Một trang trắng gần như trống rỗng đang điều hành hơn 140 sản phẩm. Google khổng lồ, và do đó, các tính năng của nó cũng rất nhiều.
Rất ít trong chúng ta nắm được toàn bộ phạm vi các dịch vụ dành cho người tiêu dùng của Google. Có lẽ bạn đã nghe về dịch vụ "Google PubSubHubbub Hub", có lẽ chưa.
Dù chúng ta trải nghiệm "Hệ sinh thái Google" hàng ngày, nhưng đôi khi một mẹo nhỏ giúp làm việc tốt hơn, nhanh hơn vẫn rất được đón nhận. Hướng dẫn Google với các mẹo và thủ thuật này đã giúp giảm bớt sự kém hiệu quả của bạn. Những mẹo Google Docs trước đây đã giúp bạn đặt chân lên "đám mây". Hoặc ít nhất giúp bạn "cướp" được vài giây từ một ngày bận rộn.
Đó là giá trị của một mẹo hay – nó phá vỡ lối mòn làm việc theo cách cũ.
Vậy hãy tìm ra những "nhịp điệu" mới với các mẹo dưới đây, được khai thác từ Google Drive và Gmail – hai sản phẩm chúng ta sử dụng nhiều nhất. Đừng ngần ng리아 chia sẻ mẹo của bạn ở phần bình luận cuối bài.
Tùy Chỉnh Trình Khởi Động Ứng Dụng (App Launcher)
Trình khởi động ứng dụng (biểu tượng lưới 9 chấm) là một trong những tính năng nhất quán nhất trên các sản phẩm Google. Nó cho phép bạn chuyển đổi nhanh chóng giữa các dịch vụ của Google. Nhưng nếu sản phẩm bạn thường dùng không nằm trong 12 mục hàng đầu của menu thả xuống App Launcher thì sao? Bạn có thể cá nhân hóa nó chỉ trong vài giây bằng cách kéo thả các biểu tượng.
Đầu tiên, đăng nhập vào Tài khoản Google. Tiếp theo, nhấp vào App Launcher và chọn Thêm (More) ở dưới cùng menu.
Kéo các sản phẩm Google bạn muốn lên trên cùng. Bạn cũng có thể kéo chúng trở lại phần dưới và chỉ giữ lại các dịch vụ thiết yếu trong tầm nhìn.
Vẽ & Tìm Kiếm Ký Tự Đặc Biệt
Google Docs, Slides và Drawings cho phép bạn chèn ký tự đặc biệt và biểu tượng trên nhiều danh mục. Thay vì tìm kiếm qua menu thả xuống, hãy sử dụng từ khóa hoặc ô vẽ tự do.
Nhấp vào menu Chèn (Insert). Chọn Ký tự đặc biệt (Special Characters). Trên Slides và Drawings, con trỏ phải nằm trong hộp văn bản. Nhập từ khóa hoặc vẽ bằng chuột trong ô. Bạn luôn có thể nhấp vào biểu tượng làm mới để xóa bản vẽ và vẽ lại.
Kết quả tìm kiếm hiển thị bản xem trước. Chọn bất kỳ ký tự đặc biệt nào bạn muốn sử dụng trong tài liệu.
Gõ Bằng Giọng Nói Và Tiết Kiệm Thời Gian
Google Drive cung cấp cách hiệu quả để hoàn thành tài liệu nhanh chóng – Gõ bằng giọng nói (Voice Typing). Mặc dù tính năng này chỉ hoạt động trên Chrome, nhưng nhận diện giọng nói khá tốt và giúp bạn tránh dùng các công cụ phức tạp (và đắt tiền) như Dragon Naturally Speaking.
Nhưng mẹo này không chỉ dành cho tài liệu Google Drive. Bạn có thể dễ dàng dùng Voice Typing để trả lời email trong chớp mắt. Hãy dùng Voice Typing soạn thảo trả lời trong tài liệu Google Docs mới, sau đó copy-paste nội dung vào email.
