Việc bỏ email hoàn toàn là không khả thi đối với nhiều người trong chúng ta. Nhưng ít nhất chúng tôi có thể nhận được hộp thư đến của mình để giải quyết phần lớn email của chúng tôi cho chúng tôi.
Nếu bạn là người dùng Mac sử dụng Apple Mail, bạn sẽ cần thiết lập các quy tắc phù hợp (hay còn gọi là bộ lọc) để hợp lý hóa trải nghiệm của mình.
Chúng tôi có sáu quy tắc hữu ích để giúp bạn bắt đầu, nhưng trước tiên, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn những điều cơ bản về cách tạo quy tắc trong ứng dụng email gốc của máy Mac.
Cách tạo quy tắc trong Apple Mail
Nhấn phím tắt Cmd + Dấu phẩy để hiển thị phần Tùy chọn thư hoặc chuyển đến phần đó qua Thư> Tùy chọn . Bây giờ chuyển sang Quy tắc và nhấp vào tab Thêm quy tắc để bắt đầu tạo quy tắc. Không có gì nhiều cho nó. Trước tiên, bạn chọn một điều kiện được liệt kê bên dưới Nếu menu thả xuống.
Tiếp theo, bạn yêu cầu Thư thực hiện một hành động nhất định khi tìm thấy các email phù hợp với tiêu chí bạn đã thêm. Bạn sẽ thấy các tác vụ có sẵn được liệt kê trong phần Thực hiện các tác vụ sau menu thả xuống.
Để kết thúc, hãy nhập tên phù hợp cho quy tắc và nhấn OK cái nút. Tại thời điểm này, Thư sẽ hỏi bạn xem bạn có muốn áp dụng quy tắc mới cho các thư hiện có phù hợp với điều kiện bạn đã chỉ định hay không. (Nó tự động làm điều đó cho các thư mới.) Nếu câu trả lời của bạn là có, hãy nhấp vào nút Áp dụng cái nút. Hãy nhớ rằng điều này sẽ không hoạt động trên các email đã lưu trữ.
Bạn muốn tạo nhiều điều kiện để lọc email?
Nhấp vào + bên cạnh điều kiện mặc định để bắt đầu. Nếu bạn đi theo lộ trình này, bạn cũng có thể chỉ định xem bạn có muốn quy tắc chỉ hoạt động khi các thông báo khớp với bất kỳ nào không trong số các điều kiện hoặc tất cả của họ. Đó là những gì bất kỳ trình đơn thả xuống bên cạnh Nếu dành cho.
Bạn cũng có thể nhận được Thư để thực hiện nhiều hành động trên các email mà nó đã lọc. Giả sử bạn muốn chuyển những email đó vào một hộp thư và sao chép chúng sang một hộp thư khác. Sau đó, nhấp vào nút + bên cạnh hành động mặc định để bắt đầu thiết lập nhiều hành động tuân theo các điều kiện.
Thật dễ dàng để vượt quá các quy tắc. Giữ số lượng của họ ở mức thấp bằng cách sử dụng nhiều điều kiện và hành động thay vì các quy tắc riêng biệt.
1. Xác định email từ những người bạn không biết
Với quy tắc này, bạn sẽ thấy dễ dàng hơn trong việc xác định các nguồn email mà bạn ít hoặc không quan tâm. Nó bắt phần lớn các email tiêu tốn thời gian và sự chú ý của bạn.
Chọn Người gửi không có trong danh bạ của tôi như điều kiện của bạn. Bạn có muốn chuyển hướng các email đã lọc đến một thư mục riêng biệt hay không, gắn cờ, đánh dấu chúng bằng một màu cụ thể, v.v. tùy thuộc vào bạn. Chọn câu trả lời thích hợp từ Thực hiện các tác vụ sau menu thả xuống.
Mỗi tuần hoặc lâu hơn, hãy đọc lướt qua các email mà bạn xác định với quy tắc này. Bạn sẽ muốn hủy đăng ký một số trong số họ, đánh dấu chúng là spam hoặc thậm chí thiết lập các quy tắc mới để tự động xóa chúng vào lần tiếp theo.
Bạn nên sao chép quy tắc trên và chỉnh sửa nó để phù hợp với điều kiện này: Người gửi không thuộc những người nhận trước đây của tôi . Sử dụng Bản sao trong Quy tắc để bắt đầu.
Một lưu ý nhỏ là, để giảm lượng thư rác bạn nhận được, hãy cân nhắc tạo tài khoản email với dịch vụ email dùng một lần. Cung cấp địa chỉ email đó khi bạn muốn giữ địa chỉ email thực của mình ở chế độ riêng tư.
