Đừng để hộp thư email kéo bạn xuống.
Outlook có rất nhiều tính năng tuyệt vời cho phép bạn quản lý hộp thư,给您更大的控制权并节省时间。您可以使用规则和条件格式自动过滤电子邮件，使用快捷键和搜索快速找到所需内容，并使用垃圾邮件过滤器摆脱所有垃圾邮件。我们将向您展示如何最好地利用Outlook的生产力工具。
如果您有自己的技巧来管理Outlook收件箱，请务必在评论中让我们知道。
使用规则管理
Outlook中的规则非常强大，可以为您节省大量管理收件箱的时间。到达您收件箱的任何消息都将遵守您制定的规则。例如，您可以将来自经理的任何消息标记为旗帜并播放声音。或者，您可以将包含关键字"newsletter"的任何消息移至垃圾箱。
要开始，请从顶部功能区选择Home选项卡，然后选择Rules > Create a Rule。如果您选择了电子邮件，您会注意到某些字段已预先填充，但您可以根据需要更改它们。
要真正自定义您的规则，您需要点击Advanced Options...。在这里，您可以设置任意数量的必须满足的条件，以及匹配这些条件的消息会发生什么。
有关创建和管理规则的完整指导，请浏览我们关于让Outlook规则管理您收件箱的指南。
掌握快捷键
如果您想高效地管理收件箱，那么您需要掌握触手可及的所有键盘快捷键。
其中最好的是按Alt + H，这将高亮显示功能区及其相应的按键供您按下。其他示例包括Ctrl + E跳转到搜索框，Ctrl + 1-6在不同视图之间移动（如邮件、日历和联系人），以及Insert标记消息。
当然，这些只是冰山一角。要获取更全面的列表，请务必浏览我们的Outlook键盘快捷键指南。
使用垃圾邮件过滤器和杂乱文件夹
垃圾邮件是收件箱的祸根。不要浪费时间寻找您想读的邮件；相反，让Outlook通过使用垃圾邮件过滤器和杂乱功能来处理它。
垃圾邮件过滤器有不同的保护级别，取决于您希望它有多严格。要更改设置，请转到功能区中的Home选项卡，然后选择Junk > Junk E-Mail Options...
在这里，您可以选择Low过滤明显的垃圾邮件，High捕获大部分垃圾邮件但也可能捕获一些正常邮件，或Safe Lists Only仅接收您批准的发件人邮件。
从同一窗口，使用Safe Senders和Blocked Senders选项卡列出您想要和不想要接收的电子邮件地址或域名。
使用参数搜索
如果您愿意，您可能完全不需要对收件箱进行排序，只需使用Outlook中强大的搜索功能。使用电子邮件列表顶部的即时搜索框，您可以通过从Current Mailbox下拉菜单中选择，在所有文件夹和邮箱中进行搜索。
在搜索框本身中，您只需开始输入内容，Outlook将尝试在任何字段中查找，如发件人姓名、主题或邮件正文。您可以通过使用逻辑运算符如AND、OR和NOT来获得更具体的结果。您还可以使用参数如from、subject和received，后跟冒号和您的术语。这些的完整列表可以在相关的Outlook支持页面上查看。
点击搜索框将在功能区上弹出Search选项卡，您可以从界面中选择许多这些参数。
使用条件格式增添色彩
条件格式允许您将特定样式应用于匹配一组规则的消息。例如，您可以更改一周前收到的电子邮件的字体颜色，或将包含关键字的电子邮件放入某个类别。
要设置条件格式，请导航到功能区中的View选项卡，然后点击View Settings > Conditional Formatting... 点击Add创建新规则，给它一个Name，如果需要请设置Font。准备好后，点击Condition...
正是从这个窗口，您可以完善规则的细节。例如，使用From...指定规则适用的发件人，或使用Time基于日期应用。务必查看其他选项卡如More Choices和Advanced，前者允许您设置颜色类别。
完成后，点击OK和OK。有关所有这些的更多信息，请阅读我们关于使用条件格式标记电子邮件的指南。
撤回已发送的电子邮件
您是否曾发送过希望可以撤回的电子邮件？这可能是可能的。您需要使用Exchange账户，收件人也需要在同一服务器上。此外，如果原始邮件已被阅读或移至另一文件夹，撤回将失败。
要尝试撤回，请转到您的Sent Items并打开要撤回的消息。在顶部功能区选择Message选项卡，然后在Move组中，点击Actions然后Recall This Message...
从打开的新窗口中，决定您希望采取的行动。要么Delete unread copies of this message从收件人的收件箱中移除电子邮件，要么Delete unread copies and replace with a new message发送新电子邮件代替原始邮件。
勾选Tell me if recall succeeds or fails for each recipient将发送电子邮件让您知道每次撤回尝试的结果，您可以通过点击功能区中的Tracking图标查看摘要。
准备好后点击OK尝试撤回消息。有关此过程的更多信息，以及所有撤回因素和一些其他替代方案，请查看我们的电子邮件撤回指南。
做您收件箱的主人
据估计，每天发送2050亿封电子邮件。幸运的是，只有很小一部分会落入您的收件箱，但即使这些也往往很难处理。请务必使用我们所有的技巧成为收件箱管理专家。
您是否仍想了解更多很棒的Outlook技巧？如果是，请通过我们的10个快速技巧掌握Outlook和6种提升Outlook工作流程的方法进一步提升知识。您很快就会成为电子邮件大师。
您使用什么方法控制收件箱？有什么功能您希望添加到Outlook中？