Không khả thi đối với nhiều người bỏ email hoàn toàn. Nhưng ít nhất chúng ta có thể để hộp thư đến xử lý phần lớn email cho chúng ta.
Nếu bạn dùng Mac với Apple Mail, bạn sẽ cần thiết lập đúng quy tắc (còn gọi là bộ lọc) để hợp lý hóa trải nghiệm.
Chúng tôi có sáu quy tắc hữu ích để giúp bạn bắt đầu, nhưng trước tiên chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua cơ bản tạo quy tắc trong ứng dụng email gốc của Mac.
Cách Tạo Quy Tắc Trong Apple Mail
Nhấn phím tắt Cmd + Dấu Phẩy (Comma) để mở phần Tùy Chọn Mail hoặc truy cập qua Mail > Tùy Chọn (Preferences). Bây giờ chuyển sang tab Quy Tắc (Rules) và nhấp nút Thêm Quy Tắc (Add Rule) để bắt đầu tạo quy tắc. Không có nhiều thứ. Trước tiên bạn chọn điều kiện liệt kê dưới menu thả xuống Nếu (If).
Tiếp theo, bạn yêu cầu Mail thực hiện hành động nhất định khi tìm thấy email khớp tiêu chí bạn thêm. Bạn sẽ thấy hành động có sẵn liệt kê trong menu thả xuống Thực Hiện Các Hành Động Sau (Perform the following actions).
Để hoàn tất, nhập tên phù hợp cho quy tắc và nhấp nút OK. Tại thời điểm này, Mail sẽ hỏi bạn có muốn áp dụng quy tắc mới cho tin nhắn hiện có khớp điều kiện bạn chỉ định. (Nó làm tự động cho tin nhắn mới.) Nếu câu trả lời có, nhấp nút Áp Dụng (Apply). Hãy nhớ điều này không hoạt động trên email đã lưu trữ.
Muốn tạo nhiều điều kiện lọc email?
Nhấp nút + bên cạnh điều kiện mặc định để bắt đầu. Nếu bạn đi con đường này, bạn cũng có thể chỉ định nếu muốn quy tắc chỉ hoạt động khi tin nhắn khớp bất kỳ (any) điều kiện hoặc tất cả (all) chúng. Đó là việc của menu thả xuống bất kỳ (any) bên cạnh Nếu.
Bạn cũng có thể yêu cầu Mail thực hiện nhiều hành động trên email đã lọc. Giả sử bạn muốn di chuyển email đó đến một hộp thư và sao chép đến cái khác. Sau đó nhấp nút + bên cạnh hành động mặc định để bắt đầu thiết lập nhiều hành động theo điều kiện.
Dễ dàng lạm dụng quy tắc. Hãy giữ số lượng thấp bằng cách dùng nhiều điều kiện và hành động thay vì quy tắc riêng biệt.
1. Xác Định Email Từ Người Bạn Không Biết
Với quy tắc này, bạn sẽ dễ dàng xác định nguồn email bạn ít hoặc không quan tâm. Nó bắt phần lớn email tiêu tốn thời gian và chú ý.
Chọn Người Gửi Không Trong Danh Bạ (Sender is not in my contacts) làm điều kiện. Tùy bạn muốn chuyển email lọc đến thư mục riêng, gắn cờ, tô sáng màu cụ thể, v.v. Chọn phản hồi phù hợp từ menu thả xuống Thực Hiện Các Hành Động Sau.
Mỗi tuần, lướt qua email xác định bằng quy tắc này. Bạn sẽ muốn hủy đăng ký một số, đánh dấu spam, hoặc thậm chí thiết lập quy tắc mới tự động xóa lần sau.
Ý tưởng tốt là sao chép quy tắc trên và chỉnh sửa khớp điều kiện: Người Gửi Không Trong Người Nhận Trước (Sender is not in my previous recipients). Dùng nút Nhân Bản (Duplicate) trong tab Quy Tắc để bắt đầu.
Về mặt khác, để giảm spam, cân nhắc tạo tài khoản email với dịch vụ email dùng một lần. Đưa địa chỉ đó khi muốn giữ email thật riêng tư.
