Gmail tốt như thường, nhưng Inbox by Gmail có thể là lựa chọn tốt hơn cho bạn?
Inbox by Gmail là cách tiếp cận gần đây nhất của Google về tổ chức và quản lý email. Nó cần thời gian làm quen, nhưng nếu nó có thể cho bạn quy trình email đơn giản hơn, nó đáng để áp dụng. Và bây giờ bạn không cần mời để dùng Inbox!
Để giúp bạn quyết định có nên chuyển hoàn toàn sang Inbox, chúng tôi sẽ chỉ một số cách nó làm email tốt hơn cho bạn. Trước tiên, hãy xem mọi thứ ở đâu trong giao diện Inbox.
Vị Trí Tùy Chọn Inbox
Bạn sẽ tìm thấy tất cả tùy chọn và cài đặt Inbox ở một trong năm vị trí:
- Thanh công cụ xuất hiện khi di chuột qua tin nhắn - Đây là nơi bạn tìm thấy tùy chọn ghim email, tạm hoãn, đánh dấu xong (hoặc chuyển về hộp thư)
- Menu bật lên khi nhấp vào biểu tượng Di chuyển đến… (ba chấm dọc) trong thanh công cụ trên
- Menu điều khiển bằng biểu tượng ẩn sau nút Soạn thảo - Bạn thấy menu khi di chuột qua biểu tượng cộng (+) đỏ lớn ở góc dưới phải trong Inbox
- Hộp thoại Cài đặt Inbox - Để mở, nhấp biểu tượng hamburger góc trên trái trong giao diện Inbox, và trong thanh bên trượt ra, nhấp Cài đặt
- Cài đặt từng gói (bundle) - Để mở hộp thoại Cài đặt cho bất kỳ gói nào, di chuột qua liên kết của nó trong thanh bên và nhấp biểu tượng bánh răng xuất hiện bên cạnh.
Bây giờ hãy xem Inbox tiết kiệm thời gian và công sức cho bạn như thế nào.
1. Chuyển Email Thành Việc Cần Làm
Với Gmail, bạn có thể gửi email như nhiệm vụ đến ứng dụng to-do, nhưng với Inbox, email là danh sách việc của bạn. Inbox đối xử như vậy vì nó hiểu hầu hết email cần bạn hành động.
Inbox cho phép bạn đánh dấu email là "xong" thay vì "đã đọc" hoặc "lưu trữ". Đó có thể là thay đổi từ ngữ đơn giản, nhưng nó đặt một góc nhìn khác vào quản lý email.
Email bạn đánh dấu xong bị đẩy ra khỏi đường. Giống như tích hoàn thành nhiệm vụ và tương đương lưu trữ trong Gmail. Bạn cũng có thể ghim email quan trọng lên đầu hộp thư để truy cập nhanh.
2. Tự Động Sắp Xếp Email Đúng
Inbox gánh vác việc sắp xếp email và làm khá tốt. Nó đặt email tương tự vào nhóm gọi là Gói (Bundles).
Khi thiết lập Inbox lần đầu, bạn nhận được lời nhắc chọn loại email muốn gom thành gói riêng. Du lịch, Khuyến mãi, Cập nhật, Diễn đàn, Tài chính là một số loại gói bạn chọn.
Dùng liên kết Tạo mới… ở thanh bên nếu muốn tạo gói tùy chỉnh. Bạn có thể quay lại điều chỉnh tùy chọn gói bất cứ lúc nào qua cài đặt Inbox.
3. Làm Nổi Bật Chỉ Dữ Liệu Cần Thiết
Từ giờ bay đến thông tin thuê xe đến xác nhận đơn hàng, Inbox quen thuộc với loại dữ liệu bạn thường tìm trong hộp thư. Đó là lý do nó giữ dữ liệu quan trọng được làm nổi bật luôn trong thẻ dễ quét để nhận diện dễ dàng.
Inbox cũng giúp dễ dàng biết email có tệp đính kèm, ảnh, hình ảnh nội tuyến, liên kết video, v.v., bằng cách làm hình thu nhỏ hiển thị trong hộp thư.
