Gmail có khung xem trước (preview pane) như Outlook? Có chứ! Còn nhiều tính năng "kín đáo" khác có thể làm bạn ngạc nhiên.
Giao diện mặc định của Gmail đã tốt. Bạn sẽ làm tốt mà không cần chỉnh cài đặt nào, nhưng quy trình làm việc Gmail sẽ đơn giản, nhanh chóng, tốt hơn rất nhiều nếu bạn thực hiện vài thay đổi và tận dụng các tính năng tuyệt vời của Gmail.
Một số tính năng quá tinh vi để thu hút sự chú ý, có vẻ không quan trọng, hoặc trông phức tạp khi thiết lập. Nhưng khi bắt đầu dùng, bạn sẽ tự hỏi: "Trước đây mình làm sao mà sống thiếu nó được?".
Hãy khám phá những tính năng bạn có lẽ đã thấy trong Gmail nhưng chưa để ý hoặc chưa đưa vào quy trình làm việc.
1. Nhận Nhắc Nhở File Đính Kèm
Nếu bạn thường quên đính kèm file, hãy tập thói quen bắt đầu mọi email bằng cụm từ "Tôi đã đính kèm". Nếu bạn quên thêm file trước khi nhấn Gửi, Gmail sẽ nhắc bạn đính kèm.
Tất nhiên, nhớ xóa dòng "Tôi đã đính kèm" sau khi đã tải lên các file cần thiết.
2. Hiển Thị Email Cũ Nhất Trước
Đoạn văn bản nhỏ hiển thị số email trên trang trông không giống liên kết, nhưng nó là liên kết. Nhấp vào nó và bạn sẽ yêu cầu Gmail sắp xếp email từ cũ đến mới – ngược với mặc định. Rất tốt để lọc email cũ và xóa những email không cần. Bạn luôn có thể chuyển lại sắp xếp thường.
Lưu ý: Tính năng sắp xếp này sẽ bị mờ (disabled) trên một số trang, ví dụ trang kết quả tìm kiếm.
3. Ưu Tiên Hộp Thư Đến (Prioritize Inbox)
Gmail cho phép chia hộp thư đến thành các khu vực dễ quét dựa trên loại email bạn ưu tiên. Di chuột qua liên kết Hộp thư đến (Inbox) ở thanh bên, bạn sẽ thấy mũi tên nhỏ hiện ra. Nó ẩn vài kiểu hộp thư đến để chọn. Ví dụ: chỉ hiển thị email đã gắn sao (starred) hoặc chưa đọc (unread) ở trên cùng.
4. Xem Nhiều Loại Email Cùng Lúc
Với tính năng Multiple Inboxes (Hộp thư đến nhiều) của Google Labs, bạn có thể hiển thị tối đa 5 hộp thư đến bổ sung với tham số đặc biệt cùng trang với hộp thư đến chính. Vậy bạn có thể có khu vực riêng cho email đã gắn sao, email có file đính kèm, email gửi đến địa chỉ cụ thể, hoặc kết quả truy vấn tìm kiếm. Rất tiện khi không muốn chuyển đổi liên tục giữa các nhãn (labels) để truy cập email thường dùng.
Sau khi bật tính năng từ Cài đặt (Settings) > Labs, bạn cấu hình multiple inboxes từ Cài đặt > Multiple inboxes. Ở đây cũng chỉ định vị trí hiển thị và số lượng email mỗi hộp.
Nếu dùng multiple inboxes, nhớ rằng tính năng chỉ hoạt động với kiểu hộp thư đến Mặc định (Default). Cần đảm bảo Gmail chỉ hiển thị tab Chính (Primary). Làm bằng cách: nhấp biểu tượng bánh răng dưới ảnh hồ sơ, chọn Cấu hình hộp thư đến (Configure inbox), bỏ tích tất cả ô trừ Chính (Primary) trong hộp thoại Chọn tab để bật (Select tabs to enable).