2. Xóa Spam Kiên Nhạc Và Email Chuyển Tiếp
Với quy tắc này, bạn không còn cảm thấy muốn xé tóc. Nó dành cho người gửi từ trang web không tôn trọng hủy đăng ký và tiếp tục nhỏ giọt hộp thư đến.
Đặt Từ Chứa (From contains) làm tiêu chí, theo sau là tên người gửi chịu trách nhiệm email bạn muốn chặn. Chọn Xóa Tin Nhắn (Delete Message) làm hành động Mail thực hiện.
Hãy nhớ hành động Xóa Tin Nhắn xóa tin nhắn vĩnh viễn. Nếu muốn gửi đến Thùng Rác để giữ truy cập sau, chọn Di Chuyển Tin Nhắn Đến Hộp Thư Rác (Move Message to mailbox Trash) làm hành động ưu tiên.
Lưu ý: Nếu muốn sao chép chức năng "chặn người gửi" của Gmail, dùng hành động Di Chuyển Tin Nhắn (Move Message) để đẩy email đến thư mục Rác (Junk).
Quy tắc này cũng hữu ích loại bỏ tin nhắn chuyển tiếp gửi hàng loạt, ví dụ, đến thành viên gia đình. Tất nhiên, nếu bạn không muốn nhận tin nhắn như vậy, tốt nhất báo cho người gửi. Nếu không thể hoặc không hiệu quả, để Mail lọc và xóa tin nhắn đó.
Mặc dù bạn có thể thiết lập quy tắc riêng cho mỗi người gửi email bạn muốn chặn, đó không phải cách sạch nhất. Tốt hơn chỉnh sửa quy tắc hiện có thêm điều kiện mới cho mỗi người gửi mới. Điều này hoạt động vì menu thả xuống Nếu (If) đặt là bất kỳ (any), nghĩa là quy tắc hoạt động khi bất kỳ điều kiện được thỏa mãn.
Nếu muốn cấm toàn bộ chuyển tiếp, thay thế điều kiện Từ Chứa bằng Chủ Đề Bắt Đầu Bằng (Subject begins with) Fw:.
3. Đánh Dấu Email Không Phải Công Việc Là Đã Đọc
Phần lớn email cá nhân rất có thể không nhạy cảm về thời gian. Cho đến khi bạn sẵn sàng xử lý email đó, hãy giữ chúng không thu hút chú ý bằng cách đánh dấu đã đọc với quy tắc này.
Đặt Tài Khoản (Account) làm tiêu chí và chọn tài khoản liên kết với email cá nhân. Tiếp theo, đặt Đánh Dấu Đã Đọc (Mark as Read) làm hành động.
Bạn muốn đánh dấu tất cả tin nhắn từ tất cả tài khoản đã đọc ngay khi đến hộp thư? Trong trường hợp đó, chọn Mọi Tin Nhắn (Every Message) thay vì Tài Khoản từ menu thả xuống Nếu.
4. Dùng Tên Miền Để Bắt Email Quan Trọng
Bạn có thể muốn biết mọi email từ ngân hàng, ngay cả email quảng cáo. Cùng thế cho email công việc. Bạn có thể dùng quy tắc đảm bảo bạn không bao giờ bỏ lỡ.
Ví dụ, tôi nhận nhiều email tại akshata@makeuseof.com, nhưng email liên quan công việc luôn từ makeuseof.com. Để xác định cái sau, tôi có thể thiết lập điều kiện: Từ Chứa @makeuseof.com.
Tôi có thể tô sáng email lọc bằng, ví dụ, đổi màu nền, phát âm thanh, hoặc chuyển hướng chúng nơi khác.
Thay thế phần @makeuseof.com trên bằng tên miền công ty hoặc ngân hàng, bạn có thể dùng bộ lọc tương tự với kết quả tương tự.
5. Gửi Email Công Quản Quan Trọng Nhất Đến Slack
Không phải email nào cần chú ý ngay. Vâng, ngay cả tại công việc. Nếu team giao tiếp qua ứng dụng như Slack, bạn có thể hầu như bỏ qua hộp thư đến. Để đảm bảo email siêu quan trọng, nếu có, không lọt, chuyển tiếp đến Slack với quy tắc này.
Đặt điều kiện xác định email từ quản lý hoặc cấp trên, hoặc từ/từ khóa cụ thể trong chủ đề. Bây giờ chọn Chuyển Tiếp Tin Nhắn (Forward Message) làm hành động ưu tiên và nhập địa chỉ "gửi đến Slack" vào trường cung cấp.
