Thật buồn cười khi thấy các giải pháp công nghệ của chúng tôi đi nhanh như thế nào từ giải pháp kỹ thuật số mạnh mẽ sang vấn đề kỹ thuật số mong manh. Lấy ví dụ về email. Có một tài khoản email có nghĩa là bạn không bao giờ mất một tin nhắn mà bạn được gửi, phải không? Nhược điểm là bạn không bao giờ thực sự có thể tìm thấy thư một khi lượng email bạn lưu trữ tăng lên và về cơ bản tất cả thư được lưu trữ ở một vị trí trên máy tính của bạn và rất dễ bị mất.
Tất nhiên, có thể máy tính của bạn đã được sao lưu (và bạn thực sự nên làm điều đó nếu bạn vừa nhận ra rằng mình không có), nhưng có một bản sao lưu là một chuyện - khôi phục email của bạn trở lại chương trình email là một chuyện khác.
Làm bằng tay
Tất nhiên, cách nhanh nhất và dễ dàng nhất để sao lưu các email quan trọng là kéo chúng vào một thư mục và lưu trữ trên ổ USB. Hầu hết các chương trình email trên hầu hết các nền tảng sẽ mở một email rời có thể bao gồm bất kỳ tệp đính kèm nào. Điều đó hoàn toàn tốt và tốt, nhưng điểm quan trọng của ứng dụng email là nó lưu giữ email của bạn trong cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm (về mặt lý thuyết). Tập hợp lỏng lẻo các tệp trong một thư mục sẽ bảo mật dữ liệu, nhưng hoàn toàn không phải là tài nguyên có thể tìm kiếm được.
Bạn có thể sắp xếp hợp lý hơn một chút và kéo các email về kích hoạt tài khoản, số sê-ri sản phẩm, biên nhận mua hàng, v.v., nhưng hơi phiền khi phải cập nhật tất cả những thứ đó theo cách thủ công.
Giải pháp phần mềm miễn phí
Giải pháp là một dịch vụ lưu trữ email. Bạn sẽ tìm thấy nhiều dịch vụ ở đó, nhưng hầu hết đều rất hợp tác với nhau. Có một số, đặc biệt là giải pháp MailStore phổ biến, cung cấp phiên bản miễn phí của phần mềm công ty của họ để sử dụng tại nhà.
Đây là một giải pháp tốt hơn nhiều để giữ cho email của bạn an toàn, không chỉ an toàn mà còn có thể truy cập được. Cũng như sao lưu các email của bạn ở bên ngoài tại một địa điểm kỹ thuật số ở xa, bạn có thể khôi phục các email của mình trở lại vị trí bắt nguồn từ phần mềm máy khách của bạn. Bạn cũng có thể tìm kiếm các email trong bản sao lưu để biết các chi tiết liên quan như người gửi và ngày tháng.
Ưu điểm lớn nhất của việc sử dụng dịch vụ lưu trữ email chuyên dụng thay vì sao lưu ngoại vi chung chung hoặc thực hiện bằng tay rất đơn giản:Email của bạn không chỉ có thể tìm kiếm được mà còn có thể phục hồi được. Như một lợi ích phụ, điều này cũng có nghĩa là việc lưu trữ các email của bạn trong một cơ sở dữ liệu bên ngoài cũng giúp cho việc di chuyển các email của bạn trở nên dễ dàng hơn. Nếu bạn thay đổi máy tính, chẳng hạn như nếu bạn nâng cấp máy tính để bàn chính của mình, một trong những nguyên nhân gây khó khăn lớn nhất là bạn phải khởi động ứng dụng email của mình từ đầu mà không có quyền truy cập vào thư cũ của bạn.
Với một bản sao lưu ngoại vi có thể dễ dàng khôi phục lại cho bất kỳ khách hàng nào, bạn có thể chỉ cần lấy tất cả các email từ sếp, vợ, nhà cung cấp phần mềm chính của bạn và tiếp tục như chưa có chuyện gì xảy ra. Điều này dễ dàng hơn nhiều so với việc triển khai các công cụ xuất và nhập email hoặc hack cơ sở dữ liệu bằng tay, vốn đã là giải pháp tiêu chuẩn từ lâu.
Khi chúng ta chuyển sang thời điểm toàn bộ công việc và cuộc sống gia đình của bạn được lưu trữ trong email, nên thực hiện các bước để bảo mật nó.
Thực hành
Sử dụng Mailstore làm ví dụ, nó rất đơn giản để sử dụng. Khi phần mềm đã được tải xuống và cài đặt, khi chạy phần mềm, bạn phải đối mặt với Trang tổng quan.
Ở bên trái, bạn có một danh sách chi tiết về tất cả các báo cáo mà bạn có thể thực hiện.
Ở trung tâm, bạn có các liên kết nóng cho các nhiệm vụ thông thường.
Và ở bên phải, bạn có trang tổng quan của mình.
Để bắt đầu, bạn cần nhấp vào liên kết "lưu trữ email" trong cột chính giữa. Thao tác này sẽ đưa bạn đến bảng điều khiển email lưu trữ.
Lưu trữ được quản lý bởi "hồ sơ", vì vậy mỗi email bạn muốn sao lưu cần phải tạo một hồ sơ. Bạn thực hiện việc này bằng cách nhập email của mình vào trường tạo hồ sơ hoặc chọn một giao thức cụ thể từ trình đơn thả xuống nâng cao.
Bạn sẽ được yêu cầu nhập mật khẩu của mình để cho phép truy cập.
Khi phần mềm đã thăm dò tài khoản email của bạn trên internet để xác minh nó, hồ sơ mới của bạn sẽ được tạo.
Một hồ sơ sẽ được tạo trong trang tổng quan và bây giờ bạn có thể nhấp đúp vào hồ sơ đó để được lưu trữ từ máy chủ vào máy của bạn.
Lưu ý:vì phần mềm nói chuyện trực tiếp với máy chủ thư của bạn, máy lưu trữ này thậm chí không cần phải là máy gửi email của bạn, điều này rất hữu ích cho việc sao lưu ngoài trang web.
Sau khi hoàn tất, email của bạn sẽ được sao lưu và có thể tìm kiếm được bằng phần mềm Mailstore.
Kết luận
Hy vọng rằng điều này đã cung cấp cho bạn một số ý tưởng để giúp bạn cảm thấy rằng email của bạn là một nguồn tài nguyên chứ không phải một đống rác. Việc để chúng nằm xung quanh là điều vô nghĩa trừ khi bạn có thể nhận được những thứ mình cần và lưu trữ email chắc chắn là một bước đi đúng hướng.
Nếu bạn có bất kỳ suy nghĩ nào về việc lưu trữ email, vui lòng cho chúng tôi biết trong phần bình luận bên dưới.