Gmail có ngăn xem trước giống như Outlook? Đúng! Nó cũng có nhiều tính năng quan trọng khác có thể làm bạn ngạc nhiên.
Giao diện mặc định của Gmail rất tốt. Bạn sẽ làm tốt mà không cần điều chỉnh một cài đặt nào, nhưng quy trình làm việc trong Gmail của bạn sẽ đơn giản hơn, nhanh hơn và tốt hơn rất nhiều nếu bạn thực hiện một vài thay đổi và đưa các tính năng tuyệt vời của Gmail vào sử dụng.
Một số tính năng trong số đó quá tinh tế để thu hút sự chú ý của bạn, có vẻ không đáng kể hoặc trông phức tạp để thiết lập. Nhưng một khi bạn bắt đầu sử dụng chúng, bạn sẽ tự hỏi làm thế nào bạn quản lý mà không có chúng.
Hãy khám phá một số tính năng như vậy mà bạn có thể đã nhận thấy trước đây trong Gmail, nhưng vẫn chưa nghĩ đến hoặc chưa thêm vào quy trình làm việc của mình.
1. Nhận Lời nhắc Tệp đính kèm
Nếu bạn thường quên thêm tệp đính kèm, hãy tập thói quen bắt đầu mỗi email bằng dòng chữ "Tôi đã đính kèm". Sau đó, nếu bạn không thêm được tệp đính kèm trước khi nhấn Gửi, Gmail sẽ nhắc bạn thêm chúng.
Tất nhiên, hãy nhớ xóa dòng chữ "Tôi đã đính kèm" sau khi bạn đã tải các tệp cần tải lên.
2. Hiển thị các email cũ nhất trước
Một đoạn văn bản nhỏ hiển thị số lượng email trên một trang trông không thể nhấp được, nhưng nó là . Nhấp vào nó và bạn sẽ có thể yêu cầu Gmail sắp xếp các email của bạn từ cũ nhất đến mới nhất - ngược lại so với mặc định. Điều này rất tốt cho việc sàng lọc các email cũ và xóa những email bạn không cần. Bạn luôn có thể chuyển lại thứ tự sắp xếp thông thường một lần nữa.
Lưu ý rằng tính năng sắp xếp này sẽ xuất hiện màu xám trên một số trang nhất định. Trong kết quả tìm kiếm, chẳng hạn.
3. Ưu tiên Hộp thư đến của bạn
Gmail cho phép bạn chia hộp thư đến của mình thành các phần dễ quét dựa trên loại email ưu tiên cho bạn. Di chuột qua Hộp thư đến trong thanh bên và bạn sẽ thấy một mũi tên xuống nhỏ xuất hiện. Nó ẩn một số kiểu hộp thư đến mà bạn có thể chọn. Ví dụ:bạn có thể chọn chỉ có các tin nhắn được gắn dấu sao hoặc chỉ các tin nhắn chưa đọc được sắp xếp ở trên cùng.
4. Xem một số loại email cùng lúc
Với tính năng Phòng thí nghiệm nhiều hộp thư đến của Google, bạn sẽ có thể hiển thị thêm tối đa năm hộp thư đến với các thông số đặc biệt trên cùng một trang với hộp thư đến chính của bạn. Vì vậy, bạn có thể có một phần hoặc hộp thư đến riêng, chẳng hạn như các thư được gắn dấu sao, một phần cho các thư có tệp đính kèm, một phần cho các thư được gửi đến một địa chỉ cụ thể và có thể một phần cho truy vấn tìm kiếm. Điều này khá thuận tiện khi bạn không muốn tiếp tục chuyển đổi giữa các nhãn để nhận được email mà bạn truy cập thường xuyên.
Sau khi bạn bật tính năng này từ Cài đặt> Labs , bạn sẽ có thể định cấu hình nhiều hộp thư đến từ Cài đặt> Nhiều hộp thư đến . Từ phần này, bạn cũng có thể chỉ định vị trí của các hộp thư đến như thế nào và chúng sẽ hiển thị bao nhiêu thư cùng một lúc.
Nếu bạn quyết định sử dụng nhiều hộp thư đến, hãy nhớ rằng tính năng này chỉ hoạt động với Mặc định kiểu hộp thư đến. Bạn cũng cần đảm bảo rằng Gmail được đặt để chỉ hiển thị Chính chuyển hướng. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhấp vào biểu tượng bánh răng bên dưới ảnh hồ sơ của mình, sau đó nhấp vào Định cấu hình hộp thư đến trong trình đơn thả xuống và cuối cùng bỏ chọn tất cả các hộp ngoại trừ hộp bên cạnh Chính trong Chọn tab để bật hộp thoại.
