Khi đến lúc cộng tác với nhóm của bạn, có rất nhiều ứng dụng mở rộng có thể hỗ trợ bạn. Tuy nhiên, ngày nay nhiều người trong chúng ta vẫn sống trong hộp thư đến của mình. Vì vậy, khi bạn muốn cộng tác trên các email đã nhận, những email bạn đang soạn hoặc thậm chí tổ chức một cuộc trò chuyện nhanh, tất cả điều này có thể được thực hiện ngay từ tài khoản Gmail của bạn.
May mắn thay, có những công cụ và mẹo tuyệt vời có thể giúp ích cho bạn. Hãy cùng xem một số cách tốt nhất cho hộp thư đến cộng tác trong Gmail của bạn.
Các công cụ cộng tác qua email có thể trợ giúp
1. Người chào
Với tiện ích mở rộng Hiver Gmail, bạn có thể quản lý doanh nghiệp của mình ngay từ tài khoản Gmail của mình bằng cách sử dụng nhãn, chỉ định nhiệm vụ, ủy quyền thư và theo dõi trạng thái của tất cả.
Bằng cách sử dụng các nhãn được chia sẻ, bạn và nhóm của bạn có thể được thông báo về các nhiệm vụ mới một cách nhanh chóng. Các liên hệ được chia sẻ cho phép nhắn tin dễ dàng hơn, nhắc nhở qua email và trợ giúp báo lại khi theo dõi, ghi chú cho phép hội thoại và các mẫu có thể sử dụng lại có thể cung cấp cho doanh nghiệp của bạn một diện mạo đồng nhất.
Ngoài ra, Hiver cung cấp tính năng phát hiện xung đột để nếu một người khác trong tổ chức của bạn đang trả lời một tin nhắn được chia sẻ, bạn sẽ biết điều đó ngay lập tức.
Hiver cung cấp bản dùng thử miễn phí để bạn có thể kiểm tra các tính năng. Giá gói thay đổi cho Hiver mỗi tháng sau khi dùng thử, dựa trên số lượng người dùng, email, mẫu và các mặt hàng khác.
2. Missive
Missive là một công cụ cộng tác dựa trên web tuyệt vời vì nó kết hợp các cuộc trò chuyện theo chuỗi trực tiếp trong hộp thư đến của bạn. Ứng dụng này cũng có các tùy chọn để báo lại hoặc lưu trữ các cuộc trò chuyện, khả năng soạn email với đồng đội và cung cấp cho bạn một ứng dụng email mạnh mẽ.
Sau khi đăng ký tài khoản miễn phí với Missive, bạn có thể tạo một nhóm đơn giản bằng cách nhập tên công ty của mình. Mời mọi người tham gia, kết nối tài khoản Gmail hiện tại để nhập email của bạn và sau đó, bạn đang trên đường đi của mình.
Hợp tác là cực kỳ đơn giản. Bạn có thể đề cập đến một thành viên khác trong nhóm để thu hút sự chú ý của họ vào một thông điệp cụ thể. Sau đó, bạn có thể trò chuyện liên quan đến email với kiểu giao diện văn bản quen thuộc. Bạn cũng có thể trò chuyện riêng với các thành viên trong nhóm của mình nếu cần, chỉnh sửa tin nhắn, đính kèm tệp và ảnh.
Đối với một ứng dụng email hoàn chỉnh với các tính năng tuyệt vời, cộng tác dễ dàng và giao diện không phức tạp, Missive là một lựa chọn tuyệt vời. Bạn cũng có thể xem các gói trả phí của Missive để có thêm các thành viên và tính năng trong nhóm.
3. Todoist
Todoist dễ dàng là một trong những ứng dụng quản lý tác vụ phổ biến nhất và với tính năng cộng tác với Gmail, nó thậm chí còn mạnh mẽ hơn nữa. Bạn có thể nhanh chóng chuyển đổi tin nhắn thành công việc, cộng tác trong các dự án được chia sẻ và xem tất cả danh sách việc cần làm từ hộp thư đến của mình.
