Có điều gì khác hữu ích, phổ biến và khó chịu như hộp thư đến email không? Nó tồn tại mãi mãi và chúng tôi tiếp tục sử dụng nó và miễn là chúng tôi tiếp tục sử dụng nó, những người như tôi sẽ tiếp tục viết về nó. Bạn có thể nghĩ rằng việc thuần hóa một con sư tử sẽ dễ dàng hơn so với việc thuần hóa hộp thư đến của bạn, nhưng có những công cụ sẽ khiến bạn phải suy nghĩ lại.
Có các tính năng tích hợp cho một số dịch vụ email sẽ thực hiện hầu hết các công việc tổ chức nặng nề cho bạn. Một số chuyên gia email đã nghĩ ra các kỹ thuật để giúp bạn giải quyết một hộp thư đến lộn xộn và khôi phục lại tổ chức hộp thư đến. Và sau đó là các tùy chọn trò chơi giúp bạn giải quyết các email chưa đọc của mình một cách thú vị. Sử dụng một trong số chúng hoặc sử dụng tất cả chúng - theo cách nào đó, hãy kiểm soát lại hộp thư đến của bạn ngay hôm nay!
Kỹ thuật Yesterbox
Bạn có cảm giác cồn cào trong ruột mỗi khi nhìn vào hộp thư đến của mình không? "Máy chạy bộ không bao giờ ngừng hoạt động" là một thuật ngữ có thể áp dụng - những email đó cứ bay tới. Ngay cả khi bạn xóa nó xuống 0, nó chỉ đầy lên lại ngay trong vòng vài giờ (hoặc, có thể là vài phút). Tony Hsieh, Giám đốc điều hành của Zappos.com, đã phát triển một kỹ thuật để giải quyết vấn đề chính xác này.
Ông gọi đó là "Kỹ thuật Yesterbox" và khái niệm đằng sau nó rất đơn giản:khi bạn mở email, danh sách việc cần làm của bạn cho hôm nay là tất cả các email của bạn từ hôm qua . Điều này đặt ra một giới hạn hữu hạn về số lượng email bạn phải quản lý. Khi bạn đọc, trả lời và xóa những email đó, số lượng email còn lại liên tục về 0, mang lại cảm giác về sự tiến bộ và thành tích.
Tất nhiên, còn nhiều điều hơn thế nữa và bạn có thể đọc toàn bộ phân tích về kỹ thuật này trên yesterbox.com.
Trò chơi qua email
Email sẽ không tệ đến vậy nếu nó không phải là một khối lượng lớn mà chúng ta phải đối phó. Khi bạn nhìn thấy hàng triệu email cần được sắp xếp, bạn sẽ dễ dàng đóng băng vì sợ hãi hoặc lười biếng. Vậy tại sao không biến toàn bộ quá trình đó thành một trò chơi? Đó là điều mà các nhà sản xuất Trò chơi qua email đã tự hỏi.
Mục đích của Trò chơi Email là dọn sạch hộp thư đến của bạn càng nhanh càng tốt. Chúng tôi không muốn chỉ chọn tất cả và xóa mọi email cùng một lúc - điều này sẽ khiến bạn ngạc nhiên - vì vậy Email Game sẽ giới thiệu cho bạn từng email một. Bạn có thể trả lời nó, lưu trữ nó hoặc boomerang nó (đưa nó trở lại hộp thư đến của bạn sau một khoảng thời gian nhất định). Làm tất cả những điều này sẽ giúp bạn kiếm được điểm.
Cuối cùng, bạn sẽ thấy điểm số cuối cùng của mình và thời gian bạn đã tiết kiệm được khi sử dụng Trò chơi qua email. Các điểm thực sự không có ý nghĩa gì, nhưng bản thân trò chơi là một cách tuyệt vời để biến một nhiệm vụ tầm thường thành một thứ gì đó thú vị. Đọc bài đánh giá của Justin về Trò chơi qua email.
