Đối với chuyên gia, không thể tưởng tượng ngày nào không có email. Nghiên cứu cho thấy chuyên gia doanh nghiệp dành khoảng 1/3 giờ làm việc kiểm tra hộp thư.
Bằng cách ưu tiên email, bạn hy sinh năng suất, tập trung và sự sáng tạo. Các mẹo sau giúp kiểm soát thời gian kiểm tra hộp thư.
1. Giới hạn kiểm tra email
Kiểm tra hộp thư vô số lần không đưa bạn đến đâu. Do đó, hãy giới hạn số lần kiểm tra email mới.
Tạo giới hạn tùy theo yêu cầu và khối lượng công việc. Kiểm tra email đầu và cuối giờ làm việc là ổn. Nếu cần, cũng có thể kiểm tra thêm một lần sau trưa.
Đừng kiểm tra hộp thư trong giờ làm việc hiệu quả nhất như sáng sớm và chiều, hoặc khi dành thời gian cho gia đình. Bạn có thể linh hoạt và thử nghiệm cho đến khi tìm thấy cách phù hợp. Ví dụ, đặt giới hạn như:
- Không kiểm tra email công việc trước 10 giờ sáng và sau 7 giờ tối hoặc cuối tuần.
- Chỉ kiểm tra hộp thư 2-3 lần/ngày.
- Dùng hệ thống có cấu trúc chỉ hiển thị email gần đây hoặc quan trọng.
2. Đưa nhiệm vụ thẳng vào ứng dụng quản lý tác vụ
Bạn có thuộc loại phụ thuộc email để giao việc? Nếu có, đã đến lúc thay đổi. Lý do hàng đầu kiểm tra hộp thư liên tục là người khác giao việc qua email hoặc giữ tác vụ của bạn ở đó.
Hộp thư email không phải làm danh sách việc cần làm (to-do list). Hạn chế email chỉ cho mục đích giao tiếp, chuyển mọi thứ cần hành động ngoài phản hồi sang ứng dụng quản lý tác vụ hoặc to-do list. Các ứng dụng này cũng cung cấp tính năng giao tiếp tức thì giúp quản lý dự án suôn sẻ.
3. Xử lý ngay email vừa đọc
Nếu bạn mở email và đọc, đừng chỉ đóng lại sau khi đọc xong rồi bận với email khác. Hãy xử lý email đó ngay để tránh quay lại hộp thư trả lời sau.
Nếu email cần trả lời, hãy làm ngay. Nếu cần email để tham khảo sau:
- Giữ lại.
- Nếu email quan trọng đối với kinh doanh, gắn sao (star).
- Nếu không cần nữa, xóa nó.
Hoàn thành từng email bạn đọc là chìa khóa giữ hộp thư và đầu óc sạch sẽ.
4. Đóng ứng dụng Email
Bạn hoàn toàn có thể tiếp tục làm việc trên máy tính mà không cần mở ứng dụng email. Sau khi kiểm tra và trả lời email, hãy đóng ứng dụng và tập trung hoàn thành tác vụ.
Thông báo cho gia đình, bạn bè, đồng nghiệp, khách hàng rằng email không phải cách tốt nhất để liên hệ bạn để có phản hồi ngay lập tức.
Khi họ biết điều này, họ sẽ giảm kỳ vọng về phản hồi email từ bạn. Bạn có thể dùng các ứng dụng nhắn tin tức thì khác trên điện thoại hoặc laptop để giữ liên lạc với gia đình và đồng nghiệp.
5. Giữ phản hồi email ngắn gọn
Nếu bạn có thói quen viết email dài, hãy dừng lãng phí thời gian và chuyển sang viết tin nhắn email ngắn. Đảm bảo email đi thẳng vào vấn đề, câu hỏi nêu rõ ngay dòng đầu để tránh nhầm lẫn. Bạn có thể kết thúc hầu hết email trong vài câu, và sự súc tích cho thấy bạn trân trọng thời gian của mọi người, kể cả của mình.
Chỉ một vài email cần phản hồi dài, bạn có thể để chúng vào hạng "trả lời sau". Nếu có thể, gửi phản hồi dạng tin nhắn âm thanh.
6. Nói KHÔNG với thông báo Email
Thông báo là nguyên nhân chính gây mất tập trung cho chuyên gia hiện đại. Sai lầm nếu cho rằng mọi thông báo đều từ mạng xã hội.
Cảnh báo email cũng xuất hiện thỉnh thoảng, làm gián đoạn luồng công việc thường xuyên. Với thông báo email bật, đóng ứng dụng hoặc tab không giúp gì.
Nếu bạn bị phân tâm bởi mỗi thông báo email mới và bận rộn kiểm tra hộp thư, tốt hơn hãy tắt thông báo email mới. Điều này giúp bạn tập trung vào tác vụ đang làm, đặc biệt những tác vụ cần sự chú ý hoàn toàn.
7. Thử bật tự động trả lời cuối tuần
Phương pháp này thiết yếu nếu bạn là freelancer hoặc solopreneur (doanh nhân đơn độc). Tự động trả lời giúp bạn tránh bị cô lập khi bỏ qua email để giữ bình yên.
Tạo phản hồi tự động sâu sắc, đầy đủ thông tin để lo liệu mọi email nhận được trong cuối tuần hoặc nghỉ phép.
8. Ngừng kiểm tra Email trên Smartphone
Điểm này có thể khiến bạn sợ bỏ lỡ (FOMO). Tuy nhiên, hãy suy nghĩ kỹ xem bạn có thực sự cần ứng dụng email trên điện thoại hay không. Thay vì nhận email, bạn có thể dùng ứng dụng giao tiếp tức thì hơn như Slack trên điện thoại. Để email cho máy tính và tận hưởng giờ nghỉ ngắn tanpa lo lắng.
9. Trân trọng không gian Hộp thư
Bạn có thể dùng email client miễn phí, nhưng không có nghĩa là để hộp thư lộn xộn với email không muốn. Nếu bạn đăng ký web ném tin bán hàng, khuyến mãi cả ngày, đã đến lúc hành động.
Nhiều email quảng cáo đến hộp thư vì bạn đã cho phép từ đầu. Vậy hãy hủy đăng ký từ các trang web bạn không còn quan tâm.
Cũng suy nghĩ kỹ trước khi đăng ký bản tin lần sau. Với đó, bạn không phải mất thời gian tìm email quan trọng hoặc xóa email thừa.
10. Tách biệt tài khoản Email cá nhân và công việc
Có vẻ như điều ai cũng biết, nhưng luôn có người nhận cả email chuyên nghiệp và cá nhân trong cùng một hộp thư. Nếu bạn là một trong số đó, đã đến lúc tạo email riêng cho mục đích cá nhân và chuyên nghiệp.
Cố gắng không kiểm tra email cá nhân trong giờ làm việc (trừ khi mong đợi email quan trọng). Tương tự, tránh kiểm tra email công việc ngoài giờ làm việc. Như vậy, bạn duy trì cân bằng công việc - cuộc sống khỏe mạnh, cuối cùng góp phần vào năng suất.
Làm việc hiệu quả mà không làm phiền hộp thư
Dù email mang来 thay đổi cách chúng ta giao tiếp, nhưng chú ý quá nhiều vào hộp thư có thể vừa gây mất tập trung vừa phá hủy. Bằng cách giới hạn sự chú ý vào hộp thư, bạn có thể tiếp tục tập trung vào tác vụ hàng ngày.