Email nổi tiếng là "kẻ giết hại năng suất". Quản lý email tốt giúp hộp thư sạch, nhưng tốt hơn là giảm bớt email đến ngay từ nguồn.
Phương pháp tổ chức email thường xử lý email đã đến. Để giảm thời gian lọc email, hãy chặn bớt ở nguồn. Dưới đây là 3 mẹo đơn giản.
1. Chuyển cuộc hội thoại sang nơi khác
Tin nhắn với bạn bè, đồng nghiệp chiếm lớn hộp thư. Chủ đề email dễ bị rối. Hãy chuyển sang nền tảng chat/đồng tác nghiệp trực quan hơn.
Công việc/nhóm: dùng Asana, Basecamp, Huddle, Slack... Giảm đáng kể email đến và dễ quản lý hơn. Tại MakeUseOf, chuyển sang Slack khiến hộp thư gọn gàng hẳn.
Bạn bè: chuyển sang tin nhắn riêng Facebook, Twitter, App.net. Tìm kiếm tin nhắn dễ hơn email.
Nếu người trong mạng lưới thích email, mời họ thử cách mới. Không thì ngoại lệ cho vài người.
2. Thử gọi âm thanh/video
Cuộc thảo luận kéo dài 1 tuần qua email có thể giải quyết trong 15-30 phút gọi Skype/điện thoại. Giao tiếp trực tiếp: không chờ đợi, ít hiểu lầm, ít cần làm rõ.
Gọi âm thanh/video không lúc nào cũng được, nhưng tiết kiệm thời gian lớn cho giao tiếp gấp gấp.
3. Hủy đăng ký (Unsubscribe) tàn nhẫn
Bạn nghe lời khuyên này nhiều lần, nhưng não bộ vẫn thói xóa email rác (grey mail) thay vì hủy đăng ký. Bản tin, cập nhật dịch vụ là thủ phạm chính ngập hộp thư.
Bạn có thực sự cần biết mọi deal trên web? Chỉ tìm giảm giá khi cần mua. Cập nhật mạng xã hội cũng phiền – bạn vẫn nhận thông báo quan trọng khi đăng nhập.
Hủy đăng ký tất cả thông báo không cần thiết. Dùng dịch vụ hủy hàng loạt (Unroll.me...). Chỉ giữ thông báo bảo mật (đăng nhập thiết bị mới, giao dịch tài chính). Đăng ký bản tin vài blog yêu thích, dùng RSS reader cho phần còn lại.
Mẹo thêm: Dọn dẹp hàng ngày
Dù tổ chức tốt, hộp thư vẫn đầy nếu không xử lý thường xuyên. Cuối mỗi ngày: xóa email không quan trọng, gắn sao (star) email cần hành động, lưu trữ (archive) email quan trọng.
Lấy lại thời gian của bạn
Email là phần lớn giao tiếp công việc, khó coi là phiền toái. Nhưng nó không quan trọng như bạn nghĩ. Là "kẻ giết thời gian lén lút" – hãy khắc phục bằng ý tưởng trên.
Bạn có mẹo nào khác giảm email đến chảy nhीं? Chia sẻ nhé!