Quá tải email là một vấn đề lớn trong những ngày này. Ngoài ra, email không chỉ là thông tin liên lạc mà nó còn quyết định phần lớn danh sách việc cần làm của bạn. Thêm vào đó, các thông báo liên tục có thể khiến bạn phân tâm. Tất cả chúng ta đều cần một cách để chế ngự email.
Thủ thuật để ngăn chặn một hộp thư đến tràn là thứ tự trong ngày. Ai tốt hơn để nói về nó hơn một người đàn ông đã tìm cách chế ngự Gmail từ năm 2006? Andy Mitchell là người sáng lập ActiveInbox, một ứng dụng để sắp xếp hộp thư đến Gmail của bạn.
Email vào buổi sáng:Đây là việc phải làm hay bạn chỉ nên sắp xếp để sau? Cái gì chiến lược tốt nhất để xử lý email khi bạn thức dậy ?
Andy: Tôi đã vật lộn với điều này trong nhiều năm.
- Nếu bạn thực hiện việc gửi email trước tiên, bạn sẽ bị cuốn vào và mất cả buổi sáng (hơi giống như xem video trên YouTube rồi theo dõi Những video liên quan xuống hố thỏ).
- Nhưng nếu bạn trì hoãn nó, bạn có thể sẽ bỏ lỡ điều gì đó quan trọng hoặc bị mắc kẹt vào thứ khác và không bao giờ quay lại với nó.
Câu trả lời là làm được cả hai điều đó! Mặc dù trong hai lần dễ dàng.
Đầu tiên, đạt được Inbox Zero bằng cách sử dụng phương pháp của David Allen, cho mỗi email:
- Nó có phải là rác không? Xóa đi.
- Bạn có thể trả lời sau 2 phút không? Sau đó, làm như vậy và xóa nó.
- Nếu không, hãy hành động sau. Gmail (với ActiveInbox) hoặc Outlook sẽ cho phép bạn chỉ định trạng thái ưu tiên. (Bạn có thể muốn trả lời tất cả các email quan trọng ngay lập tức)
Tại sao lại sử dụng Inbox Zero? Theo lời của Merlin Mann ...
"Đó là 'số không?' Không phải là có bao nhiêu thư trong hộp thư đến của bạn — mà là bộ não của chính bạn nằm trong hộp thư đến đó. Đặc biệt là khi bạn không muốn. "
Nó mang lại cho bạn một khởi đầu sạch sẽ để bắt đầu ngày mới của mình.
Mục hành động: Chọn một số điểm năng lượng thấp vào cuối ngày để hoàn thành email. Tôi ủng hộ việc buồn ngủ nửa giờ sau khi ăn trưa và ngay trước khi kết thúc một ngày. Thả vào danh sách email đã thực hiện của bạn và xem qua chúng.
Nên kiểm tra email thường xuyên hay định kỳ?
Andy: Tôi nghĩ rằng, nếu bạn làm theo cách tiếp cận Hộp thư đến số 0 ở trên, bạn có thể kiểm tra mỗi giờ hoặc lâu hơn để lưu ý những việc khẩn cấp, nhưng hãy trì hoãn bất kỳ điều gì cần thời gian thành các khối định kỳ hơn.
Tất nhiên, nếu bạn làm việc trong lĩnh vực bán hàng hoặc hỗ trợ khách hàng, bạn không có lựa chọn nào khác — email là cuộc sống của bạn!
Làm cách nào để bạn phân loại email giữa các nhiệm vụ, thông tin quan trọng và các công việc khác?
Andy: Đầu tiên, chỉ có hai danh mục lớn quan trọng: Đó là nhiệm vụ hay là tài liệu tham khảo? Mọi email khác sẽ bị xóa.
Sau đó, các nhiệm vụ có thể được nhóm theo trạng thái. Ví dụ. mức độ ưu tiên cao, mức độ ưu tiên thấp và "Đang chờ".
Danh sách "Đang chờ" là danh sách mạnh mẽ nhất, dành cho mọi thứ bị chặn trong khi bạn chờ người khác làm điều gì đó. Những email này thường là những email nằm sâu trong ứng dụng email của chúng tôi và chúng tôi hoàn toàn quên theo dõi.
Mục Hành động: Trong Gmail, giữ một nhãn; hoặc trong Outlook giữ một lá cờ; và khi bạn gửi một email mà bạn chắc chắn cần phản hồi, hãy đánh dấu nó. Sau đó, mỗi tuần một lần, bạn có thể vào danh sách Đang chờ của mình và đuổi theo những người chưa trả lời.
Có nên sử dụng email làm danh sách việc cần làm không?
Andy: Vâng!
Nếu các công việc đã đến trong hộp thư đến của bạn, thì đâu là lựa chọn thay thế? Bạn phải sao chép và dán chúng từ email của mình vào một hệ thống khác.
