Gmail có mọi thứ tốt, trở thành một trong những nhà cung cấp email hàng đầu trong mạng truyền thông trực tuyến. Giao diện hấp dẫn và nhiều tính năng hữu ích tuyệt vời cho nó ưu thế hơn dịch vụ webmail khác và client email máy tính. Bất ngờ hơn, nó còn cung cấp dòng chay không ngừng các mẹo và tiện ích mở rộng cải thiện trải nghiệm người dùng mà hầu hết người dùng không nhận ra. 15 mẹo Gmail hàng đầu dưới đây sẽ giúp bạn khai thác tối đa.
1. Làm Gmail thành trung tâm Email:
Dùng chức năng này, bạn có thể gửi email từ nhiều địa chỉ/tài khoản dùng tài khoản Gmail chính. Thiết lập tài khoản Gmail chính để thực hiện liền mạch các tác vụ: gửi, nhận, sắp xếp email. Vào Cài đặt > Tài khoản và Nhập (Accounts and Import) hoặc tab Tài khoản > phần "Gửi thư dưới tên" (Send mail as) > tùy chọn "Thêm địa chỉ email khác" và làm theo hướng dẫn. Nếu có nhiều tài khoản email, bạn có thể kiểm tra chúng trong Gmail. Vào Cài đặt > Tài khoản > phần "Kiểm tra thư từ tài khoản khác" (Check mail from other accounts) > "Thêm tài khoản thư" và làm theo hướng dẫn.
2. Dọn dẹp và tăng tốc Gmail:
Để dọn dẹp, gọn gàng tài khoản Gmail, làm theo các bước:
- Tắt tiếng email nhóm: nhấn Tắt tiếng (Mute) từ menu "Thêm" (More) trong khung tin nhắn. Sẽ tắt thông báo cho chuỗi email đó nhưng vẫn cho email mới trong chuỗi.
- Ẩn nhãn không dùng qua Quản lý nhãn (Manage labels): thanh bên hoặc Cài đặt > Nhãn.
- Hiển thị nhiều liên hệ và tin nhắn hơn mỗi trang qua tùy chọn Kích thước trang tối đa (Maximum page size): Cài đặt > Chung (General).
- Chuyển sang phiên bản HTML cơ bản để tải Gmail nhanh hơn.
3. Bật các tính năng Gmail Labs tốt nhất:
Phần Labs trong Cài đặt bao gồm nhiều tính năng tuyệt vời. Dưới đây là những tính năng khuyến nghị:
- "Phím tắt tùy chỉnh" (Custom keyboard shortcuts) để tùy chỉnh ánh xạ phím tắt. Thêm tab Cài đặt mới để ánh xạ lại phím cho các hành động khác nhau.
- "Trình phát Google Voice trong thư" (Google Voice Player in mail) cho phép phát tin nhắn thoại để lại trên tài khoản Google Voice ngay từ thông báo email.
- "Nút Đánh dấu đã đọc" (Mark as Read Button) để đánh dấu email đã đọc chỉ với một click.
- "Phản hồi có sẵn" (Canned Responses) để tránh gõ lại cùng đoạn văn bản trong email liên tục.
4. Sử dụng phím tắt tùy chỉnh:
Bạn có thể bật "Phím tắt tùy chỉnh" qua Cài đặt > Labs. Giảm nỗ lực thủ công, tiết kiệm thời gian. Sau khi bật trong Labs, bạn sẽ thấy tab mới "Phím tắt" (Keyboard Shortcuts) trong Cài đặt. Chuyển sang tab đó để ánh xạ lại phím tắt Gmail cho các hành động khác nhau. Một số phím tắt hữu ích:
- "e" để lưu trữ (archive) tin nhắn, "#" để xóa.
- "r" để trả lời, "a" để trả lời tất cả.
- "f" để chuyển tiếp (forward).
5. Bật hỗ trợ nhập viết tay:
Tính năng này cho phép tùy chỉnh ngôn ngữ và bố cục bàn phím cho soạn thảo email. Để bật công cụ nhập, vào Cài đặt > Chung > Ngôn ngữ và tích vào ô "Bật công cụ nhập" (Enable input tools). Nếu ô này không hiện, nhấn liên kết "Hiển thị tất cả tùy chọn ngôn ngữ" (Show all language options) trong phần Ngôn ngữ.
6. Quản lý tài khoản:
Bạn có thể điều chỉnh cài đặt cơ bản trong phần Tài khoản của tôi (My Account) để bảo vệ tài khoản khỏi ác ý. Truy cập bằng cách nhấn ảnh hồ sơ trong Gmail và chọn "Tài khoản của tôi" từ menu thả xuống. Ở đây có ba mục con: Đăng nhập & Bảo mật (Sign-in & Security), Thông tin cá nhân & Riêng tư (Personal info & Privacy), và Tùy chọn tài khoản (Account Preferences). Duyệt qua cả ba và kiểm tra từng cài đặt cuối cùng để điều chỉnh theo nhu cầu và yêu cầu riêng tư.
