Gmail là dịch vụ email phổ biến, dễ dùng, nhưng không khuyết điểm. Nhiều người bổ sung trải nghiệm Gmail bằng app như Boomerang, giúp lên lịch gửi email sau.
Nhưng có cách khác "siêu hóa" Gmail bạn có thể chưa nghĩ tới: Tiện ích mở rộng Google Drive (Google Drive Add-ons).
Được công bố tháng 3 năm ngoái, Google Drive Add-ons bổ sung Google Docs và Google Sheets, làm cho cả hai công cụ trực tuyến của Google hữu ích hơn. Google Drive hoạt động ngoại tuyến và công cụ năng suất như Google Sheets đã là thay thế Excel phổ biến.
Tận dụng các add-on này, bạn trở thành "ninja Gmail" hơn nữa. Hãy xem những cái tốt nhất.
Yet Another Mail Merge
Mail merge (hợp nhất thư) là chức năng cần thiết nhất của email.
Vậy đây có lẽ là add-on mạnh nhất chúng ta thảo luận. Yet Another Mail Merge cho phép gửi email hàng loạt cá nhân hóa – mỗi người thấy email như chỉ gửi từ bạn đến họ. Tiết kiệm thời gian khổng lồ với các tính năng khác.
Để cài, phải đồng ý danh sách quyền lớn: xem/quản lý email, xem/quản lý dữ liệu Google Drive, thậm chí gửi email thay bạn.
Là ứng dụng uy tín, nên không thành vấn đề, nhưng người cực kỳ quan tâm bảo mật có thể không muốn cài.
Sau cài đặt, tìm add-on trên cùng Google Spreadsheet dưới mục "Add-ons". Nó nhập nhóm từ Google Contacts, hoặc tất cả danh bạ. Sau nhập, bạn có cột điền tên và thông tin liên lạc.
Phiên bản miễn phí chỉ hỗ trợ gửi 50 email/lần, nên phải trả phí nếu danh sách lớn cần email cá nhân hóa.
Bạn chỉnh sửa cột để thêm thông tin cá nhân: tên, họ, ảnh sản phẩm, tên sản phẩm. Chèn nội dung từ cột vào email bằng 2 dấu lớn hơn/nhỏ hơn.
Ví dụ email có thể đọc:
Chào <<Tên>>,
Bạn có quan tâm <<Tên sản phẩm>>?
Trân trọng,
Justin Dennis
Các trường sẽ điền tên và tên sản phẩm tương ứng với email mỗi hàng:
Chào Taylor,
Bạn có quan tâm Chảo Chiên 3000 mới?
Trân trọng,
Justin Dennis
Bạn thậm chí thêm file đính kèm, tên vào CC/BCC, gửi từ email bí danh (alias) theo tài liệu hướng dẫn chi tiết của Yet Another Mail Merge.
Lưu Email Và File Đính Kèm (Save Emails and Attachments)
Add-on này làm đúng tên – lưu email và file đính kèm.
Sau cài, vào Google Spreadsheet, Add-ons > Tạo quy tắc mới (Create New Rule). Giao diện giống tạo nhãn trong Gmail.
Ví dụ: thiết lập khi nhận hóa đơn qua email, add-on lưu email thành PDF trong Google Drive. Hoặc tự động lưu file đính kèm từ người bạn cộng tác.
Thực sự, khả năng tùy thuộc bạn, nhưng có tùy chọn tự động lưu email rất tiện.
Chuyển Tiếp Email (Email Forwarder)
Add-on này, của cùng nhà phát triển cái trước, hoàn toàn để chuyển tiếp email (như tên gọi). Ưu điểm so với chuyển tiếp mặc định Gmail: không cần xác minh địa chỉ nhận, và chuyển tiếp hàng loạt email đã có trong hộp thư.
Giống add-on trước, có logic "khi đáp ứng mọi điều kiện" thì "làm sau". Bạn quyết định loại email nào chuyển tiếp, rồi gửi đi.
Để chuyển tiếp email đã có, tạo nhãn mới cho chúng, tạo quy tắc chuyển tiếp dùng nhãn đó. Add-on tự chạy quy tắc Spreadsheet mỗi giờ, nhưng bạn cũng yêu cầu chạy ngay. Hướng dẫn và hỗ trợ có trong add-on.
Add-on này tiềm năng hữu ích gửi hàng loạt hóa đơn cho người chia sẻ tài chính, hoặc chuyển tiếp sao kê ngân hàng. Cách dùng tối thượng tùy bạn.
Tự Động Trả Lời Email (Email Autoresponder)
Add-on này để – bạn đoán đúng – tự động trả lời email!
Là phiên bản "tốt hơn" của Canned Responses (Phản hồi có sẵn). Canned Responses không có sẵn trên phiên bản di động. Vậy script Email Autoresponder là giải pháp thay thế. Mở Google Sheet, chọn Add-on > Email Autoresponder > Tạo quy tắc mới (Create New rule).
Giống 2 cái trước, thiết lập quy tắc và chạy script.
Chỉ cần soạn nháp Gmail dùng làm auto-response, xong. Mở Spreadsheet chạy add-on thiết lập điều kiện quy tắc, dễ dàng tự động trả lời các email quảng cáo phiền toái hoặc email công việc cụ thể. Ví dụ, dùng toán tử tìm kiếm nâng cao Gmail tạo quy tắc. Add-on cũng không 드러น email là canned response như tính năng Gmail.
Vậy là bạn tiết kiệm đống thời gian trả lời những email cũ kỹ.
Add-on có bản premium cho phép tạo quy tắc auto-reply không giới hạn và giới hạn gửi thư cao hơn.
Bạn Cải Thiện Gmail Như Thế Nào?
Các Google Drive Add-ons này làm trải nghiệm Gmail tốt hơn một chút, nếu tính năng Gmail mới chưa đủ. Còn có tiện ích Firefox tuyệt vời cho Gmail, và cách cool tạo chữ ký Gmail ngay từ Google Drive – nếu cần thêm.
Còn bạn? Bạn cải thiện Gmail thế nào? Dùng add-on hay cách khác? Cho chúng tôi biết ở bình luận!