Bao lâu thì bạn nhận được một email khiến bạn tự hỏi, "Tôi tự hỏi tại sao họ lại gửi cái này cho tôi? Tôi phải làm gì với nó?" Khi trưởng thành, kỹ năng cần thiết là biết cách viết email chuyên nghiệp để tiết kiệm thời gian và nhận được thư trả lời.
Mặc dù bạn gửi nhiều email mỗi ngày, nhưng bạn có thể không giỏi trong việc soạn những tin nhắn này. Và giống như với bất kỳ hình thức giao tiếp nào, nghi thức email phát triển theo thời gian. Bạn có thể tìm hiểu một số cách viết email chuyên nghiệp được hỗ trợ dữ liệu hoặc sử dụng các ứng dụng và trang web này để có các mẫu và quy tắc dễ dàng.
1. Email của bạn có thể tốt hơn (Web):10 lỗi phổ biến và cách khắc phục
Email có một số quy tắc chưa được nêu và những điều nên làm và không nên làm. Thật ngạc nhiên về tần suất chúng ta phá vỡ những quy tắc này. Email của bạn có thể tốt hơn là hướng dẫn nhanh về 10 lỗi phổ biến và cách khắc phục chúng.
Chúng ta thường không để ý đến chúng, chúng vẫn thường xảy ra. Ví dụ:tránh các dòng tiêu đề mơ hồ và bao gồm lời kêu gọi hành động cho người nhận, dường như là lẽ thường. Nhưng lướt qua hộp thư đến của bạn và bạn sẽ thấy rất nhiều email bỏ qua chúng hoàn toàn.
Mỗi lỗi trong số 10 lỗi cũng bao gồm một bản ghi ngắn gọn về giao thức chính xác cần tuân theo. Nếu bạn cần nói với người khác về việc tuân theo một trong các quy tắc, trang web có các liên kết hữu ích cho mỗi điểm. Cách tiếp cận ví dụ của họ có thể hơi hung hăng hoặc thô lỗ đối với một số người, vì vậy hãy điều chỉnh nó theo giọng điệu bạn muốn sử dụng với người nhận.
2. Email Mạng (Web):Các Mẫu Miễn phí để Phát triển Sự nghiệp
Bạn gặp ai đó có thể giúp bạn trong công việc, trao đổi email và sau đó bạn phải theo dõi họ. Nhưng bằng cách nào? Hầu hết chúng ta đều phải vật lộn để tìm ra những từ phù hợp để đạt được một ưu ái, một công việc hoặc để thúc đẩy sự nghiệp liên quan đến công việc của chúng ta với họ. Resume Worded, một trong những trang sơ yếu lý lịch và CV tốt nhất, tập hợp một bộ sưu tập hơn 50 mẫu email cho những dịp như vậy.
Có một hộp tìm kiếm tiện dụng hoặc bạn có thể chọn một trong các thẻ như mẫu mạng email lạnh hoặc ấm, yêu cầu giới thiệu hoặc lời khuyên và kết nối lại với các liên hệ cũ. Duyệt qua danh sách và bạn sẽ tìm thấy các mẫu cụ thể cho các mục đích khác nhau, chẳng hạn như các mẫu riêng biệt để theo dõi với một người không phản hồi và một người phản hồi.
Bấm vào một mẫu để xem toàn bộ văn bản và sao chép-dán nó vào hộp soạn email của bạn. Mẫu cũng giải thích logic và cho phép bạn thực hiện một số mẹo để đảm bảo mẫu có tác dụng mong muốn đối với người nhận.
3. Mẫu Email Cold (Web):Mẫu Miễn phí để Liên lạc với Người lạ
Một trong những nhiệm vụ khó nhất trong mạng là gửi một email lạnh lùng, tức là email đến một người không biết bạn và yêu cầu họ điều gì đó. Đó có thể là một đặc ân, một cuộc mua bán hoặc bất cứ điều gì khác, nhưng thật đáng sợ khi yêu cầu điều đó từ một người lạ.
Cold Email Template là một bộ sưu tập gồm 40 mẫu miễn phí dành cho email lạnh. Trong số những người khác, danh sách bao gồm các email để giới thiệu, thu hút lại khách hàng tiềm năng, bán hàng, các cách ấm áp để xây dựng mối quan hệ và các thông điệp đơn giản và trọng tâm. Ứng dụng danh bạ Markd đã phát triển bộ sưu tập , trong khi các email đến từ các nguồn khác nhau như Freshworks, Sumo, Medium posts, v.v.