2. Xóa thư rác liên tục và email được chuyển tiếp
Với quy tắc này, bạn sẽ không cảm thấy muốn xé tóc nữa. Nó dành cho những người gửi thư từ các trang web không tuân theo các yêu cầu hủy đăng ký và tiếp tục gửi nguồn cấp dữ liệu nhỏ giọt vào hộp thư đến của bạn.
Đặt Từ chứa là tiêu chí của bạn, theo sau là tên của người gửi chịu trách nhiệm về các email bạn muốn chặn. Chọn Xóa tin nhắn như hành động bạn muốn Thư thực hiện.
Hãy nhớ rằng Xóa tin nhắn hành động xóa tin nhắn cho tốt. Nếu bạn muốn gửi nó vào Thùng rác để giữ cho nó có thể truy cập được sau này, hãy chọn Chuyển tin nhắn vào Thùng rác của hộp thư là hành động ưa thích của bạn.
Lưu ý: Nếu bạn muốn sao chép chức năng "chặn người gửi" của Gmail, hãy sử dụng Di chuyển thư thay vào đó, hành động để chuyển các email vào thư mục Rác.
Quy tắc này cũng hữu ích để loại bỏ các thư được chuyển tiếp được gửi đến, chẳng hạn như các thành viên trong gia đình. Tất nhiên, nếu bạn không muốn nhận những tin nhắn như vậy, thì tốt nhất hãy cho người gửi biết về điều đó. Nếu điều đó không thể hoặc không hiệu quả, hãy để Thư lọc ra những thư đó và xóa chúng giúp bạn.
Trong khi bạn có thể thiết lập quy tắc riêng cho từng người gửi có email bạn muốn chặn, đó không phải là cách sạch nhất. Tốt hơn là bạn nên chỉnh sửa quy tắc hiện có để chèn một điều kiện mới cho mọi người gửi mới. Điều này hoạt động vì Nếu trình đơn thả xuống được đặt thành bất kỳ , có nghĩa là quy tắc hoạt động khi bất kỳ trong số các điều kiện được đáp ứng.
Nếu bạn muốn đặt lệnh cấm hàng loạt đối với chuyển tiếp, hãy thay thế Từ chứa điều kiện với Chủ đề bắt đầu bằng Fw: .
3. Đánh dấu email không phải nơi làm việc là đã đọc
Phần lớn email cá nhân của bạn rất có thể không nhạy cảm về thời gian. Cho đến khi bạn sẵn sàng xử lý những email đó, hãy ngăn chúng thu hút sự chú ý của bạn bằng cách đánh dấu chúng là đã đọc với quy tắc tiếp theo này.
Đặt Tài khoản làm tiêu chí của bạn và sau đó chọn tài khoản được liên kết với email cá nhân của bạn. Tiếp theo, đặt Đánh dấu là đã đọc như hành động cần thực hiện.
Bạn muốn đánh dấu tất cả tin nhắn từ tất cả tài khoản được đọc ngay sau khi chúng đến hộp thư đến của bạn? Trong trường hợp đó, hãy chọn Mọi tin nhắn thay vì Tài khoản từ Nếu menu thả xuống.
4. Sử dụng Tên miền để Nhận các Email Quan trọng
Có thể bạn sẽ muốn biết về mọi email đến từ ngân hàng của bạn, ngay cả khi đó là một bưu phẩm khuyến mại. Đối với các email liên quan đến công việc cũng vậy. Bạn có thể sử dụng một quy tắc để đảm bảo rằng bạn sẽ không bao giờ bỏ lỡ chúng.
Ví dụ:trong khi tôi nhận được nhiều email tại akshata@makeuseof.com , những thứ liên quan đến công việc của tôi luôn đến từ makeuseof.com . Để xác định điều kiện sau, tôi có thể thiết lập điều kiện sau: Từ chứa @ makeuseof.com .
Sau đó, tôi có thể đánh dấu các email đã lọc bằng cách thay đổi màu nền, phát âm thanh hoặc chuyển hướng chúng đến nơi khác.
Thay thế @ makeuseof.com ở trên với tên miền của công ty hoặc ngân hàng của bạn và bạn có thể sử dụng cùng một bộ lọc với kết quả tương tự.
5. Gửi các Email Công việc Quan trọng nhất tới Slack
Không phải tất cả các email đều cần bạn chú ý ngay lập tức. Có, ngay cả trong công việc. Nếu nhóm của bạn giao tiếp thông qua một ứng dụng như Slack, bạn có thể bỏ qua hộp thư đến của mình hầu hết thời gian. Để đảm bảo rằng các email siêu quan trọng, nếu có, không thoát khỏi thông báo của bạn, hãy chuyển tiếp chúng tới Slack với quy tắc tiếp theo này.
