Bạn chắc chắn đã thấy những chữ ký email ấn tượng, hoàn chỉnh với hình ảnh người gửi, chi tiết công ty, thông tin liên hệ và các biểu tượng nhỏ cho mạng xã hội. Muốn tự tạo một? Nó dễ dàng hơn bạn nghĩ, đặc biệt nếu bạn dùng những ứng dụng chữ ký email tuyệt vời này.
Chữ ký email rất quan trọng. Nó làm cho tin nhắn của bạn trông chuyên nghiệp hơn và thường giúp bạn tránh phiền toái qua lại email. Nếu người bạn email cần địa chỉ văn phòng hoặc số điện thoại của bạn, họ có thể tìm thấy nó bằng cách kiểm tra tin nhắn trước đó.
Có một vài điều cơ bản bạn cần để tạo chữ ký email hoàn hảo. Việc biết HTML hoặc cách định dạng rich text (văn bản phong phú) sẽ giúp ích. Nhưng bạn không cần bất kỳ thứ đó nếu dùng đúng ứng dụng. Bạn có thể tùy chỉnh từng chi tiết, nhiều mẫu, thậm chí theo dõi email thông qua các trang web và tiện ích mở rộng miễn phí này để tạo chữ ký email của riêng bạn.
Signature Maker (Web): Cách Đơn Giản Nhất Để Tạo Chữ Ký Email
Signature Maker là cách dễ dàng nhất để tạo chữ ký email mà bạn có thể dùng trong bất kỳ ứng dụng email nào bạn chọn. Nó trông khá cơ bản, nhưng nếu đây là lần đầu bạn tạo chữ ký, nó tốt cho người mới bắt đầu.
Tab Basic (Cơ bản) có vài ô trống để điền chi tiết bạn cần: tên, chức danh, tên công ty, trang web công ty, địa chỉ bưu chính, địa chỉ email, số điện thoại, và liên kết đến ảnh hoặc avatar của bạn.
Chuyển sang tab Social (Xã hội) để thêm liên kết đến hồ sơ mạng xã hội của bạn. Bạn sẽ cần đặt liên kết đầy đủ, không chỉ tên người dùng. Ví dụ, tôi sẽ viết "https://twitter.com/mihirpatkar" (không có dấu ngoặc) không chỉ @mihirpatkar. Để dễ dàng hơn, vào hồ sơ mạng xã hội của bạn, sao chép liên kết, và dán vào trường thích hợp.
Khi bạn cập nhật Signature Maker, nó sẽ cập nhật chi tiết trong bản xem trước. Khi xong, nhấp "Highlight and Select" (Tô sáng và chọn) và dán vào cài đặt chữ ký của ứng dụng email. Nếu bạn không biết cách, xem hướng dẫn của chúng tôi cho Gmail và Outlook:
- Cách thiết lập chữ ký Gmail tùy chỉnh
- Cách quản lý chữ ký email trong Outlook
Si.gnatu.re (Web): Thêm Chú Thích Cuối, Và Tùy Chỉnh Màu Sắc, Font, Và Bố Cục
Signature Maker là cấp độ cơ bản để tạo chữ ký email. Bước tiếp theo là nâng cấp với Si.gnatu.re, cho phép bạn tùy chỉnh nhiều khía cạnh của cách chữ ký sẽ trông. Và nó cho phép bạn thêm chú thích cuối (footnote).
Bạn bắt đầu với chi tiết liên hệ, hầu hết cũng có tùy chọn thêm biểu tượng hoặc nhãn văn bản. Si.gnatu.re cũng thêm liên kết Google Maps đến địa chỉ của bạn. Tab social chỉ cần tên người dùng lần này, không phải liên kết web đầy đủ. Bạn cũng có thể thêm logo, ảnh hồ sơ, và ảnh banner.
Chú thích cuối thường mang tính chức năng để thêm tuyên bố miễn trừ trách nhiệm vào email của bạn. Nhưng chúng cũng là cách thú vị để thêm nhiều thứ vào chữ ký hơn chi tiết liên hệ. Bạn có thể đưa vào câu nói hóm hỉnh, trích dẫn truyền cảm hứng, hoặc thông điệp đơn giản thay đổi theo thời gian.
Cuối cùng, bạn có thể tùy chỉnh cách chữ ký trông như thế nào. Si.gnatu.re cho bạn kiểm soát chi tiết về chiều rộng, vị trí các mục, font, màu sắc và biểu tượng, để bạn có thể làm cho mọi thứ khớp với màu sắc của công ty.
Mail Signatures (Web): Nhiều Mẫu Chữ Ký Email Miễn Phí
Nếu bạn không có nhiều cảm thẩm mỹ, bạn thực sự không nên thay đổi bố cục bạn nhận được trong các ứng dụng này. Cách tốt hơn là dùng mẫu. Mail Signatures lưu trữ nhiều mẫu chữ ký, để bạn chọn cái tốt nhất cho nhu cầu của mình.
