Google Trang tính là một trong những công cụ tốt nhất từng được tạo ra để sử dụng cho cá nhân và doanh nghiệp. Phần mềm đơn giản này cung cấp nhiều dịch vụ khác nhau như kết hợp thư, công thức phức tạp và nhiều hơn thế nữa. Chỉ cần bạn biết về tất cả thông tin chi tiết của chương trình, bạn có thể sử dụng công cụ này ở mức tối đa.
Google Trang tính cũng là một trong những chương trình linh hoạt nhất. Bạn có thể làm hầu hết mọi thứ mà bạn muốn ngoài việc chỉ tạo trang tính. Các tính toán và báo cáo có thể được tạo, chia sẻ và chỉnh sửa bởi nhiều chủ sở hữu tệp.
Nếu bạn đang cộng tác với một nhóm trải khắp các khu vực khác nhau trên thế giới, thì Google Spreadsheets có thể được truy cập và xem bất cứ lúc nào một cách khá dễ dàng. Khi bạn bắt gặp một ứng dụng mới thú vị như Google Spreadsheets, bạn muốn biết càng nhiều mẹo và thủ thuật có thể để tận dụng tối đa trải nghiệm này. Do đó, bạn học các thủ thuật và hack này càng nhanh thì trải nghiệm của bạn càng hiệu quả.
Google Trang tính có một loạt các chức năng và có rất nhiều khả năng ứng dụng, bất kể bạn muốn sử dụng chúng theo cách nào. Chúng rất dễ bắt đầu, tuy nhiên, bạn có thể thực hiện nhiều công việc với dữ liệu khi tiếp tục tìm hiểu thêm các tính năng và chức năng của ứng dụng tuyệt vời này.
Trong số rất nhiều lợi ích mà Google Spreadsheets có thể mang lại, bạn sẽ quan tâm nhiều đến việc biết cách sử dụng nó để có lợi cho mình. Nếu không, bạn sẽ bỏ lỡ tất cả những lợi thế tuyệt vời mà nó có thể mang lại cho bạn và doanh nghiệp của bạn nói chung.
Dưới đây là một số thủ thuật Google Spreadsheets hay nhất và các thủ thuật mà bạn nên biết
- Gửi Email Thông qua Nhận xét
Trên Bảng tính Google, bạn có thể đánh dấu các ô cụ thể và chèn nhận xét của mình vào đó. Hơn nữa, bạn cũng có thể tự động gửi email thông qua nhận xét này.
Do đó, Google Spreadsheets đã cung cấp một trong những tính năng tốt nhất để cộng tác với toàn bộ nhóm của bạn. Với tính năng email tự động này, bạn có thể cập nhật người nhận trong thời gian thực.
Để gửi email thông qua nhận xét, đây là tất cả những gì bạn phải làm:
- Nhấp vào ô bạn muốn thêm nhận xét và chọn tùy chọn thêm nhận xét.
- Khi hộp nhận xét bật lên, hãy thêm dấu cộng (+) rồi đến địa chỉ email của người nhận.
- Khi bạn thêm nhận xét của mình, người nhận cũng sẽ nhận được email ngay lập tức.
- Nhóm các ô theo một thứ tự cụ thể
Bạn có thể nhóm các ô trên Bảng tính Google của mình theo nhiều cách. Nói chung, điều này có thể phụ thuộc vào chức năng cụ thể của bảng tính đã tạo hoặc sở thích cá nhân của bạn. Ở đây, một trong những kỹ thuật tốt nhất bạn có thể áp dụng là sử dụng ARRAYFORMULA ().
Để đơn giản hóa mọi thứ hơn nữa, một mảng tham chiếu đến một bảng các giá trị. Khi ARRAYFORMULA được áp dụng cho dữ liệu của bạn, dữ liệu của bạn cũng được xử lý trong một đợt duy nhất. Bằng cách sử dụng công thức này, bạn có thể thực hiện ngay các thay đổi chỉ ở một nơi, sau đó những thay đổi này sẽ tự động được áp dụng cho toàn bộ phạm vi dữ liệu.
- Tạo Bản đồ Nhiệt
Bản đồ nhiệt là tính năng cho phép bạn thu hút sự chú ý đến các phần quan trọng nhất định trên bảng của mình. Đặc biệt khi bạn đang làm việc trên dữ liệu lớn, trang tính lớn và nhiều bảng, người đọc sẽ rất bối rối khi chỉ ra ngay những lĩnh vực quan tâm chính. Ngoài việc làm nổi bật đơn giản, bản đồ nhiệt là cách tốt nhất để tạo các lớp quan trọng trên trang tính của bạn.
Ví dụ:các điểm nổi bật màu đỏ nhạt hơn dành cho thông tin ít quan trọng hơn, các điểm nổi bật màu đỏ ở giữa là dữ liệu khá quan trọng, tuy nhiên, màu đỏ đậm tạo thành thông tin quan trọng nhất có thể cần được chú ý nhiều nhất.