Đặt điều kiện để xác định email từ người quản lý của bạn hoặc cấp trên khác hoặc với một từ / cụm từ cụ thể trong chủ đề. Bây giờ chọn Chuyển tiếp tin nhắn làm hành động ưa thích của bạn và nhập địa chỉ "gửi tới Slack" vào trường được cung cấp.
Bạn có thể tìm thấy địa chỉ chuyển tiếp Slack của mình ở đâu?
Nó được ẩn trong [Your_Team_Name]> Tùy chọn> Tin nhắn &Phương tiện . Cuộn xuống phần Đưa email vào Slack và nó ở đó. Giờ đây, bạn sẽ có thể đọc các email được chuyển tiếp trong Slackbot!
6. Thu thập email bằng PDF
Từ hóa đơn và biên lai cho đến phần mềm đăng ký, bạn sẽ nhận được các tài liệu hữu ích dưới dạng PDF trong hộp thư đến của mình. Xem tất cả các email tương ứng đó ở một nơi với quy tắc tiếp theo này.
Đặt điều kiện để khớp với Loại tệp đính kèm là PDF và sử dụng Di chuyển tin nhắn hành động để cô lập các email có chứa PDF. Nếu bạn muốn đánh dấu email tại chỗ thay vì chuyển chúng vào một thư mục riêng biệt, hãy sử dụng Đặt màu thư hành động.
Bạn cũng có thể lọc email có các loại tệp đính kèm khác như tệp lưu trữ, bản trình bày và phim với quy tắc tương tự.
"Ngừng đánh giá quy tắc" có tác dụng gì?
Ở cuối Thực hiện các tác vụ sau , bạn có thể nhận thấy mục này: Ngừng đánh giá các quy tắc . Tự hỏi nó làm gì? Chà, nó giúp Mail xác định hướng hành động phù hợp để thực hiện khi các quy tắc xung đột.
Thực hiện quy tắc mặc định Tin tức từ Apple , Ví dụ. Nếu bạn tạo quy tắc mới có một hoặc nhiều điều kiện tương tự như điều kiện này, thì bất kỳ hành động nào bạn thêm vào quy tắc mới sẽ không được thực thi. Đó là vì Tin tức từ Apple quy tắc có Ngừng đánh giá quy tắc được gắn thẻ vào nó, điều này làm cho các hành động tiếp theo không hiệu quả.
Hãy minh họa bằng ví dụ thứ hai.
Giả sử bạn muốn đánh dấu tất cả các thư đến trong hộp thư là đã đọc, ngoại trừ các thư từ một địa chỉ email cụ thể có tên là hello@my_inbox.com . Bạn cũng muốn gắn cờ các thư từ địa chỉ này. Trong trường hợp này, các quy tắc sẽ trông như thế nào:
- Nếu Từ chứa hello@my_inbox.com , Đánh dấu là Bị gắn cờ đỏ và Ngừng đánh giá các quy tắc
- Nếu Mọi thư , Đánh dấu là đã đọc .
Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn bỏ qua Ngừng đánh giá các quy tắc hành động từ quy tắc đầu tiên? Tin nhắn từ hello@my_inbox.com sẽ được gắn cờ và cũng được đánh dấu là đã đọc.
Bây giờ, nếu bạn hoán đổi thứ tự của các quy tắc trong khi tạo chúng, tất cả các thư sẽ được đánh dấu là đã đọc. Những người từ hello@my_inbox.com sẽ được đánh dấu là đã đọc và được gắn cờ. Nếu bạn thêm Ngừng đánh giá các quy tắc hành động đối với quy tắc đầu tiên tại đây, các email từ hello@my_inbox.com sẽ được đánh dấu là đã đọc, nhưng sẽ không bị gắn cờ.
Hãy để Apple Mail thực hiện công việc nặng nhọc giúp bạn
Không phải chính hộp thư đến lộn xộn mới là vấn đề. Đó là bạn phải lội qua nó hàng ngày để tránh làm mất các tin nhắn quan trọng và giải đố tìm được đường đến với bạn.
Nếu bạn có các quy tắc, Mail sẽ làm nổi bật những gì bạn cần chú ý và giấu hoặc loại bỏ phần còn lại. Chuyển hướng các email quan trọng đến một hoặc hai vị trí an toàn và bạn sẽ thoải mái bỏ qua phần còn lại, thậm chí có thể mãi mãi !
Tất nhiên, các quy tắc là một cách sắp xếp email trong Apple Mail, nhưng bạn có thể thử một ứng dụng khách thay thế để có thêm tùy chọn.