Sử dụng bất kỳ email nào cũng đơn giản như sao chép và dán nó vào ứng dụng email của bạn và điền hoặc thay thế các trường thích hợp. Hãy nhớ rằng, đây là những mẫu, vì vậy hãy sử dụng chúng làm điểm bắt đầu và tùy chỉnh chúng nếu có thể. Trang web cũng có hộp tìm kiếm và bộ lọc nếu bạn đang vội.
4. 12 Tập lệnh Email Hoàn tất cho Bạn (Ebook):Các Mẫu Chi tiết để Mở Cửa
Nhà đầu tư mạo hiểm và cố vấn nghề nghiệp Zak Slayback đã vượt qua sức nặng của mình. Anh ta trao đổi email với những người không biết anh ta hoặc những gì anh ta cung cấp. Trong hướng dẫn ebook ngắn 50 trang này, anh ấy đã thu thập 12 đoạn mã email được thử nghiệm nhiều nhất của mình.
Slayback là người đầu tiên nói đây không phải là mẫu ma thuật. Bạn phải lấp đầy những khoảng trống. Nhưng không giống như các mẫu khác, anh ấy giải thích bạn cần viết gì và tại sao. Tập trung nhiều vào việc tạo kết nối cá nhân thông qua email và đủ thực tế để người nhận không nghĩ rằng bạn đang làm việc từ một tập lệnh.
12 kịch bản bao gồm các chủ đề như thiết lập cuộc họp, nhận phản hồi, giới thiệu và giới thiệu cũng như các tình huống khác mà bạn có thể phải đối mặt trong sự nghiệp chuyên môn của mình. Sách điện tử đặc biệt hữu ích cho những nhà văn đang tìm kiếm bài phê bình, chia sẻ từ những người họ ngưỡng mộ hoặc các điểm viết blog của khách.
Bạn sẽ cần đăng ký bản tin của Slayback để nhận ebook miễn phí. Như mọi khi, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng ổ ghi hoặc dịch vụ email dùng một lần cho việc đó.
5. Hướng dẫn Email cho Sinh viên (Web):Các Nghi thức Cần thiết cho Trường Đại học
Ngay cả khi bạn có thể nhắn tin và tweet với những điều tốt nhất trong số họ, thì email chuyên nghiệp là một trò chơi bóng khác. Sinh viên đặc biệt đấu tranh với các quy tắc bất thành văn của email, và các giáo sư cảm thấy khó chịu. Blog giáo dục Inside Higher Ed đã thu thập các hướng dẫn cần thiết cho học sinh sau trung học.
Bài viết là một bài đọc sâu sắc về những lỗi phổ biến mà học sinh mắc phải và những vấn đề mà học sinh mắc phải lần đầu tiên. Nhưng điều tốt hơn nữa là các liên kết trong bài báo. Inside Higher Ed chỉ ra một số viên ngọc quý do các giáo sư viết cho sinh viên của họ:
- Cách Gửi Email cho Giáo sư của bạn (mà không gây khó chịu cho AF) - 10 yếu tố của một email hiệu quả và một mẫu đơn giản để làm theo.
- 5 cách để một giáo sư bận rộn trả lời email của bạn - Năm điều mà giáo sư của bạn đang tìm kiếm trước khi họ trả lời.
- Cách gửi email cho giáo sư - Cách viết một email ngắn gọn nhưng có tính giải thích và quan trọng là các nghi thức tiếp theo.
Cho dù bạn chỉ áp dụng một trong những điều này, cả ba, hay bài báo Inside Higher Ed là tùy thuộc vào bạn. Nhưng nếu bạn là sinh viên, bạn cần phải đọc tất cả chúng để hiểu mức độ mà một email xấu có thể khiến bạn lùi bước và việc khắc phục chúng dễ dàng như thế nào.
Công cụ để viết email tốt hơn
Tất cả các chuyên gia email ở trên đều có một số lời khuyên nhất quán. Họ đều cho rằng bạn cần kiểm tra chính tả và đọc lại email, định dạng văn bản sao cho dễ đọc, súc tích và ngắn gọn và tránh những sai lầm ngớ ngẩn. Chà, có những ứng dụng để giúp bạn điều đó.
Từ các đề xuất tự động về chính tả và ngữ pháp đến việc tránh nút trả lời tất cả khi bạn là BCC-ed, hãy sử dụng các công cụ này để viết những email tốt hơn mà mọi người sẽ đọc và trả lời. Những chi tiết nhỏ như vậy thường tạo ra tác động lớn.