Email có chiếm nhiều thời gian hơn mức cần thiết không? Có nhiều cách tốt hơn để sắp xếp và sắp xếp hộp thư đến của bạn để bạn có thêm năng lượng và không gian cho những việc khác.
Gmail là dịch vụ email lớn nhất thế giới hiện nay và đó là lý do tại sao hầu hết các phương pháp và ứng dụng trong bài viết này đều tập trung vào người dùng Gmail. Tuy nhiên, các thủ thuật ở đây có thể dễ dàng áp dụng trong các ứng dụng email khác và hầu hết các công cụ đều có hướng dẫn thực hiện điều đó trên trang web của họ.
1. Bạn so với Hộp thư đến của bạn (Web):4 Chiến lược Quản lý Hộp thư đến
Mọi người đều có thủ thuật thú vị của riêng mình để kiểm soát hộp thư đến của họ. Tạp chí Forge đã bắt đầu một loạt bài sâu sắc có tên Bạn so với Hộp thư đến của bạn để nêu bật một số chiến lược tốt nhất. Hiện tại, có bốn bài báo với các ý tưởng khác nhau về việc giải quyết tình trạng quá tải hộp thư đến. Đọc tất cả chúng, chúng đưa ra các quan điểm khác nhau về cách xử lý email.
Một bài báo nói về bí quyết gửi email tốt hơn. Nếu bạn soạn email rõ ràng phản hồi phải là gì, sẽ ít nhầm lẫn hơn và ít tin nhắn mơ hồ được gửi qua lại hơn. Một bài khác nói về cách bạn nên kiểm tra email trong các phiên và xác định mục đích cho mỗi phiên.
Hệ thống quản lý email thứ ba là về việc phân loại hộp thư đến của bạn bằng các nhãn, giúp bạn sắp xếp và lọc thư dễ dàng hơn. Và cuối cùng, một chiến lược nói về cách không quan trọng để có số không hộp thư đến, trong đó có một trong những lời khuyên tốt nhất:"Điều quan trọng là phải nhớ rằng bản thân email không hoạt động."
2. Instaclean (Android, iOS):Tìm người gửi và đăng ký mà bạn không mở
Instaclean là một trong những ứng dụng miễn phí tốt nhất để quản lý hộp thư đến của bạn. Nó cho phép bạn xóa và chặn các bản tin không mong muốn. Và nó cho bạn thấy những người gửi đang làm tắc nghẽn hộp thư đến của bạn khi bạn thậm chí không đọc tin nhắn của họ.
Xóa hàng loạt sắp xếp email theo người gửi, cho bạn biết có bao nhiêu thư của họ trong hộp thư đến của bạn và bao nhiêu thư bạn đã từng mở. Nếu ai đó đang gửi cho bạn nhiều email và bạn mở 0-1% trong số đó, bạn có thể muốn chặn người gửi đó và xóa tất cả thư của họ vẫn còn trong hộp thư đến của bạn. Email có thể được sắp xếp theo người gửi hoặc kích thước.
Ứng dụng cũng tìm thấy tất cả các đăng ký mà bạn đang nhận email, không bị gửi vào thư rác. Trong một vài thao tác, bạn có thể chặn tất cả những email như vậy mà bạn không muốn nhận nữa. Nó không xóa tất cả các đăng ký và bạn sẽ phải thực hiện nhiều lần. Theo một cách nào đó, điều đó tốt vì bạn không muốn vô tình xóa thứ mình thích.
Mỗi hành động (xóa hoặc chặn) thưởng cho bạn tiền xu. Khi bạn thu thập được 1000 đồng xu, bạn có thể sử dụng chúng cho một mục đích chính đáng bằng cách yêu cầu Instaclean trồng cây thay cho bạn. Bạn cũng có thể kiếm tiền bằng cách giới thiệu ứng dụng cho bạn bè.
3. Email theo nhịp độ (Web):Nhận email thường xuyên dưới dạng hàng loạt và tóm tắt
Không phải mọi bản tin đều không mong muốn, nhưng nó có thể đến với bạn quá thường xuyên. Tương tự, ngay cả khi một đồng nghiệp cảm thấy hài lòng với việc gửi hàng loạt email trên chuỗi văn phòng, bạn cũng không thể bỏ qua chúng. Email Nhịp độ cho phép bạn chuyển các thư thường xuyên thành hàng loạt để chúng đến hộp thư đến của bạn khi bạn muốn.
Đăng ký tại trang web để nhận bí danh email cá nhân của bạn, ví dụ:john.doe@daily.paced.email. Sau đó, chuyển đến bản tin, chuỗi hoặc dịch vụ gửi thư quá thường xuyên và thay đổi địa chỉ email của bạn thành bí danh này. Nhịp độ sau đó sẽ gộp tất cả các email từ nó và gửi nó dưới dạng thông báo hàng ngày. Nếu bạn muốn có email sớm hơn, hãy đăng nhập vào trang web và kích hoạt thông báo ngay lập tức.
