Phức tạp, xấu xí, nhàm chán - đó là những gì tôi nghĩ về ứng dụng Mail trên máy Mac của mình mỗi khi tôi mở nó. Việc thích Airmail và Kiwi cũng như biết được lợi ích của việc sử dụng ứng dụng thư của bên thứ ba có thể liên quan đến nó.
Gần đây, tôi đã quyết định chuyển sang các ứng dụng Mac mặc định để giảm bớt sự lộn xộn của ứng dụng. Là một phần của quá trình chuyển đổi đó, tôi đã thiết lập Mac Mail và quyết định dùng thử nó trong một tuần. Tôi chắc chắn rằng mình sẽ từ bỏ nó sau hai ngày nữa.
Hai tháng sau, tôi vẫn đang sử dụng Mac Mail và bắt đầu yêu thích nó. Tôi nghĩ đó là bởi vì tôi đã dành thời gian để thiết lập nó đúng. Tôi đã thực hiện xử lý email dễ dàng nhất có thể với sáu bước sau. Bạn cũng vậy!
Tùy chỉnh Thanh công cụ
Bạn muốn xử lý email siêu nhanh? Hãy thiết lập thanh công cụ theo ý bạn và sử dụng các nút một cú nhấp chuột để thực hiện hành động đối với email. Điều đó tốt hơn nhiều so với việc tìm kiếm các tùy chọn menu hoặc phím tắt mà bạn không thể nhớ.
Để định cấu hình thanh công cụ, hãy nhấp chuột phải vào nó và chọn Tùy chỉnh Thanh công cụ ... từ menu ngữ cảnh. Bây giờ bạn sẽ thấy một hộp thoại với tất cả các biểu tượng mà bạn có thể kéo và thả vào thanh công cụ nơi bạn muốn chúng hiển thị. Khi hộp thoại này hoạt động, bạn cũng có thể kéo các biểu tượng ra khỏi thanh công cụ để loại bỏ chúng hoặc di chuyển chúng xung quanh để sắp xếp lại chúng.
Dưới đây là những thay đổi về biểu tượng mà tôi muốn giới thiệu:
- Xóa Xóa - Vuốt sang trái (trên macOS Sierra) hoặc nhấn xóa dễ dàng hơn phím để xóa một email.
- Xóa Trả lời tất cả - Giữ nguyên Trả lời tất cả nút nơi bạn có thể nhấp vào nó mà không có ý nghĩa là một công thức cho thảm họa.
- Thêm Chưa đọc / Đã đọc - Điều này rất tiện lợi để đánh dấu email là đã đọc (hoặc chưa đọc) hàng loạt.
- Thêm Di chuyển các tin nhắn đã chọn - Điều này giúp bạn không phải mở rộng / thu gọn các thư mục thanh bên để kéo và thả email vào. Tin tôi đi, việc chọn thư mục để di chuyển email đơn giản hơn rất nhiều từ menu lồng nhau ẩn sau biểu tượng thanh công cụ.
- Thêm Thanh bên - Giữ thanh bên khuất tầm nhìn nhưng dễ truy cập với biểu tượng bật tắt thanh bên này cho thanh công cụ.
Lưu ý - Một số biểu tượng trên thanh công cụ đi kèm theo từng cặp. Xóa và Rác , Ví dụ. Nhưng bạn cũng sẽ tìm thấy các biểu tượng riêng lẻ cho những hành động này nếu bạn muốn thêm hoặc bớt một trong số chúng.
Ẩn các phần tử hình ảnh gây mất tập trung
Điều đầu tiên tôi làm khi cài đặt một ứng dụng mới là dọn dẹp giao diện của nó. Tôi loại bỏ tất cả các yếu tố cản trở và chỉ giữ lại những yếu tố được sử dụng nhiều nhất trong tầm mắt. Tôi đã làm tương tự với Apple Mail bằng cách ẩn:
- Xem trước danh sách - Đây là vài dòng văn bản email đầu tiên bạn nhìn thấy trong cột thư. Tôi muốn giấu chúng đi vì tôi có thể biết nội dung của email từ dòng chủ đề - dù sao thì đối với những email quan trọng nhất. Rất có thể bạn cũng vậy. Để làm cho các bản xem trước danh sách biến mất, trong Thư> Tùy chọn ...> Xem , chọn Không có từ Xem trước danh sách trình đơn thả xuống.
