Đối với một người chuyên nghiệp, không thể nghĩ đến một ngày không có email. Các nghiên cứu cho thấy rằng các chuyên gia công ty dành khoảng một phần ba giờ hành chính để kiểm tra hộp thư đến của họ.
Bằng cách ưu tiên email, bạn sẽ phải hy sinh năng suất, sự tập trung và sự sáng tạo của mình. Các mẹo sau có thể giúp bạn kiểm soát thời gian kiểm tra hộp thư đến của mình.
1. Giới hạn kiểm tra email
Kiểm tra hộp thư đến của bạn vô số lần sẽ không giúp bạn đi đến đâu. Do đó, hãy giới hạn số lần bạn muốn kiểm tra email mới trong hộp thư đến của mình.
Tạo giới hạn tùy thuộc vào yêu cầu và khối lượng công việc của bạn. Kiểm tra email đầu giờ và cuối giờ làm việc đều được. Nếu cần, bạn cũng có thể kiểm tra nó một lần sau bữa trưa.
Đừng kiểm tra hộp thư đến của bạn vào những giờ làm việc hiệu quả nhất trong ngày, chẳng hạn như buổi sáng và buổi tối hoặc khi bạn dành thời gian cho gia đình. Bạn có thể linh hoạt và tiếp tục thử nghiệm cho đến khi tìm thấy thứ phù hợp. Ví dụ:bạn có thể đặt các giới hạn như:
- Không kiểm tra email doanh nghiệp trước 10 giờ sáng và sau 7 giờ tối hoặc trong những ngày cuối tuần.
- Chỉ kiểm tra hộp thư đến của bạn hai lần hoặc ba lần một ngày.
- Sử dụng bất kỳ hệ thống có cấu trúc nào chỉ hiển thị các email quan trọng hoặc gần đây.
2. Nhận Công việc Trực tiếp tới Ứng dụng Quản lý Công việc
Bạn có phải là một trong số họ phụ thuộc vào email để được giao nhiệm vụ không? Nếu có, đã đến lúc phải thay đổi. Một trong những lý do hàng đầu để liên tục kiểm tra hộp thư đến là người khác giao cho bạn nhiệm vụ mới thông qua email hoặc giữ nhiệm vụ của bạn ở đó.
Hộp thư đến email của bạn không phải hoạt động như danh sách việc cần làm của bạn. Chỉ giới hạn việc sử dụng email cho các mục đích liên lạc, chuyển bất kỳ thứ gì cần hành động ngoài phản hồi sang các ứng dụng quản lý tác vụ hoặc ứng dụng danh sách việc cần làm. Các ứng dụng như vậy cũng cung cấp các tính năng giao tiếp tức thì giúp quản lý dự án liền mạch.
3. Hành động ngay lập tức với email
Nếu bạn mở một email và đọc nó, đừng chỉ đóng nó lại sau khi đọc và bận rộn với những email khác. Hành động ngay lập tức với email đó để tránh quay lại hộp thư đến của bạn lần nữa để trả lời.
Nếu email cần trả lời, hãy làm điều đó. Nếu bạn cần email để tham khảo trong tương lai:
- Giữ nó.
- Nếu email quan trọng về mặt kinh doanh, hãy gắn dấu sao cho email đó.
- Nếu bạn không cần nữa, hãy xóa nó.
Hoàn thành từng email bạn đọc là chìa khóa để giữ cho hộp thư đến và bộ não của bạn không bị lộn xộn.
4. Đóng ứng dụng Email của bạn
Có, bạn có thể tiếp tục làm việc trên máy tính để bàn của mình mà không cần giữ cho ứng dụng email luôn hoạt động. Sau khi kiểm tra và trả lời email của bạn, hãy đóng ứng dụng và tập trung vào việc hoàn thành nhiệm vụ của bạn.
Thông báo cho gia đình, bạn bè, đồng nghiệp và khách hàng của bạn rằng email không phải là cách tốt nhất để liên hệ với bạn để nhận được phản hồi ngay lập tức.
Một khi họ biết về điều đó, họ sẽ có những kỳ vọng hạn chế từ bạn về phản hồi email. Bạn có thể sử dụng nhiều ứng dụng nhắn tin tức thì khác trên điện thoại hoặc máy tính xách tay của mình để giữ liên lạc với gia đình và đồng nghiệp của bạn.
5. Giữ cho Email Trả lời Ngắn gọn
Nếu bạn có thói quen viết email dài, hãy ngừng lãng phí thời gian và chuyển sang viết email ngắn. Đảm bảo email của bạn đi đúng trọng tâm và truy vấn của bạn được nêu ở dòng đầu tiên để tránh bất kỳ sự nhầm lẫn nào. Bạn có thể hoàn thành hầu hết các email trong một vài câu và sự ngắn gọn của nó gợi ý rằng bạn quý trọng thời gian của mọi người, kể cả của riêng bạn.
