Thư mục trong Gmail ở đâu? Nhãn có giống thư mục không? Cả hai khác với Danh mục như thế nào?
Bạn có thể có những câu hỏi như vậy về phiên bản web Gmail nếu mới bắt đầu. Để giúp bạn làm quen với thuật ngữ Gmail, chúng tôi liệt kê các tính năng chính của Gmail bạn thực sự nên biết.
1. Chế độ xem hội thoại (Conversation View)
Bạn biết đây là chuỗi email (email thread). Chế độ xem hội thoại gom một email và tất cả các phản hồi vào một khung nhìn duy nhất để bạn nắm bối cảnh khi đọc bất kỳ tin nhắn nào. Mỗi tin nhắn trong nhóm có phần thu gọn/mở rộng riêng.
Để bật tính năng này, vào Cài đặt > Chung. Tại mục Chế độ xem hội thoại, chọn nút radio Bật chế độ xem hội thoại.
2. Dấu hiệu quan trọng (Importance Markers)
Đây là dấu hiệu trực quan làm nổi bật các email Google cho là quan trọng với bạn. Bạn sẽ thấy chúng dưới dạng thẻ màu vàng bên cạnh một số email sau khi bật tùy chọn Hiển thị dấu hiệu trong Cài đặt > Hộp thư đến.
Gmail quyết định email nào bạn có thể coi quan trọng như thế nào?
Nó dựa trên cách bạn xử lý email. Gmail chú ý đến email nào bạn mở và trả lời, email nào bạn lưu trữ hoặc xóa, người liên lạc nào bạn thường trao đổi, v.v.
Khi Gmail nhầm lẫn đánh dấu quan trọng, bạn có thể sửa bằng cách nhấp vào dấu hiệu để tắt nó. Ngược lại, bạn có thể bật dấu hiệu cho email bạn coi quan trọng mà Gmail bỏ sót. Cả hai trường hợp Gmail đều học từ hành động của bạn để cải thiện độ chính xác.
3. Hành động di chuột (Hover Actions)
Hành động di chuột cho phép bạn xử lý email mà không cần chọn trước. Bạn có thể tạm hoãn (snooze), lưu trữ, xóa, hoặc đánh dấu đã đọc/chưa đọc chỉ bằng cách di chuột qua email. Tất nhiên, đối với hành động nâng cao như gán nhãn và lọc, bạn vẫn phải chọn email như bình thường.
Nếu thấy hành động di chuột phiền toái, bạn có thể tắt nó tại Cài đặt > Chung — dưới Hành động di chuột, chọn nút radio Tắt hành động di chuột.
4. Hoàn tác gửi (Undo Send)
Như tên gọi, tính năng Hoàn tác gửi của Gmail cho phép bạn thu hồi email vừa nhấn Gửi. Bạn có cửa sổ 10 giây để làm vậy, và có thể điều chỉnh khoảng thời gian này vài giây tại Cài đặt > Chung > Hoàn tác gửi.
Gmail bật tính năng này mặc định, và ngay sau khi gửi email, bạn sẽ thấy tùy chọn Hoàn tác ngay dưới thanh tìm kiếm.
5. Nhãn (Labels)
Nhãn là tính năng đặc trưng của Gmail. Chúng là định danh dựa trên văn bản, có mã màu để giúp bạn tìm email nhanh hơn. Các mục bạn thấy ở thanh bên như Hộp thư đến, Thùng rác, và Bản nháp chính là nhãn Gmail đã thiết lập sẵn.
Nhãn hành xử hơi giống thư mục và hơi giống thẻ (tag). Bạn nên coi chúng như thẻ. Đọc hướng dẫn người dùng nâng cao Gmail để hiểu rõ hơn. (Lưu ý Gmail không có thư mục hoặc thẻ thực sự.)
6. Danh mục (Categories)
Đây là tập hợp nhãn mặc định hiển thị dưới dạng tab trong Gmail. Bạn có bốn danh mục: Mạng xã hội, Khuyến mãi, Cập nhật, và Diễn đàn.
