Bạn có thể nhận được vài email từ khách hàng, bạn bè hoặc gia đình mỗi ngày. Cố gắng tổ chức hộp thư đến có thể choáng ngợp, đặc biệt nếu bạn có thói quen giữ mọi tin nhắn ra khỏi kiểm soát.
Dưới đây là một vài mẹo và công cụ giúp bạn tổ chức hộp thư đến, để bạn có thêm thời gian làm việc trên danh sách việc cần làm.
Mẹo Tổ Chức Hộp Thư Email
- Dành vài phút mỗi ngày xóa email không cần.
- Hủy đăng ký từ các đăng ký không cần thiết.
- Tạo thư mục cụ thể cho email công việc hoặc cá nhân khi thích hợp, và sắp xếp tin nhắn vào các thư mục ngay khi chúng đến.
- Dùng nhãn để tổ chức thư đến theo chủ đề (ví dụ: tài chính, du lịch, v.v.).
- Lưu trữ thay vì xóa tin nhắn thiết yếu bạn cần lưu để tham khảo sau.
- Nếu tài khoản Gmail liên kết với địa chỉ email bên ngoài, điều chỉnh cài đặt thông báo để tránh bị rối bởi cập nhật không cần thiết.
- Dùng địa chỉ email chính cho tin nhắn quan trọng, và tạo tài khoản khác cho cái kém quan trọng hơn, như đăng ký email.
7 Công Cụ Số Hiệu Quả Quản Lý Hộp Thư Email
1. Shift
Shift cho phép bạn tổ chức hộp thư đến ở một nơi.
Bạn có thể tổ chức hộp thư dùng bộ lọc, tự động tạo khi bạn gửi email dùng các ứng dụng email khác như Gmail hoặc Microsoft Outlook. Với các bộ lọc này, bạn có thể tổ chức email theo người gửi, danh sách, chủ đề, và nhiều hơn. Khi bạn áp dụng tiêu chí bộ lọc vào tin nhắn, nó sẽ được đặt vào thư mục cụ thể với nhãn của nó.
Shift cũng được trang bị chức năng tìm kiếm xuất sắc hoạt động trên tất cả tài khoản và ứng dụng khác như Slack và Facebook Messenger, để bạn có thể nhanh chóng truy xuất cuộc trò chuyện khi cần.
Một trong những ưu điểm chính của việc dùng Shift là nó tập trung tất cả quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian chuyển đổi giữa ứng dụng và tài khoản email, và cải thiện năng suất.
2. MailDrop
Một trong những lý do bạn có thể không muốn tải ứng dụng hoặc đăng ký trang web là bạn sợ họ sẽ liên tục ném email vào bạn. Có địa chỉ email tạm thời và dùng một lần là cách tuyệt vời tổ chức hộp thư và tránh spam.
Thay vì đưa địa chỉ email chính, bạn có thể dùng MailDrop tạo địa chỉ dùng một lần miễn phí cho ứng dụng/trang web có uy tín bảo mật kém hoặc tránh quảng cáo spam.
3. Google Inbox
Inbox by Gmail cung cấp danh mục tùy chỉnh và giữ email với chủ đề đó ở đầu hộp thư. Nó cũng cung cấp tính năng "snooze" (tạm hoãn), cho phép ẩn email đến ngày hoặc giờ cụ thể. Bạn cũng có thể dùng tính năng "add to task" (thêm vào việc) để liên kết email quan trọng đến Google Task list nhanh chóng, nơi bạn có thể thêm ghi chú và đặt hạn chót.
"Bundles" (Gói) là cách khác tự động sắp xếp tin nhắn tương tự từ bản tin và cập nhật mạng xã hội vào danh mục dễ quản lý. Các chiến lược này giúp bạn lọc qua hỗn loạn — dù từ đăng ký hay đống email công việc vô tận — và đi thẳng đến điều quan trọng.
4. Unroll.me
Unroll.me là công cụ miễn phí cho phép bạn hủy đăng ký bản tin và tổ chức hộp thư cùng lúc.
