Đã có rất nhiều bài viết về lý do tại sao việc áp dụng rộng rãi các dịch vụ webmail có nghĩa là bạn nên từ bỏ các ứng dụng email dựa trên máy tính để bàn. Tôi hết lòng không đồng ý.
Một vài năm trước, các nhà cung cấp như Gmail đã thu hút rất nhiều người dùng với thiết kế đơn giản hơn, các tính năng chính mạnh mẽ và hứa hẹn có thể truy cập vào email của bạn ở bất kỳ đâu. Các ứng dụng khách trên máy tính để bàn đã bị bỏ lại phía sau, nhưng giờ đây họ đang bắt kịp - nhanh chóng. Trên thực tế, đối với một số nhóm người nhất định, những lợi thế của việc sử dụng ứng dụng khách trên máy tính để bàn vượt trội hơn nhiều so với việc sử dụng ứng dụng khách dựa trên web.
Hãy xem xét kỹ hơn khi nào bạn nên cân nhắc sử dụng ứng dụng khách trên máy tính để bàn.
Nếu bạn có nhiều tài khoản email
Rất nhiều người có nhiều địa chỉ email; ít nhất thì đa số mọi người sẽ có địa chỉ cơ quan và địa chỉ cá nhân.
Tuy nhiên, những người có hầu hết các địa chỉ thường là những người làm nghề tự do. Nếu bạn là một người làm việc tự do, bạn sẽ biết tôi muốn nói gì. Nếu bạn đang làm việc với nhiều công ty trong các dự án dài hạn cùng một lúc, bạn hoàn toàn có thể có một địa chỉ email cho từng công ty đó. Thêm các địa chỉ đó vào địa chỉ Gmail của riêng bạn và (có thể) một địa chỉ trên miền của riêng bạn, và bạn đã tự mắc phải một nút thắt cổ chai.
Mặc dù ứng dụng Gmail dành cho điện thoại thông minh hiện đã thực hiện tốt công việc cho phép bạn thêm nhiều địa chỉ, ứng dụng dựa trên web có vẻ như đang rất cần một cuộc đại tu về đồ họa và khả năng sử dụng - quản lý nhiều tài khoản trên Gmail rất cồng kềnh. Ví dụ:quá dễ dàng để quên thay đổi địa chỉ "từ" và ngay cả khi bạn không thay đổi, tiêu đề email sẽ tiết lộ tài khoản ban đầu đằng sau bí danh của bạn.
Việc sử dụng một trong những ứng dụng email khách miễn phí tốt nhất trên máy tính để bàn (hoặc thậm chí chi tiêu cho một tài khoản trả phí) sẽ giúp quản lý tất cả các tài khoản của bạn và giữ chúng riêng biệt có tổ chức hơn đáng kể, giúp ít có khả năng một email quan trọng lọt qua không được chú ý.
Nếu Bạn Cần Sao lưu Email Thường xuyên
Tôi có thể nghĩ ra rất nhiều lý do tại sao bạn có thể muốn sao lưu email của mình một cách thường xuyên.
Có lẽ lý do quan trọng nhất là bảo mật. Thống kê cho thấy 1/5 tài khoản email bị tấn công - thêm tới 540 triệu tài khoản mỗi năm. Nếu bạn có dữ liệu khách hàng quan trọng, thông tin dự án hoặc thậm chí các email cá nhân quan trọng, bạn không muốn có nguy cơ mất quyền truy cập vào chúng.
Từ góc độ kinh doanh, nó dẫn đến chi phí thu hồi, mất cơ hội và tiềm ẩn vi phạm quy định. Từ góc độ cá nhân, nó có thể dẫn đến đánh cắp danh tính, tài khoản bị khóa vĩnh viễn hoặc mất dữ liệu liên lạc. Ngay cả khi một dịch vụ miễn phí ngừng hoạt động trong thời gian ngắn (chẳng hạn như điều đã xảy ra với Yahoo vào năm 2013) cũng có thể tàn phá - đặc biệt nếu nó xảy ra vào một thời điểm không thích hợp.
Gmail cuối cùng đã bắt đầu cung cấp một cách để tải xuống tất cả các email của bạn vào cuối năm 2013, nhưng nó không tự động và không thể thực hiện được thông qua giao diện Gmail. Thay vào đó, bạn phải đăng nhập vào Tài khoản Google của mình và làm theo Thông tin cá nhân và quyền riêng tư> Kiểm soát nội dung của bạn> Tải xuống dữ liệu của bạn .
Việc nhớ làm điều này thường xuyên rất khó và quá trình thực hiện việc này cho nhiều tài khoản rất mất thời gian.
Sử dụng ứng dụng khách trên máy tính để bàn loại bỏ những lo lắng và phức tạp. Hầu hết các dịch vụ cung cấp một cách để sao lưu được tự động lên lịch và bạn có thể sao lưu tất cả các tài khoản của mình cùng một lúc vào cùng một nơi. Quan trọng là bạn cũng không bị giới hạn bởi kích thước tệp. Nếu nhà cung cấp dịch vụ email trực tuyến của bạn chỉ cung cấp các bản sao lưu dựa trên đám mây, những người không áp dụng chính sách hộp thư đến không có hộp thư đến có thể nhanh chóng thấy mình hết dung lượng.
