Khi đến lúc hợp tác với đội nhóm, có rất nhiều ứng dụng mở rộng có thể hỗ trợ. Tuy nhiên, ngày nay nhiều người vẫn "sống" trong hộp thư đến. Vì vậy, khi muốn hợp tác trên các email nhận được, đang soạn thảo, thậm chí trò chuyện nhanh, tất cả có thể thực hiện ngay từ tài khoản Gmail.
May mắn thay, có công cụ và mẹo tuyệt vời giúp ích. Hãy xem những cái tốt nhất cho hộp thư đến hợp tác Gmail của bạn.
Công Cụ Hợp Tác Email Có Thể Giúp Bạn
1. Hiver
Với tiện ích Hiver cho Gmail, bạn có thể quản lý kinh doanh ngay từ tài khoản Gmail bằng cách dùng nhãn, giao việc, ủy quyền tin nhắn và theo dõi trạng thái tất cả.
Bằng cách dùng nhãn chung, bạn và đội nhóm có thể được thông báo về việc mới nhanh chóng. Danh bạ chung giúp nhắn tin dễ dàng, nhắc nhở email và hoãn giúp theo dõi, ghi chú cho phép trò chuyện, và mẫu tái sử dụng cung cấp diện mạo thống nhất cho doanh nghiệp.
Ngoài ra, Hiver cung cấp tính năng phát hiện va chạm: nếu người khác trong tổ chức đang trả lời thư chung, bạn sẽ biết ngay.
Hiver cung cấp dùng thử miễn phí để bạn kiểm tra tính năng. Giá gói Hiver mỗi tháng sau dùng thử thay đổi tùy theo số người dùng, email, mẫu và các mục khác.
2. Missive
Missive là công cụ hợp tác dựa trên web tuyệt vời vì nó tích hợp trò chuyện theo chuỗi (threaded chats) trực tiếp trong hộp thư đến. Ứng dụng cũng có tùy chọn hoãn hoặc lưu trữ trò chuyện, khả năng soạn thư cùng đồng nghiệp, và cung cấp ứng dụng email mạnh mẽ.
Sau khi đăng ký tài khoản miễn phí với Missive, bạn tạo nhóm chỉ bằng cách nhập tên công ty. Mời người tham gia, kết nối tài khoản Gmail hiện tại để nhập email, và bạn đã sẵn sàng.
Hợp tác cực kỳ đơn giản. Bạn có thể nhắc (mention) thành viên khác để thu hút chú ý đến tin nhắn cụ thể. Sau đó, trò chuyện về email với giao diện kiểu nhắn tin quen thuộc. Bạn cũng có thể trò chuyện riêng với thành viên đội nếu cần, chỉnh sửa tin nhắn, đính kèm tệp và ảnh.
Để có ứng dụng email hoàn chỉnh với tính năng tuyệt vời, hợp tác dễ dàng và giao diện đơn giản, Missive là lựa chọn tuyệt vời. Bạn cũng có thể xem các gói trả phí của Missive cho thêm thành viên và tính năng.
3. Todoist
Todoist dễ dàng là một trong ứng dụng quản lý nhiệm vụ phổ biến nhất và với hợp tác Gmail, nó còn mạnh mẽ hơn. Bạn có thể nhanh chóng chuyển tin nhắn thành nhiệm vụ, hợp tác trên dự án chung, và xem danh sách việc cần làm ngay từ hộp thư đến.
Ứng dụng cung cấp thông báo tiện lợi, hệ thống nhãn phù hợp quy trình làm việc, bình luận có khả năng đính kèm, xuất iCalendar, đồng bộ thiết bị thời gian thực, và mức ưu tiên mã màu. Tất cả tính năng tiện lợi này làm cho hợp tác trực tiếp từ hộp thư đến Gmail dễ như ăn kẹo.
Điểm nổi bật của Todoist là khả năng truy cập. Bạn dùng được trên web, thiết bị di động, và tiện ích trình duyệt. Ứng dụng miễn phí với gói premium và business hàng năm.
4. Keeping
Nếu bạn và đội nhóm dùng Google Chrome, thì ứng dụng và tiện ích Chrome tên Keeping đáng xem cho hợp tác Gmail. Ứng dụng dành cho doanh nghiệp cung cấp hỗ trợ email và chứa hệ thống ticketing nội bộ.
Keeping cung cấp hộp thư hỗ trợ chung với nhãn có thể sắp xếp: mở và chưa giao, giao cho bạn, và đã đóng ngay trên cùng tài khoản Gmail. Bạn có thể thay đổi trạng thái thư từ mở sang đóng, giao email cho người dùng đã thiết lập, và dùng bộ lọc xem mỗi người được giao bao nhiêu.
Ứng dụng cho phép ghi chú nội bộ trên mỗi tin nhắn mà cả đội nhóm thấy, không chỉ tiện lợi mà còn cần thiết cho hợp tác hỗ trợ email.
Keeping cung cấp dùng thử miễn phí. Sau đó, có gói Keeping với giá tùy thuộc vào số người dùng và hộp thư chung cần thiết. Như đã nói, Keeping chỉ dành cho Google Chrome.