5. Gửi Email Từ Tài Khoản Khác Bằng Gmail
Tại sao phải chuyển qua lại giữa các tài khoản email mỗi khi gửi mail, trong khi có thể gửi thay mặt tất cả tài khoản đó ngay từ Gmail? Tính năng này hoạt động với Yahoo, Outlook và bất kỳ tài khoản nào dùng máy chủ SMTP.
Để thiết lập "Gửi thư sebagai (Send mail as)", vào Cài đặt > Tài khoản (Accounts). Dưới mục Gửi thư dạng (Send mail as):, nhấp liên kết Thêm địa chỉ email khác bạn sở hữu (Add another email address you own) và làm theo hướng dẫn trên màn hình để cho phép Gmail gửi mail từ địa chỉ email bạn sở hữu. Hãy bỏ tích ô Xem như bí danh (Treat as an alias) để email được gửi từ máy chủ liên kết với tài khoản kia.
Bạn có thể tiến xa hơn: nhập/quản lý tất cả tài khoản email từ Gmail.
6. Xử Lý Email Từ Nhiều Trang Cùng Lúc
Khi muốn di chuyển, xóa, hoặc xử lý hàng loạt email dưới bất kỳ nhãn nào, bạn thường làm trang bởi trang. Chúng tôi không trách bạn.
Dễ dàng bỏ lỡ liên kết cho phép chọn tất cả email dưới nhãn đó chỉ trong một click. Nó xuất hiện trong khoảng trống giữa thanh menu và danh sách email khi bạn tích ô Chọn tất cả (Select All), nội dung kiểu: Chọn tất cả số_lượng cuộc hội thoại trong tên_nhãn.
7. Ủy Quyền Truy Cập Email Cho Người Khác
Giả sử bạn muốn nghỉ ngơi không dùng công nghệ, nhưng không thể bỏ email. Tại sao không ủy quyền truy cập cho người bạn tin tuyệt đối, như anh chị em hoặc đồng nghiệp, để họ kiểm tra email hộ? Bạn sẽ thư giãn hoàn toàn, vì biết sẽ nhận được cập nhật nếu có chuyện quan trọng xảy ra trong email.
Để cấp quyền truy cập, vào Cài đặt > Tài khoản và dùng liên kết Thêm tài khoản khác (Add another account) dưới Cấp quyền truy cập tài khoản (Grant access to your account) để thêm địa chỉ Google Mail (chỉ Google Mail) của người đó. Sau khi người đó xác nhận yêu cầu, bạn đã sẵn sàng.
Người được ủy quyền KHÔNG thể thay đổi cài đặt tài khoản, mật khẩu, hoặc dùng chat từ tài khoản của bạn. Họ chỉ truy cập danh bạ, đọc/gửi email thay mặt bạn.
8. Loại Bỏ Danh Sách Thư Rác Không Cần Thiết
Nếu bạn giống tôi, chỉ nhấn Xóa (Delete) vào email xám (grey mail) không muốn trong hộp thư đến, quên mất rằng Google đã đưa nút Hủy đăng ký (Unsubscribe) một click để thoát khỏi danh sách thư. Hãy dùng nút đó để ngăn email không liên quan làm lộn xộn hộp thư đến.
Nút Hủy đăng ký (Unsubscribe) nằm ngay bên cạnh địa chỉ email người gửi. Đôi khi nó ẩn trong menu thả xuống sau mũi tên nhỏ bên cạnh thông tin to:.
Tôi希望 nút Unsubscribe nổi bật hơn. Hiện tại nó dễ bị bỏ qua.
9. Dọn Dẹp Trình Duyệt Email & Tăng Tốc Đồng Bộ
Lần cuối bạn truy cập email từ 10 năm trước, hoặc thậm chí vài năm trước là khi nào? Không nhớ, đúng không?