Địa chỉ chuyển tiếp Slack ở đâu?
Nó ẩn dưới [Tên_Team_Của_Bạn] > Tùy Chọn > Tin Nhắn & Phương Tiện (Messages & Media). Cuộn xuống phần Đưa Email Vào Slack (Bring Emails into Slack), và nó ở đó. Bây giờ bạn có thể đọc email chuyển tiếp trong Slackbot!
6. Thu Thập Email Có File PDF
Từ hóa đơn và biên lai đến quà tặng đăng ký, bạn nhận tài liệu hữu ích dạng PDF trong hộp thư. Bắt email tương ứng tất cả ở một nơi với quy tắc này.
Đặt điều kiện khớp Loại Đính Kèm (Attachment type) là PDF và dùng hành động Di Chuyển Tin Nhắn (Move Message) để tách email chứa PDF. Nếu muốn tô sáng email tại chỗ thay vì chuyển thư mục, dùng hành động Đặt Màu Tin Nhắn (Set Color of Message).
Bạn cũng có thể lọc email với loại đính kèm khác như nén (archives), bài thuyết trình (presentations), và phim (movies) với quy tắc tương tự.
"Dừng Đánh Giá Quy Tắc" Làm Gì?
Ở cuối menu Thực Hiện Các Hành Động Sau, bạn có thể nhận thấy mục này: Dừng Đánh Giá Quy Tắc (Stop evaluating rules). Tò mò nó làm gì? Vâng, nó giúp Mail xác định đúng khóa hành động khi quy tắc xung đột.
Lấy quy tắc mặc định Tin Tức Từ Apple (News From Apple), ví dụ. Nếu bạn tạo quy tắc mới có một hoặc nhiều điều kiện tương tự, hành động bạn thêm cho quy tắc mới sẽ không được thực thi. Đó là vì quy tắc Tin Tức Từ Apple có Dừng Đánh Giá Quy Tắc gắn vào, làm hành động theo sau vô hiệu.
Hãy minh họa với ví dụ thứ hai.
Giả sử bạn muốn đánh dấu tất cả tin nhắn đến trong hộp thư đã đọc, trừ từ địa chỉ email cụ thể hello@my_inbox.com. Bạn cũng muốn gắn cờ tin nhắn từ địa chỉ này. Trong kịch bản này, quy tắc sẽ trông như:
- Nếu Từ Chứa hello@my_inbox.com, Đánh Dấu Cờ Đỏ (Mark as Flagged Red) và Dừng Đánh Giá Quy Tắc
- Nếu Mọi Tin Nhắn (Every message), Đánh Dấu Đã Đọc (Mark as Read).
Điều gì xảy ra nếu bỏ hành động Dừng Đánh Giá Quy Tắc từ quy tắc đầu? Tin nhắn từ hello@my_inbox.com sẽ được gắn cờ và cũng đánh dấu đã đọc.
Bây giờ, nếu bạn đổi thứ tự quy tắc khi tạo, tất cả tin nhắn sẽ được đánh dấu đã đọc. Những cái từ hello@my_inbox.com sẽ được đánh dấu cả đã đọc và gắn cờ. Nếu bạn gắn hành động Dừng Đánh Giá Quy Tắc vào quy tắc đầu ở đây, email từ hello@my_inbox.com sẽ được đánh dấu đã đọc, nhưng không được gắn cờ.
Để Apple Mail Làm Việc Nặng Cho Bạn
Không phải chính hộp thư đến lộn xộn là vấn đề. Vấn đề là bạn phải lội qua nó mỗi ngày để tránh mất tin quan trọng và đuổi vứt thứ vặt tìm đường đến bạn.
Nếu bạn có quy tắc, Mail làm nổi bật thứ cần chú ý và ẩn hoặc loại bỏ phần còn lại. Chuyển hướng email quan trọng đến một hoặc hai nơi an toàn và bạn sẽ cảm thấy tự do bỏ qua phần còn lại, thậm chí mãi mãi!
Tất nhiên, quy tắc là một cách sắp xếp email trong Apple Mail, nhưng bạn có thể thử ứng dụng thay thế cho nhiều tùy chọn hơn.