Bạn có thể nhận được một số email từ khách hàng, bạn bè hoặc gia đình mỗi ngày. Việc cố gắng sắp xếp hộp thư đến có thể khiến bạn quá sức, đặc biệt nếu bạn có thói quen giữ mọi thư một cách mất kiểm soát.
Dưới đây là một số mẹo và công cụ giúp bạn sắp xếp hộp thư đến của mình, vì vậy bạn có thể có nhiều thời gian hơn để lập danh sách việc cần làm của mình.
Mẹo sắp xếp Hộp thư đến Email của bạn
- Dành vài phút mỗi ngày để xóa các email bạn không cần.
- Hủy đăng ký khỏi các đăng ký không cần thiết.
- Tạo các thư mục cụ thể cho email công việc hoặc cá nhân, nếu có thể và sắp xếp thư vào các thư mục này ngay khi chúng đến.
- Sử dụng nhãn để sắp xếp thư đến theo chủ đề (tức là tài chính, du lịch, v.v.).
- Lưu trữ thay vì xóa các thư cần thiết mà bạn cần lưu để tham khảo trong tương lai.
- Nếu tài khoản Gmail của bạn được liên kết với một địa chỉ email bên ngoài, hãy điều chỉnh cài đặt thông báo của bạn để tránh bị lộn xộn với các cập nhật không cần thiết.
- Sử dụng địa chỉ email chính của bạn cho các thư quan trọng và tạo một tài khoản khác cho những thư ít quan trọng hơn, chẳng hạn như đăng ký email.
Những mẹo này có thể nâng cao năng suất của bạn một cách đáng kể. Tuy nhiên, trong trường hợp cần trợ giúp thêm, bạn có thể sử dụng các công cụ sau:
7 Công cụ kỹ thuật số hiệu quả để quản lý Hộp thư đến Email của bạn
1. Shift
Shift cho phép bạn sắp xếp hộp thư đến của mình ở một nơi.
Bạn có thể sắp xếp hộp thư đến của mình bằng bộ lọc, được tạo tự động khi bạn gửi email bằng các ứng dụng email khác nhau như Gmail hoặc Microsoft Outlook. Với các bộ lọc này, bạn có thể sắp xếp email theo người gửi, danh sách, chủ đề, v.v. Khi bạn đã áp dụng các tiêu chí lọc cho một thư, thư đó sẽ được đặt trong một thư mục cụ thể với các nhãn của thư đó.
Shift cũng được trang bị chức năng tìm kiếm tuyệt vời hoạt động trên tất cả các tài khoản của bạn và các ứng dụng khác như Slack và Facebook Messenger, vì vậy bạn có thể nhanh chóng truy xuất các cuộc trò chuyện khi được yêu cầu.
Một trong những ưu điểm chính của việc sử dụng Shift là nó tập trung tất cả các quy trình làm việc của bạn, tiết kiệm thời gian chuyển đổi giữa các ứng dụng và tài khoản email, đồng thời cải thiện năng suất của bạn.
2. MailDrop
Một trong những lý do khiến bạn có thể không muốn tải xuống ứng dụng hoặc đăng ký một trang web là bạn sợ họ sẽ liên tục tấn công bạn bằng các email. Có một địa chỉ email tạm thời và dùng một lần là một cách tuyệt vời để sắp xếp hộp thư đến của bạn và tránh thư rác.
Thay vì cung cấp địa chỉ email chính của mình, bạn có thể sử dụng MailDrop để tạo một địa chỉ miễn phí cho các ứng dụng / trang web có danh tiếng bảo mật kém hoặc để tránh quảng cáo spam.
3. Hộp thư đến của Google
Inbox by Gmail cung cấp cho bạn các danh mục có thể tùy chỉnh và giữ các email có các chủ đề đó ở đầu hộp thư đến của bạn. Nó cũng cung cấp tính năng "báo lại", cho phép bạn ẩn email cho đến một ngày hoặc giờ cụ thể. Bạn cũng có thể sử dụng tính năng “thêm vào công việc” để liên kết các email quan trọng với danh sách Công việc trên Google của mình một cách nhanh chóng, nơi bạn có thể thêm ghi chú và đặt ngày đến hạn.
“Gói” là một cách khác để tự động sắp xếp các tin nhắn tương tự từ các bản tin và cập nhật trên mạng xã hội thành các danh mục dễ quản lý. Những chiến lược này giúp bạn vượt qua tất cả những thứ lộn xộn đó — cho dù đó là từ đăng ký hay vô số email công việc — và đi thẳng vào những gì quan trọng.
