Nói lời chia tay thật khó làm phải không? Thật khó chịu, và đôi khi thật khó xử. Chà, có thể không có bất kỳ hướng dẫn nào cho những trường hợp đó, nhưng ít nhất chúng tôi có thể đưa ra một số hướng dẫn về cách bạn có thể chào tạm biệt trong email mà không cảm thấy khó xử.
Chữ ký email dành cho tất cả các ý định và mục đích, là lời "tạm biệt" của bạn. Không phải là bạn ôm ai đó hay bắt tay họ hay không. Không phải là bạn chỉ cung cấp cho họ tên của bạn hay trao cho họ danh thiếp của bạn có kèm theo tất cả thông tin liên hệ của bạn. Đó là cách bạn tạo ấn tượng. Hoặc không.
Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ năm bài học quan trọng nhất mà tôi đã học được trong vài thập kỷ mà tôi đã giao tiếp với mọi người trên Internet. Điều thú vị là, những tình huống khó xử liên quan đến chữ ký email đã tồn tại kể từ khi những email ban đầu đó được gửi qua BitNet và FidoNet hoặc thậm chí là hệ thống thư CTSS của MIT vào những năm 1960, nhưng tôi đã lạc đề.
Email đã ở với chúng tôi trong một thời gian rất dài. Vì vậy, làm thế nào để bạn làm cho nó đúng? Làm thế nào để bạn đăng nhập mà không trông giống như một kẻ hợm hĩnh, nhưng cũng cung cấp đủ thông tin để mọi người biết bạn là ai và là gì? Bắt đầu nào. Vào thời điểm chúng tôi thông qua, bạn sẽ biết khá rõ những gì bạn muốn làm với chữ ký email của riêng mình.
Chữ ký email được cho là phải làm
Ngày nay, trong quá trình gửi email cho mọi người, tôi có 3 "cấp độ" chữ ký email khác nhau. Tại sao? Chà, có ba cấp độ của các mối quan hệ - mọi thứ từ một ghi chú ngắn gọn cho một người bạn, cho đến một email công việc chính thức cho một công ty. Ba biến thể thực sự là tất cả những gì bạn cần và mục đích của chúng phải là như sau:
1. Một nụ cười nhanh - Phiên bản chữ ký này gửi email nhanh cho bạn bè hoặc đồng nghiệp mà bạn gửi email liên tục, nhiều lần trong ngày.
2. Nụ cười và cái bắt tay - Phiên bản chữ ký này dành cho các email dài hơn cho đồng nghiệp làm việc, nơi email của bạn chỉ cần trang trọng hơn một chút.
3. Bắt tay công ty và danh thiếp - Điều này dành cho những lúc bạn cần viết một email chính thức liên quan đến công việc kinh doanh và cung cấp chức danh cũng như tất cả thông tin liên hệ của bạn.
Có những quy tắc bất thành văn cho mỗi loại chữ ký email này. Hãy phá vỡ chúng, và đó sẽ không phải là ngày tận thế. Tuy nhiên, nếu bạn muốn tạo ấn tượng đặc biệt tốt, thì bạn sẽ cần lưu ý đến một số mẹo sau cho từng loại email bạn gửi.
Chữ ký Nụ cười Nhanh
Không phải lúc nào bạn cũng cần chữ ký email. Ít nhất, bạn không phải lúc nào cũng cần một cái chính thức. Điều này cũng giống như khi bạn đang đi dạo bởi một đồng nghiệp trên hành lang. Bạn nhìn thấy chúng vài lần một ngày. Bạn tham dự các cuộc họp giống nhau. Bạn có thực sự cần phải chào họ trong hành lang bằng một cái bắt tay? Không; hầu hết thời gian đó là một câu "Này Fred" nhanh chóng và một nụ cười, nếu có. Khi bạn đang nhanh chóng gửi email cho đồng nghiệp để xin lời khuyên hoặc cho một mẹo, bạn thậm chí có thể không cần chữ ký. Nếu bạn cảm thấy cần phải đăng xuất, bạn có thể thực hiện cách tiếp cận của tôi, chỉ cần tên của bạn được bắt đầu bằng một dấu gạch ngang.
