Các thư mục trong Gmail ở đâu? Các nhãn có giống với các thư mục không? Cả hai khác nhau như thế nào so với các danh mục?
Bạn có thể có những câu hỏi như thế này về phiên bản web của Gmail nếu bạn chưa quen với nó. Để giúp bạn làm quen với các thuật ngữ Gmail, chúng tôi sẽ liệt kê các tính năng chính của Gmail mà bạn thực sự nên biết.
1. Chế độ xem cuộc hội thoại
Bạn biết điều này như một chuỗi email. Chế độ xem cuộc hội thoại gói một email và tất cả các thư trả lời vào một chế độ xem duy nhất để đảm bảo rằng bạn có được ngữ cảnh khi bạn đang đọc bất kỳ thư nào. Mỗi thư trong nhóm có phần có thể thu gọn riêng.
Để bật tính năng Gmail này, hãy truy cập Cài đặt> Chung . Ở đó, trong Chế độ xem cuộc hội thoại , chọn nút radio để Bật chế độ xem cuộc hội thoại .
2. Dấu quan trọng
Đây là những dấu hiệu trực quan làm nổi bật những email mà Google cho rằng có thể quan trọng đối với bạn. Bạn sẽ thấy chúng dưới dạng thẻ màu vàng bên cạnh một số email nhất định sau khi bạn bật Hiển thị điểm đánh dấu trong Cài đặt> Hộp thư đến .
Làm cách nào để Gmail quyết định email nào bạn có thể coi là quan trọng?
Nó phụ thuộc vào cách bạn xử lý email. Gmail chú ý đến những email nào bạn mở và trả lời, những email nào bạn lưu trữ hoặc xóa, những địa chỉ liên hệ mà bạn liên lạc, v.v.
Khi Gmail gõ nhầm một email là quan trọng, bạn có thể sửa nó bằng cách nhấp vào điểm đánh dấu để tắt nó. Tương tự như vậy, bạn có thể bật điểm đánh dấu cho email mà bạn cho là quan trọng nhưng Gmail không đánh dấu được. Trong cả hai trường hợp, Gmail học hỏi từ các hành động của bạn để cải thiện độ chính xác của nó.
3. Hành động khi di chuột
Các tác vụ khi di chuột cho phép bạn xử lý email mà không cần phải chọn nó trước. Bạn có thể báo lại, lưu trữ hoặc xóa một email hoặc thậm chí đánh dấu nó là đã đọc / chưa đọc trong tích tắc nhờ các nút tác vụ này hiển thị khi bạn di chuột qua email. Tất nhiên, đối với các hành động nâng cao như gắn nhãn và lọc, bạn vẫn phải chọn email trước như bình thường.
Nếu bạn thấy các hành động di chuột gây phiền nhiễu, bạn có thể tắt chúng từ Cài đặt> Chung --- trong Tác vụ khi di chuột , Chọn nút radio bên cạnh Tắt các tác vụ khi di chuột qua .
4. Hoàn tác gửi
Như tên gọi của nó, Hoàn tác gửi của Gmail tính năng này cho phép bạn khôi phục email mà bạn đã nhấn Gửi trên. Tuy nhiên, bạn có một cửa sổ mười giây để thực hiện và bạn có thể điều chỉnh khoảng thời gian này thêm vài giây trong Cài đặt> Chung> Hoàn tác gửi .
Gmail bật tính năng này theo mặc định và ngay sau khi bạn gửi email, bạn sẽ thấy nút Hoàn tác ngay bên dưới hộp tìm kiếm.
5. Nhãn
Nhãn là tính năng đặc trưng của Gmail. Chúng là các mã nhận dạng dựa trên văn bản, được mã hóa bằng màu sắc để giúp bạn tìm thấy các email phù hợp nhanh hơn. Các mục bạn thấy trong thanh bên như Hộp thư đến , Thùng rác và Bản nháp tình cờ là các nhãn mà Gmail đã thiết lập cho bạn.
Các nhãn hoạt động giống như thư mục và giống như thẻ. Tuy nhiên, tốt hơn hết bạn nên nghĩ về chúng dưới dạng thẻ. Đọc hướng dẫn sử dụng mạnh mẽ của chúng tôi đối với Gmail để hiểu rõ hơn về chúng. (Lưu ý rằng Gmail không có các thư mục hoặc thẻ thực sự.)
6. Danh mục
Đây là một tập hợp các nhãn mặc định hiển thị dưới dạng các tab trong Gmail. Bạn có bốn trong số đó: Xã hội , Khuyến mại , Cập nhật và Diễn đàn .
