Đừng để hộp thư đến kéo bạn xuống.
Outlook có vô số tính năng tuyệt vời cho phép bạn quản lý hộp thư đến của mình, giúp bạn kiểm soát tốt hơn và tiết kiệm thời gian hơn. Bạn có thể tự động lọc email bằng cách sử dụng các quy tắc và định dạng có điều kiện, nhanh chóng tìm thấy những gì bạn cần bằng các phím tắt và tìm kiếm, đồng thời loại bỏ tất cả thư rác bằng cách sử dụng các bộ lọc rác. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng tốt nhất các công cụ năng suất của Outlook.
Nếu bạn có mẹo của riêng mình để chia sẻ khi quản lý hộp thư đến Outlook của mình, hãy nhớ cho chúng tôi biết trong phần nhận xét.
Quản lý bằng quy tắc
Các quy tắc trong Outlook rất mạnh mẽ và có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian để quản lý hộp thư đến của mình. Bất kỳ thư nào đến hộp thư đến của bạn sẽ tuân theo các quy tắc mà bạn đã vạch ra. Ví dụ:bạn có thể đánh dấu bất kỳ tin nhắn nào từ người quản lý của mình để được gắn cờ và phát âm thanh. Ngoài ra, bạn có thể chuyển bất kỳ thư nào có từ khóa "bản tin" vào thùng rác.
Để bắt đầu, hãy chọn Trang chủ từ dải băng trên cùng và chọn Quy tắc> Tạo quy tắc . Nếu bạn đã chọn một email thì bạn sẽ nhận thấy một số trường đã được điền trước, nhưng bạn có thể thay đổi những trường này nếu muốn.
Để thực sự tùy chỉnh các quy tắc của mình, bạn sẽ muốn nhấp vào Tùy chọn nâng cao ... Tại đây, bạn có thể đặt bất kỳ số lượng điều kiện nào phải được đáp ứng, cùng với những gì sẽ xảy ra với các thư phù hợp với chúng.
Để có hướng dẫn đầy đủ về cách tạo và quản lý các quy tắc, hãy xem qua hướng dẫn của chúng tôi để cho phép các quy tắc Outlook quản lý hộp thư đến của bạn.
Thành thạo các phím tắt
Nếu bạn muốn quản lý hộp thư đến của mình một cách hiệu quả, thì bạn cần phải thành thạo tất cả các phím tắt có sẵn trong tầm tay của mình.
Một trong những cách tốt nhất là nhấn Alt + H , sau đó làm nổi bật dải băng bằng phím tương ứng để bạn nhấn. Các ví dụ khác bao gồm Ctrl + E để chuyển đến hộp tìm kiếm, Ctrl + 1--6 để di chuyển giữa các chế độ xem khác nhau (như Thư, Lịch và Danh bạ) và Chèn để gắn cờ một tin nhắn.
Tất nhiên, những thứ này chỉ làm xước bề mặt. Để có danh sách toàn diện hơn, hãy nhớ duyệt qua hướng dẫn của chúng tôi về các phím tắt trong Outlook.
Sử dụng Bộ lọc Rác và Thư mục Lộn xộn
Thư rác là vấn đề nan giải của hộp thư đến. Đừng lãng phí thời gian của bạn khi cố gắng tìm những email bạn muốn đọc; thay vào đó, hãy để Outlook chăm sóc nó bằng cách sử dụng bộ lọc rác và tính năng Lộn xộn.
Bộ lọc rác có các mức bảo vệ khác nhau, tùy thuộc vào mức độ nghiêm ngặt của bạn. Để thay đổi cài đặt của bạn, hãy đi tới Trang chủ trong ruy-băng và chọn Rác> Tùy chọn e-mail rác ...
Tại đây, bạn có thể chọn Thấp để lọc rác rõ ràng, Cao để bắt được nhiều rác nhất, nhưng với khả năng một số email bình thường cũng có thể bị bắt hoặc Chỉ danh sách an toàn chỉ nhận từ những người gửi mà bạn đã chấp thuận.
Từ cùng một cửa sổ, hãy sử dụng Người gửi an toàn và Người gửi bị chặn để liệt kê các địa chỉ email hoặc miền mà bạn muốn và không muốn nhận.
Người dùng Office 365 for Business cũng có thể sử dụng một tính năng mới được gọi là Clutter. Bằng cách phân tích người gửi, nội dung thư và thói quen đọc của bạn, Outlook sẽ chuyển một số email nhất định ra khỏi thư mục Hộp thư đến của bạn và vào Clutter. Bạn có thể chuyển email đến Clutter theo cách thủ công và giúp hệ thống tìm hiểu bằng cách nhấp chuột phải thông báo và chọn Di chuyển> Di chuyển đến Thư rác .
Clutter được bật theo mặc định, nhưng bạn có thể tắt nó qua phiên bản web của Outlook. Nhấp vào biểu tượng bánh răng cưa và điều hướng đến Tùy chọn> Thư> Xử lý tự động> Lộn xộn và bỏ chọn Tách biệt các mục được xác định là lộn xộn , sau đó nhấp vào Lưu .
Nếu bạn đang tìm hiểu thêm các mẹo lọc thư rác, hãy đọc hướng dẫn của chúng tôi về cách tránh thư rác trong Outlook.
