Đã có nhiều bài viết về lý do áp dụng rộng rãi webmail có nghĩa bạn nên bỏ client email desktop. Tôi hoàn toàn không đồng ý.
Vài năm trước, nhà cung cấp như Gmail thu hút đông đảo người dùng với thiết kế đơn giản, tính năng mạnh, hứa hẹn truy cập email mọi nơi. Client desktop bị bỏ lại phía sau, nhưng giờ chúng đang đuổi kịp — nhanh. Thực tế, đối với một số nhóm người, ưu điểm client desktop vượt trội hơn webmail.
Hãy xem kỹ khi nào nên cân nhắc client desktop.
Nếu Bạn Có Nhiều Tài Khoản Email
Nhiều người có nhiều địa chỉ email; ít nhất đa số có địa chỉ công việc và cá nhân.
Nhóm có nhiều địa chỉ nhất thường là freelancer. Nếu bạn freelancer, bạn hiểu ý tôi. Làm việc với nhiều công ty dự án dài hạn cùng lúc, hoàn toàn có thể bạn có email mỗi công ty. Thêm Gmail cá nhân và (có lẽ) email tên miền riêng, bạn đã có "nút thắt cổ chai".
Mặc dù app Gmail smartphone cho phép thêm nhiều địa chỉ khá tốt, app web cảm giác cần cải tiến giao diện và usability gấp — quản lý nhiều tài khoản trên Gmail cồng kềnh. Ví dụ, quá dễ quên đổi địa chỉ "from", và dù không quên, header email vẫn lộ tài khoản gốc đằng sau alias.
Dùng một trong những client email desktop miễn phí tốt nhất (hoặc trả phí cho premium) sẽ làm việc quản lý tất cả tài khoản, tách biệt chúng, tổ chức hơn nhiều, giảm thiểu email quan trọng lọt lỡ.
Nếu Bạn Cần Sao Lưu Email Định Kỳ
Tôi nghĩ nhiều lý do muốn sao lưu email định kỳ.
Lý do quan trọng nhất: bảo mật. Thống kê 1/5 tài khoản email bị hack — 540 triệu tài khoản/năm. Nếu có dữ liệu khách hàng quan trọng, thông tin dự án, hoặc email cá nhân quan trọng, bạn không muốn rủi ro mất truy cập.
Góc độ kinh doanh: chi phí khôi phục, mất cơ hội, vi phạm quy định. Góc độ cá nhân: đánh cắp danh tính, tài khoản bị khóa vĩnh viễn, mất dữ liệu liên lạc. Ngay cả sự cố ngắn hạn dịch vụ miễn phí (như Yahoo 2013) cũng gây hỗn loạn — nhất là lúc bất ngờ.
Gmail cuối cùng cung cấp cách tải tất cả email cuối 2013, nhưng không tự động và không làm qua giao diện Gmail. Phải đăng nhập Google Account làm theo Personal info & privacy > Control your content > Download your data.
Nhớ làm định kỳ khó, và quá trình làm cho nhiều tài khoản tốn thời gian.
Client desktop loại bỏ lo lắng và rắc rối. Hầu hết dịch vụ cho phép lập lịch sao lưu tự động, sao lưu tất cả tài khoản cùng lúc vào cùng nơi. Quan trọng, bạn cũng không bị giới hạn dung lượng file. Nếu webmail chỉ cung cấp backup đám mây, người không làm inbox zero nhanh chóng hết dung lượng.
Nếu Muốn Lựa Chọn Add-on & Plugin Rộng Hơn
Ban nhìn đầu, đây khu vực xám. Dù Chrome cung cấp hàng nghìn plugin, extension đồng bộ hoàn hảo với Gmail, dữ liệu mới nhất cho thấy 60% người dùng webmail không dùng Gmail. Đó là nhiều người với năng suất hạn chế.
Đối thủ lớn Gmail, Yahoo và Outlook, cung cấp một vài plugin. Nhà cung cấp khác hầu như không có. Chủ yếu vì lý do thương mại/cạnh tranh.
Client desktop chất lượng vượt qua giới hạn này. Ví dụ, Mailbird — client desktop phổ biến — cung cấp app store mã nguồn mở. Có plugin cho công cụ năng suất như iCal, Dropbox, mạng xã hội Facebook, và nhiều task manager, toolbar, to-do list.
Vì store mã nguồn mở, nội dung mới luôn được thêm. Tốt nhất, nếu bạn lập trình viên giỏi và công cụ cần chưa có, bạn tự tạo!
Nếu Muốn Công Cụ Tổ Chức Thực Sự Tốt
Webmail client không được "trang bị" tốt về công cụ tổ chức. Fan Gmail có thể chỉ labels, categories, stars, người dùng Outlook web có thể nhắc flags — nhưng thực tế, cả hai đều nhạt so với công cụ client desktop.
Ví dụ, client desktop phổ biến như Outlook, Thunderbird, Postbox cung cấp group filters, flags, categories, priorities, color-coding, follow-up sorting, và nhiều hơn.
Khả năng này mở rộng bằng plugin: QuickFolders cho Thunderbird tổ chức thư mục yêu thích, thường dùng thành tab, Send After (cũng có addon trình duyệt cho Gmail) thêm khả năng lên lịch gửi email tương lai.
Nếu Cần Truy Cập Ngoại Tuyến
Lại một lần, Gmail dẫn trước một số dịch vụ web khác, cung cấp Gmail Offline qua Chrome Web Store. Người dùng dịch vụ khác không may mắn vậy, và nhiều người dùng Gmail có thể chưa triển khai tính năng.
Bạn thường cần truy cập email khi không có internet: đi du lịch, internet nhà hỏng, thuyết trình trên di động, chỉ ví dụ ba trường hợp.
May mắn, tất cả nhà cung cấp desktop cho phép truy cập mọi email (và tệp đính kèm) không cần internet, và với đại đa số dịch vụ, không cần thiết lập phức tạp.
Không Phù Hợp Với Mọi Người
Tôi tin dùng client desktop, nhưng không ngây thơ cho rằng nó giải pháp one-size-fits-all.
Có lý lẽ giữ email khỏi máy tính vật lý, để không gian online (trộm cắp), bạn có thể phụ thuộc app/ tích hợp đặc biệt không có trên desktop, hoặc thích bản chất đa thiết bị của webmail.
Tuy nhiên, nếu gần đây chưa thử client desktop, hãy thử, sau đó quyết định giải pháp nào phù hợp nhu cầu bạn.
Bạn Dùng Nhà Cung Cấp Nào?
Nếu đã dùng client desktop, chúng tôi muốn nghe phản hồi cho người chưa dùng: nhà cung cấp tốt nhất? Ưu/nhược điểm? Bạn nhớ gì về webmail?
Nếu chưa dùng client desktop, tại sao? Họ cần làm gì khác để bạn chuyển?
Để lại suy nghĩ, ý kiến, quan điểm trong phần bình luận bên dưới.