Nếu Bạn muốn Có Sự lựa chọn Nhiều hơn về Tiện ích &Phần bổ trợ
Thoạt nhìn, đây là một vùng xám xịt. Mặc dù đúng là Chrome cung cấp một lượng lớn các plugin và tiện ích mở rộng trình duyệt sẽ đồng bộ hóa hoàn hảo với Gmail, nhưng dữ liệu gần đây nhất cho thấy rằng 60% người dùng webmail không sử dụng Gmail. Đó là rất nhiều người có năng suất hạn chế.
Các đối thủ lớn nhất của Gmail, Yahoo và Outlook, cung cấp một số plugin. Các nhà cung cấp khác hầu như không cung cấp bất kỳ. Điều này chủ yếu là vì lý do thương mại / cạnh tranh.
Một ứng dụng khách máy tính để bàn chất lượng tốt có thể khắc phục được hạn chế này. Ví dụ:Mailbird - một trong những ứng dụng khách phổ biến nhất trên máy tính để bàn - cung cấp cho người dùng một cửa hàng ứng dụng mã nguồn mở. Điều này có nghĩa là có các plugin dành cho các công cụ năng suất phổ biến như iCal và Dropbox, các nhà cung cấp phương tiện truyền thông xã hội như Facebook và trình quản lý tác vụ phân loại, thanh công cụ và danh sách việc cần làm.
Bởi vì cửa hàng của họ là mã nguồn mở, có rất nhiều nội dung mới được thêm vào mọi lúc. Hơn hết, nếu bạn là một lập trình viên có kỹ năng và công cụ bạn cần không có sẵn, bạn có thể tự tạo nó!
Nếu bạn muốn các công cụ tổ chức tốt nghiêm túc
Ứng dụng khách Webmail không được ưu đãi tốt khi nói đến các công cụ tổ chức. Những người cuồng tín của Gmail có thể chỉ vào nhãn, danh mục và dấu sao, trong khi người dùng web Outlook có thể cảm thấy bị bắt buộc phải đề cập đến cờ - nhưng trên thực tế, cả hai đều nhạt và không đáng kể khi so sánh với các công cụ mà ứng dụng khách trên máy tính để bàn cung cấp.
Ví dụ:các nhà cung cấp ứng dụng khách phổ biến trên máy tính để bàn như Outlook, Thunderbird và Postbox cung cấp bộ lọc nhóm, cờ, danh mục, mức độ ưu tiên, mã hóa màu, sắp xếp theo dõi và nhiều hơn thế nữa.
Những khả năng này có thể được mở rộng bằng cách sử dụng các plugin:QuickFolders cho Thunderbird sẽ sắp xếp các thư mục yêu thích và được sử dụng nhiều nhất của bạn thành các tab, trong khi Gửi sau (cũng có sẵn dưới dạng tiện ích bổ sung của trình duyệt cho Gmail) thêm khả năng lên lịch gửi email vào một ngày trong tương lai.
Nếu bạn cần truy cập ngoại tuyến
Một lần nữa, Gmail đi trước một số dịch vụ dựa trên web khác về mặt này, vì họ cung cấp Gmail Ngoại tuyến thông qua Cửa hàng Chrome trực tuyến. Người dùng các dịch vụ khác không may mắn như vậy và có thể một số lượng lớn người dùng Gmail vẫn chưa triển khai tính năng này.
Bạn có thể thường xuyên cần quyền truy cập vào email của mình khi không có kết nối Internet; khi bạn đang đi du lịch, khi dịch vụ Internet tại nhà của bạn không hoạt động hoặc khi bạn đang thực hiện một bài thuyết trình đang di chuyển, hãy kể tên ba.
May mắn thay, tất cả các nhà cung cấp máy tính để bàn sẽ cho phép bạn truy cập bất kỳ email nào (và các tệp đính kèm tương ứng) mà không cần kết nối Internet và với phần lớn các dịch vụ, điều này hoàn toàn không yêu cầu bạn thiết lập.
Nó không phù hợp với mọi người
Tôi rất tin tưởng vào việc sử dụng ứng dụng khách trên máy tính để bàn, nhưng tôi không đủ ngây thơ để giả vờ rằng đó là một giải pháp phù hợp với tất cả.
Có một lập luận xác đáng để giữ tất cả email của bạn khỏi máy tính thực và trong không gian trực tuyến (trộm cắp), bạn có thể dựa nhiều vào một ứng dụng hoặc tích hợp cụ thể không có sẵn trên các ứng dụng máy tính để bàn hoặc bạn có thể thích tính chất đa thiết bị của email trên web.
Tuy nhiên, nếu gần đây bạn chưa thử sử dụng ứng dụng máy tính để bàn, bạn nên dùng thử, sau đó quyết định giải pháp nào phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.
Bạn sử dụng nhà cung cấp nào?
Nếu bạn đã là người dùng máy tính để bàn, chúng tôi muốn biết bạn có thể cung cấp phản hồi gì cho những người không phải là người dùng; nhà cung cấp nào là tốt nhất? Ưu nhược điểm là gì? Bạn nhớ điều gì về webmail?
Nếu bạn không phải là người dùng máy tính để bàn, tại sao không? Họ sẽ cần làm gì khác biệt để bạn đạt được bước tiến?
Hãy để lại cho chúng tôi suy nghĩ, ý tưởng và ý kiến của bạn trong phần bình luận bên dưới.