- Thư mục Hộp thư - Đối với mỗi tài khoản email, Mac Mail tạo một hộp thư chuyên dụng để lưu trữ các email thuộc về một thư mục hoặc nhãn cụ thể. Thu gọn các hộp thư này bằng cách nhấp vào nút Ẩn liên kết xuất hiện khi bạn di chuột qua tên của hộp thư trong thanh bên.
- Thanh Tab - Ẩn thanh tab bằng cách bỏ chọn Hiển thị thanh tab trong tùy chọn Xem thực đơn. Thanh tab tự xuất hiện lại khi bạn tạo tab mới, nhưng không xuất hiện khi bạn kích hoạt một tab.
- Thanh yêu thích - Nếu bạn thích chuyển đổi giữa các hộp thư từ thanh bên như tôi làm, thanh yêu thích cảm thấy thừa. Hãy tiếp tục và ẩn nó bằng cách nhấp vào Xem> Ẩn Thanh Yêu thích .
- Thanh bên - Tôi biết tôi vừa nói tôi chuyển hộp thư từ thanh bên, vậy tại sao tôi lại ẩn nó? Chà, tôi chỉ truy cập vào Hộp thư đến hộp thư hoặc hộp thư đến hợp nhất thường xuyên. Miễn là tôi chọn điều đó trước khi ẩn thanh bên, tôi ổn. Để truy cập các hộp thư khác, tôi có thể chuyển đổi thanh bên bất cứ lúc nào bằng cách sử dụng biểu tượng thanh bên mà tôi đã thêm trong khi tùy chỉnh thanh công cụ.
Đây là cách Mac Mail trông như thế nào sau khi tôi dọn dẹp nó:
Đơn giản hóa việc tìm kiếm qua email
Bạn sẽ không phải tìm kiếm quá khó để tìm thấy bất kỳ email quan trọng nào nếu bạn có sẵn một hệ thống để chuyển email đến nơi chúng thuộc về. Đây là những đề xuất của tôi để làm điều đó.
Sử dụng Cờ
Cờ tương đương với Mac Mail của các ngôi sao / mục yêu thích. Sử dụng chúng để làm nổi bật những email mà bạn đề cập đến thường xuyên hoặc những email bạn cần sớm thực hiện. Sau đó, những email này sẽ hiển thị trong mục Được gắn cờ hộp thư trong thanh bên. Chọn các cờ có màu sắc khác nhau để xác định các loại email quan trọng khác nhau.
Thành thật mà nói, bản thân tôi không sử dụng cờ, vì tôi thấy những biểu tượng cờ sặc sỡ đó thật đáng lo ngại. Họ dường như nói "Làm thế nào bạn có thể quên điều này?" mọi lúc thay vì nói "Đây là những gì bạn cần!" theo cách mà các biểu tượng ngôi sao màu vàng làm.
Thiết lập Hộp thư Thông minh và Quy tắc Hộp thư
Hai tính năng Mac Mail này hoạt động giống như các bộ lọc trong Gmail. Cả hộp thư thông minh và quy tắc hộp thư đều tách biệt các email phù hợp với tiêu chí bạn chỉ định. Sự khác biệt là các quy tắc cũng thực hiện hành động tiếp theo đối với các email.