Danh mục thêm ngữ cảnh cho email. Chúng giữ tin nhắn tự động như cập nhật mạng xã hội và thư quảng cáo ra khỏi hộp thư đến chính.
Nhờ tab danh mục, bạn tìm email loại cụ thể nhanh hơn. Ví dụ, nếu tìm email đặt lại mật khẩu, bạn có thể chuyển ngay tab Cập nhật vì nó được lập trình hiển thị ở đó.
Nếu chỉ muốn tab Chính, hãy tắt tab danh mục qua tùy chọn Cấu hình hộp thư đến ẩn behind biểu tượng bánh răng hoặc Cài đặt.
7. Bộ lọc (Filters)
Bộ lọc là quy tắc bạn thiết lập để dạy Gmail tự động xử lý email dựa trên nhiều tiêu chí.
Bạn có thể dùng bộ lọc để chặn email tự động, tìm email có đính kèm lớn, đánh dấu đã đọc. Cũng có thể dùng để gán nhãn, xóa, tổ chức email tự động. Hãy bắt đầu bằng cách thiết lập bộ lọc Gmail thông minh để xử lý phần lớn email.
8. Tạm hoãn (Snooze)
Tạm hoãn là một trong những tính năng mới của Gmail và hoạt động như các ứng dụng email khác — nó cho phép bạn ẩn email cho đến khi bạn sẵn sàng xử lý.
Khi nhấn nút Tạm hoãn trên thanh công cụ (biểu tượng hình đồng hồ) trên email, bạn báo cho Gmail biết khi nào muốn email xuất hiện lại trong hộp thư đến. Chọn từ các lịch trình có sẵn hoặc đặt ngày giờ tùy chỉnh.
9. Trả lời thông minh (Smart Replies)
Trả lời thông minh là gợi ý dự đoán Gmail đưa ra khi bạn trả lời email nhất định. Gmail dựa trên các phản hồi trước của bạn. Bạn không thấy chúng đối với mọi email, và gợi ý thường là câu trả lời đơn giản cho câu hỏi đơn giản.
Bạn sẽ thấy gợi ý tương tự khi soạn email. Đó là tính năng Soạn thảo thông minh (Smart Compose) đang hoạt động.
Mặc dù một số người thấy phản hồi dự đoán hữu ích, người khác thấy phiền toái. Nếu bạn thuộc nhóm sau, bạn có thể tắt Soạn thảo thông minh và trả lời thông minh từ Cài đặt > Chung.
10. Nhắc nhở (Nudges)
Nhắc nhở Gmail nhắc bạn trả lời email quan trọng bằng cách đẩy chúng lên đầu hộp thư đến. Cần nhắc nhở tương tự để theo dõi email đã gửi mà chưa có phản hồi? Nhắc nhở cũng lo cho bạn. Gmail bật tính năng này tự động. Nếu bạn quyết định không muốn, bạn có thể tắt nhắc nhở cùng các tính năng AI khác trong Gmail.
11. Chế độ bảo mật (Confidential Mode)
Chế độ bảo mật cho phép bạn đặt ngày hết hạn khi gửi email chứa thông tin nhạy cảm. Bạn có thể bảo vệ thêm email bằng mã truy cập và thu hồi quyền truy cập bất cứ lúc nào, ngay cả trước ngày hết hạn. Người nhận không thể sao chép, tải xuống, chuyển tiếp, hoặc in email. Hãy nhớ họ vẫn có thể chụp màn hình nội dung.
Để bật chế độ bảo mật cho email, nhấp nút Bật/Tắt chế độ bảo mật trên thanh công cụ trong cửa sổ Soạn thư. (Tìm biểu tượng vali xen kẹt đồng hồ.)
Chế độ bảo mật hiện không có trong G Suite.
