Email có chiếm quá nhiều thời gian không? Có cách tốt hơn tổ chức và dàn dẹp hộp thư đến để bạn có thêm năng lượng và không gian cho việc khác.
Gmail là dịch vụ email lớn nhất thế giới hiện nay, đó là lý do hầu hết phương pháp và ứng dụng trong bài tập trung vào người dùng Gmail. Tuy nhiên, các thủ thuật ở đây dễ dàng áp dụng cho ứng dụng email khác, và hầu hết công cụ đều có hướng dẫn trên trang web.
1. Bạn Và Hộp Thư Đến (Web): 4 Chiến Lược Quản Lý
Mọi người có chiêu bài riêng để kiểm soát hộp thư đến. Tạp chí Forge bắt đầu loạt bài hiểu sâu "Bạn Vs Hộp Thư Đến" làm nổi bật những chiến lược tốt nhất. Hiện có bốn bài với ý tưởng khác nhau về giải quyết quá tải hộp thư. Hãy đọc tất cả, chúng cung cấp góc nhìn khác nhau về đối phó email.
Một bài nói về bí mật là gửi email tốt hơn. Nếu soạn thư làm rõ phản hồi mong đợi, sẽ ít nhầm lẫn và tin nhắn mơ hồ quay lại ít hơn. Bài khác nói về kiểm tra email theo phiên, và gán mục đích cho mỗi phiên.
Hệ thống quản lý email thứ ba về phân loại hộp thư đến bằng nhãn, làm cho việc sắp xếp và lọc tin nhắn dễ dàng hơn. Và cuối cùng, một chiến lược nói về việc Inbox Zero không quan trọng, với một lời khuyên hay nhất: "Quan trọng nhớ rằng chính email không phải là công việc."
2. Instaclean (Android, iOS): Tìm Người Gửi Và Đăng Ký Bạn Không Mở
Instaclean là một trong những ứng dụng miễn phí tốt nhất quản lý hộp thư đến. Nó cho phép xóa và chặn bản tin không mong muốn. Và nó chỉ ra người gửi làm tắc nghẽn hộp thư khi bạn thậm chí không đọc tin của họ.
Tính năng Xóa Hàng Loạt sắp xếp email theo người gửi, cho thấy bao nhiêu tin của họ trong hộp thư và bao nhiêu bạn đã mở. Nếu ai đó gửi nhiều email mà bạn mở 0-1%, bạn có thể muốn chặn người gửi đó và xóa tất cả tin còn lại. Email có thể sắp xếp theo người gửi hoặc kích thước.
Ứng dụng cũng tìm tất cả đăng ký bạn nhận email, mà không bị gửi vào spam. Chỉ vài chạm, bạn chặn tất cả email không còn muốn nhận. Nó không xóa hết đăng ký một lần, bạn phải làm nhiều lượt. Mà vậy cũng tốt vì bạn không muốn vô tình xóa thứ mình thích.
Mỗi hành động (xóa hoặc chặn) thưởng cho bạn đồng xu. Khi tích đủ 1000 đồng xu, bạn dùng cho việc tốt bằng cách nhờ Instaclean trồng cây thay bạn. Bạn cũng kiếm đồng xu bằng cách giới thiệu ứng dụng cho bạn bè.
3. Paced Email (Web): Nhận Email Thường Xuyên Dưới Dạng Hàng Loạt Và Tóm Tắt
Không phải bản tin nào cũng không mong muốn, nhưng có thể đến quá thường xuyên. Tương tự, ngay cả khi đồng nghiệp ham gửi email hàng loạt trên chuỗi công ty, bạn không thể bỏ qua. Paced Email cho phép biến tin nhắn thường xuyên thành các đợt, để chúng 도착 hộp thư khi bạn muốn.