4. Unroll.me
Unroll.me là một công cụ miễn phí cho phép bạn hủy đăng ký nhận bản tin và sắp xếp đồng thời hộp thư đến của mình.
Hủy đăng ký một bản tin có vẻ không phải là một thách thức lớn, nhưng nó sẽ trở nên quá sức khi bạn cần giải quyết hàng chục hoặc hàng trăm đăng ký.
Unroll.me giúp quản lý hàng trăm email cùng lúc một cách đơn giản. Chỉ trong vài cú nhấp chuột, bạn có thể hủy đăng ký toàn bộ bản tin hàng loạt, sắp xếp chúng bằng nhãn nếu bạn muốn và tìm kiếm các tin nhắn cụ thể theo từ khóa.
Đối với những người bị choáng ngợp bởi hàng tấn bản tin email, tính năng "Rollup" trong Unroll.me có thể hữu ích. Nó cho phép bạn tổng hợp tất cả các đăng ký email yêu thích của mình vào một danh sách đơn giản mỗi ngày một lần.
Bằng cách này, bạn có thể duyệt qua các đăng ký ngay lập tức thay vì mất thời gian duyệt qua hộp thư đến mỗi khi nhận được tin khuyến mãi.
5. Trò chơi Email
Nếu bạn là một cá nhân thích cạnh tranh và thích tự mình làm mọi việc, thì bạn có thể biến chiến dịch hủy đăng ký email hàng loạt thành một trò chơi thú vị. Trò chơi Email là một công cụ miễn phí hỗ trợ quá trình xóa hộp thư đến của bạn.
Để quản lý hộp thư đến của bạn, hãy nhập địa chỉ email của bạn và bắt đầu trò chơi. Mục tiêu là sắp xếp càng nhiều email càng tốt trong một khung thời gian nhất định. Bạn sẽ bị phạt nếu làm quá lâu, nhưng bạn sẽ nhận được nhiều điểm hơn nếu quản lý tin nhắn của mình nhanh chóng.
Trò chơi Email cho phép bạn phát triển thói quen tập trung vào từng email một trước khi chuyển sang email tiếp theo, đồng thời bộ đếm thời gian tích hợp của nó giúp tăng năng suất của bạn.
6. InMoat
InMoat là một công cụ sắp xếp các email theo loại của chúng, chẳng hạn như tài chính, năng suất, sức khỏe, v.v. Công cụ này giúp tăng năng suất của bạn bằng cách chọn và đặt các loại email quan trọng đối với bạn ở đầu hộp thư đến, ưu tiên cho chúng. hơn những người khác.
Sau khi đăng nhập vào tài khoản của bạn, InMoat sẽ yêu cầu bạn chọn một ngành và nghề nghiệp để tối ưu hóa quy trình làm việc và đặt mức độ ưu tiên. Bạn có thể sử dụng tùy chọn “Bộ lọc thông minh” để chọn danh mục email sẽ vẫn còn trong hộp thư đến của mình. Nó sẽ chuyển các email ít quan trọng hơn vào thư mục InMoat của bạn để bạn xem sau một cách thuận tiện.
InMoat cũng sẽ phân tích mạng của bạn và yêu cầu bạn chọn các địa chỉ liên hệ đáng tin cậy của mình để ưu tiên các email của họ, đồng thời chuyển thư từ các nguồn không xác định sang một thư mục khác.
7. FollowUpThen
FollowUpThen là trợ lý cá nhân của riêng bạn nhắc bạn theo dõi các email cụ thể. Đây là một cứu cánh cho những người bận rộn hoặc những người thường quên các tin nhắn quan trọng.
Sau khi bạn gửi email bằng FollowUpThen, email sẽ trả về chính xác ngày và giờ bạn chỉ định vào hộp thư đến của mình. Không còn quên những cuộc hẹn hò hoặc giao dịch kinh doanh quan trọng với bạn bè.
Sử dụng các Công cụ này để Sắp xếp Hộp thư đến và Kiểm soát Thời gian của Bạn
Hộp thư đến của bạn có thể nhanh chóng ảnh hưởng đến năng suất của bạn vì rất nhiều email bạn nhận được từ khách hàng tiềm năng, bạn bè, đồng nghiệp và những bản tin khó chịu và tin tức khuyến mãi mà bạn chưa bao giờ yêu cầu!
Lần tới khi bạn cảm thấy choáng ngợp bởi mọi thứ trong hộp thư đến của mình, hãy hít thở thật sâu, bắt đầu thực hiện các mẹo này và sử dụng các công cụ này để kiểm soát mọi thứ và nâng cao năng suất của bạn.