Giao tiếp hiệu quả quan trọng ở nơi làm việc, nhưng đôi khi nó trở thành sự phân tâm khi bạn cố gắng tập trung. Dễ dàng nghĩ chúng ta cần phản hồi ngay mọi email hoặc tin nhắn, điều đôi khi biến thành cuộc trò chuyện đầy đủ mà bạn thực sự không có thời gian.
Trong bài này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách chặn thời gian (time block) giao tiếp để giúp bạn tập trung vào nhiệm vụ đang làm.
1. Chặn Thời Gian Cho Hộp Thư Đến (Inbox)
Nếu bạn liên tục nhấp vào hộp thư đến mỗi khi nhận email, bạn sẽ không làm được nhiều việc. Không chỉ bạn mất thời gian khỏi nhiệm vụ để đọc và có thể phản hồi email, mà còn mất thời gian để tập trung lại.
Bạn có thể muốn thử chặn thời gian.
Ý tưởng sau chặn thời gian hộp thư đến là chỉ kiểm tra email trong các khung giờ chuyên dụng suốt ngày. Cách đó, bạn có thể tập trung vào nhiệm vụ trong thời gian dài với ít gián đoạn nhất.
Mặc dù bạn vẫn có thể liếc người gửi và tiêu đề trong thông báo để không bỏ lỡ gì quan trọng, bạn KHÔNG thực hiện hành động và nhảy ngay sang hộp thư đến. Tư duy bạn vẫn ở nhiệm vụ vì bạn biết bạn sẽ xử lý email sau — trừ khi, tất nhiên, nó khẩn cấp, và bạn cần chú ý ngay.
Lời khuyên, bạn có thể bắt đầu mỗi lần vào hộp thư đến bằng kiểm tra tin nhắn cũ hơn trước. Bất kỳ thứ gì rác hoặc thư rác, xử lý ngay. Nếu không cần phản hồi, ghi mục hành động, và归档.
Nếu người gửi chỉ cần phản hồi nhanh, bạn có thể trả lời khi đang ở đó, nhưng nếu họ cần câu trả lời mất lâu hơn thời gian bạn dành ra, gắn cờ email hoặc tạo nhắc nhở để quay lại sau. Mục tiêu cần nhớ: giữ hộp thư đến zero unread (không có thư chưa đọc) và tránh xử lý cùng email hai lần.
Khi chặn thời gian hộp thư đến, bạn cũng muốn xem xét thời điểm và tần suất. Điều này thay đổi người này người nấy dựa trên lượng email, vai trò, và lịch trình.
2. Chặn Thời Gian Cho Hộp Thư Đi (Outbox)
Đối với email cần phản hồi dài, hoặc email bạn cần tự gửi, hãy chặn thời gian để làm vậy thay vì tiêu hao phần lớn thời gian sản xuất trong hộp thư đi. Cần chút thực hành, nhưng nếu bạn chính xác trong email, bạn sẽ mất ít thời gian viết chúng.
Bắt đầu mỗi phiên hộp thư đi bằng xử lý tin nhắn quan trọng nhất và khi hết thời gian, tập trung vào nhiệm vụ khác. Chỉ vì bạn CÓ THỂ trả lời ngay không nghĩa là bạn LUÔN PHẢI. Tất nhiên, có ngoại lệ, nhưng phá vỡ tập trung để phản hồi tin nhắn không khẩn cộng dồn lên nhiều.
Cũng có cân nhắc xem tin nhắn có thực sự cần phản hồi. Dễ dàng cảm thấy bộc buộc phản hồi, nhưng nếu người gửi không thực sự hỏi gì bạn hoặc không cần đầu vào của bạn, một lời cảm ơn đơn giản có thể đủ tuỳ người gửi.
Có phản hồi mọi email hay không là vấn đề văn hóa làm việc và mối quan hệ với người gửi. Một số người thà không có phản hồi hơn mở tin nhắn cảm ơn hai từ, người khác có thể trân trọng ghi chú.
3. Đặt Tin Nhắn Vào Thời Gian Nghỉ (Timeout)
Tin nhắn không tốn gần bằng email để đọc và phản hồi — đặc biệt vì chấp nhận được phản hồi một từ hoặc emoji/gif chiến lược. Tuy nhiên, chúng cộng dồn.
Đặt lịch cho ứng dụng nhắn tin có thể giúp hạn chế gián đoạn. Chặn thời gian tin nhắn hơi khác email vì chúng không phải thứ mất nhiều thời gian phản hồi. Thay vào đó, bạn có thể muốn chặn thời gian tập trung vào nhiệm vụ, và để tin nhắn đến chờ đến khi phiên kết thúc.
Nếu dùng Slack, bạn có thể hiện trạng thái tập trung thay vì ngủ (snooze) nếu vẫn muốn theo dõi thông báo. Tuy nhiên, nếu bạn dùng ngủ, người ta vẫn có thể gửi tin nhắn cho bạn biết nó khẩn cấp.
Nếu bạn nhắn tin đồng nghiệp, và phát hiện cuộc trò chuyện kéo dài, bạn có thể mời họ gọi điện thoại để rõ ràng, vì nói chuyện qua điện thoại có thể nhanh hơn.
4. Đặt Ranh Giới Cho Giao Tiếp Điện Tử
Thứ nhất và quan trọng nhất, đây không phải nhắc nhở ai cũng thích, nhưng bạn sẽ nhận thấy tăng năng suất nếu bạn dành việc kiểm tra tin nhắn cá nhân cho giờ nghỉ hoặc thời gian rảnh.
Cả iPhone và Android đều có cài đặt tập trung (focus settings) tùy chỉnh cao giúp bạn với việc này, cho phép bạn làm im lặng ứng dụng nhất định khi bật không phiền (do not disturb). Cách này, bạn có thể làm im lặng ứng dụng và tin nhắn bạn thấy phân tâm, nhưng giữ cuộc gọi bật nếu ai đó cần liên lạc.
Bạn cũng tìm thấy cài đặt tương tự trên máy tính. Ví dụ, bảng Thông báo (Notifications) trong Tùy chọn Hệ thống (System Preferences) iOS cho phép bạn lên lịch không phiền và bật/tắt ứng dụng.
Tất nhiên, một số người và tình huống sẽ yêu cầu chú ý ngay lập tức, nhưng những điều nhất định có thể chờ đến khi phiên năng suất của bạn kết thúc để xử lý. Điều này thay đổi tùy người, nhưng hãy thử tạo bộ quy tắc riêng về ai và gì bạn cho phép phá vỡ tập trung.
Hạn Chế Phân Tâm
Với số lượng email và thông báo bạn nhận trong ngày, dễ dàng bị phân tâm khi cố gắng tập trung. Nếu bạn thấy điều này thường xuyên, hãy thử một hoặc nhiều mẹo này xem gì phù hợp bạn.