Ứng dụng này cung cấp các thông báo tiện dụng, hệ thống nhãn phù hợp với quy trình làm việc, nhận xét với khả năng đính kèm, chức năng xuất cho iCalendar, đồng bộ hóa thiết bị theo thời gian thực và các mức độ ưu tiên được mã hóa bằng màu sắc. Tất cả các tính năng tiện lợi này giúp cho việc cộng tác trực tiếp từ hộp thư đến Gmail của bạn trở nên dễ dàng như miếng bánh.
Một tính năng nổi bật của Todoist là khả năng truy cập của nó. Bạn có thể sử dụng nó trên web, thiết bị di động của mình và dưới dạng tiện ích mở rộng của trình duyệt. Ứng dụng được cung cấp miễn phí với các tùy chọn gói phiên bản doanh nghiệp và cao cấp cho Todoist trên cơ sở đăng ký hàng năm.
4. Giữ
Nếu bạn và nhóm của bạn là người dùng Google Chrome thì một ứng dụng và tiện ích mở rộng của Chrome có tên là Keep là ứng dụng và tiện ích mở rộng của Chrome có tên là Keep là một ứng dụng đáng dùng để cộng tác với Gmail. Ứng dụng này dành cho các doanh nghiệp cung cấp hỗ trợ qua email và nó chứa hệ thống bán vé nội bộ.
Keep cung cấp một hộp thư điện tử bàn trợ giúp chung với các nhãn mở và chưa được chỉ định, được chỉ định cho bạn và đóng ngay ở đầu tài khoản Gmail của bạn. Bạn có thể thay đổi trạng thái thư từ mở sang đóng, chỉ định email cho người dùng mà bạn thiết lập và sử dụng bộ lọc để xem số lượng từng người dùng đã được chỉ định.
Ứng dụng cho phép ghi chú nội bộ cho mỗi thư mà toàn bộ nhóm của bạn có thể xem, điều này không chỉ thuận tiện mà còn cần thiết cho việc cộng tác hỗ trợ qua email.
Giữ cung cấp bản dùng thử miễn phí để bạn có thể dùng thử. Sau đó, có các gói Keep có sẵn với giá cả phụ thuộc vào số lượng người dùng và hộp thư dùng chung mà bạn cần. Như đã đề cập, Keep chỉ khả dụng cho Google Chrome.
5. Nhóm Google
Thiết lập Nhóm Google có thể giúp bạn và nhóm của bạn cùng nhau về các ý tưởng, chủ đề và email từ hộp thư đến cộng tác.
Bạn chỉ cần tạo một nhóm mới, điều chỉnh cài đặt quyền cơ bản và mời nhóm của mình. Bạn có thể chỉ định và giải quyết các chủ đề, quản lý các thẻ hữu ích và sử dụng các bộ lọc để luôn cập nhật. Đăng tin nhắn và câu trả lời thật dễ dàng, đánh dấu cuộc hội thoại là hoàn tất chỉ bằng một cú nhấp chuột và việc xem hoạt động và lấy liên kết đến luồng cũng rất đơn giản.
Nếu bạn muốn giữ mọi thứ không phức tạp với doanh nghiệp của mình hoặc chỉ có một số lượng nhỏ thành viên trong nhóm, Google Groups là một công cụ cộng tác để xem xét.
Các công cụ khác mà bạn có thể kết nối
1. Trello
Trello cung cấp các cách riêng để sử dụng công cụ quản lý dự án tiện dụng của họ để cộng tác. Nhưng nếu bạn là người dùng Google Chrome, có một tiện ích mở rộng hữu ích có tên là Gmail-to-Trello cho phép bạn thêm thẻ vào bảng. Sau khi cài đặt và mở email trong Gmail, bạn sẽ thấy Thêm thẻ ở trên cùng. Chọn nút và sau đó thêm các chi tiết trong cửa sổ bật lên. Nhấp vào + Trello màu xanh lục và bạn đã được thiết lập.
Để biết thêm về cách sử dụng Trello với Gmail, hãy xem hướng dẫn hữu ích của chúng tôi.
