Nói lời tạm biệt thật khó, phải không? Nó khó xử, đôi khi còn gây ngại ngùng. Có thể không có hướng dẫn cho những tình huống đó, nhưng ít nhất chúng ta có thể chia sẻ cách kết thúc email một cách tự nhiên, không ngại ngùng.
Chữ ký email, về cơ bản, chính là lời "tạm biệt" của bạn. Không phải là bạn ôm hay bắt tay. Không phải là chỉ đưa tên, hay đưa danh thiếp đầy đủ thông tin liên lạc. Đó là cách bạn tạo ấn tượng. Hay không tạo ấn tượng gì cả.
Trong bài này, tôi sẽ chia sẻ năm bài học quan trọng nhất mà tôi rút ra sau hàng chục năm giao tiếp qua Internet. Thú vị thay, những khó khăn về chữ ký email đã tồn tại từ những email đầu tiên gửi qua BitNet, FidoNet, hay hệ thống CTSS mail của MIT thập niên 60 — nhưng tôi nói qua rồi.
Email đã cùng chúng ta rất lâu. Vậy làm sao để làm đúng? Làm sao để kết thúc mà không bị coi là kiêu ngạo, nhưng vẫn cung cấp đủ thông tin để người khác biết bạn là ai, bạn làm gì? Hãy bắt đầu. Khi kết thúc, bạn sẽ có ý tưởng khá rõ về cách xử lý chữ ký email của mình.
Chữ Ký Email Nên Làm Gì?
Ngày nay, khi email cho mọi người, tôi dùng 3 "cấp độ" chữ ký khác nhau. Tại sao? Vì có ba cấp độ mối quan hệ cần bao phủ — từ ghi chú nhanh cho bạn bè, đến email kinh doanh trang trọng cho công ty. Ba biến thể thực sự đủ, và mục đích của chúng nên là:
1. Nụ Cười Nhanh — Dùng cho email nhanh gọn gửi bạn bè, đồng nghiệp thường xuyên liên lạc hàng ngày.
2. Nụ Cười Và Bắt Tay — Dùng cho email dài hơn gửi đồng nghiệp, cần độ trang trọng vừa phải.
3. Bắt Tay Chắc Tay Và Danh Thiếp — Dành cho email kinh doanh chính thức, cần cung cấp chức danh và đầy đủ thông tin liên lạc.
Có những quy tắc ngầm cho từng loại chữ ký. Vi phạm không phải kết cục thế giới. Nhưng nếu bạn muốn tạo ấn tượng đặc biệt tốt, hãy tham khảo một số mẹo cho từng loại email.
Chữ Ký "Nụ Cười Nhanh"
Bạn không lúc nào cũng cần chữ ký email. Ít nhất không cần chữ ký trang trọng. Giống như khi đi ngang qua đồng nghiệp ở hành lang. Bạn gặp họ nhiều lần một ngày. Cùng tham gia họp. Bạn có cần chào hỏi bằng bắt tay không? Không; hầu như chỉ cần "Chào anh/chị" và một nụ cười, nếu có. Khi email nhanh cho đồng nghiệp xin lời khuyên hay mẹo, bạn có thể không cần chữ ký. Nếu vẫn muốn ký tên, bạn có thể dùng cách của tôi: chỉ tên, tiền tố bằng dấu gạch ngang.
Không cần trích dẫn hoa mỹ hay danh hiệu cầu kỳ. Người nhận biết bạn là ai, bạn làm gì, và bất cứ thứ gì ngoài tên sẽ gây ngại. Hãy coi đó như hội thoại nhanh ở bên máy nước, thường kết thúc bằng "Ừ, gặp sau nhé!" và vẫy tay nhanh. Không cần thêm gì.
Nụ Cười Và Bắt Tay
Loại chữ ký thứ hai là dạng lai giữa trang trọng và thân mật. Đây là loại khó làm đúng nhất. Có thể là đồng nghiệp bạn muốn email với yêu cầu công việc bán trang trọng, nhưng không muốn họ nghĩ bạn cứng nhắc. Họ cần thấy tầm quan trọng của email, nhưng bạn không muốn họ thắc mắc mình còn là bạn bè không. Đó là lúc chữ ký tinh tế phát huy tác dụng. Chúng thường nhỏ hơn và gần như không bị chú ý ở chân email. Một trong những cách tốt nhất là chữ ký "một dòng" (one-liner).
Trong phiên bản này, tất cả thông tin được phân tách bằng ký tự "|". Có thể đơn giản như địa chỉ, email, số điện thoại, di động, v.v. Nên ngắn gọn, chỉ bao gồm thông tin cần thiết, và chỉ thế thôi. Tôi từng thấy người làm chữ ký này bằng font nhạt hơn phần còn lại — có thể là màu xám. Cách khác là hai dòng cực ngắn. Cơ bản là tên và một hình thức liên lạc — một số điện thoại hoặc email.