Đây là một nguyên nhân gây lãng phí thời gian và nhầm lẫn rất lớn, với các nhiệm vụ bị trùng lặp trong các hệ thống khác nhau. Vì lý do này, David Allen ủng hộ "các cạnh cứng" (một mục chỉ nên xuất hiện trong một danh sách) để giữ cho bộ não của bạn không gọn gàng và không bị căng thẳng.
Tất nhiên, nhược điểm chính của ứng dụng email khách thông thường là họ không xử lý tốt các tác vụ email đó. Do đó, ý tưởng ban đầu của ActiveInbox là email là nhiệm vụ . Không có sự tách biệt hoặc trùng lặp.
Mục Hành động: [Ghi chú của biên tập viên] Bạn có thể biến Gmail thành một bảng tác vụ giống như Trello với Sortd, mang lại cho bạn sự thoải mái với hộp thư đến thông thường của mình và thêm giao diện danh sách việc cần làm trong quá trình này.
Một số cách sử dụng email hiệu quả để ghi lại công việc là gì?
Andy: Nếu bạn muốn thêm một nhiệm vụ không bắt đầu dưới dạng email, chỉ cần gửi email cho chính bạn! Sau đó, bạn cần đánh dấu nó là một nhiệm vụ.
Với ActiveInbox, bạn có thể thay thế chủ đề của email bằng tên nhiệm vụ, đặt trạng thái và ngày đến hạn, thêm danh sách kiểm tra và ghi chú, đồng thời biến nó thành một phần của dự án. Nó biến Gmail thành một trình quản lý tác vụ đầy đủ.
Mục Hành động: Trong Gmail, bạn có thể đánh dấu một email bằng các dấu sao; với Hộp thư đến của Google, bạn có thể thêm lời nhắc hoặc báo lại email.
Hộp thư đến của chúng ta với tư cách là một danh sách công việc có trở thành một hệ thống khác cạnh tranh để thu hút sự chú ý không?
Andy: Đó chắc chắn là một hệ thống đang cạnh tranh để thu hút sự chú ý của chúng tôi, nhưng hộp thư đến của chúng tôi đã làm được điều đó. Vì vậy, nó không phải là một trong những khác. Thực tế là hộp thư đến của bạn đã là một danh sách nhiệm vụ, mà bạn không muốn nó đặc biệt, đó chính là lý do tại sao bạn nên đặt nó vào danh sách nhiệm vụ trung tâm của mình.
Luôn luôn dễ dàng hơn để bơi với dòng chảy. Bạn có thể cố gắng duy trì danh sách nhiệm vụ ở nơi khác, nhưng nếu phần lớn nhiệm vụ của bạn đến từ email, bạn có muốn tiếp tục chống lại nó, sao chép và dán email vào trình quản lý tác vụ khác của bạn và hét vào mặt những đồng nghiệp liên tục gửi email cho bạn không? Đừng chiến đấu với nó! Đặt email trở thành cốt lõi trong danh sách công việc của bạn.
Mục Hành động: [Ghi chú của người biên tập] Nếu bạn vẫn muốn sử dụng danh sách công việc bên ngoài, Todoist và Any.do cho phép bạn thêm công việc trực tiếp từ Gmail.
Hiệu quả sử dụng email là trách nhiệm cộng tác hay cá nhân? Nghi thức mà tất cả chúng ta nên tuân theo là gì?
Andy: Khi nói đến phép xã giao, câu trả lời chắc chắn là, chắc chắn là hợp tác. Cũng như mọi thứ khác trong xã hội, đó là việc tôn trọng người khác nhiều như chính bản thân bạn. [Ghi chú của người biên tập:Tương tự, có một số email được đảm bảo sẽ xúc phạm, tức giận hoặc làm phiền người nhận]
Mặc dù có vẻ lịch sự, tôi nghĩ rằng những email chỉ nói "cảm ơn!" hoặc "ok!" hoàn toàn là một sự lãng phí thời gian và do đó xấu xa.
Tuy nhiên, khi nói đến các công cụ cộng tác, đó lại là một vấn đề khác. Email vốn là một trải nghiệm cá nhân. Ít nhất để điều phối lịch trình của nhóm, bạn vẫn cần người quản lý dự án, công cụ CRM và IM.
Mục Hành động: Tôi là một fan hâm mộ của 3Sentences. Brevity tiết kiệm thời gian cho mọi người — kể cả bạn khi phải quét lại email trong tương lai. Trong khi đó, các email lung tung là lười biếng và thô lỗ.
Hỏi Andy Các câu hỏi liên quan đến email của bạn!
Andy Mitchell sẽ đọc các bình luận và sẽ trả lời bất kỳ câu hỏi nào của bạn về cách xử lý email của bạn. Bây giờ là cơ hội để bạn giải quyết vấn đề khó chịu đó!