dụng Outlook Windows 10 để tự động di chuyển, gắn cờ, phản hồi email. Đây là cách.
Tạo quy tắc từ một tin nhắn
Một cách dễ tạo quy tắc trong Outlook là qua tin nhắn. Bắt đầu chuột phải tin nhắn, chọn Quy tắc (Rules), chọn Tạo quy tắc (Create Rule). Có điều kiện chọn, cũng tìm thêm bằng Tùy chọn nâng cao (Advanced Options). Ví dụ mặc định, cấu hình Outlook di chuyển tin nhắn tiêu đề/người gửi đó đến thư mục, tích ô Chủ đề chứa (Subject contains), và Di chuyển mục đến thư mục (Move the item to a folder).
Nhiều quy tắc chúng tôi giải thích phần sau. Khi hài lòng, chọn một. Nhấp OK. Sau đó, chọn dùng quy tắc ngay. Tích ô Chạy quy tắc mới này trên tin nhắn đã có trong thư mục hiện tại (Run this new rule now on messages already in the current folder), chọn OK. Tin nhắn sẽ chuyển đến thư mục chọn.
Tạo quy tắc từ mẫu
Ngoài tạo từ tin nhắn, bạn tạo quy tắc từ mẫu. Làm bằng chọn menu Tệp (File) rồi Quản lý Quy tắc & Cảnh báo (Manage Rules & Alerts). Nhấp Quy tắc mới (New Rule). Chọn mẫu. Có nhiều mẫu giữ tổ chức, cập nhật. Thậm chí mẫu từ đầu (from scratch).
Mẫu Giữ tổ chức (Staying Organized) giúp di chuyển tin nhắn, gắn cờ. Mẫu Cập nhật (Staying Up to Date) giúp hiển thị thư từ ai đó trong cửa sổ cảnh báo, phát âm thanh, gửi cảnh báo điện thoại.
Ví dụ này, chọn Gắn cờ tin nhắn từ ai đó để theo dõi (Flag messages from someone for follow-up). Nhấp mẫu, chỉnh mô tả nhấp giá trị gạch dưới, thay đổi, nhấp OK. Sau đó, chọn Tiếp (Next), chọn điều kiện, thêm thông tin liên quan, nhấp Tiếp. Hoàn tất đặt tên, xem lại, chọn Hoàn tất (Finish).
Ghi chú về quy tắc
Có hai loại quy tắc trong Outlook. Loại đầu tiên dựa trên máy chủ (server-based), thứ hai chỉ khách (client-only). Quy tắc máy chủ chạy trên hộp thư máy chủ khi Outlook không chạy. Áp dụng tin nhắn đến hộp thư đến trước, quy tắc không chạy cho đến qua máy chủ. Quy tắc chỉ khách chạy chỉ trên máy tính. Chạy trong Outlook thay vì máy chủ, chỉ chạy khi Outlook chạy. Tìm hiểu thêm sự khác biệt trang hỗ trợ Microsoft.