Một trong bảy người trên toàn cầu dùng Gmail nhưng họ cũng không biết hết các tùy chọn Gmail cung cấp. Dùng Gmail, bạn không chỉ kiểm tra thư, còn có thể làm nổi bật thư quan trọng, lọc rác, chặn người dùng và làm nhiều hơn nữa.
Gmail cung cấp nhiều tính năng nhưng vì đa số bị ẩn, người dùng không tận dụng được. Bài viết này sẽ tiết lộ các tính năng tuyệt vời này và cách sử dụng. Chúng không chỉ giúp tổ chức, quản lý Gmail mà còn nâng cao trải nghiệm Gmail theo cách thú vị, dễ dàng.
1. Thiết lập giới hạn thời gian hủy gửi tin nhắn đã gửi
Bạn có bao giờ hối hận sau khi gửi tin nhắn? Nếu có, tính năng hoàn tác này dành cho bạn. Tính năng này nằm ở Cài đặt Gmail > tab Chung > Hoàn tác gửi (Undo Send).
Mặc định, nó được bật trong phiên bản Gmail mới và thời gian hủy là 5 giây. Nếu muốn tăng khung thời gian, click mũi tên thả xuống và chọn thời gian. Thời gian tối đa để hủy gửi là 30 giây.
Lưu ý: Bạn phải hủy gửi trong khung thời gian đó. Sau khi gửi email, dưới banner màu vàng bạn sẽ thấy tùy chọn Hoàn tác.
2. Chặn người dùng
Mẹo Gmail quan trọng và ẩn khác là chặn một người dùng cụ thể. Không cần đánh dấu spam hay xóa nữa. Chỉ cần chặn người dùng và ngừng nhận email từ người gửi đó. Mở email từ người bạn muốn chặn. Phía bên phải nút Trả lời, bạn thấy ba chấm dọc. Click vào và chọn Chặn.
3. Kiểm tra ai đang chia sẻ địa chỉ Gmail của bạn
Các mẹo Gmail trong bài không chỉ đơn giản hóa mọi thứ mà còn giúp bạn theo dõi trang web bán địa chỉ email. Để tìm ra, nhập địa chỉ Gmail như sau. Ví dụ email là admin@wsxdn.com, để theo dõi trang web đáng ngờ, thêm dấu chấm (.) vào địa chỉ. Sau khi thêm, nó sẽ trông như admin@wsxdn.com. Gửi địa chỉ email đã chỉnh sửa này tại trang web đáng ngờ. Nếu nhận email trên tài khoản đã sửa đổi, bạn biết trang đó đáng ngờ. Vì email sẽ được gửi đến admin@wsxdn.com.
Lưu ý: Thêm dấu chấm không thay đổi địa chỉ email. Đây là cách nhận diện trang web đáng ngờ gửi email rác.
4. Gửi email không lỗi chính tả
Muốn gây ấn tượng tốt với người nhận qua email? Cần đảm bảo không có lỗi chính tả. Sau khi soạn email, click vào ba chấm dọc ở góc dưới bên phải và chọn Kiểm tra chính tả (Check spelling). Mẹo này giúp bạn soạn và gửi email không lỗi.
Lưu ý: Email không lỗi đóng vai quan trọng trong việc tạo ấn tượng.
5. Thêm Emoji
Bạn không chỉ thêm Emoji vào WhatsApp hay iMessage, có thể thêm vào tin nhắn Gmail. Chỉ cần click vào công cụ Emoji ở dưới cùng cửa sổ soạn thảo hoặc trả lời.
6. Kiểm tra xem ai khác có đang truy cập Gmail của bạn không
Gmail không chỉ là nhà cung cấp dịch vụ email, còn cho bạn biết ai khác đang truy cập tài khoản và ở đâu. Cuộn xuống cuối hộp thư đến Gmail và dùng mẹo này. Ở góc dưới bên phải sẽ thấy dòng "Hoạt động tài khoản gần đây" (Last account activity). Click vào Chi tiết để lấy tất cả thông tin. Không chỉ vậy, nếu thấy phiên web Gmail đáng ngờ, bạn có thể Đăng xuất khỏi tất cả các phiên web Gmail khác và đổi mật khẩu để bảo vệ.
7. Gửi và Lưu trữ cùng lúc
Có email chúng ta muốn lưu trữ sau khi trả lời. Nhưng với Gmail không cần quy trình 2 bước này vì Gmail cho phép lưu trữ email đã gửi. Để bật mẹo này, vào Cài đặt Gmail > Gửi và Lưu trữ (Send and Archive). Chọn nút radio Hiển thị nút "Gửi & Lưu trữ" trong trả lời.
8. Khung xem trước Gmail để kiểm tra email
Đây là mẹo Gmail hữu ích nhất. Nó cho phép xem và trả lời email mà không rời hộp thư đến. Khung xem trước (Preview Pane) là tính năng Gmail Labs cho phép trả lời và điều hướng hộp thư. Để bật: Cài đặt Gmail > Labs. Cuộn xuống tìm Khung xem trước và bật. Click Lưu thay đổi, giờ bạn có thể xem trước email khi điều hướng hộp thư. Khung xem trước có thể đặt dọc, ngang. Click nút chuyển đổi ở góc trên bên phải hộp thư.
9. Tắt tiếng cuộc hội thoại trong Gmail
Nếu cuộc hội thoại Gmail làm phiền, bạn có thể Tắt tiếng (Mute) bằng mẹo Gmail. Khi tắt tiếng, nó sẽ chuyển thẳng vào lưu trữ. Để tắt: tích vào cuộc hội thoại > click ba gạch ngang ngay trên cuộc hội thoại > chọn Tắt tiếng (Mute) để không thấy trong hộp thư đến. Bạn có thể bật tiếng lại bất cứ lúc nào bằng cùng các bước.
10. Cho người khác truy cập tài khoản Gmail của bạn
Với tính năng này, bạn cho phép người khác đọc, gửi hoặc xóa tin nhắn thay mặt bạn. Hữu ích khi bạn ở vùng không sóng và không muốn bỏ lỡ email quan trọng.
Để dùng tính năng này, không cần chia sẻ ID đăng nhập hay mật khẩu, chỉ cần cung cấp địa chỉ email của người bạn muốn cho truy cập.
Vào Cài đặt Gmail > Tài khoản và Nhập > Cấp quyền truy cập tài khoản. Ngoài ra có thể bật Để hội thoại chưa đọc khi người khác mở.
Sử dụng 10 mẹo Gmail tuyệt vời này, bạn sẽ thành chuyên gia dùng Gmail. Các mẹo này giúp bạn tận dụng tối đa Gmail - nhà cung cấp dịch vụ email phổ biến. Hy vọng sau khi biết các mẹo này, bạn đồng ý Gmail không chỉ là dịch vụ email miễn phí. Nó hơn thế nữa. Ngoài ra, bạn có thể thêm chủ đề, lên lịch, tạm hoãn trả lời, thiết lập trả lời mẫu để tiết kiệm thời gian và nhiều hơn nữa. Nếu gặp khó khăn tìm các tùy chọn, cho chúng tôi biết. Chúng tôi sẽ chia sẻ thêm mẹo Gmail để tăng năng suất.