Email là tính năng then chốt ngày làm việc. Không có nó, chúng ta kém hiệu quả. Chúng ta có thể dành thời gian nhìn tay, chờ thư bò (snail-mail) đến (hoặc bất cứ ai làm gì trước email).
Chúng ta có giải pháp email khác nhau, doanh nghiệp có sở thích. Ví dụ, một số doanh nghiệp dùng Google Mail – và chính những doanh nghiệp này có thể cắt giảm giây phút gián đoạn email hàng ngày với client email desktop và tiện ích mở rộng trình duyệt.
Client Desktop (Desktop Clients)
Có client email desktop chuyên biệt rất hữu ích. Tôi có 4-5 địa chỉ email khác nhau và tôi "sẽ bị đâm" nếu phải mất phút mỗi ngày click qua lại. Không, tôi muốn 1 client, 1 click, 1 xóa.
Dù client chỉ online rất tiện khi di chuyển. Đối với tôi, chỉ thực sự hữu ích nếu điện thoại chết ở thời điểm quan trọng. Mỗi người khác, nên đây là client desktop tích hợp Gmail.
Outlook
Outlook là client email desktop Microsoft đi kèm Microsoft Office. Tích hợp lịch và quản lý danh bạ.
Thiết lập Gmail dễ dàng. Chỉ thêm tài khoản mới, nhập địa chỉ email và mật khẩu vào trình hướng dẫn Thêm tài khoản (Add Account wizard), Outlook làm phần còn lại. Lưu ý: nếu bật xác thực hai yếu tố trên tài khoản Google – bạn nên bật – trước hết tạo mật khẩu ứng dụng (app specific password) cho Outlook.
Thunderbird
Thunderbird duy trì phổ biến năm gần đây dù nhiều client email miễn phí khác xuất hiện. Chức năng mở rộng khá tiện, dùng add-on Thunderbird đẩy xa hơn. Thật tiếc, 2012 nhà phát triển Mozilla ngừng phát triển tính năng. Vẫn nhận cập nhật bảo mật 6 tuần/lần, nhưng đừng mong điều lớn rực rỡ.
GMDesk
GMDesk là ứng dụng desktop nhẹ nhàng với chức năng Gmail, Google Calendar, Google Docs, Google Maps. GMDesk xây trên môi trường chạy Adobe Air, cần tải cài Adobe Air trước khi cài GMDesk. GMDesk app tiện lợi khác không nhận cập nhật mới, hoặc ít nhất lâu rồi, và ngày càng không chắc sẽ có. Vẫn là cầu nối Gmail desktop vững chắc, đáng tin.
eMClient
eMClient "bay thấp" dưới radar client desktop nhiều cách. Bị lấn át bởi Thunderbird (miễn phí) và Outlook (có Office), khiến nhiều người thắc mắc tại sao không chuyển sang. Tôi ấn tượng vài ngày test – ấn tượng đến mức cân nhắc bỏ Outlook yêu quý, nhất là vì nó nhập "mỏ mìn" tài khoản email không dùng, bỏ hoang của tôi mà không phá hủy thêm.
Thật tiếc, eMClient free giới hạn 2 tài khoản, nhưng giá Pro không khủng khiếp $50.
Mailbird
Mailbird thú vị. Nếu GMDesk tài nguyên, Mailbird được "chuông và còi" (bells and whistles). Có lý do nó giành vài giải "Client Email Windows Tốt Nhất". Phạm vi Mailbird-apps cho nó lợi thế hơn client desktop khác. WhatsApp, Facebook, Sunrise, Google Calendar, Evernote tích hợp, cộng công cụ quản lý đính kèm hay, làm nó "đinh" vào danh sách client desktop. API Mailbird sắp công khai, kỳ vọng bracket add-on mở rộng.
Tuy nhiên, Mailbird có quảng cáo, bản free giới hạn tối đa 3 tài khoản. Pro $1/tháng, hoặc $45 license trọn đời.