Hủy đăng ký một bản tin có thể không có vẻ như thách thức lớn, nhưng nó trở nên choáng ngợp khi bạn phải đối phó với chục hoặc hàng trăm đăng ký.
Unroll.me làm cho việc quản lý hàng trăm email cùng lúc trở nên đơn giản. Chỉ trong vài cú nhấp, bạn có thể hủy đăng ký hàng loạt từ bản tin hoàn toàn, tổ chức chúng với nhãn nếu muốn, và tìm tin nhắn cụ thể bằng từ khóa.
Đối với những ai bị choáng ngợp bởi hàng tấn email bản tin, tính năng "Rollup" trong Unroll.me có thể hữu ích. Nó cho phép bạn gom tất cả đăng ký email yêu thích vào một danh sách đơn giản hàng ngày.
Cách này, bạn có thể xem qua đăng ký cùng lúc thay vì lãng phí thời gian lướt hộp thư mỗi khi nhận tin khuyến mãi.
5. The Email Game
Nếu bạn là cá nhân thích cạnh tranh và thích tự làm, bạn có thể biến chiến dịch hủy đăng ký email hàng loạt thành trò vui. The Email Game là công cụ miễn phí biến quy trình dọn hộp thư thành trò chơi.
Để quản lý hộp thư, nhập địa chỉ email và bắt đầu trò chơi. Mục tiêu là tổ chức nhiều email nhất có thể trong khung thời gian cho trước. Bạn bị phạt nếu mất quá nhiều thời gian, nhưng được nhiều điểm nếu quản lý tin nhắn nhanh.
The Email Game trao quyền bạn phát triển thói quen tập trung vào một email tại một thời điểm trước khi chuyển sang cái tiếp theo, trong khi bộ hẹn giờ tích hợp tăng cường năng suất.
6. InMoat
InMoat là công cụ tổ chức email theo loại, ví dụ: tài chính, năng suất, sức khỏe, v.v. Công cụ này giúp tăng năng suất bằng cách chọn và đặt loại email quan trọng cho bạn lên đầu hộp thư, ưu tiên hơn các cái khác.
Sau khi đăng nhập tài khoản, InMoat sẽ yêu cầu bạn chọn ngành và nghề để tối ưu quy trình làm việc và đặt ưu tiên. Bạn có thể dùng tùy chọn "Smart Filters" (Bộ lọc thông minh) để chọn danh mục email sẽ giữ lại trong hộp thư. Nó sẽ di chuyển email kém quan trọng hơn đến thư mục InMoat để xem sau khi thuận tiện.
InMoat cũng sẽ phân tích mạng lưới của bạn và yêu cầu bạn chọn liên hệ tin cậy để ưu tiên email của họ, trong khi chuyển tin nhắn từ nguồn không xác định đến thư mục khác.
7. FollowUpThen
FollowUpThen là trợ lý cá nhân nhắc bạn theo dõi email cụ thể. Nó là cứu cánh cho người bận rộn hoặc những người thường quên tin nhắn quan trọng.
Khi bạn gửi email với FollowUpThen, email sẽ quay lại chính xác ngày và giờ bạn chỉ định đến hộp thư. Không còn quên thương vụ quan trọng hoặc hẹn hò với bạn bè.
Dùng Những Công Cụ Này Tổ Chức Hộp Thư Và Th奪 Lại Kiểm Soát Thời Gian
Hộp thư đến có thể nhanh chóng tốn công sức năng suất vì tấn email nhận từ khách hàng tiềm năng, bạn bè, đồng nghiệp, và những bản tin khuyến mãi phiền toái bạn chưa bao giờ yêu cầu!
Lần sau khi bạn cảm thấy choáng ngợp bởi mọi thứ trong hộp thư, hãy hít thở sâu, bắt đầu áp dụng các mẹo và dùng các công cụ này để đưa mọi thứ dưới kiểm soát và nâng cao năng suất.