Nếu bạn không cần lôi kéo email cũ hàng ngày, việc ngăn chặn chúng làm lộn xộn trình duyệt email là hợp lý. Bạn làm được bằng cách đặt giới hạn số tin nhắn đồng bộ từ Gmail đến trình duyệt email qua Cài đặt > Chuyển tiếp và POP/IMAP (Forwarding and POP/IMAP).
Tìm tùy chọn Giới hạn kích thước thư mục (Folder Size Limits) dưới Truy cập IMAP (IMAP Access) và chọn nút radio bên cạnh Giới hạn thư mục IMAP không quá số tin nhắn này (Limit IMAP folders to contain no more than this many messages). Chọn số từ 1000 đến 10000, và đúng số lượng đó (tin nhắn mới nhất) sẽ đồng bộ với trình duyệt email.
Nếu đôi khi cần truy cập email cũ, bạn làm dễ dàng từ giao diện web Gmail.
Có một đống email cũ bạn thường xuyên tham khảo?
Hãy gắn sao (star) cho chúng, và dưới Cài đặt > Nhãn (Labels), đảm bảo thư mục Đã gắn sao (Starred) được thiết lập hiển thị trong IMAP. Bạn cũng có thể tắt đồng bộ các nhãn hiếm dùng từ mục này.
10. Tìm Email Dễ Dàng Với "Mã Thông Minh" (Smart Codes)
Nhãn (labels) Gmail có thể "xuân thuần" hộp thư đến khi các danh mục mặc định không đủ. Bạn có thể gán màu cho nhãn và đặt tên để dễ nhận diện.
Nhưng có thứ làm định danh tốt hơn văn bản – một biểu tượng, hình ảnh, hoặc hình dạng đặc biệt.
Sao vàng cho email thường tham khảo, dấu chấm than đỏ để gắn cờ email cần hành động, dấu tích xanh cho email đã xử lý – cách này hợp lý, đúng không?
Đoán gì? Gmail đã tích hợp sẵn.
Chỉ cần bật các biểu tượng – gọi là "Sao (Stars)" trong Gmail – bạn cần từ Cài đặt > Chung (General).
Kéo xuống mục Sao (Stars):. Bạn thấy 3 preset: 1 sao, 4 sao, và tất cả sao (all stars). Mặc định là 1 sao (sao vàng). Gắn sao email đặt nó dưới nhãn Đã gắn sao (Starred) để truy cập dễ. Nếu chia hộp thư đến thành danh mục, gắn sao đặt email vào danh mục Chính (Primary), không bị lọt mắt.
Bạn có thể chọn preset 4 sao hoặc tất cả sao để kích hoạt thêm biểu tượng. Thậm chí kéo thả sao giữa phần Đang dùng (In use): và Chưa dùng (Not in use): để bật/tắt.
Mỗi lần nhấp vào biểu tượng sao bên cạnh email, nó sẽ xoay vòng qua tất cả sao đã bật, giúp dễ dàng chọn sao muốn gán cho email đó.
Bạn biết không, mỗi lần thấy những sao nhiều màu trong Cài đặt, tôi luôn lướt qua, vì nghĩ cần chỉnh sửa/ghi nhãn phức tạp mới dùng được. Khi thực sự xem kỹ, tôi nhận ra không có gì phức tạp và sao Gmail thực sự làm cuộc sống dễ dàng hơn.
Để Gmail Làm Bạn Ngạc Nhiên. Lại Một Lần Nữa!
Gmail đã tồn tại lâu. Chúng ta đã khám phá mọi góc ngách giao diện, nhưng một số tính năng vẫn còn khả năng làm chúng ta ngạc nhiên sau nhiều năm. Đó là vì chúng "nấp" cho đến khi bạn đi tìm, giống như những tính năng Google ít được dùng.
Bạn nghĩ tính năng Gmail nào không nhận được sự chú ý/xuân trọng xứng đáng? Hãy cho chúng tôi biết điều bạn yêu thích về Gmail!