7. Sao lưu thông tin tài khoản:
Mẹo đơn giản này giúp bạn lấy lại quyền truy cập tài khoản nếu mất thông tin đăng nhập. Hãy ghi lại: tháng/năm tạo tài khoản Google, câu trả lời câu hỏi bảo mật, số điện thoại liên kết, email khôi phục, tên 4 nhãn Gmail, email 5 người bạn hay liên lạc nhất, v.v.
8. Nhiều hộp thư đến (Multiple Inboxes):
Bạn có thể có nhiều tài khoản Gmail cho nhu cầu khác nhau. Dùng tùy chọn Nhiều hộp thư đến để tổ chức nhiều tài khoản trong một khung nhìn. Tìm tính năng tại Cài đặt > Labs > Nhiều hộp thư đến. Giúp thêm danh sách email bổ sung vào hộp thư đến Gmail để thấy nhiều email quan trọng cùng lúc. Danh sách luồng tin mới có thể là tin đã gắn sao, nhãn, nháp hoặc bất kỳ tìm kiếm nào, cấu hình dưới Cài đặt.
9. Tiện ích mở rộng trình duyệt Gmail thiết yếu:
Thêm 3 tiện ích này để cải thiện hiệu suất Gmail:
- Gmail Offline: Ứng dụng Chrome chính thức từ Gmail giúp xử lý email ngay cả khi không có Internet.
- Boomerang: Cho phép lên lịch gửi email và theo dõi. Hoạt động tốt trên Chrome, Firefox, Safari.
- Checker Plus for Gmail: Tiện ích Chrome hoạt động như trình thông báo tuyệt vời cho Gmail. Cho phép đọc, xóa email không cần mở Gmail trên trình duyệt.
10. Bật tùy chọn Hoàn tác gửi (Undo Send) để chặn gửi email:
Đôi khi sau khi gửi email bạn nhận ra không muốn gửi vì nhiều lý do. Lúc này, dùng Undo Send để chặn gửi. Bật tính năng tại Cài đặt > Chung > Undo Send > Bật Undo Send và đặt thời gian hủy 5, 10, 20, 30 giây.
11. Thử ứng dụng "Inbox by Gmail":
Ứng dụng này giúp truy cập nhanh chi tiết tài khoản Gmail mà không tốn công. Cung cấp giao diện đơn giản, gọn gàng hơn. Xem tất cả tin nhắn không cần mở trực tiếp. Đặt nhắc nhở, tạm hoãn, gắn cờ, ưu tiên tin nhắn theo nhu cầu.
12. Đừng chỉ gắn nhãn Spam, hãy chặn người dùng:
Nếu nhận nhiều email rác hoặc ai đó làm phiền, bạn không chỉ Báo cáo Spam (Report Spam) mà còn có thể chặn vĩnh viễn người đó. Mở email của người đó, nhấn nút thả xuống bên cạnh nút Trả lời (Reply) và chọn "Chặn người dùng" (Block User).
13. Kéo thả tin nhắn:
Nếu muốn di chuyển email từ Hộp thư đến đến thư mục (hoặc Nhãn) cụ thể, chỉ cần kéo thả vào thư mục đó thay vì quy trình dài: chọn email, chuột phải, chọn thư mục.
14. Di chuyển tin nhắn giữa các tài khoản:
Tính năng này chỉ dành cho người dùng iOS. Ứng dụng tích hợp iOS cho phép di chuyển tin nhắn nhận trên một tài khoản Gmail sang tài khoản Gmail khác hoặc bất kỳ tài khoản email nào đã thiết lập trên hệ thống dùng IMAP. Nhấn Chỉnh sửa (Edit), tích vào hộp bên cạnh tin nhắn, rồi Di chuyển (Move). Chọn tài khoản và thư mục trong tài khoản đó để di chuyển.
15. Khung xem trước (Preview Pane):
Tính năng này cho phép đọc email ngay bên cạnh danh sách hội thoại, làm đọc email nhanh hơn và thêm ngữ cảnh. Bật tại Cài đặt > Labs > Preview Pane.
Chắc chắn các mẹo hữu ích này giúp bạn hiểu và tối ưu trải nghiệm Gmail. Thông tin đặc quyền này chắc chắn thêm ý nghĩa cho việc dùng Gmail. Bên cạnh đó, làm theo các bước đơn giản này, bạn cũng tiết kiệm thời gian và công sức.