Để tạo bản đồ nhiệt, bạn có thể sử dụng tính năng định dạng có điều kiện trên Google Trang tính, thông qua các bước sau:
- Chọn các ô mà bạn muốn áp dụng các quy tắc định dạng
- Nhấp vào Định dạng, sau đó nhấp vào Định dạng có điều kiện
- Tạo quy tắc, sử dụng tính năng thang màu
- Sử dụng Pivot Table
Bảng tổng hợp trên Google Spreadsheets rất hữu ích, đặc biệt khi bạn đang làm việc với một bộ dữ liệu lớn mà bạn muốn tóm tắt.
Với các tính năng của bảng tổng hợp, bảng hai chiều của bạn có thể được xoay vòng, cho phép bạn đưa ra kích thước thứ ba cho bảng của mình. Loại tính năng này giúp bạn trả lời các câu hỏi như sau:
- Có bao nhiêu rocker đã được bán trong mỗi cửa hàng hoặc chi nhánh, trong quý 4 năm 2019?
- Đại diện bán hàng nào đóng góp nhiều nhất về doanh thu trong tháng 5?
Từ đó, để tạo bảng tổng hợp, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
- Đánh dấu tất cả các ô mà bạn muốn sử dụng cho dữ liệu của mình
- Trên menu trên cùng, hãy nhấp vào Dữ liệu, sau đó chọn tùy chọn Pivot Table
- Tạo bảng tổng hợp tùy chỉnh như bạn muốn
- Áp dụng các Bộ lọc Khác nhau
Có, các bộ lọc cũng có thể được áp dụng trên tài liệu Bảng tính Google của bạn và các bộ lọc này được áp dụng để bạn có thể hiểu rõ hơn và phân tích các nhóm dữ liệu nhất định từ trang tính của mình.
Với bộ lọc, giờ đây bạn chỉ có thể xem các hàng hoặc cột trong trang tính mà bạn quan tâm cụ thể. Thủ thuật này có thể hữu ích, đặc biệt là khi bạn đang sử dụng bảng tính của mình ngay bây giờ trong một báo cáo.
Để áp dụng bộ lọc trên bảng tính của bạn, đây là các bước để bạn thực hiện:
- Chọn nút hoặc biểu tượng Bộ lọc
- Chọn các giá trị mà bạn muốn đưa vào bộ lọc của mình
- Sử dụng Chức năng Xác thực Dữ liệu
Một chức năng khác làm cho Bảng tính Google của bạn hiệu quả hơn là chức năng Xác thực dữ liệu. Chức năng này cho phép bạn giới hạn tất cả các giá trị được nhập vào trang tính của bạn.
Để sử dụng chức năng Xác thực dữ liệu, hãy ghi nhớ các bước sau:
- Chọn “Dữ liệu” từ menu trên cùng
- Nhấp vào “Xác thực dữ liệu”
- Sau đó, bạn có thể chọn “Danh sách từ một dải ô” hoặc “Danh sách các mục”
Thông qua đó, khi một người nhập dữ liệu không khớp với bất kỳ mục nào trong danh sách mà bạn đã tạo, một cảnh báo sẽ bật lên. Với chức năng này, bạn thậm chí có thể hạn chế mọi người, theo đó bất kỳ ai xem hoặc có quyền truy cập vào trang tính của bạn giờ đây sẽ chỉ có thể nhập các mục đến từ danh sách của bạn.
- Bảo vệ Dữ liệu Trong Trang tính của Bạn
Kỹ thuật này hoạt động rất hữu ích khi có nhiều người dùng cùng một tài liệu Bảng tính Google. Khi có thông tin cuối cùng, đặc biệt là những dữ liệu rất quan trọng, bạn có thể muốn khóa các ô này. Khi làm như vậy, dữ liệu trong các ô mà bạn đã khóa sẽ không vô tình bị thay đổi.
Điều này có thể được thực hiện bằng cách truy cập tab "Quyền chỉnh sửa phạm vi". Sau đó, chọn tùy chọn “chỉ bạn”.
Từ cuối cùng
Bảng gian lận Google trang tính này, cho phép bạn tối đa hóa tiện ích và các chức năng của Bảng tính Google. Nói chung, mục tiêu là hưởng lợi từ Google Spreadsheets theo cách tốt nhất có thể. Có, bạn có thể mất một chút thời gian và nỗ lực để thành thạo những kỹ thuật này. Tuy nhiên, khi bạn hiểu rõ về nó, bạn sẽ nhận ra rằng bạn thực sự đã bỏ lỡ rất nhiều chỉ đơn giản là vì bạn chưa sử dụng Google Trang tính để có lợi cho mình. Bây giờ, hãy tiếp tục và bắt đầu áp dụng các kỹ thuật này.
Bạn có suy nghĩ gì về điều này không? Hãy cho chúng tôi biết bên dưới trong phần bình luận hoặc chuyển cuộc thảo luận qua Twitter hoặc Facebook của chúng tôi.
Đề xuất của ban biên tập:
- Cách tạo bảng tổng hợp trong Google Trang tính
- Các phím tắt mới của Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày sẽ giúp bạn tiết kiệm được 2 giây trong ngày
- 5 lựa chọn thay thế hàng đầu cho Google Chrome
- Ứng dụng Lookout của Google sử dụng AR và AI để hướng dẫn người khiếm thị