Chừng nào chúng ta nhớ, Gmail luôn trông như cũ. Đó là vì lần thiết kế lại lớn cuối cùng của Gmail là năm 2011. Nhưng bây giờ, Google đã thiết kế lại Gmail hoàn toàn dựa trên chủ đề Material Theme mới. Nó toàn trắng, vui tươi, và cuối cùng nhất quán trên web, iOS, và Android.
Nếu thiết kế Gmail mới trên iPhone hoặc Android làm bạn bối rối, đừng lo. Gmail vẫn hoạt động như cũ. Chỉ có thêm vài tính năng mới giúp cuộc sống dễ dàng hơn.
1. Chuyển đổi chế độ xem hội thoại
Điều đầu tiên bạn nhận thấy sau khi cập nhật ứng dụng Gmail là tùy chọn ba chế độ xem hội thoại khác nhau. Bạn có thể chọn giữa Mặc định, Thoải mái và Ngắn gọn. Bạn có thể thấy chúng trông như thế nào trong ảnh chụp màn hình trên.
Chế độ Mặc định rộng rãi hơn. Nó hiển thị ảnh đại diện, đoạn trích tin nhắn, và cung cấp phím tắt đến tệp đính kèm và các yếu tố có thể hành động bên trong email.
Chế độ Thoải mái giống phiên bản trước. Chỉ có ảnh đại diện, tiêu đề email, và đoạn trích nhỏ. Như tên gọi, chế độ Ngắn gọn nhỏ gọn, chặt chẽ, chỉ hiển thị tiêu đề email và chi tiết người gửi. Dấu kiểm thay thế ảnh đại diện.
Đối với hầu hết người dùng, chế độ Mặc định là lựa chọn tốt nhất vì gợi ý của Gmail thường chính xác. Bạn có thể thay đổi chế độ xem hội thoại sau bằng cách vào Cài đặt > Cài đặt chung > Mật độ danh sách hội thoại.
2. Làm quen với bố cục mới
Như đã nói, Google đã di chuyển đồ đạc một chút. Nút tìm kiếm đã biến thành thanh tìm kiếm ở trên (thay thế thanh đỏ cũ). Nút chỉnh sửa cũ giờ là nút soạn thảo nhiều màu.
Tùy chọn chuyển tài khoản đã được di chuyển đến góc trên bên phải màn hình chính (từ menu hamburger). Nhấn vào nút hồ sơ nếu bạn muốn chuyển sang tài khoản khác hoặc muốn thêm tài khoản mới.
Vuốt từ trái để xem menu hamburger đơn giản hóa. Từ đây, bạn có thể chuyển đến hộp thư đến hoặc nhãn cụ thể. Vuốt xuống dưới cùng để tìm nút Cài đặt.
3. Sử dụng Chế độ bảo mật (Confidential Mode)
Chế độ bảo mật là một trong những tính năng chủ chốt của ứng dụng Gmail được thiết kế lại. Đó là câu trả lời của Google cho hàng loạt dịch vụ email mã hóa trực tuyến.
Chế độ bảo mật có hai chế độ khác nhau. Tiêu chuẩn và Mã truy cập SMS.
Chế độ Tiêu chuẩn vô hiệu hóa tùy chọn chuyển tiếp email và tự động xóa nó sau một khoảng thời gian đặt trước (từ một ngày đến 5 năm). Mặc dù không yêu cầu mật khẩu, tin nhắn chỉ mở trong ứng dụng và trang web của Gmail. Tùy chọn Mã truy cập SMS có tính năng bảo mật bổ sung: gửi mã truy cập một lần đến người nhận qua SMS.
Mặc dù Chế độ bảo mật là tính năng được đón nhận. Nó không hoàn toàn an toàn. Nó không ngăn người nhận chụp màn hình hoặc chụp ảnh nội dung tin nhắn.
4. Tùy chỉnh hành động vuốt (Chỉ Android)
Trên Android, bạn có thể tùy chỉnh cử chỉ vuốt cho email. Mặc định, cả vuốt trái và phải đều lưu trữ email.
Vào Cài đặt > Cài đặt chung > Hành động vuốt và nhấn nút Thay đổi bên cạnh Vuốt phải hoặc Vuốt trái để thay đổi. Bây giờ bạn có thể gán cử chỉ vuốt cho Lưu trữ, Xóa, Đánh dấu đã đọc/Chưa đọc, Di chuyển đến, hoặc Tạm hoãn email.