12. Khung xem trước (Preview Pane)
Tính năng tiết kiệm thời gian này hiển thị nội dung email ngay bên cạnh danh sách tin nhắn. Về cơ bản, bạn có khung nhìn chia đôi đảm bảo không cần mở tin nhắn để đọc.
Để bật/tắt Khung xem trước, vào Cài đặt > Nâng cao. Khi bật, bạn có thể cho Gmail hiển thị xem trước email bên dưới hoặc bên cạnh hộp thư đến. Nhấp vào biểu tượng bên cạnh Cài đặt để chuyển đổi giữa hai chế độ xem.
13. Nhiều hộp thư đến (Multiple Inboxes)
Nhiều hộp thư đến là tập hợp tối đa năm khung hộp thư đến xếp chồng dưới hộp thư đến chính. Điểm hay là bạn quyết định loại email nào đi vào từng khung.
Ví dụ, bạn có thể để một khung cho tin nhắn có nhãn nhất định, khung khác cho email đã gán sao. Thêm khung thứ ba cho email khớp truy vấn tìm kiếm cụ thể. Tất cả do bạn quyết định.
Để cấu hình nội dung mỗi hộp thư đến tùy chỉnh, vào Cài đặt > Nhiều hộp thư đến. Bạn chỉ thấy phần này sau khi bật tính năng Nhiều hộp thư đến trong Cài đặt > Nâng cao.
14. Phản hồi mẫu (Canned Responses)
Phản hồi mẫu không gì khác là mẫu email. Thiết lập chúng để tránh phải gõ lại cùng nội dung nhiều lần. Đối với email kinh doanh lặp lại, chúc mừng mùa lễ hội..., hãy bắt đầu bằng phản hồi mẫu và chỉnh sửa chi tiết.
Giống như hai tính năng Gmail trên, bạn có thể bật/tắt phản hồi mẫu từ Cài đặt > Nâng cao.
15. Hộp thư đến ưu tiên (Priority Inbox)
Đây là chế độ xem đặc biệt của Gmail đảm bảo tin nhắn đúng nổi lên đầu hộp thư đến. Tin nhắn "đúng" là email chưa đọc, email đánh dấu Quan trọng, và email đã gán sao. Mọi thứ khác xếp sau.
Để chuyển sang chế độ Hộp thư đến ưu tiên, di chuột qua Hộp thư đến ở thanh bên và nhấp mũi tên nhỏ xuất hiện. Bạn sẽ thấy menu popup liệt kê các chế độ xem hoặc Loại hộp thư đến để chọn. Bạn biết phải chọn cái nào!
Tiện thay bạn có thể tùy chỉnh loại tin nhắn hiển thị trong hộp thư đến ưu tiên. Để bắt đầu, vào Cài đặt > Hộp thư đến > Phần hộp thư đến.
16. Gmail ngoại tuyến (Gmail Offline)
Như bạn đoán, đây là cách Gmail cho phép truy cập email ngoại tuyến. Nó cho phép đọc, tổ chức, tìm kiếm, xóa, lưu trữ, soạn thảo, và xếp hàng email để gửi — tất cả không cần internet. tiếc rằng bạn chỉ tận dụng được tính năng này nếu dùng Google Chrome.
Để bắt đầu truy cập Gmail ngoại tuyến, tích ô Bật thư ngoại tuyến trong Cài đặt > Ngoại tuyến. Sau khi điều chỉnh cài đặt tương ứng theo ý, nhấp nút Lưu thay đổi dưới cài đặt.
Làm chủ Gmail
Nếu bạn mới có tài khoản Gmail hoặc luôn thích dùng ứng dụng máy tính để truy cập Gmail, phiên bản web có thể cần thời gian làm quen. Cách làm việc của Gmail thậm chí có thể cảm thấy phi logic hoặc phức tạp.
Nhưng chỉ cho đến khi bạn nắm bắt được các tính năng tốt nhất của tài khoản Gmail, điều mà bạn sẽ sớm hay muộn đạt được. Xem hướng dẫn Gmail tối thượng của chúng tôi để có thêm mẹo!