5. Gửi Thư từ Tài khoản Khác bằng Gmail
Tại sao phải chuyển từ tài khoản email này sang tài khoản email khác mỗi khi bạn muốn gửi email trong khi bạn có thể gửi email thay mặt cho tất cả các tài khoản đó ngay từ Gmail? Điều này hoạt động cho Yahoo, Outlook và bất kỳ tài khoản nào khác sử dụng máy chủ SMTP.
Để thiết lập tính năng "gửi thư bằng địa chỉ", trước tiên hãy đi tới Cài đặt> Tài khoản . Bây giờ trong Gửi thư bằng địa chỉ: , nhấp vào liên kết Thêm địa chỉ email khác mà bạn sở hữu và làm theo hướng dẫn trên màn hình để cho phép Gmail gửi thư từ bất kỳ địa chỉ email nào mà bạn sở hữu. Đảm bảo bỏ chọn hộp bên cạnh Coi như một bí danh để gửi email từ các máy chủ được liên kết với tài khoản khác.
Bạn có thể tiến thêm một bước nữa và nhập / quản lý tất cả các tài khoản email của mình từ Gmail.
6. Xử lý email từ nhiều trang cùng nhau
Khi bạn muốn di chuyển, xóa hoặc xử lý một loạt email dưới bất kỳ nhãn nào, bạn có thể làm như vậy từng trang. Chúng tôi không đổ lỗi cho bạn.
Thật dễ dàng bỏ lỡ liên kết cho phép bạn chọn tất cả email dưới nhãn đó chỉ bằng một cú nhấp chuột. Nó xuất hiện ở khoảng trống giữa thanh trình đơn và email của bạn khi bạn chọn tùy chọn Chọn tất cả hộp kiểm và nó có nội dung như sau: Chọn tất cả number_of cuộc hội thoại trong label_name .
7. Ủy quyền quyền truy cập vào email của bạn
Giả sử rằng bạn muốn đi nghỉ không có công nghệ, nhưng không thể bỏ qua email của mình. Tại sao không ủy thác quyền truy cập vào tài khoản của bạn cho người mà bạn tin tưởng 100%, chẳng hạn như anh chị em hoặc đối tác làm việc và nhờ họ kiểm tra email giúp bạn? Bằng cách này, bạn có thể hoàn toàn thư giãn vì bạn biết rằng bạn sẽ nhận được bản cập nhật nếu có điều gì đó thực sự quan trọng trong email của bạn.
Để cấp quyền truy cập vào tài khoản của bạn, hãy đi tới Cài đặt> Tài khoản và sử dụng nút Thêm tài khoản khác trong liên kết Cấp quyền truy cập vào tài khoản của bạn để thêm địa chỉ Google Mail của ai đó (chỉ). Sau khi người đó xác nhận yêu cầu truy cập, bạn đã sẵn sàng.
Người được ủy quyền sẽ không thể chỉnh sửa cài đặt tài khoản và mật khẩu của bạn hoặc sử dụng tính năng trò chuyện từ tài khoản của bạn. Họ có thể truy cập danh bạ của bạn và đọc / gửi email thay mặt bạn.
8. Danh sách gửi thư không liên quan đến mương
Nếu bạn giống tôi, bạn chỉ cần nhấn vào nút Xóa trên thư màu xám mà bạn không muốn có trong hộp thư đến của mình, hoàn toàn quên rằng Google đã giới thiệu nút Hủy đăng ký bằng một cú nhấp chuột để thoát khỏi danh sách gửi thư. Sử dụng nút đó để ngăn các email không liên quan làm lộn xộn hộp thư đến của bạn.
Bạn sẽ tìm thấy mục Hủy đăng ký ngay bên cạnh địa chỉ email của người gửi. Đôi khi, nó bị ẩn trong trình đơn thả xuống phía sau mũi tên xuống nhỏ bên cạnh to: thông tin.
Tôi muốn Hủy đăng ký nút nổi bật hơn. Ngay bây giờ, thật dễ dàng để bỏ qua.
9. Khai báo ứng dụng email của bạn và tăng tốc độ đồng bộ hóa
Lần cuối cùng bạn truy cập email từ một thập kỷ trước, hoặc thậm chí vài năm trước là khi nào? Không thể nhớ, phải không?