Đăng ký tại trang web để lấy bí danh email cá nhân, ví dụ john.doe@daily.paced.email. Sau đó đi đến bản tin, chuỗi, hoặc dịch vụ gửi quá thường, và đổi địa chỉ email sang bí danh này. Paced sẽ gom tất cả email từ nó và gửi dưới dạng tóm tắt hàng ngày. Nếu muốn email sớm hơn, đăng nhập trang web và kích hoạt tóm tắt tức thì.
Bạn cũng chỉ định tần suất nhận email từ dịch vụ đó. Mặc định là hàng ngày như bí danh email cho thấy, nhưng bạn đổi thành "hàng tuần" hoặc "hàng tháng". Paced sẽ gửi các đợt theo tùy chọn của bạn.
4. Slimbox (Web): Gom Tất Cả Bản Tin Trong Gmail
Hơn bất cứ thứ gì khác, bản tin email có thể đang tắc nghẽn hộp thư đến. Slimbox là cách dễ dàng biến chúng thành một tin nhắn gom chung, mà không phải hủy đăng ký hay xóa.
Có vài lý do làm Slimbox tốt hơn ứng dụng gom trung bình. Thứ nhất, được Google xác minh, bạn đăng nhập Gmail hoặc Google Apps an tâm dữ liệu an toàn. Thứ hai, Slimbox không bắt bạn đổi địa chỉ email ở dịch vụ khác như Paced yêu cầu.
Sau khi đăng nhập, ứng dụng quét tất cả tin nhắn và chuẩn bị danh sách bản tin thường xuyên. Bạn chọn tiếp tục gửi vào hộp thư hoặc cho vào đợt Slimbox hàng ngày. Slimbox gửi email đó một lần/ngày (bạn đặt múi giờ), chứa tất cả email khác bạn bỏ lỡ. Nó không ảnh hưởng bộ lọc Gmail hiện có.
Bạn kiểm tra Slimbox bất kỳ lúc bằng cách đăng nhập trang, thay đổi người gửi nào vào hộp thư hoặc Slimbox, v.v. Dịch vụ miễn phí một tháng thử nghiệm, sau đó $1/tháng.
5. gfeed (Android, iOS): Nguồn Cuộn Cho Hộp Thư Nhanh Hơn
Thử gfeed và bạn sẽ thắc mắc tại sao Gmail không có tùy chọn này sớm hơn. Ứng dụng biến hộp thư đến thành nguồn cuộn liên tục tin nhắn, như mạng xã hội. Hình ảnh hiển thị xem trước, với vài dòng đầu tin nhắn bên dưới.
Để mở rộng tin nhắn, chạm vào hình ảnh, chủ đề, hoặc liên kết "xem thêm". Ở đó, bạn trả lời (hoặc trả lời tất cả) và chuyển tiếp tin nhắn qua chính gfeed. Tốt cho trả lời văn bản cơ bản, nhưng bạn hầu như tốt hơn trả lời qua ứng dụng Gmail chính thức.
Mỗi khi cuộn qua tin nhắn, gfeed tự động đánh dấu đã đọc hoặc lưu trữ, tùy cài đặt. Bạn cũng có thể gắn sao, hoặc gán nhãn để thêm bộ lọc. Khi mở Gmail, bạn thấy tin nhắn đó dưới bộ lọc đó.
Nếu bạn dành quá nhiều thời gian duyệt hộp thư, gfeed là trong số ứng dụng tốt nhất tăng tốc tổ chức email.
Lưu Trữ Email Cũ Cho Inbox Zero
Quá một trong những ứng dụng này hoặc kết hợp nhiều phương pháp, hỗn loạn email cuối cùng trở nên dễ quản lý hơn nhiều. Dù bạn nhắm Inbox Zero hay hộp thư gọn gàng hơn, đừng quên kiểm tra công cụ đã có sẵn.
Ví dụ, tính năng bị bỏ qua nhiều nhất là nút "Lưu trữ" trong ứng dụng email. Nó là cách tuyệt vời giải phóng hộp thư đến nhưng vẫn giữ email để tìm kiếm sau. Đây là cách lưu trữ thư cũ và đạt Inbox Zero.