Không cần những câu trích dẫn hoa mỹ hay những tiêu đề phức tạp. Người đó biết bạn là ai, bạn là gì và bất cứ điều gì ngoài tên của bạn sẽ rất khó xử. Hãy coi nó như một cuộc trò chuyện cơ bản bên máy làm mát nước, mà bạn thường chỉ kết thúc bằng những câu đại loại như "được rồi, gặp bạn sau nhé!" và một làn sóng nhanh chóng. Không cần thêm gì nữa.
Cười và bắt tay
Loại chữ ký khác là một loại chữ ký lai giữa chính thức và không chính thức. Đây là một trong những khó khăn để làm đúng. Đây có thể là những đồng nghiệp mà bạn muốn gửi email với những yêu cầu công việc bán chính thức, nhưng bạn không muốn họ nghĩ rằng bạn đang gặp phải một người cứng nhắc. Họ cần đánh giá cao tầm quan trọng của email, nhưng bạn không muốn họ tự hỏi liệu bạn có thực sự còn là bạn bè hay không. Đây là lúc mà chữ ký rất tinh tế phát huy tác dụng. Chúng thường bị giảm kích thước và hầu như không gây chú ý ở phần chân của email. Một trong những cách tốt nhất cho việc này là chữ ký mà tôi gọi là "một lớp lót".
Trong phiên bản này, tất cả thông tin được phân chia bằng dấu "|" tính cách. Điều này có thể đơn giản như một địa chỉ hoặc email, số điện thoại, số điện thoại di động hoặc bất cứ điều gì. Nó phải ngắn gọn, chỉ bao gồm một chút thông tin cần thiết, và thế là xong. Tôi thậm chí đã thấy một số người tạo chữ ký này bằng phông chữ mờ hơn phần còn lại của email - có thể là màu xám. Một cách tiếp cận khác mà tôi đã lưu ý là một hai dòng chữ rất ngắn gọn. Về cơ bản, một tên và một hình thức liên hệ có thể là một số điện thoại hoặc một địa chỉ email.
Rõ ràng, điều này dành cho những người nhận đã biết bạn là ai, bạn làm việc với công ty nào và bạn chỉ gửi cho họ một trong nhiều email thư từ. Nó cung cấp "cảm giác" của một email thân thiện, nhưng nếu người đó cần liên hệ với bạn và có thể không giữ số của bạn trong Rolodex của họ (mọi người vẫn sử dụng những ...?), Thì có thông tin liên hệ của bạn ở chân email, ngay trong tầm tay.
Bắt tay chính thức
Tất nhiên, đôi khi bạn đang gửi email cho ai đó bên ngoài công ty, hoặc có thể bạn đang gửi email cho ai đó bên trong công ty về một điều gì đó quan chức yêu cầu cuộc trò chuyện phải trang trọng. Nó giống như việc bạn mặc một bộ trang phục trang trọng khi tham dự một lễ trao giải cho đồng nghiệp của mình. Trước khi tôi đề cập đến những gì bạn nên làm trong những trường hợp này, sẽ mang tính giáo dục hơn nếu đề cập đến những gì không nên làm trước. Có, bạn nên cung cấp thông tin liên hệ, chẳng hạn như tên công ty, trang web và địa chỉ email của bạn, nhưng bạn không cần phải lạm dụng nó. Có thực sự cần cung cấp bốn số điện thoại khác nhau, bao gồm cả máy fax không?
Không, hãy cung cấp đủ thông tin liên hệ để có một số phương pháp liên hệ với bạn - email, điện thoại hoặc thậm chí có thể thông qua trang web - nhưng đừng vội vàng. Việc cung cấp danh sách các số điện thoại khiến bạn trông giống như đang di động đến mức bạn không bao giờ có mặt tại văn phòng của mình và quá khó liên lạc.
Một sai lầm phổ biến khác là tự quảng cáo cho bản thân. Những người như thế này sẽ làm quá tải chữ ký email của họ với tài khoản mạng xã hội của họ đến mức chữ ký dài hơn 10 dòng và chứa đầy chủ yếu là tự tiếp thị.