Để truy cập tính năng, mở Google Docs và nhấp Công cụ (Tools) > Gõ bằng giọng nói (Voice typing).
Một hộp thoại micro sẽ hiện ra. Nhấp vào micro hoặc nhấn Ctrl + Shift + S (Cmd + Shift + S trên Mac). Nói ở tốc độ bình thường, môi trường ít tiếng ồn.
Trang hỗ trợ Google này cũng hướng dẫn cách sửa lỗi khi gõ và sử dụng cụm từ để thêm dấu câu.
Mẹo thêm: Để cách tiếp cận đơn giản hơn, bạn có thể thêm đường dẫn tắt đến trang demo Web Speech API của Google. Trang này thậm chí có nút Copy – Paste và Tạo Email (Create Email).
Dùng Giọng Nói Để Chỉnh Sửa & Định Dạng Tài Liệu
Cập nhật gần đây của Google Drive làm cho nó mạnh mẽ hơn. Bạn có thể dùng giọng nói không chỉ để viết mà còn chỉnh sửa tài liệu. Soạn thảo (hoặc đọc chép) tài liệu sau đó thực hiện các chức năng chỉnh sửa, định dạng cơ bản mà không chạm bàn phím.
Hãy nói "Trợ giúp lệnh giọng nói (Voice commands help)" và trang hỗ trợ sẽ mở ra, hiển thị tất cả các hàm chỉnh sửa giúp bạn hoàn thành tài liệu nhanh hơn.
Đừng quên Google hỗ trợ 48+ ngôn ngữ và giọng địa phương hoạt động với Voice Typing.
Thay Thế File Google Drive Bằng Cùng Liên Kết Chia Sẻ
Google Drive giúp quản lý các phiên bản tài liệu Google dễ dàng. Nhưng các file như PDF không phải định dạng gốc của Drive thì sao? Nếu bạn quyết định cập nhật một file PDF, văn bản, hình ảnh hoặc video đã chia sẻ, có cần gửi lại liên kết mời không?
Câu trả lời ngắn gọn: Không.
Bạn có thể thay thế file cũ bằng phiên bản mới cập nhật mà không cần qua quy trình mời và chia sẻ lại.
Đăng nhập Google Drive, chọn file cần cập nhật. Chuột phải vào file. Chọn Quản lý phiên bản (Manage Versions) từ menu, sau đó nhấp nút Tải lên phiên bản mới (Upload new version) để tải file cập nhật và thay thế file cũ trong Drive.
URL chia sẻ không thay đổi, bạn bè vẫn truy cập file mới bằng liên kết mời cũ.
Khi Quá Bận... Hãy "Ngủ Gật" (Snooze)
Bí quyết năng suất Gmail là biết khi nào đọc/trả lời, khi nào không. Gmail có nút Tắt tiếng (Mute)... nhưng không có tính năng "ngủ gật" (snooze) tích hợp. Tuy nhiên, Inbox by Gmail có tính năng này.
Bạn có thể tự kiểm soát, hoặc chọn từ nhiều tiện ích Chrome – như Gmail Snooze hoặc Snooze Your Email [Không còn khả dụng]. Ứng dụng web như Boomerang và FollowUpThen là dịch vụ trả phí (có gói miễn phí).
HitMeLater là giải pháp đơn giản hơn. Chuyển tiếp email đến 24@hitmelater.com và nó sẽ gửi lại cho bạn sau 24 giờ. Bạn có thể thay "24" bằng số giờ khác trong ngày. Tài khoản cơ bản miễn phí cho phép ngủ gật tối đa 24 giờ.
Cách Đơn Giản Gửi Email HTML Đẹp Trên Gmail
Bạn có thể soạn thảo email HTML trong trình soạn thảo HTML và copy-paste vào Gmail. Khi không dùng thẻ html, head, body, Gmail hiển thị hoàn hảo các thẻ nội dung. Cách dễ hơn là dùng công cụ Send HTML Mail WYSIWYG của Amit Agarwal.