Ví dụ:giả sử bạn muốn giữ tất cả thông tin liên lạc từ makeuseof.com trong phần truy cập nhanh. Bạn cũng muốn chuyển các email MakeUseOf Deals đến vào một thư mục chuyên dụng. Trong trường hợp đó, bạn có thể:
- Tạo một hộp thư thông minh cho tất cả các email từ MakeUseOf. Nhấp vào Hộp thư> Hộp thư thông minh mới ... Tiếp theo, như được hiển thị trong hình ảnh bên dưới, chỉ định rằng bạn muốn cô lập tất cả các thư có chứa @ makeuseof.com trong Từ đồng ruộng. Nhấn Ok để tạo hộp thư. Hộp thư thông minh mới này hiển thị trong Hộp thư thông minh trong thanh bên. Xóa hộp thư này không xóa nội dung của nó khỏi hộp thư đến của bạn.
- Tạo quy tắc hộp thư để tự động di chuyển MakeUseOf Deals vào thư mục bạn chọn. Trong Thư> Tùy chọn> Quy tắc , nhấp vào Thêm quy tắc cái nút. Bây giờ bạn sẽ thấy một cửa sổ bật lên giống như cửa sổ bật lên khi bạn tạo một hộp thư thông minh ở trên.Bạn sẽ nhận thấy rằng trong cửa sổ bật lên mới này, bạn không chỉ có thể chỉ định email nào bạn muốn xác định mà còn cả những gì bạn muốn Thư thực hiện với họ. Thiết lập quy tắc này như được hiển thị trong ảnh chụp nhanh bên dưới. Các quy tắc hỗ trợ nhiều hành động, vì vậy, bạn cũng có thể mã màu những email này nếu muốn.
Bạn có thể muốn thiết lập các hộp thư thông minh cần thiết này và các quy tắc hộp thư đơn giản cho Apple Mail.
Khi bạn sử dụng các tính năng lọc thư này song song với hộp tìm kiếm, bạn có thể hiển thị bất kỳ email nào chỉ trong vài giây. Nhân tiện, hộp tìm kiếm hỗ trợ tìm kiếm bằng ngôn ngữ tự nhiên.
Giúp việc chống lại chứng nghiện email dễ dàng hơn
Hầu hết các ứng dụng email đều cố gắng hết sức để thuyết phục bạn rằng thế giới sẽ kết thúc nếu bạn không kiểm tra email của mình ngay lập tức. Bạn và tôi đều biết điều đó không đúng, và chúng tôi tùy thuộc vào việc phản bác lại lập luận đó, vốn có dạng thông báo xâm nhập.
Tôi đã thực hiện những thay đổi sau đây để làm cho email trở nên tiện lợi hơn và ít nghĩa vụ hơn. Xem họ có thể giúp gì cho bạn không:
- Không có biểu tượng Dock - Có, tôi đã loại bỏ biểu tượng dock cho Thư để tránh nhìn thấy số lượng chưa đọc mà tôi không bao giờ có thể bỏ qua. Vì vậy, trừ khi tôi mở ứng dụng Thư, tôi sẽ không thấy số lượng thư chưa đọc cho dù có bao nhiêu email đã chất đống trong hộp thư đến của tôi.
- Cảnh báo kiểu biểu ngữ cho thông báo - Trong Tùy chọn hệ thống> Thông báo> Thư , chọn Biểu ngữ trong Kiểu cảnh báo thư . Không giống như Cảnh báo, thông báo Biểu ngữ tự động biến mất.
- Phím tắt cho chế độ Không làm phiền của Trung tâm thông báo - Trong Tùy chọn hệ thống> Bàn phím> Phím tắt> Điều khiển sứ mệnh , chọn hộp cho Bật / Tắt chế độ Không làm phiền . Ngoài ra, hãy ghi nhớ phím tắt mặc định của nó hoặc thêm một phím tắt của riêng bạn (tôi sử dụng F10 ). Giờ đây, bạn có thể loại bỏ tất cả các thông báo khi bạn đang làm việc và đưa chúng trở lại bằng cách nhấn một phím.