Chọn hành động phù hợp với quy trình email của bạn. Nếu bạn dùng hộp thư đến như trình quản lý nhiệm vụ, hãy dùng hành động Tạm hoãn và Đánh dấu đã đọc/Chưa đọc để có lợi ích tối đa.
5. Vuốt để chuyển tài khoản (Chỉ iOS)
Ứng dụng Gmail trên iPhone giấu một cử chỉ nhỏ thú vị. Nếu bạn đăng nhập nhiều tài khoản, chỉ cần vuốt xuống trên biểu tượng hồ sơ để chuyển đổi liền mạch giữa các tài khoản.
6. Xử lý email hàng loạt
Đây là một tính năng ẩn khác của Gmail bạn có thể thích. Trong chế độ xem Hộp thư đến, nhấn vào ảnh đại diện để chọn email. Bạn có thể tiếp tục làm vậy để nhanh chóng chọn nhiều tin nhắn, mà không cần vào chế độ Chỉnh sửa nhấn-giữ.
Khi nhiều tin nhắn được chọn, bạn sẽ thấy một vài hành động trên thanh trên. Bạn có thể đánh dấu tin nhắn đã đọc/chưa đọc, lưu trữ chúng hoặc xóa chúng. Nhấn nút menu và bạn sẽ thấy thêm tùy chọn như Tạm hoãn, Di chuyển đến, Đánh dấu quan trọng, và Tắt tiếng.
7. Tạm hoãn để sau
Kể từ khi Google Inbox "chết", Google đã bắt đầu tích hợp một số tính năng tốt nhất của nó vào ứng dụng Gmail. Tạm hoãn là một trong những tính năng đó. Như tên gọi, nó giúp bạn trì hoãn xử lý email. Bạn có thể tạm hoãn email một ngày và nó sẽ biến mất khỏi hộp thư đến, chỉ xuất hiện lại vào thời điểm chỉ định.
Khi xem email, nhấn nút Menu và chọn tùy chọn Tạm hoãn. Điều này sẽ hiển thị popup các tùy chọn trì hoãn. Bạn có thể chọn giữa Ngày mai, Tuần sau, Cuối tuần này, Tuần sau hoặc chọn ngày tùy chỉnh. Nếu dùng một trong các tùy chọn xác định, bạn sẽ được nhắc nhở email lúc 8 giờ sáng ngày đó.
Nếu muốn chỉ định giờ, nhấn Chọn ngày & Giờ. Để xem tất cả tin nhắn đã tạm hoãn, nhấn menu hamburger và nhấn Đã tạm hoãn.
8. Tắt Trả lời thông minh (Smart Reply)
Tính năng Trả lời thông minh hiển thị phản hồi gợi ý cho email ở cuối trang. Bạn sẽ tìm thấy những mở đầu hội thoại hữu ích hoặc phản hồi một cụm từ phù hợp thường làm được việc. Hầu hết thời gian, gợi ý hữu ích.
Nhưng nếu Gmail không làm đúng cho bạn, bạn có thể tắt chúng. Vào Cài đặt, chọn tài khoản email của bạn và nhấn vào ô kiểm bên cạnh Trả lời thông minh để tắt tính năng.
9. Tắt tiếng chuỗi phiền toái (Mute Annoying Threads)
Không có gì tồi tệ hơn bị cuốn vào chuỗi với một nhóm người, tất cả chọn Trả lời cho tất cả. Lúc như vậy, nút Tắt tiếng (từ Menu) đến giải cứu. Khi tắt tiếng, email mới từ chuỗi sẽ được lưu trữ tự động, bỏ qua hộp thư đến.
10. Tìm kiếm Gmail như chuyên gia
Các toán tử tìm kiếm tuyệt vời của Gmail hoạt động liền mạch trong ứng dụng di động. Chỉ cần nhấn vào thanh Tìm kiếm và dùng toán tử để nhanh chóng thu hẹp tiêu chí tìm kiếm. Nếu bạn mới dùng toán tử tìm kiếm, đây là một số hoạt động phổ biến nhất bạn có thể dùng.
- Lọc theo người gửi: From:
- Lọc theo người nhận: To:
- Tìm kiếm theo từ trong chủ đề: Subject:
- Lọc theo nhiều thuật ngữ: OR hoặc { }
- Lọc tin nhắn có đính kèm: Has: attachment
Trở thành người dùng Gmail chuyên nghiệp
Các mẹo trên sẽ giúp bạn thoải mái với giao diện mới và các tính năng cơ bản. Khi đã quen với các cử chỉ mới, đã đến lúc khám phá các tính năng Gmail có thể biến bạn thành người dùng chuyên nghiệp.