Bạn cũng có thể dùng Google Docs kết hợp Gmail để gửi email HTML. Soạn email trong Google Docs rồi copy-paste vào Gmail. Mối quan hệ "anh em" tương tự áp dụng khi tạo chữ ký đẹp với Google Drive.
Chỉnh Sửa Ảnh Google Drive Bằng Google Photos
Có nhiều điều thú vị bạn có thể làm với Google Photos. Chỉnh sửa ảnh Google Drive là một trong số đó. Google Photos rất tiện khi bạn muốn làm đẹp ảnh với các bộ lọc hoặc thêm viền mờ (vignette).
Lưu ý: Nếu chỉnh sửa ảnh trong Google Photos, thay đổi sẽ không hiển thị trong Google Drive.
Đầu tiên đăng nhập, mở Google Photos và nhấp biểu tượng Menu.
Nhấp Cài đặt (Settings) > Hiển thị ảnh & video Google Drive trong thư viện Photos (Show Google Drive photos & videos in your Photos library).
Google Drive và Google Photos có mục đích khác nhau khi lưu trữ ảnh. Mối quan hệ này dễ gây nhầm lẫn, nên xác định rõ mục đích sử dụng giúp giữ ảnh gọn gàng, có tổ chức.
Ảnh tải lên Google Drive dễ dàng chèn vào Docs, Sheets, Slides. Dùng thư mục "Photos" khi đồng bộ với nhóm.
Google Photos dùng để sao lưu ảnh/video. Chỉnh sửa, chia sẻ ảnh/video. Sắp xếp thành album, tìm kiếm theo ngày, địa điểm, người.
Đính Kèm Ảnh Từ Google Photos Vào Gmail
Gmail chưa có quy trình một click để đính kèm ảnh từ album Google Photos. Nhưng bạn có thể thiết lập bằng cách dùng Google Drive làm cầu nối. Tận tính năng tạo thư mục Google Photos bên trong Google Drive.
Đăng nhập Google Drive. Từ góc trên phải, nhấp bánh răng rồi Cài đặt (Settings). Tích vào ô Tạo thư mục Google Photos (Create a Google Photos folder). Nhấp Xong.
Tất cả Google Photos sẽ truy cập được từ thư mục Google Photos trong Google Drive.
Bây giờ bạn dễ dàng đính kèm ảnh Google Photos vào email. Dùng tùy chọn "Chèn từ Drive (Insert from Drive)" trong Gmail, duyệt đến thư mục Google Photos. Chọn ảnh muốn đính kèm.
Kiểm Tra Bảo Mật Nhanh (Trong 2 Phút)
Google đã đo thời gian và bạn cũng làm được. Công ty ra mắt chiến dịch Kiểm tra bảo mật (Security Checkup) vào Ngày Internet an toàn 2016. Mặc dù ưu đãi 2 GB dung lượng miễn phí hết hạn ngày 11/2, bạn vẫn có thể xem nhanh cài đặt bảo mật Google Drive. Tôi luôn kiểm tra định kỳ quyền hạn ứng dụng bên thứ ba để an tâm.
Gmail và tài khoản Google có thể là trung tâm của sự tồn tại đám mây của bạn. Hãy dành thời gian bật xác thực hai yếu tố (two-factor authentication) cho tài khoản Google.
Mẹo Nào Bạn Tìm Thấy Hữu Ích?
Cách đơn giản thả file vào thư mục từ kết quả tìm kiếm Google Drive có thể tăng tốc quy trình làm việc. Biết các mẹo nhỏ này giúp bạn tham gia Chương trình Top Contributor của Google. Chắc chắn có nhiều lợi ích tuyệt vời. Dù Google Drive và Gmail đều là sản phẩm trưởng thành, cách chúng ta làm việc với chúng vẫn đang phát triển.
Có mẹo nào bạn mới biết gần đây khiến bạn dừng lại và thử ngay? Hãy chia sẻ bên dưới.