Email nổi tiếng là một kẻ giết người năng suất. Quản lý tốt email có thể giúp bạn giữ cho hộp thư đến của mình sạch sẽ, nhưng sẽ không tuyệt vời nếu bạn có ít email hơn lúc đầu phải không?
Các phương pháp giúp bạn sắp xếp email của mình thường được thiết kế để hoạt động trên những email đã đến hộp thư đến của bạn. Để giảm thiểu lượng thời gian bạn dành cho việc sàng lọc email, bạn cần phải dừng nó tại nguồn của nó, tức là trước khi nó truy cập vào tài khoản của bạn. Các thủ thuật đơn giản sau đây có thể giúp đảm bảo rằng bạn có ít tin nhắn đến hơn.
Chuyển cuộc trò chuyện của bạn sang nơi khác
Các cuộc trò chuyện với bạn bè và đồng nghiệp chiếm một phần đáng kể trong hộp thư đến cũng như thời gian của bạn. Các chủ đề và chuỗi email có thể nằm ngoài tầm kiểm soát với tốc độ đáng kinh ngạc. Bạn nên chuyển các cuộc trò chuyện của mình sang một nền tảng giúp trò chuyện và cộng tác với mọi người trở nên trực quan và dễ theo dõi hơn.
Đối với giao tiếp liên quan đến công việc hoặc dựa trên nhóm, hãy thiết lập một nền tảng trung tâm bằng cách sử dụng các dịch vụ như Asana, Basecamp, Huddle, v.v. Điều này giúp giảm đáng kể số lượng email xuất hiện trong hộp thư đến của bạn và cũng giúp thiết lập dễ quản lý hơn. Sau khi chúng tôi sử dụng tuyến đường Slack tại MakeUseOf, hộp thư đến của chúng tôi đang hoạt động tốt hơn nhiều.
Để liên lạc với bạn bè, hãy chuyển sang mạng xã hội chung ở bất cứ đâu bạn có thể. Tính năng nhắn tin riêng tư được cung cấp bởi các mạng như Facebook, Twitter và App.net làm giảm lượng email nhiều hơn. Với các nền tảng như vậy, việc quét và tìm kiếm các thư cụ thể cũng dễ dàng hơn so với việc xoay quanh hộp thư đến của bạn.
Nếu mọi người trong mạng của bạn thích email hơn các hình thức liên lạc khác, hãy yêu cầu họ cung cấp cho bạn một phương pháp mới. Có khả năng là họ sẽ thấy những lợi thế của việc chuyển đổi. Nếu họ không làm như vậy, bạn có thể tạo ngoại lệ cho một số người trong số những người đó và tiếp tục sử dụng email.
Thử cuộc gọi âm thanh / video
Đôi khi, một cuộc thảo luận kéo dài cả tuần qua email có thể được kết thúc hiệu quả bằng một cuộc trò chuyện 15-30 phút qua cuộc gọi Skype hoặc cuộc gọi điện thoại thông thường. Với giao tiếp trực tiếp như vậy, không phải chờ đợi trả lời, không (hoặc ít) mơ hồ trong giao tiếp hoặc sau đó cần phải làm rõ. Mặc dù các cuộc trò chuyện bằng âm thanh hoặc video không phải lúc nào cũng có thể thực hiện được hoặc diễn ra suôn sẻ như mong đợi, nhưng chúng có thể chứng tỏ là người tiết kiệm thời gian trong nhiều trường hợp, đặc biệt là đối với giao tiếp phụ thuộc vào thời gian.
Hủy đăng ký
Bạn đã nghe lời khuyên này nhiều lần trước đây, nhưng nó vẫn lặp đi lặp lại vì bộ não của bạn có thể được lập trình để xóa thư xám thay vì hủy đăng ký nhận thư. Các bản tin và cập nhật từ các dịch vụ mà bạn đã đăng ký là thủ phạm lớn nhất gây ngập hộp thư đến của bạn.
Bạn có thực sự cần biết về mọi sản phẩm và mọi giao dịch có sẵn trên Web không? Khi bạn muốn mua một thứ gì đó, hãy chỉ tìm kiếm trên Web để biết các chương trình giảm giá. Điều này thực sự giúp cắt giảm chi phí trực tuyến vì bạn ít bị cám dỗ mua đồ chỉ vì nó được giảm giá. Cập nhật từ mạng xã hội cũng là một điều phiền toái. Bạn có thể từ bỏ chúng mà không cần suy nghĩ kỹ vì bạn vẫn sẽ nhận được các thông báo liên quan khi đăng nhập vào tài khoản của mình.
Hãy nhẫn tâm và hủy đăng ký nhận tất cả các thông báo như vậy. Sử dụng dịch vụ chuyên biệt để hủy đăng ký hàng loạt. Yêu cầu chỉ được thông báo nếu có một số yếu tố bảo mật liên quan, chẳng hạn như đăng nhập từ một thiết bị mới hoặc một giao dịch tài chính. Đăng ký nhận các bản cập nhật qua email của một số blog và trang web được chọn. Đối với phần còn lại, hãy sử dụng đăng ký RSS và trình đọc nguồn cấp dữ liệu. Điều này cho phép bạn đọc nội dung yêu thích của mình trong thời gian của riêng bạn và cung cấp cho hộp thư đến của bạn không gian cần thiết cho hộp thư đến.
Mẹo thưởng:Khai báo hàng ngày
Ngay cả khi bạn sắp xếp hộp thư đến của mình và ngăn dòng thư đến, hộp thư đến có thể đầy nhanh chóng nếu bạn để các email tích tụ mà không xử lý chúng theo thời gian. Một cách tốt để đảm bảo rằng hộp thư đến của bạn tiếp tục không bị lộn xộn là xử lý các thư đến hàng ngày, tốt nhất là vào cuối ngày. Đối với mọi email gửi đến, hãy xóa nó nếu nó không quan trọng, gắn dấu sao nếu nó yêu cầu hành động và lưu trữ nếu nó đủ quan trọng để lưu lại để sử dụng trong tương lai.
Lấy lại thời gian của bạn
Ngày nay, email trở thành một phần quan trọng của giao tiếp liên quan đến công việc, nên khó có thể coi nó là một thứ gây xao nhãng và luôn cảm thấy hoàn toàn cần thiết. Không nghi ngờ gì nữa, email là quan trọng, nhưng không nhiều như bạn có thể tin. Đó là một kẻ giết thời gian lén lút - điều mà bạn có thể khắc phục bằng những ý tưởng được đưa ra ở đây.
Bạn có bất kỳ mẹo nào có thể giúp giảm bớt luồng email xuống mức nhỏ giọt không?