Tìm kiếm bằng Tham số
Bạn có thể thoát khỏi việc hoàn toàn không sắp xếp hộp thư đến của mình, nếu bạn có khuynh hướng như vậy và chỉ cần sử dụng tính năng tìm kiếm mạnh mẽ trong Outlook. Sử dụng hộp tìm kiếm tức thì ở đầu danh sách email, bạn có thể tìm kiếm trên tất cả các thư mục và hộp thư của mình bằng cách chọn nó từ Hộp thư Hiện tại thả xuống.
Trong chính hộp tìm kiếm, bạn chỉ cần bắt đầu nhập nội dung nào đó và Outlook sẽ thử và tìm nó trong bất kỳ trường nào, như tên người gửi, chủ đề hoặc nội dung thư. Bạn có thể tìm hiểu cụ thể hơn bằng cách sử dụng các toán tử logic như VÀ , HOẶC và KHÔNG . Bạn cũng có thể sử dụng các tham số như từ , chủ đề và đã nhận , theo sau là dấu hai chấm và thuật ngữ của bạn. Danh sách đầy đủ trong số này có thể được xem trên trang hỗ trợ Outlook có liên quan.
Nhấp vào hộp tìm kiếm sẽ hiển thị Tìm kiếm trên ruy-băng, nơi bạn có thể chọn nhiều tham số trong số này từ giao diện.
Tinh tế Với Định dạng có Điều kiện
Định dạng có điều kiện cho phép bạn áp dụng một kiểu cụ thể cho các thư phù hợp với một bộ quy tắc. Ví dụ:bạn có thể thay đổi màu phông chữ của các email nhận được hơn một tuần trước hoặc đặt các email có chứa từ khóa vào một danh mục.
Để đặt định dạng có điều kiện, hãy điều hướng đến Chế độ xem trong ruy-băng và nhấp vào Xem cài đặt > Định dạng có điều kiện ... Nhấp vào Thêm để tạo quy tắc mới, hãy đặt cho nó một Tên Và đặt Phông chữ nếu bạn ước. Khi đã sẵn sàng, hãy nhấp vào Điều kiện ...
Từ cửa sổ này, bạn có thể trau dồi các chi tiết tốt hơn của quy tắc. Ví dụ:sử dụng Từ ... để chỉ định người gửi, quy tắc sẽ áp dụng cho hoặc Thời gian để áp dụng dựa trên ngày. Hãy nhớ xem các tab khác như Lựa chọn khác và Nâng cao , cái trước cho phép bạn đặt các danh mục màu.
Khi hoàn tất, hãy nhấp vào OK và OK lần nữa. Để biết thêm thông tin về tất cả những điều này, hãy đọc hướng dẫn của chúng tôi về cách đánh dấu email với định dạng có điều kiện.
Gọi lại một Email đã Gửi
Bạn đã bao giờ gửi một email mà bạn ước mình có thể đảo ngược? Điều đó có thể là có thể. Bạn cần sử dụng tài khoản Exchange và người nhận sẽ phải ở trên cùng một máy chủ. Ngoài ra, nếu email gốc đã được đọc hoặc chuyển sang một thư mục khác thì việc thu hồi sẽ không thành công.
Để thử thu hồi, hãy chuyển đến Các mục đã gửi của bạn và mở tin nhắn bạn muốn gọi lại. Chọn Tin nhắn trên ruy-băng ở trên cùng, sau đó, trong Di chuyển nhóm, nhấp vào Hành động và sau đó Nhớ lại Mesage này ...
Từ cửa sổ mới mở ra, hãy quyết định hành động bạn muốn thực hiện. Xóa các bản sao chưa đọc của thư này để xóa email khỏi hộp thư đến của người nhận hoặc Xóa các bản sao chưa đọc và thay thế bằng một thư mới để gửi một email mới thay cho email gốc.
Nhấp vào Cho tôi biết nếu thu hồi thành công hay không thành công đối với từng người nhận sẽ gửi cho bạn một email để cho bạn biết kết quả của mỗi lần thu hồi, một bản tóm tắt mà bạn có thể xem bằng cách nhấp vào nút Theo dõi biểu tượng trong ruy-băng.
Nhấp vào OK khi đã sẵn sàng để thử và gọi lại tin nhắn. Để biết thêm thông tin về quy trình này, cùng với tất cả các yếu tố để thu hồi và một số lựa chọn thay thế khác, hãy xem hướng dẫn thu hồi email của chúng tôi.
Sếp hộp thư đến của bạn
Người ta ước tính rằng 205 tỷ email được gửi mỗi ngày. Rất may, chỉ một phần nhỏ trong số này sẽ đến được hộp thư đến của bạn, nhưng việc vượt qua chúng thường rất phức tạp. Đảm bảo sử dụng tất cả các mẹo của chúng tôi để trở thành chuyên gia quản lý hộp thư đến.
Bạn vẫn muốn biết các mẹo Outlook tuyệt vời hơn nữa? Nếu vậy, hãy nâng cao kiến thức của bạn với 10 mẹo nhanh của chúng tôi để thành thạo Outlook và 6 cách để thúc đẩy quy trình làm việc Outlook của bạn. Bạn sẽ nhanh chóng trở thành một trình hướng dẫn email.
Bạn sử dụng những phương pháp nào để giữ quyền kiểm soát hộp thư đến của mình? Có bất kỳ tính năng nào bạn muốn thấy được thêm vào Outlook không?