Gmail vẫn tốt hơn bao giờ hết, nhưng Inbox by Gmail có thể là lựa chọn tốt hơn cho bạn không?
Inbox by Gmail là cách tiếp cận gần đây nhất của Google để tổ chức và quản lý email. Phải mất một số thời gian để làm quen, nhưng nếu nó có khả năng cung cấp cho bạn quy trình làm việc email đơn giản hơn, thì nó đáng để áp dụng. Và bây giờ bạn thậm chí không cần lời mời để sử dụng Inbox!
Để giúp bạn quyết định xem bạn có nên chuyển hoàn toàn sang Inbox hay không, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn một số cách mà nó sẽ làm cho email tốt hơn cho bạn. Nhưng trước tiên, hãy cho bạn biết mọi thứ ở đâu trong giao diện của Inbox.
Tùy chọn Hộp thư đến ở đâu
Bạn sẽ tìm thấy tất cả các tùy chọn và cài đặt của Inbox ở một trong năm vị trí:
- Thanh công cụ xuất hiện khi bạn di chuột qua thư - Đây là nơi bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn để ghim email, báo lại, đánh dấu là xong (hoặc chuyển nó vào hộp thư đến)
- Trình đơn bật lên xuất hiện khi bạn nhấp vào biểu tượng Di chuyển tới… (ba chấm được sắp xếp theo chiều dọc) trong thanh công cụ được hiển thị ở trên
- Menu hướng biểu tượng ẩn sau nút Soạn - Bạn sẽ có thể nhìn thấy menu khi di chuột qua biểu tượng dấu cộng (+) lớn màu đỏ ở dưới cùng bên phải trong Inbox
- Hộp thoại Cài đặt của Hộp thư đến - Để hiển thị điều này, hãy nhấp vào biểu tượng bánh hamburger ở trên cùng bên trái trong giao diện Hộp thư đến và trong thanh bên xuất hiện, nhấp vào Cài đặt
- Cài đặt gói riêng lẻ - Để hiển thị Cài đặt cho bất kỳ gói nào, di chuột vào liên kết của gói đó trong thanh bên và nhấp vào biểu tượng bánh răng xuất hiện bên cạnh.
Bây giờ, hãy xem Inbox tiết kiệm cho bạn, người dùng, cả thời gian và công sức như thế nào.
1. Chuyển email của bạn thành việc cần làm
Với Gmail, bạn có thể gửi email dưới dạng công việc tới ứng dụng danh sách việc cần làm của mình, nhưng với Inbox, email của bạn là danh sách việc cần làm của bạn. Inbox xử lý nó như vậy vì nó hiểu rằng hầu hết các email cần bạn thực hiện một số loại hành động.
Inbox cho phép bạn đánh dấu email là "xong" thay vì "đã đọc" hoặc "đã lưu trữ". Đó có thể là một sự thay đổi từ ngữ đơn giản, nhưng nó thực sự tạo ra một sự thay đổi khác trong việc quản lý email.
Các email mà bạn đánh dấu là đã hoàn thành sẽ bị tắt theo cách của bạn. Nó giống như đánh dấu công việc khỏi danh sách việc cần làm của bạn và tương tự như việc lưu trữ trong Gmail. Bạn cũng có thể ghim các email quan trọng vào đầu hộp thư đến của mình để truy cập nhanh vào chúng.
2. Sắp xếp Email Phù hợp với Bạn
Inbox đảm nhiệm chức năng sắp xếp email của bạn và thực hiện khá tốt công việc đó. Nó đặt các email tương tự trong các nhóm được gọi là Gói.
Khi bạn thiết lập Inbox lần đầu tiên, bạn sẽ nhận được lời nhắc chọn loại email bạn muốn xem được nhóm thành một nhóm riêng biệt. Chuyến đi, Quảng cáo, Cập nhật, Diễn đàn và Tài chính là một số loại gói mà bạn có thể chọn.
Sử dụng nút Tạo mới … Liên kết thanh bên nếu bạn muốn tạo một gói tùy chỉnh. Bạn có thể quay lại và chỉnh sửa tùy chọn gói của mình bất kỳ lúc nào thông qua cài đặt Hộp thư đến.
3. Đánh dấu Chỉ là dữ liệu bạn cần
Từ thời gian chuyến bay đến thông tin thuê ô tô để xác nhận đơn đặt hàng, Inbox quen thuộc với loại dữ liệu mà bạn thường tìm kiếm trong hộp thư đến của mình. Đó là lý do tại sao nó luôn đánh dấu dữ liệu quan trọng đó trong thẻ có thể quét để dễ dàng nhận dạng.
Inbox cũng giúp bạn dễ dàng biết được email có tệp đính kèm, ảnh, hình ảnh nội tuyến, liên kết đến video, v.v. hay không, bằng cách hiển thị hình thu nhỏ của chúng trong hộp thư đến của bạn.
