Ai cũng thích Gmail, đúng không? Nó là một trong những dịch vụ email tốt nhất, hoàn toàn miễn phí, hoạt động như giấc mơ. Nhưng bạn sẽ ngạc nhiên vì thực sự dùng bao nhiêu trong vô vàn tính năng của Gmail.
Gmail cũ đã có vài tính năng mới thú vị gần đây, nhưng đó mới chỉ là đỉnh núi băng. Vài điều cool trong Gmail tồn tại lâu mà không ai dùng. Hãy thay đổi điều đó hôm nay.
Tắt Tiếng Email Nhóm Để Tránh Phân Tâm
Chúng ta đều từng trải. Email gửi toàn nhóm đi ra, mọi người liên tục "Trả lời tất cả" (Reply All), gây chuông reo liên tục trong hộp thư. Bạn cần giải quyết sự phân tâm từ công nghệ dựa trên thông báo, và Gmail có giúp đỡ.
Khi muốn đọc email sau nhưng không muốn bị quấy rối bởi vai và lại liên tục, bạn tắt tiếng chuỗi email. Mở tin nhắn, nhấp nút "Thêm (More)" trên thanh trên, chọn "Tắt tiếng (Mute)". Đơn giản vậy.
Bây giờ bạn nhận mọi cập nhật trong cuộc hội thoại, nhưng không có thông báo. À, sự bình yên.
Chuột Phải Email Để Lưu Trữ, Xóa, Hoặc Đánh Dấu Đã Đọc
Hộp thư đến nhanh chóng trở nên quá tải. Mọi chuyên gia năng suất khuyên sắp xếp email để quản lý và đạt "inbox zero" huyền thoại. Khi sắp xếp nhanh, bạn cần xóa, lưu trữ, hoặc đánh dấu email chưa đọc thành đã đọc.
Bạn cần bật nút "Đánh dấu đã đọc" (Mark as Read Button) trong Gmail Labs. Bật bằng: Bánh răng (Cog) > Cài đặt (Settings) > Labs > Nút Đánh dấu đã đọc (Mark as Read Button) > Bật (Enable) > Lưu thay đổi (Save Changes).
Trong Gmail, liên tục chọn email rồi di chuột lên nút trên cùng cho các hành động này rất tẻ nhạt. Nhưng bạn không cần làm vậy. Chuột phải khiêm tốn đã sẵn sàng 3 hành động đó. Bắt đầu tập thói quen, bạn sắp xếp email nhanh gấp đôi!
Gmail Có Khung Xem Trước (Preview Pane)!
Tôi giàu hơn Zuckerberg nếu mỗi lần ai nói "Tôi thích cách Outlook hiển thị danh sách email và mở email click vào khung xem. Tôi không thích chuyển qua lại" được 1 xu. Khung đọc đó giúp "xử lý" email nhanh trong Outlook, nhưng Gmail CŨNG CÓ!
Bật qua Gmail Labs: Bánh răng > Cài đặt > Labs > Khung xem trước (Preview Pane) > Bật > Lưu thay đổi.
Trong giao diện hộp thư chính, bạn thấy biểu tượng 4 gạch bên cạnh bánh răng cài đặt góc trên phải. Nhấp mũi tên thả xuống, chọn giữa "Không chia (No Split)", "Chia dọc (Vertical Split)" (danh sách trái, xem trước phải), hoặc "Chia ngang (Horizontal Split)" (danh sách trên, xem trước dưới).
Đánh Dấu Email & Tìm Kiếm Với Quick Links
Tôi không hiểu sao Quick Links không phổ biến hơn. Saikat đã nói trong 10 tính năng Gmail ít dùng nhất, nhưng đáng nhắc lại.
Bật qua Gmail Labs: Bánh răng > Cài đặt > Labs > Quick Links > Bật > Lưu thay đổi. Đây là tiện ích Labs đơn giản nằm ở thanh bên. Nó làm gì?
Thứ nhất, bạn lưu bất kỳ email nào. Khi email mở, nhấp nút "Thêm Quick Link", đặt tên duy nhất, lưu. Lần sau click liên kết đó, bạn quay về email đó.
Tương tự, nếu tìm kiếm truy vấn cụ thể, bạn bookmark trang kết quả tìm kiếm bằng quy trình tương tự.
Chỉ lưu ý: không thêm quick links nếu bật Preview Pane, nên tắt pane khi cần thêm quick link.