Nếu bạn nhắc đến liên kết, số điện thoại, hoặc địa chỉ email khi tạo nhắc nhở trong Inbox, tính năng Assist đưa ra thông tin thêm nó nghĩ bạn có thể cần. Chúng tôi chia sẻ tweet này làm ví dụ:
Bạn sẽ đánh giá Inbox đủ thông minh để không hiển thị dữ liệu nhạy cảm như khóa giấy phép trong thẻ.
4. Tăng Tốc Trả Lời Email
Đối với bất kỳ email đang mở, Inbox liệt kê ba đoạn văn bản dưới tin nhắn. Đó là câu trả lời Inbox soạn để tiết kiệm thời gian. Nhấp vào bất kỳ đoạn nào và bản nháp mới xuất hiện với đoạn đó dán vào thân email trả lời. Bạn có thể xem lại và chỉnh sửa trước khi nhấn Gửi.
Inbox ghi nhận thay đổi bạn làm và học từ đó, tạo câu trả lời tốt hơn và câu phức tạp hơn với mỗi lần lặp của tính năng Trả lời thông minh (Smart Reply). Trả lời thông minh có trên web và mobile.
5. Tăng Tốc Tìm Kiếm
Vấn đề với tìm kiếm email là bạn vẫn phải lướt kết quả để tìm thông tin quan trọng. Inbox biết điều này tốn thời gian và cố gắng đẩy thông tin đúng lên trên. Sau đó nó hiển thị kết quả liên quan khác trong hai nhóm: Kết quả hàng đầu và Tất cả kết quả.
Khi tôi tìm giờ bay trong Inbox, ngay đầu nó hiển thị thẻ phù hợp nhất — thẻ làm nổi bật số hiệu chuyến bay cũng như ngày và giờ khởi hành cho chuyến bay sắp tới sớm nhất. Tiện lợi!
6. Trở Thành Trợ Lý Du Lịch
Theo dõi kế hoạch du lịch chưa bao giờ mượt mà như vậy. Inbox có gói chuyên biệt gọi là gói du lịch (trip bundle) thu thập tất cả email liên quan đến mỗi chuyến đi của bạn ở một nơi. Nhấp Du lịch ở thanh bên để xem gói du lịch cho chuyến sắp tới và đã hoàn tất. Nhấp vào bất kỳ cái nào và có tất cả dữ liệu bạn cần!
Bạn thậm chí có thể chia sẻ tóm tắt chuyến đi với gia đình và bạn bè khá dễ dàng. Chỉ cần mở gói du lịch, nhấp biểu tượng Chia sẻ chuyến đi (mũi tên cong hướng phải), điền email người nhận, và nhấp Gửi. Inbox lo việc thêm tóm tắt chuyến đi vào email khi bạn nhấp Chia sẻ chuyến đi.
7. Nhắc Nhở Tạo Nhắc Nhở
Khi nhận email Inbox nhận diện là việc cần làm, nó gợi ý thêm nhắc nhở. Bạn chấp nhận gợi ý bằng cách nhấp THÊM NHẮC NHỚ. Cách này bạn không cần theo dõi email yêu cầu hành động. Chỉ cần chấp nhận gợi ý nhắc nhở của Inbox và tiếp tục công việc cho đến khi Inbox nhắc bạn hành động lại.
Nhắc nhở bạn tạo trong Inbox và gắn thời gian, địa điểm cụ thể xuất hiện dưới dạng thẻ trong Google Now. Cũng, khi bạn thêm nhắc nhở trong Google Now hoặc Google Keep, nó xuất hiện trong Inbox. Bạn tìm thấy nó dưới Nhắc nhở trong thanh bên.
8. Giữ Email Xa Tầm Mắt Đến Khi Cần
Email bạn không cần ngay thường gây phân tâm vì bạn phải bỏ qua để đến thư cần. Để giải quyết, Inbox cũng cho phép tạm hoãn email.
Tạm hoãn email ẩn nó tạm thời và đưa nó trở lại hộp thư khi bạn sẵn sàng. Nếu vẫn chưa, thoải mái nhấp Tạm hoãn lại.
