Quá tải email là vấn đề lớn ngày nay. Ngoài ra, email không chỉ là giao tiếp, nó cũng lớn phần quyết định danh sách việc cần làm của bạn. Thêm vào đó, thông báo liên tục có thể gây phân tâm. Chúng ta đều cần cách để thuần phục email.
Mẹo ngăn hộp thư đến tràn ngập là lệnh của ngày. Ai phù hợp nói về nó hơn một người đã tìm cách thuần phục Gmail từ năm 2006? Andy Mitchell là người sáng lập ActiveInbox, một ứng dụng tổ chức hộp thư Gmail.
Email vào buổi sáng: Là bắt buộc, hay nên sắp xếp sau? Chiến lược tốt nhất đối phó email khi vừa thức dậy là gì?
Andy: Tôi đã vật lộn với điều này nhiều năm.
- Nếu bạn làm email đầu tiên, bạn bị cuốn vào và mất cả buổi sáng (hơi giống xem video YouTube rồi theo dõi video liên quan xuống hang thỏ).
- Nhưng nếu trì hoãn, bạn có thể bỏ lỡ điều quan trọng, hoặc mắc kẹt vào việc khác và không bao giờ quay lại email.
Câu trả lời là làm cả hai! Tuy nhiên trong hai lần nhỏ dễ dàng.
Trước tiên, đạt Inbox Zero bằng cách tiếp cận của David Allen, cho mỗi email:
- Là rác? Xóa nó.
- Có thể trả lời trong 2 phút? Làm ngay & xóa nó.
- Nếu không, xử lý sau. Gmail (với ActiveInbox) hoặc Outlook cho bạn chỉ định trạng thái ưu tiên. (Bạn có thể muốn trả lời ngay tất cả email quan trọng)
Tại sao phải Inbox Zero? Theo lời Merlin Mann...
"'Zero' đó? Nó không phải là số tin nhắn trong hộp thư đến của bạn—đó là bao nhiêu bộ não của bạn trong hộp thư đó. Đặc biệt khi bạn không muốn nó ở đó."
Nó cho bạn khởi đầu sạch để tiếp tục ngày của bạn.
Hành Động: Chọn vài thời điểm năng lượng thấp sau trong ngày để xử lý email. Tôi đề xuất nửa giờ buồn ngủ sau trưa, và ngay trước khi kết thúc ngày. Đi vào danh sách email đã xử lý, và xé melalui chúng.
Email có nên kiểm tra thường xuyên hay định kỳ?
Andy: Tôi nghĩ, nếu bạn theo cách Inbox Zero ở trên, bạn có thể kiểm tra mỗi giờ để nắm bắt việc gấp, nhưng trì hoãn những việc tốn thời gian thành các khối định kỳ.
Tất nhiên, nếu bạn làm bán hàng hoặc hỗ trợ khách hàng bạn không có lựa chọn—email là cuộc đời bạn!
Làm thế nào phân loại email giữa nhiệm vụ, thông tin quan trọng, và công việc khác?
Andy: Trước hết, chỉ có hai loại lớn quan trọng: Là nhiệm vụ, hay là tài liệu tham khảo? Mọi email khác đơn giản bị xóa.
Sau đó nhiệm vụ có thể nhóm theo trạng thái. Ví dụ: ưu tiên cao, ưu tiên thấp, và "Đang Chờ".
Danh sách "Đang Chờ" là mạnh mẽ nhất, cho mọi thứ bị chặn khi bạn chờ người khác làm gì. Những email này thường chìm vào sâu thẳm của email client, và chúng ta hoàn toàn quên theo dõi.
Hành Động: Trong Gmail, giữ nhãn; hoặc trong Outlook giữ cờ; và khi bạn gửi email chắc chắn cần phản hồi, hãy đánh dấu. Sau đó mỗi tuần, bạn có thể vào danh sách Đang Chờ và nhắc nhở mọi người chưa trả lời.
Email có nên dùng làm danh sách việc cần làm?
Andy: Có!
Nếu nhiệm vụ đã đến hộp thư đến, cái khác là gì? Bạn phải copy & paste chúng từ email sang hệ thống khác.