Chỉ một số email sẽ cần phản hồi lâu hơn và bạn có thể dễ dàng giữ chúng trong danh mục "trả lời sau". Nếu có thể, bạn có thể gửi những câu trả lời như vậy dưới dạng tin nhắn âm thanh.
6. Nói Không với Thông báo qua Email
Thông báo là nguyên nhân chính gây mất tập trung cho một chuyên gia thời hiện đại. Sẽ là sai lầm nếu cho rằng tất cả các thông báo đều đến từ mạng xã hội.
Cảnh báo qua email cũng thỉnh thoảng xuất hiện, khiến quy trình làm việc thường xuyên của bạn bị gián đoạn. Khi bật thông báo qua email, việc đóng ứng dụng hoặc tab sẽ không giúp ích được gì.
Nếu bạn bị phân tâm bởi mọi thông báo email mới và bận rộn kiểm tra hộp thư đến của mình, tốt hơn hết bạn nên tắt thông báo email mới. Nó sẽ giúp bạn tập trung vào nhiệm vụ đang làm, đặc biệt là những nhiệm vụ cần chú ý hoàn toàn.
7. Thử Kích hoạt Trả lời Tự động Cuối tuần
Phương pháp này rất cần thiết nếu bạn là một người làm nghề tự do hoặc một người kinh doanh dịch vụ giải trí. Trả lời tự động giúp bạn không bị mọi người xa lánh trong khi bỏ qua các email để bạn yên tâm.
Tạo một số thư trả lời tự động đầy đủ thông tin và chu đáo có thể xử lý tất cả các email bạn nhận được trong các ngày cuối tuần hoặc kỳ nghỉ.
8. Ngừng kiểm tra email trên điện thoại thông minh của bạn
Điểm này có thể khiến bạn sợ hãi với FOMO. Tuy nhiên, hãy suy nghĩ lại xem bạn có thực sự cần một ứng dụng email được cài đặt trên điện thoại của mình hay không. Thay vì nhận email, bạn có thể sử dụng nhiều ứng dụng liên lạc tức thì hơn như Slack trên điện thoại của mình. Hãy để lại email cho máy tính để bàn của bạn và tận hưởng kỳ nghỉ ngắn ngày mà không phải lo lắng gì.
9. Giá trị Không gian Hộp thư đến của Bạn
Bạn có thể đang sử dụng ứng dụng email miễn phí, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn sẽ để hộp thư đến của mình lộn xộn với những email không mong muốn. Nếu bạn đã đăng ký các trang web tấn công bạn suốt cả ngày với các giao dịch bán hàng và khuyến mại, thì đã đến lúc bạn phải thực hiện một số hành động.
Nhiều email quảng cáo đến với email của bạn vì bạn đã cho phép họ ngay từ đầu. Vì vậy, hãy hủy đăng ký khỏi các trang web mà bạn không còn quan tâm nữa.
Ngoài ra, hãy suy nghĩ kỹ trước khi đăng ký các bản tin lần sau. Nhờ đó, bạn không phải mất thời gian tìm những email quan trọng hoặc xóa những email không cần thiết.
10. Tách Tài khoản Email Cá nhân và Doanh nghiệp của bạn
Nó có thể giống như điều mà tất cả chúng ta đều biết, nhưng sẽ luôn có một số người nhận được cả email nghề nghiệp và email cá nhân trong cùng một hộp thư đến. Nếu bạn là một trong số họ, đã đến lúc bạn tạo các email khác nhau cho mục đích cá nhân và nghề nghiệp.
Cố gắng không kiểm tra email cá nhân của bạn trong giờ hành chính (trừ khi bạn đang mong đợi một số email quan trọng được gửi đến). Tương tự như vậy, tránh kiểm tra email chính thức ngoài giờ hành chính. Do đó, bạn có thể duy trì sự cân bằng lành mạnh giữa công việc và cuộc sống, điều này cuối cùng sẽ đóng góp vào năng suất của bạn.
Làm việc năng suất mà không làm phiền đến Hộp thư đến của bạn
Mặc dù email đã mang lại một sự thay đổi mang tính cách mạng trong cách chúng ta giao tiếp, nhưng việc chú ý quá nhiều vào nó có thể gây mất tập trung và phá hoại. Bằng cách hạn chế sự chú ý vào hộp thư đến, bạn có thể tiếp tục tập trung vào các công việc hàng ngày.