Kiểm tra Ánh xạ hộp thư
Bạn đã thiết lập một tài khoản mới trong Mac Mail? Chuyển đến Thư> Tùy chọn> Tài khoản> Hành vi hộp thư cho tài khoản đó. Tại đó, hãy kiểm tra xem các hộp thư trong Mac Mail có tương ứng với các hộp thư phù hợp trong tài khoản email của bạn hay không. Họ thường làm vậy, nhưng không hại gì khi kiểm tra. Và nếu tất cả các thư của bạn lẫn lộn, thì bây giờ bạn biết vấn đề có thể nằm ở đâu.
Hủy đăng ký khỏi những thư mục bạn không thường xuyên sử dụng
Mac Mail đăng ký tất cả các thư mục / nhãn trong tài khoản email của bạn theo mặc định. Nếu có bất kỳ thư mục nào bạn cần để tổ chức, nhưng hầu như không bao giờ kiểm tra, hãy nghĩ đến việc hủy đăng ký khỏi thư mục đó trong Mac Mail.
Để hủy đăng ký thư mục trong ứng dụng Thư, trước tiên hãy nhấp chuột phải vào thư mục đó trong thanh bên và chọn Nhận thông tin tài khoản . Điều này đưa bạn đến Thông tin tài khoản> Danh sách đăng ký , từ đó bạn có thể hủy đăng ký khỏi thư mục đã chọn.
Vì một số lý do, tôi không thể thấy bất kỳ thư mục thư nào của mình trong danh sách đăng ký mặc dù tôi đã đăng ký chúng. Tôi vẫn có thể hủy đăng ký các thư mục không cần thiết từ tài khoản email trực tuyến của mình, đây là tài khoản Gmail. Tôi đã bỏ chọn mục Hiển thị trong IMAP hộp kiểm cho thư mục có liên quan trong Cài đặt> Nhãn trong Gmail.
Tải xuống một vài plugin cho Mac Mail
Apple Mail hỗ trợ các plugin, vì vậy bạn sẽ muốn cài đặt một số plugin để thêm các tính năng mà bạn muốn Mail có hoặc để nâng cao trải nghiệm Mail của bạn. Plugin MailButler phổ biến là một nơi tốt để bắt đầu.
MailButler thêm các công cụ cho các tác vụ như báo lại, lập lịch và theo dõi email. Phiên bản cơ bản của nó là miễn phí và có các tính năng như Hoàn tác gửi, lời nhắc tệp đính kèm và tải lên đám mây. Bạn cũng có thể sử dụng 30 hành động Chuyên nghiệp mỗi tháng - mỗi lần sử dụng tính năng Chuyên nghiệp sẽ tạo thành một hành động. Các gói phí bảo hiểm bắt đầu từ 7,95 Euro mỗi tháng.
Cài đặt Herald nếu bạn muốn xử lý email ngay từ biểu ngữ thông báo của họ.
Nếu bạn muốn sắp xếp email tốt hơn và xác định chúng nhanh hơn, hãy tải MailTags. Nó cho phép bạn thêm siêu dữ liệu như từ khóa, ghi chú và ngày đến hạn vào email.
Ngoài ra còn có một số plugin Mac Mail khác mà bạn sẽ muốn xem qua.
Tìm hiểu sâu hơn về các tính năng và cài đặt của Apple Mail
Có, bạn có thể làm được nhiều việc hơn với Mac Mail. Chú thích hình ảnh, lên lịch email và làm cho email đẹp hơn với các mẫu Văn phòng phẩm cho người mới bắt đầu. Tuy nhiên, hiện tại, tôi đã tập trung vào những thay đổi một lần sẽ tạo tiền đề cho việc quản lý email dễ dàng. Sau khi bạn thực hiện những thay đổi này, hãy chuyển qua các tab khác nhau trong Thư> Tùy chọn để thiết lập Thư cứ như vậy . Nó có thể thay đổi nhận thức của bạn về Mac Mail để tốt hơn.
Bạn gặp lỗi gì về ứng dụng thư khách tích hợp sẵn trên máy Mac của mình? Bạn đã tìm ra cách khắc phục chưa? Chia sẻ các mẹo và thủ thuật Apple Mail của bạn với chúng tôi!