Dù Microsoft Outlook tuyệt vời đến đâu, vẫn có lý do tốt để cân nhắc lựa chọn thay thế. Có thể nó cung cấp quá nhiều tính năng bạn không bao giờ dùng, hoặc bạn không chi trả được giá cả.
Vậy các lựa chọn tốt nhất của bạn là gì?
Có người nói mọi ứng dụng email máy tính để bàn đều tồi và nên thay bằng ứng dụng web. Người khác, bao gồm tôi, tin rằng ứng dụng web không thể so sánh được sức mạnh và tính linh hoạt của ứng dụng email máy tính để bàn. Vì vậy chúng ta tập trung vào một số ứng dụng email miễn phí tốt nhất giống Outlook.
1. EssentialPIM
Giống Microsoft Outlook, EssentialPIM không chỉ là ứng dụng email: nó là trình quản lý thông tin cá nhân (đấy là nguồn gốc tên). Nó nhằm trở thành điểm dừng duy nhất xử lý mọi giao tiếp và nhiệm vụ ở một vị trí trung tâm. Điều này hợp lý hóa và dễ dàng hóa quy trình làm việc.
Thành phần email của EssentialPIM chính xác như bạn mong đợi: thanh lịch, hiện đại, và chức năng, với bố cục nhắc nhở hầu như mọi ứng dụng email máy tính để bàn bạn từng dùng. Phiên bản miễn phí có tất cả tính năng cơ bản:
- Số lượng tài khoản email không giới hạn.
- Thư mục và bộ lọc để tổ chức email linh hoạt.
- Nhập/xuất định dạng: XML, CSV, iCal, vCard, và hơn thế nữa.
- Đồng bộ với Android và iOS.
Nâng cấp lên phiên bản Pro mở khóa nhiều hơn:
- Gói đồng bộ: Google, Outlook, iCloud, và hơn thế nữa.
- Mã hóa AES 256-bit cho bảo mật và riêng tư nâng cao.
- Sao lưu nâng cao để không bao giờ mất dữ liệu.
- Luồng hội thoại nhóm email liên quan thành cuộc trò chuyện.
- Mẫu email chuyên nghiệp và tùy chỉnh.
Để biết thêm, xem so sánh đầy đủ Free vs Pro. Ngoài email, EssentialPIM có Lịch, Nhiệm vụ, Ghi chú, Danh bạ và Quản lý mật khẩu.
Với $2/tháng hoặc $20/năm, bạn nhận gói EssentialPIM Cloud lưu trữ và đồng bộ tất cả tính năng phi email trên. Nó được mã hóa an toàn, đóng vai trò sao lưu, và cho phép truy cập dữ liệu từ bất đâu chỉ với trình duyệt web.
Lưu ý cuối: EssentialPIM có phiên bản portable, bạn nạp vào USB hoặc ổ cứng ngoài và dùng trên bất kỳ máy tính nào. Điều này làm nó tuyệt vời cho sinh viên và người thường xuyên đi lại.
2. Thunderbird
Thunderbird hoàn toàn miễn phí và mã nguồn mở. Nó hơi kém về giao diện và thẩm mỹ nhưng xuất sắc về tính năng và chức năng. Nếu bạn muốn giải pháp quản lý thông tin không giới hạn hay chi phí, đây là lựa chọn cho bạn.
Thunderbird có nhiều tính năng làm nó trở thành lựa chọn phù hợp thay thế Outlook:
- Email theo thẻ (tabbed) để quản lý nhiều hội thoại.
- Sổ địa chỉ cực kỳ dễ dùng và quản lý.
- Thư mục thông minh và bộ lọc để tổ chức hiệu quả.
- Tìm kiếm nâng cao để tìm chính xác email cần thiết.
- Mã hóa PGP giữ email an toàn và riêng tư.
- Tiện ích Lightning tích hợp cấp chức năng lịch.
Thunderbird gần đây công bố hoạt động là công ty con dưới MZLA Technologies Corporation, cho phép phát triển xa hơn. Để có thêm tính năng, bạn cũng có thể cài đặt tiện ích bên thứ ba hữu ích.
Nếu muốn thứ giống Thunderbird nhưng không hẳn, hãy xem SeaMonkey. Nó chia sẻ lịch sử với Thunderbird vì cả hai xuất phát từ Mozilla Application Suite. Khác biệt là SeaMonkey do cộng đồng phát triển thay vì do Mozilla điều khiển.
3. Gmail
Đợi đã. Gmail không phải ứng dụng email máy tính để bàn!