Bạn có thể chọn thời gian tạm hoãn như Tuần sau, Một ngày nào đó, và Cuối tuần này hoặc thêm ngày, giờ, địa điểm tùy chỉnh.
9. Điều Chỉnh Tần Suất Email Khuyến Mãi Và Cập Nhật
Việc email khuyến mãi hoặc cập nhật rỉ rả vào hộp thư suốt ngày thật phiền toái. Nhưng với Inbox, bạn có thể chọn hiển thị gói Khuyến mãi và Cập nhật trong hộp thư chỉ một lần mỗi ngày thậm chí một lần mỗi tuần. Điều kiện là bạn không thể thay đổi giờ gói xuất hiện. Mặc định là 7 AM và bạn phải chấp nhận, cho đến nay.
Để đặt tần suất email khuyến mãi, mở hộp thoại Cài đặt cho gói Khuyến mãi. Tại đó, dưới Hiển thị gói, chọn nút radio bên cạnh Một lần mỗi ngày hoặc Một lần mỗi tuần và đóng hộp thoại. Lặp lại cho gói Cập nhật.
Trong hộp thoại cài đặt gói, nếu bạn đặt Gom tin nhắn trong hộp thư thành Tắt, bạn không nhận tùy chọn tần suất email, nhưng bạn sẽ nhận tùy chọn tự động đánh dấu xong khi đến.
Lưu ý: Email khuyến mãi bao gồm deal, ưu đãi, v.v. và email cập nhật bao gồm email thông báo như xác nhận và cảnh báo.
10. Học Cái Bạn Cần
Inbox dùng quét thông minh để sắp xếp email, làm nổi bật thông tin quan trọng, và cung cấp gợi ý nhắc nhở, trả lời, tìm kiếm. Điều tuyệt vời là càng làm việc với Inbox, nó càng giỏi đưa ra gợi ý liên quan. Chắc chắn tiết kiệm nhiều gõ và sửa lỗi khi bạn tiếp tục dùng Inbox.
Cũng, bạn không cần học hoặc nhớ cú pháp đặc biệt để tương tác với Inbox, vì nó nhận diện ngôn ngữ tự nhiên tốt.
Inbox Tốt, Nhưng…
Truy cập dữ liệu nhanh và dễ dàng Inbox cung cấp được thực hiện bởi cơ chế quét dữ liệu tích hợp. Nghĩa là Inbox lội qua tin nhắn của bạn để đưa ra thông tin liên quan nhất cho bạn. Ghê rợn? Thật vậy, trừ khi sự thiếu riêng tư không làm bạn băn tâm. Sự xâm nhập vào mọi phần cuộc sống là vấn đề lớn nhất của Inbox, giả sử đó là sự xâm nhập bạn đồng ý nếu đăng ký Inbox.
Trừ vấn đề riêng tư, không nhược điểm nào của Inbox là deal breaker. Tính năng hộp thư thống nhất (unified inbox) sẽ là bổ sung hữu ích để quản lý nhiều tài khoản Google trong Inbox. Hiện tại, bạn phải chuyển tài khoản như trong Gmail. Tùy chọn xóa một cú nhấp cho email cũng sẽ tốt.
Mở Khóa Inbox!
Bạn sẽ không biết Inbox có đáng làm ứng dụng email chính trừ khi dành thời gian cho nó. Bắt đầu hôm nay. Nếu đã hơn một năm bạn thử Inbox và quay lại Gmail, hãy thử lại, vì Inbox đã tiến hóa khá nhiều giữa thời điểm đó và bây giờ.
Bài học ở đây là nếu bạn tìm hiệu quả, Inbox cho bạn một thương vụ tuyệt vời. Không nhiều nếu riêng tư là mối quan tâm hàng đầu với mọi chi phí.
Bạn đã chuyển sang Inbox by Gmail? Nó thay đổi quy trình email của bạn tốt hơn? Bạn ghét nó và quay lại Gmail thường? Chúng tôi rất muốn nghe trải nghiệm của bạn với Inbox.