Thú vị để thấy giải pháp công nghệ của chúng ta đi từ giải pháp số mạnh mẽ sang vấn đề số mong manh nhanh đến mức nào. Hãy lấy email làm ví dụ. Có tài khoản email có nghĩa là bạn không bao giờ mất tin nhắn được gửi cho bạn, phải không? Đ mặt trái là bạn không bao giờ thực sự tìm thấy tin nhắn khi lượng email lưu trữ tăng lên, và về cơ bản tất cả thư đều lưu trữ ở một vị trí trên máy tính và dễ bị mất.
Tất nhiên có thể máy tính của bạn được sao lưu (và bạn thực sự nên làm nếu bạn vừa nhận ra bạn không làm), nhưng có bản sao lưu là một chuyện – khôi phục email trở lại chương trình email là chuyện khác.
Làm Thủ Công
Cách nhanh nhất và dễ nhất để sao lưu email quan trọng là, tất nhiên, kéo chúng vào thư mục và lưu trên USB. Hầu hết chương trình email trên hầu hết nền tảng sẽ mở email rời rạc, có thể bao gồm cả tệp đính kèm. Đó là ổn, nhưng điều về email client là nó giữ email trong một cơ sở dữ liệu (lý thuyết) có thể tìm kiếm. Bộ sưu tập tệp rời rạc trong thư mục bảo mật dữ liệu, nhưng nó không phải là tài nguyên có thể tìm kiếm.
Bạn có thể có tổ chức hơn một chút và kéo email về kích hoạt tài khoản, số serial sản phẩm, hóa đơn mua hàng, v.v., nhưng đó hơi đau đầu phải cập nhật thủ công tất cả đó.
Giải Pháp Miễn Phí (Freeware)
Giải pháp là dịch vụ lưu trữ email (email archiving service). Bạn sẽ tìm thấy nhiều dịch vụ, nhưng hầu hết rất mang tính doanh nghiệp (corporate). Có một số, đặc biệt là giải pháp MailStore phổ biến, cung cấp phiên bản miễn phí của phần mềm doanh nghiệp cho sử dụng cá nhân.
Đây là giải pháp tốt hơn nhiều để giữ email an toàn, và không chỉ an toàn mà còn truy cập được. Ngoài việc sao lưu email offsite tại vị trí số xa xôi, bạn có thể khôi phục email ngay trở lại nơi nó xuất phát trong phần mềm client. Bạn cũng có thể tìm kiếm email trong bản sao lưu để tìm chi tiết liên quan như người gửi và ngày tháng.
Lợi ích lớn nhất của dùng dịch vụ lưu trữ email chuyên dụng thay vì sao lưu offsite chung hoặc làm thủ công là đơn giản: Email của bạn không chỉ có thể tìm kiếm mà còn có thể khôi phục. Là lợi ích phụ, điều này cũng nghĩa là việc lưu email trong cơ sở dữ liệu bên ngoài làm cho việc di chuyển email dễ dàng hơn. Nếu bạn thay đổi máy tính, ví dụ nâng cấp máy để bàn chính, một trong những nguồn đau đầu lớn nhất là phải khởi động email client từ đầu mà không có truy cập thư thư cũ.
Với bản sao lưu offsite có thể khôi phục dễ dàng đến bất kỳ client nào, bạn chỉ cần kéo tất cả email từ sếp, vợ/chồng, nhà cung cấp phần mềm chính, và tiếp tục như không có gì xảy ra. Điều này dễ dàng hơn nhiều so với triển khai công cụ xuất/nhập email hoặc hack cơ sở dữ liệu thủ công, đây đã là giải pháp tiêu chuẩn lâu nay.
Khi chúng ta chuyển sang thời điểm toàn bộ cuộc sống công việc và gia đình được lưu trong email, việc采取措施保护它是有道理的。
Trong Thực Hành
Dùng Mailstore làm ví dụ, nó rất đơn giản để dùng. Sau khi phần mềm được tải xuống và cài đặt, khi chạy bạn đối mặt với Bảng Điều Khiển (Dashboard).
Bên trái bạn có danh sách chi tiết tất cả báo cáo bạn có thể làm.
Ở giữa bạn có liên kết nhanh cho các nhiệm vụ phổ biến.
Và bên phải bạn có bảng điều khiển.
Để bắt đầu, bạn cần nhấp liên kết "archive email" (lưu trữ email) ở cột giữa. Điều này đưa bạn đến bảng điều khiển lưu trữ email.
Lưu trữ được quản trị bởi "hồ sơ" (profiles), nên mỗi email bạn muốn sao lưu cần tạo hồ sơ. Bạn làm điều này bằng cách gõ email vào trường tạo hồ sơ hoặc chọn giao thức cụ thể từ menu thả xuống nâng cao.
Bạn sẽ được yêu cầu nhập mật khẩu để ủy quyền truy cập.
Khi phần mềm đã thăm dò tài khoản email của bạn trên Internet để xác minh, hồ sơ mới của bạn sẽ được tạo.
Một hồ sơ sẽ được tạo trong bảng điều khiển, và bạn có thể nhấp đúp vào nó để lưu trữ từ máy chủ về máy của bạn.
Lưu ý: vì phần mềm nói chuyện trực tiếp với máy chủ thư của bạn, máy lưu trữ này thậm chí không phải là máy email của bạn, điều này hữu ích cho sao lưu off-site.
Khi xong, email của bạn sẽ được sao lưu và có thể tìm kiếm bằng phần mềm Mailstore.