Nếu bạn đề cập đến một liên kết, số điện thoại hoặc địa chỉ email trong khi tạo lời nhắc trong Inbox, thì Hỗ trợ của nó tính năng này cung cấp thêm thông tin mà nó cho rằng bạn có thể cần. Chúng tôi đang chia sẻ tweet này như một ví dụ:
Bạn sẽ đánh giá cao rằng Hộp thư đến đủ thông minh để không hiển thị dữ liệu nhạy cảm như khóa cấp phép trong thẻ .
4. Tăng tốc độ trả lời qua email
Đối với bất kỳ email nào hiện đang mở, Inbox liệt kê ba đoạn văn bản bên dưới thư. Đây là những câu trả lời do Inbox soạn thảo để tiết kiệm thời gian cho bạn. Nhấp vào bất kỳ đoạn mã nào và một bản nháp mới sẽ xuất hiện với đoạn mã đó được dán trong nội dung email trả lời. Bạn có thể xem lại và chỉnh sửa email trước khi nhấn Gửi .
Inbox ghi chú những thay đổi bạn thực hiện và học hỏi từ chúng, tạo ra các tùy chọn phản hồi tốt hơn với mỗi lần lặp lại. Nó cũng hoạt động theo cách của nó đối với các câu phức tạp hơn khi bạn tiếp tục sử dụng Trả lời thông minh tính năng. Trả lời thông minh có sẵn trên web và trên điện thoại di động.
5. Tăng tốc độ Tìm kiếm
Vấn đề với các tìm kiếm qua email là bạn vẫn phải xem qua kết quả để tìm thông tin chính. Inbox biết rằng việc này có thể tốn thời gian và cố gắng hết sức để đẩy thông tin phù hợp lên đầu. Sau đó nó hiển thị cho bạn các kết quả có liên quan khác trong hai nhóm: Kết quả hàng đầu và Tất cả kết quả .
Khi tôi tìm kiếm thời gian bay trong Hộp thư đến, ngay ở trên cùng, thẻ hiển thị cho tôi thẻ phù hợp nhất phù hợp với truy vấn của tôi - thẻ đánh dấu số chuyến bay cũng như ngày và giờ khởi hành cho chuyến bay sắp tới sớm nhất. Tiện dụng!
6. Hoạt động như Trợ lý Du lịch của Bạn
Theo dõi kế hoạch du lịch chưa bao giờ suôn sẻ như thế này. Inbox có một gói chuyên dụng được gọi là gói chuyến đi tập hợp tất cả email liên quan đến từng chuyến đi của bạn ở một nơi . Nhấp vào Chuyến đi trong thanh bên để xem các gói chuyến đi cho các chuyến đi sắp tới cũng như các chuyến đi đã hoàn thành. Nhấp vào bất kỳ dữ liệu nào trong số chúng và có tất cả dữ liệu phù hợp mà bạn cần!
Bạn thậm chí có thể chia sẻ tóm tắt chuyến đi với gia đình và bạn bè khá dễ dàng . Tất cả những gì bạn phải làm là mở gói chuyến đi, nhấp vào nút Chia sẻ chuyến đi biểu tượng (mũi tên cong hướng về bên phải), điền địa chỉ email của người nhận và nhấn Gửi . Inbox đảm nhận việc thêm tóm tắt chuyến đi vào email khi bạn nhấp vào Chia sẻ chuyến đi .
7. Nhắc bạn tạo lời nhắc
Khi bạn nhận được một email mà Inbox xác định là việc cần làm, nó sẽ gợi ý thêm lời nhắc cho nó. Bạn có thể chấp nhận đề xuất của nó bằng cách nhấp vào THÊM NHẬN XÉT . Bằng cách này, bạn không cần phải theo dõi các email yêu cầu hành động. Tất cả những gì bạn phải làm là chấp nhận các đề xuất nhắc nhở của Inbox và tiếp tục công việc của mình cho đến khi Inbox nhắc lại bạn thực hiện hành động.
Lời nhắc bạn tạo trong Inbox và gắn với thời gian và vị trí cụ thể sẽ hiển thị dưới dạng thẻ trong Google Hiện hành. Ngoài ra, khi bạn thêm lời nhắc trong Google Hiện hành hoặc trong Google Keep, lời nhắc đó sẽ hiển thị trong Hộp thư đến . Bạn sẽ tìm thấy nó trong Lời nhắc trong thanh bên.
8. Giữ email không theo dõi cho đến khi bạn cần đến
Những email mà bạn không cần ngay bây giờ thường gây mất tập trung vì bạn phải bỏ qua chúng để đến được những email bạn cần. Để giúp giải quyết vấn đề này, Inbox cũng cho phép bạn tạm ẩn email để sử dụng sau.
