Cho dù đó là email cá nhân của bạn hay cho công việc, thì ai trong thời đại ngày nay lại không sử dụng Gmail? Dịch vụ email từ Google là một trong những dịch vụ phổ biến nhất đang tồn tại, điều này đặt ra câu hỏi:bạn có đang sử dụng Gmail với tiềm năng tối đa không?
Gmail có đầy đủ các tính năng ẩn mà hầu hết mọi người thậm chí không biết. Dưới đây là chín trong số những điều tốt nhất hiện có, được đảm bảo sẽ thay đổi cách bạn sử dụng dịch vụ.
1. Hoàn tác gửi
Bạn có biết rằng bạn có thể hoàn tác các email đã gửi nếu bạn đủ nhanh? Nếu bạn đã chú ý khi gửi email, bạn có thể sẽ nhận thấy nút lớn có nhãn “Hoàn tác” trong thông báo đã gửi tin nhắn của bạn.
Chà, không có gì ngạc nhiên ở đây, tính năng này sẽ ngăn email của bạn thoát ra ngoài. Tính năng ẩn thực sự ở đây là bạn có thể điều chỉnh khoảng thời gian nút đó sẽ ở lại trước khi tin nhắn vĩnh viễn nằm ngoài tay bạn.
Theo mặc định, Gmail đặt giá trị này thành năm giây. Đủ thời gian để sửa sai nếu bạn đủ nhanh, nhưng đó có thể là một điều khá gần. Điều gì xảy ra nếu bạn muốn có thêm thời gian?
Trong cài đặt của Gmail bên dưới tab Chung, bạn có thể thay đổi cài đặt này. Cài đặt này được gắn nhãn “Hoàn tác gửi” và có bốn tùy chọn khác nhau, với 30 giây là thời gian tối đa. Còn nửa phút để hoàn tác tin nhắn của bạn.
2. Dấu chấm trong Địa chỉ Email của bạn
Điểm dừng đầy đủ là yếu tố quan trọng trong nhiều địa chỉ email, nhưng bạn có biết rằng Gmail không thực sự đọc các điểm dừng đầy đủ có trong địa chỉ email của bạn không?
Ví dụ:giả sử địa chỉ email của bạn là gmail.enthusiast@gmail.com . Đối với Gmail, điều đó giống với g.m.ail.enth.usi.a.st@gmail.com và gmailenthusiast@gmail.com .
Vì vậy, điều này có nghĩa là gì? Một cách hiệu quả, bạn có nhiều địa chỉ email hơn bạn tưởng. Ví dụ:nếu bạn cần đăng ký bản dùng thử miễn phí, bạn có thể sử dụng bất kỳ biến thể nào ở trên và tất cả chúng đều hoạt động.
Điều này cũng có nghĩa là nếu ai đó đặt quá nhiều hoặc quá ít dấu chấm vào địa chỉ email của bạn, bạn sẽ vẫn nhận được thông báo.
Nếu bạn đang sử dụng Gmail thông qua cơ quan hoặc tổ chức khác, hãy lưu ý rằng cài đặt này có thể cần được quản trị viên bật cho những loại tài khoản này.
3. Điểm cộng trong địa chỉ email của bạn
Tương tự, bạn có thể thêm dấu cộng vào bất kỳ địa chỉ Gmail nào và bạn sẽ vẫn nhận được email mà không gặp sự cố. Đây còn được gọi là bí danh trong Gmail.
Ví dụ:nếu địa chỉ email của bạn là gmail.enthusiast@gmail.com , bạn có thể cung cấp nó dưới dạng gmail.enthusiast+Movies@gmail.com và bạn sẽ tiếp tục nhận được thư từ địa chỉ đó.
Lợi ích ở đây là bạn có thể sử dụng điều này để quản lý email của mình. Bạn chỉ có thể cung cấp địa chỉ email này cho các dịch vụ phát trực tuyến phim như Netflix. Sau đó, bạn có thể sử dụng thanh tìm kiếm của Gmail để lọc email từ các dịch vụ đăng ký này.
Nếu lo lắng về email spam, bạn cũng có thể cung cấp các phiên bản email khác nhau với nhiều dấu cộng được thêm vào. Điều này sẽ cho bạn biết những trang web hoặc dịch vụ nào chịu trách nhiệm cung cấp địa chỉ email của bạn.
4. Sử dụng Gmail Ngoại tuyến
Bạn có biết rằng bạn có thể sử dụng Gmail ngay cả khi bạn không có quyền truy cập Internet không? Trước tiên, bạn sẽ phải bật tính năng này. Bạn có thể tìm thấy nó trong Cài đặt bên dưới tab Ngoại tuyến.