Danh mục thêm ngữ cảnh vào email của bạn. Họ giữ các thư tự động như cập nhật mạng xã hội và thư khuyến mại ra khỏi hộp thư đến chính của bạn.
Nhờ các tab danh mục, bạn có thể tìm các loại email cụ thể nhanh hơn. Ví dụ:nếu bạn đang tìm kiếm email đặt lại mật khẩu, bạn có thể chuyển ngay đến Cập nhật bởi vì đó là nơi nó được lập trình để hiển thị.
Nếu bạn muốn gắn bó với Chính chỉ tab, tắt các tab danh mục qua Định cấu hình hộp thư đến tùy chọn ẩn sau bánh răng hoặc Cài đặt biểu tượng.
7. Bộ lọc
Bộ lọc là các quy tắc bạn thiết lập để hướng dẫn Gmail xử lý email cho bạn dựa trên các tiêu chí khác nhau.
Bạn có thể sử dụng bộ lọc để dừng email tự động, tìm email có tệp đính kèm lớn và đánh dấu email là đã đọc. Bạn cũng có thể sử dụng chúng để gắn nhãn, xóa và sắp xếp email một cách tự động. Bắt đầu bằng cách thiết lập bộ lọc Gmail thông minh để xử lý phần lớn email của bạn.
8. Báo lại
Báo lại là một trong những tính năng mới của Gmail và hoạt động giống như trong các ứng dụng email khác --- nó cho phép bạn ẩn email cho đến khi bạn sẵn sàng xử lý.
Khi bạn nhấn nút Tạm ẩn nút thanh công cụ (nút giống đồng hồ) trên email, bạn có thể cho Gmail biết khi nào bạn muốn email xuất hiện lại trong hộp thư đến của mình. Chọn từ một trong các lịch trình đặt trước có sẵn hoặc đặt ngày giờ tùy chỉnh.
9. Trả lời Thông minh
Trả lời thông minh là các gợi ý dự đoán mà Gmail đưa ra khi bạn trả lời một số email nhất định. Gmail dựa trên các đề xuất này dựa trên các câu trả lời trước đây của bạn. Bạn sẽ không thấy chúng cho mọi email và các đề xuất bạn thấy thường là câu trả lời đơn giản cho các câu hỏi đơn giản.
Bạn cũng sẽ thấy các đề xuất tương tự khi nhập email. Đó là Soạn thư thông minh tính năng đang hoạt động.
Trong khi một số người thấy những phản hồi dự đoán này hữu ích, một số người khác lại thấy chúng gây phiền nhiễu. Nếu rơi vào trường hợp sau, bạn có thể tắt Tính năng soạn thảo thông minh cũng như trả lời thông minh từ Cài đặt> Chung .
10. Nhích
Gmail nhắc bạn trả lời các email quan trọng bằng cách đẩy chúng lên đầu hộp thư đến của bạn. Cần những lời nhắc tương tự để giúp bạn theo dõi những email đã gửi mà chưa nhận được hồi âm? Nudges đã giúp bạn được bảo vệ ở đó. Gmail tự động bật tính năng này. Nếu cuối cùng, bạn quyết định rằng mình không muốn, bạn có thể tắt tính năng thúc đẩy cùng với các tính năng dựa trên AI khác trong Gmail.
11. Chế độ bảo mật
Chế độ bảo mật cho phép bạn đặt ngày hết hạn trong khi gửi email chứa thông tin nhạy cảm. Bạn có thể bảo vệ email hơn nữa bằng mật mã và cũng có thể thu hồi quyền truy cập vào email bất kỳ lúc nào, ngay cả trước khi hết hạn. Người nhận email sẽ không thể sao chép, tải xuống, chuyển tiếp hoặc in email. Hãy nhớ rằng anh ấy vẫn có thể chụp ảnh màn hình của nó.
Để bật chế độ bảo mật cho email, hãy nhấp vào nút Bật / tắt chế độ bảo mật nút thanh công cụ trong Soạn cửa sổ. (Tìm biểu tượng chiếc cặp có hình đồng hồ.)
Chế độ bảo mật hiện không có trong G Suite.
12. Ngăn Xem trước
Tính năng tiết kiệm thời gian này của Gmail hiển thị nội dung của email ngay bên cạnh danh sách thư. Về cơ bản, bạn sẽ có một chế độ xem chia ngăn đảm bảo rằng bạn không phải mở thư để đọc.