Hộp thư Ưu tiên của Gmail
Bạn có biết rằng Gmail sẽ tự động sắp xếp và tổ chức hộp thư đến của bạn theo mức độ ưu tiên? Đó là một tính năng được gọi một cách khéo léo là Hộp thư ưu tiên và nó là sự kết hợp hoàn hảo giữa đơn giản và hữu ích. Về cơ bản, nó chia hộp thư đến của bạn thành ba phần theo mặc định:email ưu tiên, email có gắn dấu sao và phần còn lại. Bạn có thể thêm nhiều phần hơn nếu muốn và bạn có thể chọn nhãn tự động lọc thành phần nào.
Bạn sẽ không bao giờ cần đến các câu khẩu hiệu thông qua các thông báo Facebook và các bản cập nhật bản tin không quan trọng - chúng sẽ ở cuối hộp thư đến của bạn cho đến khi bạn sẵn sàng xem chúng. Tất cả những nội dung quan trọng sẽ nằm ở trên cùng, sẵn sàng để bạn giải quyết càng sớm càng tốt.
Bộ lọc Gmail
Bộ lọc là một cách tuyệt vời khác để giữ cho hộp thư đến của bạn được ngăn nắp. Bạn có thể coi chúng như là tiêu chí cho các email đến - nếu email phù hợp với bất kỳ bộ lọc nào của bạn, nó sẽ được sắp xếp theo các hành động đối với bộ lọc đó. Ví dụ:bạn có thể đặt bộ lọc lấy tất cả các email từ "bob@notarealemail.com" và gắn nhãn nó là email "Cơ quan".
Tạo bộ lọc dễ dàng nhưng linh hoạt. Có một số cách sử dụng bộ lọc thực sự sáng tạo và khả năng sáng tạo của bạn là giới hạn duy nhất về cách bạn muốn sử dụng chúng. Xem các bộ lọc Gmail hữu ích của Craig để sắp xếp hộp thư đến của bạn.
Gmail Soned Responses
Đã bao giờ bạn cảm thấy như thể liên tục gửi cùng một email, cùng một phản hồi, cùng một tin nhắn ngày này qua ngày khác? Những gì bạn cần là câu trả lời soạn trước. " Đó là gì? "bạn yêu cầu. Hãy tưởng tượng bạn có một giá đựng lon và mỗi lon chứa một loại email phản hồi nhất định. Khi bạn cần một cái, bạn mở hộp, kéo một cái ra và gửi. Hay nói cách khác, email mẫu phản hồi.
Bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian với những thứ này. Giống như, rất nhiều thời gian. Xem tổng quan của Tina về các câu trả lời soạn trước trong Gmail để có cái nhìn chuyên sâu về những gì bạn có thể đạt được với tính năng tuyệt vời này.
Tài khoản Email Chính
Quản lý một tài khoản email duy nhất đã đủ khó. Điều gì xảy ra nếu bạn cần theo dõi hai các tài khoản email? Hoặc nhiều hơn? Bạn không chỉ cần thực hiện nhiều thao tác đăng nhập và đăng xuất (trừ khi bạn sử dụng một thứ gì đó như ứng dụng email khách trên máy tính để bàn), việc chuyển đổi từ hộp thư đến sang hộp thư đến thật phức tạp. Nếu mỗi hộp thư đến đủ lớn, bạn sẽ thấy mình liên tục bị nhầm lẫn lộn xộn.
May mắn thay, Nancy đã viết một hướng dẫn về việc hợp nhất email vào một tài khoản duy nhất. Cô ấy trình bày quy trình từng bước cho Gmail, Yahoo, Outlook (trước đây là Hotmail) và chuyển tiếp thư nói chung. Đối với những người bạn có nhiều tài khoản email, giải pháp này có thể cách mạng hóa việc gửi email của bạn.
Kết luận
Không có lý do gì bạn cần xem hộp thư đến của mình và tràn ngập cảm giác diệt vong sắp xảy ra. Email không nên gây khó chịu hoặc sợ hãi. Bằng cách sử dụng các mẹo và công cụ ở trên, bạn có thể lật lại vấn đề đó và bắt đầu sống một cuộc sống mới không còn nỗi sợ hãi về hộp thư đến. Đừng để email kiểm soát bạn - hãy kiểm soát nó!
Có bất kỳ mẹo và công cụ nào khác để lấy lại hộp thư đến của bạn không? Hãy chia sẻ chúng với chúng tôi trong phần bình luận!