Có thứ gì khác vừa hữu ích, phổ biến, và gây chán nản như hộp thư email? Nó đã tồn tại từ xưa và chúng ta tiếp tục dùng nó. Miễn là chúng ta vẫn dùng, những người như tôi sẽ tiếp tục viết về nó. Bạn có thể nghĩ thuần phục hộp thư khó hơn thuần phục sư tử, nhưng có công cụ sẽ khiến bạn suy nghĩ lại.
Có tính năng tích hợp sẵn của một số dịch vụ email sẽ lo phần lớn công việc tổ chức cho bạn. Các chuyên gia email đã thiết kế kỹ thuật giúp bạn giải quyết hộp thư lộn xộn và lấy lại sự井然. Còn có cả phương pháp "game hóa" (gamification) biến việc xử lý email chưa đọc thành vui thú. Dùng một trong số chúng hoặc tất cả - bằng cách nào, hãy lấy lại quyền kiểm soát hộp thư ngay hôm nay!
Kỹ thuật Yesterbox
Bạn có cảm giác gnawing (lo âu, băn khoăn) mỗi lần nhìn vào hộp thư? "Bàn chạy không bao giờ kết thúc" có thể là thuật ngữ phù hợp - email cứ liên tục đổ vào. Ngay khi bạn dọn sạch về không, nó lại đầy lên trong vài giờ (hoặc, trời ơi, vài phút). Tony Hsieh, CEO của Zappos.com, đã phát triển kỹ thuật giải quyết chính xác vấn đề này.
Ông gọi nó là "Kỹ thuật Yesterbox" và ý tưởng cốt lõi rất đơn giản: khi bạn mở email, danh sách việc cần làm cho hôm nay là tất cả email của hôm qua. Điều này đặt một giới hạn hữu hạn cho số email bạn phải quản lý. Khi đọc, trả lời, xóa các email đó, số lượng còn lại liên tục giảm về không, mang lại cảm giác tiến bộ và thành tựu.
Kỹ thuật còn có chi tiết hơn thế, bạn có thể đọc toàn bộ phân tích trên yesterbox.com.
The Email Game (Trò chơi Email)
Email sẽ không tồi tệ bằng nếu không phải vì khối lượng khổng lồ phải xử lý. Khi thấy hàng triệu email cần sắp xếp, dễ dàng bị "đóng băng" vì sợ hãi hoặc lười biếng. Tại sao không biến cả quá trình đó thành một trò chơi? Đó là câu hỏi người tạo ra The Email Game tự hỏi mình.
Mục tiêu của The Email Game là dọn sạch hộp thư càng nhanh càng tốt. Chúng ta không muốn chỉ chọn tất cả và xóa hết - dù cảm giác sẽ rất "sướng" - nên The Email Game trình bày từng email một. Bạn có thể trả lời, lưu trữ (archive), hoặc "boomerang" nó (trở lại hộp thư sau một khoảng thời gian thiết lập). Làm tất cả điều này kiếm được điểm.
Cuối cùng, bạn thấy điểm số cuối cùng và thời gian tiết kiệm được khi dùng The Email Game. Điểm số không có ý nghĩa thực, nhưng chính trò chơi là cách tuyệt vời biến nhiệm vụ đơn điều thành điều thú vị. Đọc bài đánh giá của Justin về The Email Game.
Gmail Priority Inbox (Hộp thư Ưu tiên)
Bạn có biết Gmail tự động sắp xếp và tổ chức hộp thư theo độ ưu tiên? Tính năng tên là Priority Inbox - sự kết hợp hoàn hảo giữa đơn giản và hữu ích. Mặc định nó chia hộp thư thành ba phần: email ưu tiên, email đã gắn sao (starred), và phần còn lại. Bạn có thể thêm phần và chọn nhãn nào tự động lọc vào phần nào.
Không bao giờ bạn phải lội qua thông báo Facebook và bản tin không quan trọng - chúng sẽ ngồi ở dưới cùng hộp thư cho đến khi bạn sẵn sàng xem. Tất cả thứ quan trọng sẽ ở trên cùng, sẵn sàng để bạn xử lý ngay.
Bộ lọc Gmail (Gmail Filters)
Bộ lọc là cách tuyệt vời khác giữ hộp thư井井有条. Hãy nghĩ đến chúng như tiêu chí cho email đến: nếu email khớp với bộ lọc nào, nó sẽ được sắp xếp theo hành động của bộ lọc đó. Ví dụ: thiết lập bộ lọc lấy tất cả email từ "bob@notarealemail.com" và gắn nhãn "Công việc".
Tạo bộ lọc dễ dàng nhưng linh hoạt. Có nhiều cách sử dụng sáng tạo cho bộ lọc, giới hạn chỉ là sự sáng tạo của bạn. Xem bộ lọc Gmail hữu ích của Craig để tổ chức hộp thư.
Phản hồi có sẵn Gmail (Canned Responses)
Bạn có bao giờ cảm thấy luôn gửi lặp lại những email, phản hồi, tin nhắn giống hệt nhau ngày nào cũng vậy? Bạn cần "phản hồi có sẵn" (canned responses). "Đó là gì?" bạn hỏi. Hãy tưởng tượng bạn có một kệ đựng hộp, mỗi hộp chứa một loại phản hồi email. Khi cần, bạn mở hộp, lấy một cái ra, và gửi. Nói cách khác: mẫu email định sẵn.
Bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Rất nhiều. Xem tổng quan của Tina về Canned Responses Gmail để nhìn sâu hơn vào tính năng tuyệt vời này.
Tài khoản Email Chủ (Master Email Account)
Quản lý một tài khoản email đã đủ khó. Còn nếu cần theo dõi hai tài khoản? Hoặc nhiều hơn? Không chỉ phải đăng nhập/đăng xuất liên tục (trừ khi dùng ứng dụng email trên máy tính), mà việc chuyển qua lại giữa các hộp thư còn rắc rối. Nếu mỗi hộp thư đủ lớn, bạn sẽ rơi vào hỗn loạn thường trực.
May mắn thay, Nancy đã viết hướng dẫn gộp email vào một tài khoản. Bà trình bày quy trình từng bước cho Gmail, Yahoo, Outlook (trước đây Hotmail), và chuyển tiếp thư chung. Với những ai có nhiều tài khoản email, giải pháp này có thể cách mạng hóa cách bạn dùng email.
Kết luận
Không có lý do gì bạn phải nhìn hộp thư và cảm thấy sắp sập. Email không nên gây chán nản hay sợ hãi. Dùng các mẹo và công cụ trên, bạn có thể đảo ngược tình hình và bắt đầu cuộc sống mới không còn nỗi sợ hộp thư. Đừng để email kiểm soát bạn - hãy kiểm soát nó!
Có mẹo và công cụ nào khác để lấy lại hộp thư? Hãy chia sẻ với chúng tôi ở phần bình luận!