Rõ ràng, đây dành cho người nhận đã biết bạn là ai, công ty nào, và bạn chỉ gửi một trong nhiều email trao đổi. Nó tạo "cảm giác" email thân mật, nhưng nếu người đó cần liên lạc và không lưu số của bạn trong sổ địa chỉ (người ta còn dùng không?), thì thông tin liên lạc nằm ngay chân email, dễ dàng với tay.
Bắt Tay Trang Trọng
Tất nhiên, có lúc bạn email người ngoài công ty, hoặc email nội bộ về việc chính thức cần sự trang trọng. Giống như mặc trang phục lịch sự khi tham dự lễ trao giải cho đồng nghiệp. Trước khi nói nên làm gì, hãy nói trước về những gì không nên làm. Có, bạn nên cung cấp thông tin liên lạc như tên công ty, website, email, nhưng đừng lạm dụng. Có thực sự cần đưa bốn số điện thoại khác nhau, kể cả fax?
Không, hãy cung cấp đủ cách liên lạc — email, điện thoại, hoặc website — nhưng đừng quá tay. Danh sách số điện thoại khiến trông như bạn di động quá mức, không bao giờ ở văn phòng, và khó liên lạc.
Sai lầm thường gặp khác là tạo cảm giác tự quảng bá. Những người này nhồi nhét chữ ký bằng tài khoản mạng xã hội đến mức chữ ký dài hơn 10 dòng, phần lớn là marketing bản thân.
Cách khác gây ấn tượng tồi là dùng nhiều màu sắc và font chữ lạ cho địa chỉ email. Khó làm tốt điều này vì màu cần hài hòa, font cần đẹp. Thật tiếc, nhiều người không biết phối màu, khiến chữ ký trông như vừa ra từ xưởng kẹo Willy Wonka.
Loại chữ ký "hề hề" này thiếu chuyên nghiệp và bất kỳ ai nhận được đều nghĩ bạn không biết mình đang làm gì, bất kể lĩnh vực nào. Vậy nên tránh màu sắc hoa mỹ. Hãy giữ sự đơn giản.
Những Điều Bạn Có Thể Làm Đúng
Vậy chữ ký email trang trọng tốt trông như thế nào để tạo ấn tượng tốt? Hãy dùng thông tin cơ bản cần thiết, giữ định dạng và phong cách đơn giản, và đừng lạm dụng thông tin.
Đây là một ví dụ. Gồm 4 dòng — tên, công ty, số điện thoại, và email. Đó là tất cả.
Người này chỉ dùng văn bản thuần túy, và giữ lại 4 dòng khiến nó trông sang trọng và chuyên nghiệp.
Với chữ ký của tôi, tôi đi xa hơn một chút để giữ sự khiêm tốn bằng cách dùng chữ nghiêng và làm mờ thành xám đen. Giữ màu nhạt hơn văn bản email báo cho người nhận biết rằng bạn coi thông tin của mình thứ yếu so với nội dung tin nhắn. Đó là gợi ý tinh tế về sự khiêm tốn.
Ngoài ra, chức danh chỉ nên dùng khi liên quan đến cuộc trò chuyện. Trong hầu hết thư từ liên quan đến website của tôi, người ta cần biết tôi là chủ sở hữu, nên chức danh quan trọng. Chỉ đủ thông tin để liên lạc nhanh — email và số điện thoại, chỉ vậy thôi.
Ví dụ khác là chữ ký tôi dùng cho cả thư từ nội bộ và đối ngoại từ MakeUseOf.
Ở đây, tôi thực sự đắn đo giữa việc dùng chức danh hay không. Nó thường chỉ quan trọng trong email đối ngoại và ít quan trọng hơn trong một số email nội bộ. Tôi bắt đầu với hai phiên bản — một cho đối ngoại, một cho nội bộ — nhưng mệt mỏi vì phải chuyển đổi thủ công, nên quyết định giữ phiên bản trên. Dù có nguy cơ bị coi là tự quan trọng, nó vẫn được làm mờ và thứ yếu. Cũng dùng ký tự "|" như trên, chút màu sắc nhỏ để tên website nổi bật, và tôi quyết định táo bạo thêm dòng thứ năm cho một câu trích dẫn.
Tìm ra chữ ký email hoàn hảo đại diện cho bạn là ai, bạn làm gì, và cách liên lạc có thể mất thời gian thử sai, nhưng một khi đã đúng, cảm giác thật tốt khi biết mình luôn đưa chân tốt nhất ra trước trong mọi thư từ email.
Mẹo của bạn cho chữ ký email tốt hơn là gì? Bạn thích hay không thích gì về chữ ký người khác? Hãy chia sẻ trong phần bình luận!