Pokki
Gần như không đưa Pokki vì Gmail không còn trong store ứng dụng. Bây giờ tải cài riêng. Tuy nhiên, nó ở đây, và hơi tiện. Nếu chuyển sang app-store Pokki và hệ sinh thái xung quanh, chắc chắn đáng tải cài.
Tải nhanh, email đồng bộ nhanh như web client và Chrome, hàng trăm app khác chơi. Pokki dính bad press vụ Lenovo/Superfish bloatware đầu năm, nhưng dường như đã tan.
Nhưng trong thế giới Chrome cung cấp tính năng này với nhiều phương pháp truy cập Gmail, tôi không thấy nó bùng nổ. App khác, có. Gmail, không.
Checker Plus
Checker Plus for Gmail là app Chrome khác, nhưng có thông báo riêng và tính năng hay làm nó khác biệt.
Thứ nhất, thông báo tùy chỉnh: thời gian hiện, nút tùy chọn thông báo, xem trước email, thông báo rich/text, lượng thông tin người gửi, có đánh dấu đã đọc không, tự động chuyển tiếp mail đến đâu.
Thứ hai, trả lời trực tiếp từ thông báo, hoặc dùng nút tùy chỉnh đưa thẳng đến Gmail.
Thứ ba, dùng Checker Plus for Google Calendar cho tích hợp thêm và/hoặc tách khỏi trang web.
Thứ tư, Checker Plus cài logo thư nhỏ bên extension Gmail khác. Click lớp chồng (overlay) tài khoản Gmail trong Chrome không cần click qua dịch vụ thực. Rất tiện trừ khi bạn như tôi, 809 email trong hộp thư.
Lối Tắt Ứng Dụng (Application Shortcuts)
Lối tắt ứng dụng (Application shortcuts) có phần hơi cũ, nhưng vẫn cực kỳ hữu ích. Lối tắt ứng dụng như tên: đặt lối tắt app ở đâu tiện. Được bớt đi nhờ công cụ như Chrome App Launcher, nhưng vẫn đáng biết cách làm.
Mở Gmail trong Chrome. Nhấp biểu tượng Cài đặt Chrome (Chrome Settings) (3 gạch ngang, góc trên phải), vào Công cụ khác (More Tools). Thấy Tạo lối tắt ứng dụng (Create Application Shortcut), nhấp, chọn tùy chọn muốn gán. Xong!
Chrome App Launcher thực hiện lời hứa tương tự, không làm nhiều. Nó cũng thống nhất web-app hiện có thành thư mục duy nhất truy cập từ thanh tác vụ, dùng tìm store, máy tính, chuyển đơn vị, hoặc chạy lệnh cụ thể cho app cụ thể.
Bật IMAP/POP Cho Gmail
Tất nhiên, để mọi thứ thành công, cần kích hoạt cài đặt IMAP/POP Gmail. Rất dễ, chỉ mất 1 phút.
Vào Gmail, rồi Cài đặt (Settings). Thấy tab Chuyển tiếp và POP/IMAP (Forwarding and POP/IMAP). Thay đổi/kích hoạt cài đặt phù hợp tài khoản, lưu thay đổi, và đi, email vào hoàng hôn.
Mỗi client email desktop chúng tôi đưa có hỗ trợ Gmail sẵn (out-of-the-box), điều tốt, vì mới đây yêu cầu Gmail tích hợp desktop giống nhờ fan Dodgers hôn huy hiệu Giants.
Cân Nhắc (Considerations)
Gmail là client email web đầy đủ tính năng. Nó có nhiều add-on hấp dẫn, đọc mail ở đâu có Internet, kiểu hội thoại theo luồng (threaded-conversational) là liều thuốc chính xác cho client desktop một-một stagnated của quá khứ. Gmail vẫn yêu thích vững chắc, tôi hiểu tại sao.
Nhưng đối với người dùng – nhé, người *yêu thích* – client desktop, chức năng và hiệu quả là chìa khóa, và chính xác bạn tìm thấy với các giải pháp này.
Bạn kiểm tra email như thế nào và công cụ yêu thích là gì?