Đây là nguồn lớn lãng phí thời gian và nhầm lẫn, với nhiệm vụ bị trùng lặp trong các hệ thống khác nhau. Vì lý do này, David Allen ủng hộ "cạnh cứng" (mục chỉ xuất hiện trong một danh sách) để giữ bộ não không rối rắm và không căng thẳng.
Tất nhiên, nhược điểm chính với email client thông thường là chúng không giỏi xử lý những nhiệm vụ email đó. Do đó, ý tưởng ban đầu của ActiveInbox là email là nhiệm vụ. Không có sự tách biệt hay trùng lặp.
Hành Động: [Ghi Chú Biên Tập] Bạn có thể biến Gmail thành bảng nhiệm vụ kiểu Trello với Sortd, cho bạn sự thoải mái của hộp thư đến thường xuyên và thêm giao diện danh sách việc cần làm.
Một số cách hiệu quả dùng email ghi nháp nhiệm vụ?
Andy: Nếu bạn muốn thêm nhiệm vụ không bắt đầu từ email, chỉ cần gửi email cho chính bạn! Sau đó bạn cần đánh dấu nó là nhiệm vụ.
Với ActiveInbox, bạn có thể thay chủ đề email bằng tên nhiệm vụ, đặt trạng thái & ngày đến hạn, thêm danh sách kiểm tra & ghi chú, và làm nó thành một phần của dự án. Nó biến Gmail thành trình quản lý nhiệm vụ đầy đủ.
Hành Động: Trong Gmail, bạn có thể đánh dấu email bằng sao; với Google Inbox bạn có thể thêm nhắc nhở hoặc hoãn email.
Hộp thư đến làm danh sách nhiệm vụ có trở thành hệ thống khác cạnh tranh sự chú ý?
Andy: Chắc chắn nó là hệ thống cạnh tranh sự chú ý, nhưng hộp thư đến đã làm vậy rồi. Vì vậy nó không phải hệ thống khác. Thực tế hộp thư đến đã là danh sách nhiệm vụ, mà bạn không đặc biệt muốn nó như vậy, chính là lý do bạn nên làm nó thành danh sách nhiệm vụ trung tâm.
Luôn dễ bơi theo dòng chảy. Bạn có thể thử duy trì danh sách nhiệm vụ nơi khác, nhưng nếu phần lớn nhiệm vụ đến từ email, bạn có muốn tiếp tục chống lại nó, copy & paste email vào trình quản lý nhiệm vụ khác và hét lên với đồng nghiệp luôn email cho bạn? Đừng chống lại! Làm email thành lõi của danh sách nhiệm vụ.
Hành Động: [Ghi chú biên tập] Nếu bạn vẫn muốn dùng danh sách nhiệm vụ bên ngoài, Todoist và Any.do cho phép thêm nhiệm vụ trực tiếp từ Gmail.
Hiệu quả email là trách nhiệm cộng tác hay cá nhân? Etiquette nào chúng ta nên tuân theo?
Andy: Khi nói đến etiquette, câu trả lời chắc chắn, chắc chắn là cộng tác. Giống mọi thứ khác trong xã hội, đó là tôn trọng người khác cũng như bản thân. [Ghi chú biên tập: Tương tự, có những email chắc chắn gây xúc phạm, giận dữ hoặc khó chịu cho người nhận]
Dù dường như lịch sự, tôi nghĩ email chỉ nói "cảm ơn!" hay "được!" là lãng phí thời gian hoàn toàn, và do đó là xấu.
Tuy nhiên khi nói đến công cụ cộng tác, đó là chuyện khác. Email vốn là trải nghiệm đơn độc. Ít nhất để điều phối lịch trình nhóm, bạn vẫn cần trình quản lý dự án, CRM và công cụ IM.
Hành Động: Tôi là fan của 3Sentences. Ngắn gọn tiết kiệm thời gian cho mọi người—kể cả bạn khi phải đọc lại email sau. Trong khi email lan man là lười biếng và thô lỗ.
Hỏi Andy Câu Hỏi Liên Quan Email Của Bạn!
Andy Mitchell sẽ đọc bình luận và trả lời bất kỳ câu hỏi nào bạn có về cách xử lý email. Bây giờ là cơ hội để giải quyết vấn đề phiền toái đó!