Một cách khác để tạo ấn tượng khủng khiếp là sử dụng tất cả các loại phông chữ và màu sắc sặc sỡ trong địa chỉ email của bạn. Thật khó để loại bỏ một thứ gì đó như vậy, bởi vì màu sắc cần phải phù hợp và phông chữ cần phải trông phù hợp. Thật không may, nhiều người không biết cách kết hợp màu sắc một cách chính xác và chữ ký email của họ trông giống như một thứ gì đó ở nhà máy Willy Wonka.
Loại chữ ký chú hề này không chuyên nghiệp và bất kỳ ai bạn gửi nó đến sẽ nghĩ rằng bạn không biết mình đang làm gì, bất kể bạn đang ở lĩnh vực nào. Vì vậy, hãy tránh những màu quá lộng lẫy. Hãy đơn giản hóa.
Bạn có thể làm đúng
Vì vậy, một chữ ký email trang trọng tốt trông như thế nào nếu bạn muốn tạo ấn tượng tốt? Hãy sử dụng thông tin cơ bản cần thiết, giữ cho định dạng và kiểu đơn giản, đồng thời đừng lạm dụng thông tin.
Đây là một ví dụ. Thông tin này bao gồm 4 dòng - tên, công ty, số điện thoại và địa chỉ email. Vậy là xong.
Người này chỉ sử dụng văn bản thuần túy và chỉ để bốn dòng làm cho văn bản trở nên sang trọng và chuyên nghiệp.
Với địa chỉ của riêng mình, tôi đi xa hơn một chút trong việc giữ cho chữ ký khiêm tốn bằng cách sử dụng chữ in nghiêng và làm mờ nó thành màu xám đậm. Giữ cho nó nhẹ hơn so với bản thân văn bản email cho người nhận biết rằng bạn coi thông tin của chính mình là thứ yếu so với chính thông điệp. Đó là một gợi ý tinh tế về sự khiêm tốn.
Ngoài ra, chỉ nên sử dụng tiêu đề khi chúng có liên quan đến cuộc trò chuyện. Trong hầu hết các thư từ liên quan đến trang web của riêng tôi, mọi người cần biết rằng tôi là chủ sở hữu của trang web, vì vậy tiêu đề rất quan trọng. Chỉ có đủ thông tin được đưa vào để liên hệ nhanh - email và số điện thoại, thế là xong.
Một ví dụ khác là chữ ký tôi sử dụng cho cả thư từ nội bộ và thư từ bên ngoài từ MakeUseOf.
Ở đây, tôi thực sự phân vân giữa việc sử dụng tiêu đề hay không. Nó thường chỉ quan trọng trong liên lạc email bên ngoài và quan trọng một chút trong một số liên lạc nội bộ. Tôi bắt đầu sử dụng hai phiên bản - một cho bên ngoài và một cho bên trong - nhưng cảm thấy mệt mỏi với việc chuyển đổi thủ công giữa hai phiên bản, nên tôi quyết định gắn bó với phiên bản ở trên. Trước nguy cơ coi bản thân là quan trọng, nó vẫn mờ nhạt và thứ yếu. Nó cũng sử dụng "|" nhân vật được đề cập ở trên, một mảng màu nhỏ để làm cho tên trang web nổi bật và tôi quyết định tô đậm và thêm dòng thứ năm cho trích dẫn.
Việc tạo ra chữ ký email hoàn hảo thể hiện bạn là ai, bạn làm gì và cách liên hệ với bạn có thể phải thử và sai, nhưng khi bạn đã làm đúng, thật tuyệt khi biết rằng bạn đang nỗ lực hết mình trong mọi thư từ email mà bạn gửi đi.
Mẹo của bạn để có một chữ ký email tốt hơn là gì? Điều gì bạn thích hoặc không thích ở những chữ ký khác mà bạn đã thấy? Chia sẻ suy nghĩ của bạn trong phần bình luận bên dưới!