Bạn cũng có thể chỉ định tần suất bạn muốn nhận email từ dịch vụ đó. Theo mặc định, đó là hàng ngày như bí danh email cho biết, nhưng bạn có thể thay đổi nó thành "hàng tuần" hoặc "hàng tháng". Nhịp độ sau đó sẽ gửi hàng loạt theo sở thích của bạn.
4. Slimbox (Web):Batch tất cả các bản tin trong Gmail
Hơn bất cứ điều gì khác, các bản tin email có thể đang làm tắc nghẽn hộp thư đến của bạn. Slimbox là một cách dễ dàng để biến chúng thành một tin nhắn theo đợt duy nhất mà không cần phải hủy đăng ký hoặc xóa chúng.
Có một vài lý do khiến Slimbox tốt hơn ứng dụng thông thường để phân lô. Đầu tiên, nó được xác minh bởi Google, vì vậy bạn có thể đăng nhập vào hộp thư đến Gmail hoặc Google Apps của mình với sự đảm bảo rằng dữ liệu của bạn được an toàn. Thứ hai, Slimbox không bắt bạn thay đổi địa chỉ email của mình trong các dịch vụ khác như Paced yêu cầu.
Khi bạn đã đăng nhập, ứng dụng sẽ quét tất cả các tin nhắn của bạn và chuẩn bị danh sách các bản tin thường xuyên. Bạn có thể chọn tiếp tục gửi chúng đến hộp thư đến của mình hoặc đưa chúng vào hộp thư giãn hàng ngày. Slimbox sẽ gửi email đó mỗi ngày một lần (bạn có thể đặt múi giờ của mình), nơi lưu trữ tất cả các email khác mà bạn đã bỏ lỡ. Nó không ảnh hưởng đến các bộ lọc Gmail hiện có của bạn.
Bạn có thể kiểm tra Hộp thư mỏng của mình bất kỳ lúc nào bằng cách đăng nhập vào trang web, thay đổi người gửi đi đến hộp thư đến hoặc Hộp thư mỏng, v.v. Dịch vụ này miễn phí trong một tháng để dùng thử, sau đó, nó có giá 1 đô la mỗi tháng.
5. gfeed (Android, iOS):Cuộn Nguồn cấp dữ liệu để có Hộp thư đến nhanh hơn
Hãy dùng thử gfeed và bạn sẽ thắc mắc tại sao Gmail chưa có tùy chọn này. Ứng dụng biến hộp thư đến của bạn thành một nguồn tin nhắn cuộn liên tục, giống như bất kỳ mạng xã hội nào. Hình ảnh hiển thị trong bản xem trước, với vài dòng đầu tiên của thông báo bên dưới.
Để mở rộng một tin nhắn, hãy nhấn vào hình ảnh, chủ đề hoặc liên kết "khác". Tại đó, bạn có thể trả lời (hoặc trả lời tất cả) và chuyển tiếp tin nhắn đó thông qua chính gfeed. Điều này rất tốt cho các câu trả lời văn bản cơ bản, nhưng tốt hơn hết là bạn nên trả lời thông qua ứng dụng Gmail chính thức.
Mỗi khi bạn cuộn qua một tin nhắn, gfeed sẽ tự động đánh dấu nó là đã đọc hoặc lưu trữ, tùy thuộc vào cài đặt của bạn. Bạn cũng có thể gắn dấu sao một tin nhắn hoặc gắn thẻ nó bằng nhãn để thêm bộ lọc. Khi mở Gmail, bạn có thể thấy những thư đó trong bộ lọc đó.
Nếu bạn dành quá nhiều thời gian để xem qua hộp thư đến của mình, gfeed là một trong những ứng dụng tốt nhất để tăng tốc cách bạn sắp xếp email.
Lưu trữ Email Cũ cho Inbox Zero
Thông qua một trong những ứng dụng này hoặc sự kết hợp của nhiều phương pháp, mớ email lộn xộn đó cuối cùng sẽ trở nên dễ quản lý hơn nhiều. Cho dù bạn đang nhắm đến mục tiêu không có hộp thư đến hay hộp thư đến có tổ chức hơn, đừng quên kiểm tra các công cụ đã có sẵn.
Ví dụ, tính năng bị bỏ qua nhiều nhất là nút "Lưu trữ" trong ứng dụng email. Đó là một cách tuyệt vời để giải phóng hộp thư đến của bạn trong khi vẫn giữ được email để tìm kiếm sau này. Đây là cách bạn có thể lưu trữ các thư cũ và truy cập hộp thư đến bằng không.