Báo lại email sẽ tạm thời ẩn email đó đi và chuyển nó trở lại hộp thư đến của bạn khi bạn đã sẵn sàng. Nếu bạn vẫn chưa thấy, vui lòng nhấn Báo lại một lần nữa.
Bạn có thể chọn từ các thời gian báo lại như Tuần tới , Một ngày nào đó và Cuối tuần này hoặc thêm ngày, giờ và địa điểm báo lại tùy chỉnh.
9. Cho phép Bạn Kiểm soát Tần suất Quảng cáo và Cập nhật Email
Thật khó chịu khi có các email quảng cáo hoặc email cập nhật tràn vào hộp thư đến của bạn suốt cả ngày. Nhưng với Inbox, bạn có thể chọn hiển thị các gói Khuyến mại và Cập nhật trong hộp thư đến của mình chỉ một lần mỗi ngày hoặc thậm chí một lần một tuần. Vấn đề là bạn không thể thay đổi thời gian các nhóm xuất hiện trong hộp thư đến của mình. Mặc định là 7 giờ sáng và bạn sẽ phải sống với điều đó, cho đến bây giờ.
Để đặt tần suất cho email quảng cáo, hãy mở Cài đặt hộp thoại cho gói Quảng cáo. Ở đó, trong Hiển thị nhóm , chọn nút radio bên cạnh Mỗi ngày một lần hoặc Mỗi tuần một lần và đóng hộp thoại. Lặp lại quy trình này cho gói Cập nhật.
Trong hộp thoại cài đặt nhóm, nếu bạn đã đặt Nhóm thư trong hộp thư đến tùy chọn Tắt , bạn sẽ không nhận được tùy chọn tần suất email, nhưng bạn sẽ lấy một cái để tự động đánh dấu tin nhắn là xong khi chúng đến.
Lưu ý: Email quảng cáo bao gồm các ưu đãi, ưu đãi, v.v. và email cập nhật bao gồm các email thông báo như xác nhận và cảnh báo.
10. Học những gì bạn cần
Inbox sử dụng tính năng quét thông minh để sắp xếp email của bạn, đánh dấu thông tin chính và cung cấp đề xuất cho lời nhắc, trả lời và tìm kiếm. Điều tuyệt vời là bạn càng làm việc nhiều với Inbox, thì Inbox càng cung cấp cho bạn các đề xuất phù hợp tốt hơn . Điều này chắc chắn sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều công việc nhập và sửa khi bạn tiếp tục sử dụng Inbox.
Ngoài ra, bạn không cần phải học hoặc nhớ bất kỳ cú pháp đặc biệt nào để tương tác với Inbox, vì Inbox nhận dạng ngôn ngữ tự nhiên rất tốt.
Hộp thư đến rất tuyệt, nhưng…
Khả năng truy cập dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng mà Inbox cung cấp được thực hiện nhờ cơ chế quét dữ liệu được tích hợp trong đó. Điều này có nghĩa là Hộp thư đến sẽ tìm kiếm thư của bạn để hiển thị thông tin phù hợp nhất với bạn. Rùng mình? Chắc chắn là như vậy, trừ khi việc thiếu sự riêng tư không làm phiền bạn nhiều. Sự xâm nhập này vào mọi nơi trong cuộc sống của bạn là vấn đề lớn nhất với Inbox, cho rằng đó là sự xâm nhập mang lại lợi ích cho bạn nếu bạn đăng ký Inbox.
Ngoại trừ bit riêng tư, không có khuyết điểm nào của Inbox dường như là kẻ phá vỡ giao dịch. Tính năng hộp thư đến thống nhất sẽ là một bổ sung hữu ích để quản lý nhiều tài khoản Google trong Inbox. Hiện tại, bạn sẽ phải thực hiện chuyển đổi tài khoản giống như khi làm trong Gmail. Tùy chọn xóa bằng một cú nhấp chuột cho email cũng sẽ rất hay.
Mở hộp thư đến!
Bạn sẽ không biết Inbox có đáng để làm ứng dụng email chính của mình hay không trừ khi bạn dành thời gian cho nó. Hãy bắt đầu điều đó ngay hôm nay. Nếu đã hơn một năm kể từ khi bạn dùng thử Inbox và quay lại Gmail, hãy thử một lần nữa, vì Inbox đã phát triển khá nhiều từ đó đến nay.
Điều rút ra ở đây là nếu đó là hiệu quả mà bạn đang tìm kiếm, Inbox sẽ mang đến cho bạn một ưu đãi tuyệt vời. Không quá nhiều nếu bằng mọi giá quyền riêng tư là mối quan tâm hàng đầu của bạn.
Bạn đã chuyển sang Hộp thư đến của Gmail chưa? Nó có thay đổi quy trình làm việc email của bạn tốt hơn không? Bạn có ghét nó và quay lại Gmail thông thường không? Chúng tôi muốn biết về trải nghiệm của bạn với Inbox.