2. Hộp kéo thả
Với Dropbox, người dùng Google Chrome có quyền truy cập vào một tiện ích mở rộng có tên Dropbox cho Gmail. Công cụ Dropbox hữu ích này sẽ hiển thị nút Dropbox ở cuối cửa sổ soạn email. Chỉ cần nhấp vào nút đó, duyệt hoặc tìm kiếm tệp hoặc ảnh trong cửa sổ bật lên, sau đó chọn Chọn . Thao tác này sẽ gửi một liên kết đến mục đó đến người nhận của bạn mà bạn không cần phải điều hướng từ hộp thư đến của mình.
3. Google Drive
Đối với bất kỳ trình duyệt nào bạn sử dụng để truy cập Gmail, Google Drive là một tùy chọn tự động. Giống như với tiện ích mở rộng Dropbox cho Google Chrome, bạn sẽ thấy một nút cho Google Drive ở cuối cửa sổ soạn email. Sử dụng Google Drive cho phép bạn gửi liên kết đến mục hoặc đính kèm trực tiếp vào thư, giúp bạn linh hoạt từ hộp thư đến của mình.
Mẹo và Thủ thuật Hữu ích
Cộng tác với nhóm của bạn bằng Gmail không phải lúc nào cũng yêu cầu bạn sử dụng các ứng dụng hoặc tiện ích mở rộng của bên thứ ba. Mặc dù tất cả các công cụ này đều là những lựa chọn hữu ích và tuyệt vời, nhưng nếu bạn có một nhóm rất nhỏ, bạn có thể sử dụng một số mẹo và thủ thuật đơn giản đã có trong Gmail.
Chỉ định các mục có nhãn . Gmail cung cấp các nhãn hữu ích để bạn giữ cho hộp thư đến và các thư mục của mình được ngăn nắp, nhưng những công cụ hữu ích này cũng có thể được sử dụng để giao nhiệm vụ và thu hút sự chú ý đến các thư cụ thể.
Ví dụ:bạn có thể thiết lập các nhãn mã màu cho từng thành viên trong nhóm. Bằng cách đó, cả bạn và nhóm của bạn đều có thể phát hiện ra các email cần chú ý trong nháy mắt.
Tận dụng các bộ lọc . Gmail cung cấp các bộ lọc mạnh mẽ khá hữu ích và linh hoạt. Ví dụ:bạn có thể có tất cả các email từ Sue được áp dụng một nhãn cụ thể và được chuyển tiếp đến Phil. Một ví dụ khác, bạn có thể có tất cả các email có từ Dự án trong dòng chủ đề đều nhận được dấu sao và được đánh dấu là quan trọng.
Sử dụng tính năng trò chuyện . Gmail có Google Hangouts được tích hợp ngay trong đó, có nghĩa là bạn không phải tải xuống ứng dụng nhắn tin khác nếu toàn bộ nhóm của bạn sử dụng Gmail.
Bạn có thể trò chuyện qua văn bản hoặc bắt đầu cuộc gọi video hoặc điện thoại với một cá nhân hoặc một nhóm một cách dễ dàng. Đặc biệt hữu ích cho các nhóm ở xa, tính năng này cho phép bạn cộng tác suốt cả ngày mà không cần rời khỏi Gmail.
Hãy nhớ xem những cách sáng tạo bổ sung này để tận dụng tối đa Google Hangouts.
Mẹo bổ sung :
- Giữ cho các dòng chủ đề của bạn rõ ràng và sử dụng các từ khóa và tính nhất quán để chỉ định việc cần làm.
- Giữ cho nhóm của bạn luôn cập nhật bằng cách sao chép chúng vào các tin nhắn quan trọng.
- Luôn cập nhật cho mọi người về các từ khoá sẽ sử dụng và cấu trúc của các dòng chủ đề.
Hộp thư đến cộng tác trong Gmail của bạn
Hợp tác là chìa khóa cho nhiều doanh nghiệp thành công. Vì vậy, việc sử dụng các ứng dụng đơn giản như Gmail với các công cụ cộng tác qua email như thế này có thể giúp ích cho công ty của bạn về lâu dài.
Để biết thêm, hãy xem hướng dẫn dành cho người dùng thành thạo của chúng tôi về Gmail.