Mẹo URL Để Chuyển Đổi Tài Khoản Người Dùng
Nếu có nhiều tài khoản Gmail, bạn đăng nhập nhiều tài khoản cùng lúc. Khi muốn chuyển, click avatar góc trên phải chọn tài khoản khác. Đơn giản, nhưng nếu yêu phím tắt Gmail, có thủ thuật thân thiện bàn phím.
Đi đến URL, thay đổi giữa "0", "1", "2" để chuyển tài khoản. Ví dụ:
Tài khoản 1: https://mail.google.com/mail/u/0/#inbox
Tài khoản 2: https://mail.google.com/mail/u/1/#inbox
Tài khoản 3: https://mail.google.com/mail/u/2/#inbox
Nhanh và dễ, đúng không?
Bật Chỉ Báo Cấp Độ Cá Nhân (Personal Level Indicators)
Bạn tìm được email thật của bất kỳ ai với Gmail, nhưng cũng mở cửa cho email không mời. Chỉ báo cấp độ cá nhân là cách tuyệt vời tìm email đáng chú ý. Bật ở Bánh răng > Cài đặt > Chung (General) > Hiển thị chỉ báo cấp độ cá nhân (Show Personal Level Indicators).
Với đó, mũi tên kép (>>) chỉ email chỉ gửi cho bạn, mũi tên đơn (>) chỉ email gửi đến địa chỉ bạn chứ không phải danh sách thư. Cách phân biệt hay, đúng không?
Đăng Xuất Từ Xa Để An Toàn
Bạn chắc chắn đã đăng xuất Gmail từ máy công ty hôm nay? Bạn bè còn truy cập Gmail khi bạn mượn laptop? Cách dễ dàng an toàn: đăng xuất các phiên khác từ xa – dù sao nơi bạn dùng cũng quan trọng, phải không?
Cuộn cuối hộp thư, tìm Hoạt động tài khoản gần đây: x phút trước (Last Account Activity: x minutes ago). Nhấp Chi tiết (Details) dưới đó.
Cửa sổ bật lên hiển thị tất cả máy tính/địa điểm khác bạn đang đăng nhập Gmail. Một click, bạn đăng xuất tất cả. Lần sau ai muốn dùng email đó, sẽ được yêu cầu mật khẩu.
Xác Minh Email Từ Các Dịch Vụ Lớn
Bạn thường được cảnh báo lừa đảo PayPal và dịch vụ lớn khác nhắm vào hộp thư, nhưng bạn cũng dùng các dịch vụ đó thường xuyên. Làm sao biết email thật? Một "cổ điển" Labs khác, Người gửi đã xác minh (Verified Senders) đảm bảo bạn nhận email từ dịch vụ chính thống, không phải kẻ lừa.
Bật qua Gmail Labs: Bánh răng > Cài đặt > Labs > Biểu tượng xác thực cho người gửi đã xác minh (Authentication icon for verified senders) > Bật > Lưu thay đổi.
Bây giờ, khi nhận email từ dịch vụ chính thống, bạn thấy biểu tượng chìa khóa nhỏ chỉ nó thật. Cách này bảo vệ bạn: nếu không thấy biểu tượng, hãy cẩn trọng, không tải file hay trả lời thông tin quan trọng từ email đó.
Thay Đổi Nội Dung Thanh Bên (Sidebar)
Bạn muốn thấy "Hộp thư đến" và "Quan trọng", nhưng không muốn "Trò chuyện" (Chats) hay "Thư đã gửi" (Sent Mails) ở thanh bên Gmail? Được đấy!
Vào Cài đặt (Settings) > Nhãn (Labels) bạn thấy danh sách Nhãn hệ thống (System Labels). Nhấp "hiện" (show) hoặc "ẩn" (hide) tùy ý muốn xem/giấu! Đơn giản và giảm lộn xộn thanh bên.
Bạn cũng làm tương tự với Danh mục (Categories), Vòng tròn (Circles), và Nhãn Gmail chung!
Bạn Dùng Bao Nhiêu Tính Năng Này?
Đó là danh sách 9 tính năng Gmail cool mà hầu hết người không biết. Bạn thường xuyên dùng bao nhiêu?
Và có, hãy giúp chúng tôi điền mục 10 trong danh sách này bằng một tính năng chưa dùng không ghi ở đây, nhưng bạn "thề" bằng nó!