Bạn có thể lọc chữ ký theo cột (một, hai, hoặc ba) cũng như nội dung bạn cần (banner, tuyên bố miễn trừ, đồ họa, logo, ảnh, và biểu tượng xã hội). Khi bạn tìm thấy thứ bạn thích, nhấp "Edit Signature" (Chỉnh sửa chữ ký) để bắt đầu biến nó thành chữ ký email chuyên nghiệp của bạn.
Mail Signatures cũng cho bạn chọn nền tảng email yêu thích trước, để bạn biết rằng nó có thể tùy chỉnh từng phần của chữ ký cho phù hợp. Lựa chọn bao gồm Outlook, Outlook 365, Exchange Server, Exchange Online, Gmail, và Thunderbird.
Nó dễ dàng, miễn phí, và có lẽ là cách tốt nhất cho hầu hết mọi người tạo chữ ký chuyên nghiệp mà không cần kỹ năng HTML hoặc thiết kế.
Ví Dụ Của Email Signature Rescue (Web): Cảm Hứng Cho Chữ Ký Tùy Chỉnh
Chúng ta có ứng dụng cho phép tùy chỉnh từng phần chữ ký, và có ứng dụng đi kèm mẫu. Nhưng nếu bạn muốn nổi bật, bạn nên tạo chữ ký của riêng mình.
Để lấy chút cảm hứng về những gì bạn có thể làm với chữ ký email, hãy tham khảo trang này từ Email Signature Rescue. Nó thu thập hơn 200 ví dụ khác nhau về các loại chữ ký đẹp mắt. Một số có nút với liên kết trực tiếp tải ứng dụng, trong khi những cái khác có thiết kế tối giản. Có thứ gì đó khác biệt cho từng loại công việc, rất giống như bạn có thể có danh thiếp cho mọi nghề nghiệp.
Còn về ứng dụng bản thân, Email Signature Rescue rất tốt, nhưng nó tốt hơn cho các công ty và doanh nghiệp với số lượng nhân viên lớn. Ứng dụng trả phí này có vài thủ thuật để áp dụng chữ ký cho email của mọi nhân viên và giữ nó cập nhật khi công ty thay đổi địa chỉ, trang web, liên kết xã hội, hoặc banner.
Mailcastr (Web, Chrome, Android): Chữ Ký Với Theo Dõi Email
Mailcastr không chỉ là một trình tạo chữ ký đơn giản. Giả sử bạn đã gửi một email quan trọng. Nhưng bạn कैसे biết khi nào người đó thực sự đã mở và đọc nó? Ứng dụng theo dõi email có thể cho bạn biết thông tin này. Và Mailcastr làm điều đó như một phần của chính chữ ký.
Việc tạo chữ ký thực sự đơn giản và dễ dàng. Khi xong, hãy lấy tiện ích mở rộng Chrome. Khi bạn gửi email, Mailcastr sẽ tự động theo dõi nó. Phiên bản miễn phí của ứng dụng theo dõi lên đến năm email mỗi ngày hoặc 150 email mỗi tháng.
Nếu bạn muốn nhiều hơn, hãy chọn phiên bản trả phí giá $3/tháng. Nó có theo dõi email không giới hạn, và cho phép bạn tạo nhiều chữ ký. Trước mỗi email, bạn có thể chọn chữ ký nào để thêm. Điều này tuyệt vời nếu bạn điều hành nhiều doanh nghiệp, hoặc muốn chữ ký khác nhau cho tin nhắn cá nhân và chuyên nghiệp trong khi dùng cùng một địa chỉ email.
Mailcastr cũng có ứng dụng Android có thể thêm chữ ký và theo dõi xác nhận đọc. Bạn sẽ cần gửi email từ ứng dụng đó, bạn không thể dùng Gmail hoặc Outlook trên Android.
Nhắm Để Nhận Phản Hồi Từ Email
Với một trong những công cụ này, bạn sẽ tạo ra một chữ ký email tuyệt vời. Nhưng đó chỉ là một phần của câu đố khi viết email chuyên nghiệp. Nếu mục tiêu của bạn là để email được đọc và có thể tìm kiếm hành động tiếp theo, thì bạn không thể dừng lại ở chữ ký, bạn cần làm thêm.
Việc bạn viết email như thế nào quan trọng. Việc bạn định dạng nó như thế nào quan trọng. Việc bạn quá dài hay quá ngắn quan trọng. Và cho tất cả các mẹo và thủ thuật soạn thảo tin nhắn, có ứng dụng để nhận phản hồi trên email của bạn.