Để chuyển đổi Ngăn xem trước , hãy truy cập Cài đặt> Nâng cao . Khi tính năng này được bật, bạn có thể yêu cầu Gmail hiển thị bản xem trước email bên dưới hoặc bên cạnh hộp thư đến của bạn. Nhấp vào biểu tượng bên cạnh Cài đặt biểu tượng cho các tùy chọn để chuyển đổi giữa hai chế độ xem.
13. Nhiều Hộp thư đến
Nhiều Hộp thư đến là một tập hợp tối đa năm ngăn hộp thư đến được xếp chồng lên nhau bên dưới hộp thư đến chính của bạn. Cái hay của nó là bạn có thể quyết định loại email nào nên đi trong mỗi ngăn.
Ví dụ:bạn có thể có một ngăn cho các thư có nhãn nhất định và một ngăn khác cho các thư có gắn dấu sao. Đưa vào ngăn thứ ba cho các email khớp với một truy vấn tìm kiếm cụ thể. Tất cả là tùy thuộc vào bạn.
Để định cấu hình những gì bạn muốn xem trong mỗi hộp thư đến tùy chỉnh, bạn sẽ phải truy cập Cài đặt> Nhiều hộp thư đến . Bạn sẽ chỉ thấy phần này sau khi bật Nhiều hộp thư đến trong Cài đặt> Nâng cao .
14. Câu trả lời soạn trước
Các câu trả lời soạn trước không có gì khác ngoài các mẫu email. Hãy thiết lập chúng để giúp bạn không gặp rắc rối khi phải gõ lặp đi lặp lại cùng một thứ. Đối với các email công việc lặp đi lặp lại, lời chúc mừng mùa và những thứ khác, hãy bắt đầu bằng một câu trả lời soạn trước và chỉnh sửa chi tiết của nó.
Giống như hai tính năng của Gmail ở trên, bạn có thể bật hoặc tắt phản hồi soạn trước từ Cài đặt> Nâng cao .
15. Hộp thư Ưu tiên
Đây là một chế độ xem Gmail đặc biệt để đảm bảo rằng các thư phù hợp sẽ xuất hiện ở trên cùng trong hộp thư đến của bạn. Theo đúng thông điệp, chúng tôi muốn nói đến những tin nhắn chưa đọc, những tin nhắn được đánh dấu là Quan trọng và tin nhắn có gắn dấu sao của bạn. Mọi thứ khác đứng thứ hai.
Để chuyển sang Hộp thư ưu tiên xem, di chuột trên Hộp thư đến trong thanh bên và nhấp vào mũi tên xuống nhỏ hiển thị. Bây giờ, bạn sẽ thấy menu bật lên với danh sách các chế độ xem hoặc Loại hộp thư đến để lựa chọn. Bạn biết những gì bạn phải chọn!
Thật tiện lợi khi bạn có thể tùy chỉnh loại thư bạn thấy trong hộp thư đến ưu tiên. Để bắt đầu, đi tới Cài đặt> Hộp thư đến> Phần hộp thư đến .
16. Gmail Ngoại tuyến
Như bạn có thể đoán, đây là cách Gmail cấp cho bạn quyền truy cập ngoại tuyến vào email của mình. Nó cho phép bạn đọc, sắp xếp, tìm kiếm, xóa, lưu trữ, soạn và xếp hàng đợi các email để gửi --- tất cả mà không cần kết nối internet. Thật tiếc khi bạn chỉ có thể tận dụng tính năng này của Gmail nếu bạn sử dụng Google Chrome.
Để bắt đầu truy cập hộp thư đến Gmail của bạn khi bạn ngoại tuyến, hãy chọn nút Bật thư ngoại tuyến hộp kiểm trong Cài đặt> Ngoại tuyến . Sau khi điều chỉnh các cài đặt tương ứng khi bạn thấy phù hợp, hãy nhấp vào nút Lưu thay đổi bên dưới cài đặt.
Tìm hiểu Thông tin chi tiết về Gmail
Nếu bạn đã có cho mình một tài khoản Gmail hoàn toàn mới hoặc nếu bạn luôn ưu tiên một ứng dụng khách trên máy tính để bàn sử dụng Gmail, thì phiên bản web có thể mất một chút thời gian để làm quen. Cách làm việc của Gmail thậm chí có thể cảm thấy phi logic hoặc phức tạp đối với bạn.
Nhưng điều đó chỉ xảy ra cho đến khi bạn nắm được các tính năng tốt nhất mà tài khoản Gmail của mình, điều này sớm hay muộn bạn cũng sẽ làm được. Hãy xem hướng dẫn cơ bản của chúng tôi về Gmail để biết thêm các mẹo!