Gmail — hộp thư của cuộc đời chúng ta, khe chứa thư của công việc — là không thể thiếu đối với hàng triệu người muốn giữ việc hàng ngày井井有条。Về mặt email client, Gmail gần năm nay đã khá giỏi trong việc chia luồng email vô tận thành các thẻ (tag) và nhãn (label) khác nhau, không kể việc giữ spam ở xa.
Nhưng dù Gmail làm tốt việc của nó, vẫn còn nhiều việc nhỏ bạn có thể làm để hộp thư gọn gàng hơn, đảm bảo mọi email đi đến đúng chỗ và bạn không bị bất ngờ không mong muốn.
Chuyển nhãn thành hộp thư riêng
Tôi nhận được nhiều email tôi coi đủ quan trọng để xem ở một lúc nào đó nhưng không quá quan trọng để chúng lẻn lên đỉnh hộp thư "Chính" (Primary) luôn. Ví dụ, tôi nhận một đống email từ công ty PR game đôi khi chứa thông tin liên quan đến tôi, nhưng tôi muốn lọc chúng theo thời gian của mình.
Cho việc này, tôi thiết lập nhãn "Games PR", và cho email đó bỏ qua hộp thư đến (Skip the Inbox). Điều này thực chất làm "Games PR" thành một hộp thư riêng bị động thu thập các email này nên tôi không bị thông báo khi chúng đến và có thể xem chúng khi rảnh.
Để làm điều này, bạn có thể bắt đầu bằng cách nhấp vào ô kiểm bên cạnh một (hoặc vài) email bạn muốn tạo hộp thư mới cho, sau đó nhấp biểu tượng menu ba chấm ngay dưới hộp tìm kiếm Gmail và chọn "Lọc tin nhắn như thế này" (Filter messages like these).
Một hộp sẽ bật lên hiển thị người gửi email đó. Bạn có thể phức tạp hơn ở đây và lọc email theo dòng chủ đề (subject) hoặc thậm chí dựa trên từ khóa chúng chứa, nhưng chúng ta giữ đơn giản cho việc thiết lập bộ lọc cho email từ người gửi cụ thể.
Khi sẵn sàng, nhấp "Tạo bộ lọc" (Create filter) sẽ hiện ra một loạt tùy chọn về những gì bạn thực sự muốn làm với email đã chọn. Trong trường hợp tôi, tôi tích "Bỏ qua hộp thư đến" (Skip the Inbox) và "Áp dụng nhãn" (Apply the label), sau đó bên cạnh "Áp dụng nhãn", tôi chọn nhãn "Games PR". (Bạn sẽ có tùy chọn tạo nhãn mới ở đây nếu chưa tồn tại.)
Ở dưới cùng hộp này bạn cũng có thể chọn tùy chọn áp dụng bộ lọc cho tất cả email trước đó phù hợp tiêu chí, nên tất cả email quá khứ từ người nhận này cũng sẽ được gửi sang hộp thư Games PR.
Lưu ý: tạo nhãn bản thân không "di chuyển" email sang hộp thư khác. (Đó là tùy chọn "Bỏ qua hộp thư đến" làm việc đó thực sự.) Bạn có thể có nhiều nhãn cho một số email nếu muốn, và các nhãn này xuất hiện ở khung bên trái Gmail.
Quản lý cài đặt hộp thư và bộ lọc
Có nhiều thuật toán bí ẩn quyết định Gmail đặt email ở đâu trong hộp thư của bạn. Nhưng bạn có thể giúp Gmail một chút bằng cách dùng nhãn "Quan trọng" (Important) nhỏ bên cạnh email. Đó là biểu tượng mũi tên vàng hoặc xám giữa ngôi sao và tên người gửi.
Nếu nó vàng, email đó được coi quan trọng và sẽ ghi đè bất kỳ bộ lọc nào để xuất hiện trong hộp thư Chính (Primary). Nếu nó xám, nghĩa là "không quan trọng" và sẽ hoạt động theo quy tắc bộ lọc của bạn. Nhấp vào biểu tượng để chuyển đổi giữa xám và vàng, tùy theo bạn coi email đó quan trọng hay không. Điều này sẽ giúp Google đánh giá tầm quan trọng của email tương lai.
Nếu bạn không muốn Google dùng sáng kiến về tầm quan trọng email, nhấp "Cài đặt -> Hộp thư đến" (Settings -> Inbox), và ở dưới cùng chọn "Không ghi đè bộ lọc" (Don't override filters). Bên cạnh tiêu đề "Dấu hiệu tầm quan trọng" (Importance markers), bạn cũng có thể bảo Google không dùng dấu hiệu hoàn toàn và không dùng hành động quá khứ để dự đoán tầm quan trọng email.
Khi đang ở Cài đặt, nhấp "Bộ lọc và địa chỉ bị chặn" (Filters and blocked addresses) để xem tất cả cài đặt bộ lọc bạn đã thiết lập. Ở đây bạn có thể chỉnh sửa và xóa tất cả bộ lọc hiện có, dẫn đến màn hình giống như chúng ta đã nói dưới tiêu đề "Chuyển nhãn thành hộp thư riêng".
Hủy đăng ký email marketing và bản tin
Quá nhiều năm, bạn có thể đã đăng ký hàng tấn email marketing phổ biến đến mức chúng thành "nhiễu nền" không mong muốn của hộp thư. Thay vì thiết lập quy tắc xử lý email này khi chúng đến (tự động xóa, ví dụ), bạn nên đảm bảo chúng không được gửi từ đầu bằng cách hủy đăng ký (unsubscribe).
Mọi email marketing/bản tin bạn nhận đều nên có tùy chọn "Hủy đăng ký" (Unsubscribe) ở dưới cùng. Thường là chữ rất nhỏ và nhấp vào sẽ dẫn bạn đến trang web gửi nó. Thường, chỉ nhấp nút này đủ để hủy đăng ký, nhưng một số trang làm phiền bằng cách bắt bạn đăng nhập để làm. Dù sao, quy trình nhanh và cắt đứt email ở nguồn.
Trong hầu hết trường hợp, Gmail giỏi lọc loại email này và ném vào danh mục "Khuyến mãi" (Promotions), có thể chọn ở đỉnh hộp thư. Vì vậy, hãy duyệt tab Khuyến mãi, tìm những "kẻ phá hoại" lớn nhất, và bắt đầu hủy đăng ký!
Kết luận
Còn nhiều cách khác quản lý hộp thư Gmail, nhưng những cái trên ít nhất cho bạn ý tưởng cách đưa nó về trật tự. Tôi tin tưởng các phương pháp trên và không dùng cái khác, và thấy hộp thư của tôi trở thành nơi "hạnh phúc" hơn kết quả. Bạn quản lý hộp thư Gmail như thế nào? Có plugin nào khuyến nghị? Cho chúng tôi biết!