Từ đó, Gmail sẽ lưu trữ tất cả các email của bạn trong bảy, 30 hoặc 90 ngày qua. Bạn sẽ có thể truy cập chúng, bất kể bạn ở đâu, vào bất kỳ lúc nào.
Rõ ràng là có một số lưu ý nhỏ. Các email được lưu trữ của bạn sẽ chỉ chính xác với lần cuối cùng bạn kết nối với Internet.
Bạn cũng sẽ không thể trả lời email ngay lập tức. Tuy nhiên, bạn sẽ có thể soạn thảo câu trả lời của mình. Chúng sẽ được gửi cho bạn ngay sau khi bạn kết nối lại với internet.
5. Nút Báo lại
Tính năng này ít bị ẩn hơn so với một số tính năng khác trong danh sách này, nhưng vẫn được sử dụng một cách hình sự không đúng mức.
Báo lại email là một tính năng của Gmail dành cho những bạn thích trì hoãn hoặc chỉ đơn giản là quá bận rộn để truy cập mọi email ngay khi nó đến.
Khi bạn báo lại một email, Gmail sẽ xóa nó khỏi hộp thư đến của bạn cho đến một ngày sau đó. Bạn có thể chọn thời điểm báo sẽ quay lại khi bạn chọn báo lại.
Điều này cho phép bạn khai báo hộp thư đến của mình mà không phải lo lắng về nội dung của email.
6. Lời nhắc Tệp đính kèm
Bạn có biết rằng Gmail có thể biết khi nào bạn quên tệp đính kèm không? Đó không phải là một hệ thống dễ hiểu, nhưng nếu Gmail nhận thấy các từ hoặc cụm từ nhất định trong email của bạn, chẳng hạn như “Tôi đã đính kèm” hoặc “xem phần đính kèm”.
Nếu thấy những từ này và không có tệp đính kèm, Gmail sẽ đưa ra một cảnh báo nhỏ cho bạn, hỏi bạn xem bạn có chắc chắn muốn gửi email hay không.
7. Thông báo trên màn hình
Nếu bạn là kiểu người làm việc trên máy tính của họ và luôn chú ý đến email của họ thì chắc chắn tính năng này sẽ vô giá đối với bạn.
Gmail thực sự có khả năng gửi thông báo cho bạn trên màn hình của bạn. Điều đó có nghĩa là ngay cả khi mọi cửa sổ trên máy tính của bạn bị đóng, kể cả trình duyệt của bạn, Gmail vẫn có thể cung cấp cho bạn thông báo khi có email mới.
Bạn có thể tìm thấy cài đặt này trong tab Chung của cài đặt Gmail, được gắn nhãn Thông báo trên màn hình .
8. Chế độ bảo mật
Nếu bạn lo lắng về quyền riêng tư thì cài đặt Gmail này chắc chắn sẽ là cứu cánh cho bạn. Bạn có thể chuyển sang chế độ bảo mật ở cuối bất kỳ email nào bạn định gửi.
Nó làm cho người nhận email của bạn sẽ không thể chuyển tiếp, sao chép, in hoặc tải xuống email của bạn. Bạn cũng có thể đặt email hết hạn vào một thời điểm đã định. Bạn thậm chí có thể bảo vệ nó bằng mật mã SMS.
9. Di chuyển
Cuối cùng, chúng ta có những cú huých. Di chuyển là một tính năng mà Gmail cho phép vì đôi khi, chúng rất hữu ích.
Nudges đặt các email mà Gmail cho rằng bạn phải trả lời hoặc theo dõi ở đầu hộp thư đến của mình. Điều này có thể hữu ích nếu bạn thấy mình thường xuyên quên trả lời email.
Nó cũng có thể thực sự khó chịu nếu bạn đang cố gắng thiết lập hộp thư đến của mình theo một cách nhất định. May mắn thay, bạn có thể dễ dàng tắt tính năng này bằng cách đi tới tab cài đặt của Gmail.
Nó được gắn nhãn "Nudges", như bạn có thể mong đợi. Bạn cũng có thể chọn tắt email để trả lời hoặc theo dõi riêng.
Khai thác thêm sức mạnh của Gmail
Gmail là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ có thể cho phép bạn đạt được nhiều điều hơn những gì bạn có thể đoán khi bắt đầu. Hy vọng rằng danh sách các tính năng ẩn này đã giúp bạn thấy những điều tốt nhất mà bạn chưa biết.
Nhưng Gmail không có khả năng tự làm mọi thứ. Có một số tính năng mà bạn không thể thực hiện được chỉ với Gmail và đó là lúc bạn cần phải cải thiện nhiều hơn nữa để tận dụng tối đa email của mình.