5. Google Groups
Thiết lập Google Group giúp bạn và đội nhóm cùng nhau về ý tưởng, chủ đề, và email từ hộp thư đến hợp tác.
Bạn chỉ cần tạo nhóm mới, điều chỉnh cài đặt quyền cơ bản, và mời đội nhóm. Bạn có thể giao và giải quyết chủ đề, quản lý thẻ hữu ích, và dùng bộ lọc để cập nhật. Đăng tin nhắn và trả lời dễ dàng, đánh dấu hội thoại hoàn thành chỉ một cú nhấp, xem hoạt động và lấy liên kết đến luồng cũng rất đơn giản.
Nếu bạn thích giữ mọi thứ đơn giản cho doanh nghiệp hoặc chỉ có ít thành viên đội, Google Groups là công cụ hợp tác đáng cân nhắc.
Nhiều Công Cụ Khác Bạn Có Thể Kết Nối
1. Trello
Trello cung cấp cách riêng để dùng công cụ quản lý dự án tiện lợi cho hợp tác. Nhưng nếu bạn dùng Google Chrome, có tiện ích hữu ích tên Gmail-to-Trello cho phép thêm thẻ vào bảng. Sau khi cài đặt và mở email trong Gmail, bạn sẽ thấy nút Thêm thẻ ở trên cùng. Chọn nút và thêm chi tiết trong cửa sổ bật lên. Nhấp nút xanh +Trello và xong.
Để biết thêm về dùng Trello với Gmail, xem hướng dẫn hữu ích của chúng tôi.
2. Dropbox
Với Dropbox, người dùng Google Chrome có tiện ích Dropbox for Gmail. Công cụ Dropbox hữu ích này hiển thị nút Dropbox ở dưới cửa sổ soạn thư. Chỉ cần nhấp nút đó, duyệt hoặc tìm kiếm tệp/ảnh trong cửa sổ bật lên, rồi chọn Chọn. Nó sẽ gửi liên kết đến mục đó cho người nhận mà bạn không phải rời hộp thư đến.
3. Google Drive
Với bất kỳ trình duyệt nào bạn dùng truy cập Gmail, Google Drive là tùy chọn tự động. Giống như tiện ích Dropbox cho Chrome, bạn sẽ thấy nút Google Drive ở dưới cửa sổ soạn thư. Dùng Google Drive cho phép gửi liên kết đến mục hoặc đính kèm trực tiếp vào tin nhắn, mang lại sự linh hoạt từ hộp thư đến.
Mẹo Và Thủ Thuật Hữu Ích
Hợp tác với đội nhóm dùng Gmail không luôn yêu cầu ứng dụng bên thứ ba hoặc tiện ích. Mặc dù tất cả công cụ trên hữu ích và là lựa chọn tuyệt vời, nếu bạn có đội rất nhỏ có một số mẹo đơn giản đã có sẵn trong Gmail.
Giao việc bằng nhãn. Gmail cung cấp nhãn hữu ích để giữ hộp thư đến và thư mục gọn gàng, nhưng công cụ tiện lợi này cũng dùng được để giao việc và thu hút chú ý đến tin nhắn cụ thể.
Ví dụ, bạn thiết lập nhãn mã màu cho mỗi thành viên đội. Cách đó, cả bạn và đội có thể phát hiện email cần xử lý chỉ với một cái nhìn.
Tận dụng bộ lọc. Gmail cung cấp bộ lọc mạnh mẽ, khá hữu ích và linh hoạt. Ví dụ, bạn có thể cho tất cả email từ Sue có nhãn cụ thể và chuyển tiếp cho Phil. Ví dụ khác, tất cả email có từ "Dự án" trong chủ đề nhận sao và đánh dấu quan trọng.
Sử dụng tính năng trò chuyện. Gmail có Google Hangouts tích hợp sẵn nghĩa là bạn không cần tải ứng dụng nhắn tin khác nếu cả đội dùng Gmail.
Bạn có thể trò chuyện qua văn bản hoặc khởi động video/gọi điện với cá nhân hoặc nhóm dễ dàng. Đặc biệt hữu ích cho đội làm việc từ xa, tính năng này cho phép hợp tác suốt ngày mà không rời Gmail.
Đừng quên xem thêm các cách sáng tạo khác để tận dụng tối đa Google Hangouts.
Mẹo bổ sung:
- Giữ dòng chủ đề rõ ràng, dùng từ khóa và nhất quán để giao việc.
- Giữ đội nhóm trong vòng lặp bằng cách CC họ vào tin quan trọng.
- Cập nhật cho mọi người về từ khóa dùng và cấu trúc dòng chủ đề.
Hộp Thư Đến Hợp Tác Của Bạn
Hợp tác là chìa khóa của nhiều doanh nghiệp thành công. Vì vậy dùng ứng dụng đơn giản như Gmail với công cụ hợp tác email như vậy có thể giúp công ty bạn lâu dài.
Để biết thêm, xem hướng dẫn người dùng nâng cao Gmail của chúng tôi.