Mặc dù đúng về mặt kỹ thuật, bạn sẽ ngạc nhiên biết Gmail có thể dùng ở "chế độ máy tính để bàn" với vài chỉnh sửa dễ dàng. Thực tế, khi dùng cách đó, Gmail tốt hơn hầu hết giải pháp dựa trên máy tính để bàn khác (trừ môi trường kinh doanh phức tạp).
Thực tế, Gmail có thể thiết lập để tái tạo nhiều tính năng và chức năng của ứng dụng máy tính để bàn. Ví dụ:
- Tạo lối tắt máy tính để bàn và chạy trong cửa sổ riêng.
- Tự động liên kết và mở liên kết email.
- Chuyển đổi giữa nhiều tài khoản email.
- Truy cập và đọc email ngay cả khi ngoại tuyến.
- Tổ chức email dùng nhãn và bộ lọc.
- Điều hướng bằng phím tắt.
Nếu muốn thử, xem hướng dẫn thiết lập Gmail như ứng dụng email máy tính để bàn. Rất dễ và chỉ mất vài phút. Có thể nó không đủ "máy tính để bàn" cho bạn, nhưng nhiều khả năng bạn sẽ thích và thậm chí thích hơn ứng dụng truyền thống.
Trang web: Gmail (Miễn phí)
4. eM Client
eM Client là ứng dụng email mượt mà, đẹp mắt với lịch tích hợp, nhiệm vụ và tính năng chat. Khi dùng eM Client, bạn không cảm thấy như dùng ứng dụng miễn phí — giao diện thân thiện và chức năng làm nó trở thành thay thế Outlook khả thi. Bạn có thể mong đợi các tính năng tuyệt vời này trong phiên bản miễn phí:
- Giao diện và chủ đề tùy chỉnh.
- Thanh bên với thông tin ngữ cảnh về danh bạ, lịch sử giao tiếp, và tệp đính kèm gần đây.
- Gửi trì hoãn và gửi hàng loạt.
- Dịch email tức thì và bản địa hóa ngôn ngữ cho 20 ngôn ngữ khác nhau.
- QuickText cho phép tạo từ/cụm từ mặc định chèn vào email một cú nhấp.
Lưu ý phiên bản miễn phí giới hạn chỉ hai tài khoản email. Để tài khoản không giới hạn và hỗ trợ chuyên nghiệp, eM Client cung cấp phiên bản Pro $50.
5. Mailspring
Mailspring cung cấp giao diện sạch, tối giản rất tươi mới so với các ứng dụng email khác. Nhược điểm duy nhất là không có cách tạo lịch hoặc lên lịch sự kiện. Tuy vậy, vẫn có nhiều tính năng hữu ích tổ chức hộp thư đến và nâng cao trải nghiệm email:
- Thêm nhiều tài khoản từ Gmail, iCloud, Office 365, Outlook, Yahoo, IMAP/SMTP.
- Tạo chữ ký email tùy chỉnh với trình soạn thảo tích hợp.
- Tìm kiếm sâu: tìm email theo tên liên hệ, địa chỉ email, chủ đề, nội dung, nhãn.
- Hỗ trợ phím tắt.
- Tùy chỉnh giao diện và chủ đề.
Nếu những tính năng này hấp dẫn, bạn sẽ thấy tính năng Pro của Mailspring thậm chí tốt hơn:
- Xác nhận đọc thông báo khi người liên hệ mở tin nhắn.
- Mẫu email sẵn có và tùy chỉnh để trả lời nhanh.
- Thông tin bổ sung về người liên hệ.
- Hoãn tin nhắn, tạo nhắc nhở, trì hoãn email.
- Theo dõi email nâng cao giúp tìm ra dòng chủ đề và mẫu nào tạo ra nhấp chuột nhiều nhất.
Dù chọn Mailspring Pro $8/tháng hay giữ phiên bản miễn phí, bạn sẽ thấy nó phục vụ tốt như thay thế Outlook.
Tận Dụng Những Lựa Chọn Thay Thế Outlook Này
Bạn không cần Outlook để có hộp thư đến gọn gàng. Những lựa chọn thay thế Outlook miễn phí này chứng minh ứng dụng miễn phí hoạt động cũng tốt. Không có hại gì khi tải và thử một số ứng dụng này — dù sao bạn cũng không mất tiền nếu quyết định gỡ cài đặt!
Mặc dù một số ứng dụng có phiên bản điện thoại, khác lại thiếu hình thức di động. Nếu chọn ứng dụng không có app, xem các ứng dụng email hứa hẹn hộp thư đến gọn gàng.