Nếu bạn không cần phải xem lại các email cũ hàng ngày, bạn nên ngăn chúng làm lộn xộn ứng dụng email của bạn. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách đặt giới hạn về số lượng thư được đồng bộ hóa từ Gmail với ứng dụng email của bạn qua Cài đặt> Chuyển tiếp và POP / IMAP .
Tìm kiếm Giới hạn kích thước thư mục trong tùy chọn Truy cập IMAP và chọn nút radio bên cạnh Giới hạn các thư mục IMAP không được chứa quá nhiều thư này . Bạn có thể chọn một số từ 1000 đến 10000 và nhiều thư đó (tất nhiên là những thư gần đây nhất) sẽ được đồng bộ hóa với ứng dụng email của bạn.
Nếu thỉnh thoảng bạn cần truy cập một email cũ, bạn có thể thực hiện việc này khá dễ dàng từ giao diện web của Gmail.
Có một loạt email cũ mà bạn thấy mình thường xuyên đề cập đến?
Giữ cho chúng được gắn dấu sao và trong Cài đặt> Nhãn , đảm bảo rằng Được gắn dấu sao thư mục được thiết lập để hiển thị trong IMAP. Bạn cũng có thể tắt đồng bộ hóa các nhãn hiếm khi được sử dụng khác từ phần này.
10. Tìm Email Dễ dàng hơn với Mã Thông minh
Các nhãn Gmail có thể điều chỉnh hộp thư đến của bạn khi các danh mục mặc định không cắt nó. Bạn có thể tô màu nhãn mã và đặt tên cho chúng để dễ nhận biết.
Nhưng có một số thứ tạo nên một mã nhận dạng tốt hơn văn bản - một biểu tượng, một biểu tượng hoặc một hình dạng riêng biệt nào đó.
Dấu sao vàng cho email bạn thường nhắc đến, dấu chấm than màu đỏ để gắn cờ email cần hành động, dấu kiểm màu xanh lá cây để đánh dấu email bạn đã xử lý - cách làm này rất có ý nghĩa phải không?
Đoán xem nào? Gmail được tích hợp sẵn.
Tất cả những gì bạn phải làm là bật các biểu tượng - được gọi là "Dấu sao" trong Gmail - bạn cần từ Cài đặt> Chung .
Cuộn xuống Dấu sao: tiết diện. Bạn sẽ thấy ba giá trị đặt trước: 1 sao , 4 sao và tất cả các ngôi sao . Giá trị mặc định là 1 sao (ngôi sao màu vàng). Gắn dấu sao một email sẽ đặt nó dưới mục Có gắn dấu sao nhãn để dễ dàng truy cập. Nếu bạn đã chia hộp thư đến của mình thành các danh mục, việc gắn dấu sao một email sẽ đặt hộp thư đó vào Chính để nó không thoát khỏi thông báo của bạn.
Bạn có thể chọn từ 4 sao hoặc tất cả các ngôi sao cài đặt trước để kích hoạt nhiều biểu tượng hơn. Bạn thậm chí có thể kéo và thả các ngôi sao giữa Đang sử dụng: và Không được sử dụng: để bật / tắt chúng.
Mỗi khi bạn nhấp vào biểu tượng dấu sao bên cạnh bất kỳ email nào, nó sẽ chuyển động qua tất cả các dấu sao đã bật, giúp bạn dễ dàng chọn một dấu sao mà bạn muốn gán cho email cụ thể đó.
Bạn biết đấy, mỗi khi tôi nhận thấy những ngôi sao đầy màu sắc đó trong Cài đặt , Tôi sẽ nhìn ngay qua chúng, bởi vì tôi nghĩ rằng chúng sẽ cần một số điều chỉnh / ghi nhãn nghiêm túc trước khi tôi có thể bắt đầu sử dụng chúng. Khi tôi thực sự dành thời gian để xem xét, tôi nhận ra rằng không có nhiều thứ để tìm hiểu ở đó và các ngôi sao Gmail thực sự có thể giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn.
Hãy để Gmail gây ấn tượng với bạn. Một lần nữa !
Gmail đã có từ rất lâu rồi. Chúng tôi đã đi sâu vào từng ngóc ngách trong giao diện của nó, nhưng một số tính năng của Gmail vẫn có khả năng khiến chúng tôi ngạc nhiên sau ngần ấy năm. Đó là bởi vì chúng nằm ở mức thấp cho đến khi bạn tìm kiếm chúng, giống như những tính năng chưa được sử dụng này của Google.
Bạn nghĩ tính năng nào của Gmail không nhận được sự chú ý hoặc đánh giá cao mà nó xứng đáng có? Hãy cho chúng tôi biết bạn yêu thích điều gì về Gmail!