Bạn bao giờ nhận email khiến tự hỏi, "Tại sao họ gửi cho tôi? Tôi phải làm gì với nó?" Là người lớn, kỹ năng viết email chuyên nghiệp tiết kiệm thời gian và nhận phản hồi là thiết yếu.
Dù bạn gửi vài email mỗi ngày, bạn có thể không giỏi soạn thảo tin nhắn. Và như mọi hình thức giao tiếp, quy tắc ứng xử email tiến hóa theo thời gian. Bạn có thể học các cách viết email chuyên nghiệp có dữ liệu hỗ trợ, hoặc dùng ứng dụng và trang web cho mẫu và quy tắc dễ dàng.
1. Your Email Could Be Better (Web): 10 lỗi thường gặp và cách sửa
Email có những quy tắc không nói ra và điều nên/không nên làm. Ngạc nhiên là chúng ta vi phạm quy tắc này thường xuyên. Your Email Could Be Better là hướng dẫn nhanh 10 lỗi thường gặp và cách sửa.
Chúng ta thường không nhận ra, vì chúng quá phổ biến. Ví dụ, tránh tiêu đề email mơ hồ, và bao gồm kêu gọi hành động cho người nhận, nghe như sự rõ ràng. Nhưng xem hộp thư và bạn sẽ thấy nhiều email bỏ qua hoàn toàn.
Mỗi trong 10 lỗi cũng bao gồm giải thích ngắn về giao thức đúng. Nếu cần nói cho ai đó về việc tuân theo quy tắc, trang web có liên kết tiện lợi cho mỗi điểm. Cách tiếp cận ví dụ có thể hơi hăng hái hoặc thô lỗ với một số người, nên điều chỉnh theo giọng văn bạn muốn dùng với người nhận.
2. Networking Emails (Web): Mẫu miễn phí cho phát triển sự nghiệp
Bạn gặp ai đó giúp ích cho công việc, trao đổi email, rồi phải follow up. Nhưng làm sao? Chúng ta đều đau đầu tìm từ ngữ đúng để xin ơn, việc, hoặc thúc đẩy sự nghiệp với họ. Resume Worded, một trong những trang CV và resume tốt nhất, tổng hợp hơn 50 mẫu email cho các dịp đó.
Có hộp tìm kiếm tiện lợi, hoặc chọn tag như mẫu email networking cold hoặc warm, xin giới thiệu hoặc lời khuyên, và kết nối lại liên hệ cũ. Duyệt danh sách và bạn sẽ thấy mẫu cụ thể cho mục đích khác nhau, như mẫu riêng cho follow up với người không trả lời và người đã trả lời.
Nhấp mẫu để xem toàn bộ văn bản, sao chép dán vào khung soạn email. Mẫu cũng giải thích logic và cho bạn vài mẹo đảm bảo hiệu quả mong muốn với người nhận.
3. Cold Email Template (Web): Mẫu miễn phí liên hệ người lạ
Một trong những nhiệm vụ khó nhất networking là gửi cold email, tức email cho người không biết bạn và xin họ điều gì. Có thể là ơn, bán hàng, hoặc bất cứ gì, nhưng thật sợ hãi khi yêu cầu từ người lạ.
Cold Email Template là bộ sưu tập 40 mẫu miễn phí cho cold email. Trong số khác, danh sách bao gồm email giới thiệu, tái tương tác với khách hàng tiềm năng, bán hàng, cách ấm áp xây dựng mối quan hệ, và thông điệp đơn giản, súc tích. Ứng dụng danh bạ Markd phát triển bộ sưu tập, email từ các nguồn như Freshworks, Sumo, bài Medium, v.v.
Dùng mẫu bất kỳ đơn giản như copy-paste vào ứng dụng email, điền hoặc thay thế trường phù hợp. Nhớ, đây là mẫu, hãy dùng làm điểm xuất phát và tùy chỉnh khi có thể. Trang web có hộp tìm kiếm và bộ lọc nếu bạn vội.
4. 12 Done-For-You Email Scripts (Ebook): Mẫu chi tiết mở cửa
Nhà đầu tư mạo hiểm và cố vấn sự nghiệp Zak Slayback đã vượt trọng lượng. Anh trao đổi email với người không biết anh hoặc anh cung cấp gì. Trong cuốn ebook hướng dẫn 50 trang ngắn, anh tổng hợp 12 kịch bản email thử nghiệm nhất.
Slayback đầu tiên nói đây không phải mẫu phép màu. Bạn phải điền chỗ trống. Nhưng khác mẫu khác, anh giải thích bạn cần viết gì và tại sao. Có nhiều tập trung vào tạo kết nối cá nhân qua email, và đủ thật để người nhận không nghĩ bạn làm theo kịch bản.
12 kịch bản bao gồm chủ đề như thiết lập cuộc họp, nhận phản hồi, giới thiệu và giới thiệu, và tình huống khác bạn có thể gặp trong sự nghiệp. Ebook đặc biệt hữu ích cho tác giả tìm phản biện, chia sẻ từ người họ ngưỡng mộ, hoặc vị trí guest blog.
Bạn cần đăng ký newsletter Slayback để lấy ebook miễn phí. Như luôn, chúng tôi khuyên dùng email tạm hoặc dịch vụ email dùng một lần cho việc đó.
5. Email Guidelines for Students (Web): Quy tắc ứng xử thiết yếu cho đại học
Dù bạn nhắn tin và tweet giỏi nhất, email chuyên nghiệp là trò chơi khác. Sinh viên đặc biệt vật vờ với quy tắc không viết của email, và giảng viên bị phiền. Blog giáo dục Inside Higher Ed tổng hợp hướng dẫn thiết yếu cho sinh viên sau trung học.
Bài viết là đọc hiểu sâu về lỗi thường gặp sinh viên mắc, và vấn đề gây ra chúng. Nhưng điều hay hơn là liên kết trong bài. Inside Higher Ed chỉ ra vài bài hay viết bởi giảng viên cho sinh viên:
- How to Email Your Professor (without being annoying AF) - 10 yếu tố email hiệu quả, và mẫu đơn giản.
- 5 Ways to Get a Busy Professor to Answer Your Emails - Năm điều giảng viên tìm trước khi trả lời.
- How to email a professor - Cách viết email súc tích nhưng giải thích, và quan trọng, quy tắc follow up.
Dù bạn áp dụng một, ba, hoặc bài Inside Higher Ed tùy bạn. Nhưng nếu bạn sinh viên, bạn cần đọc tất cả để hiểu email kém có thể làm bạn lùi bao nhiêu, và sửa chúng dễ dàng đến đâu.
Công cụ viết email tốt hơn
Tất cả chuyên gia email trên có lời khuyên nhất quán. Họ đều nghĩ bạn cần kiểm tra chính tả và đối chiếu email, định dạng văn bản để dễ đọc, súc tích và ngắn gọn, tránh lỗi ngốc nghếch. Vâng, có ứng dụng giúp việc đó.
Từ gợi ý tự động chính tả và ngữ pháp đến tránh nút reply-all khi bạn bị BCC, dùng các công cụ này viết email tốt hơn mà người đọc và trả lời. Những chi tiết nhỏ thường tạo tác động lớn.