Gmail - hộp thư đến trong cuộc sống của chúng ta, chuồng chim bồ câu trong công việc kinh doanh của chúng ta - là một phần không thể thiếu đối với hàng triệu người trong số chúng ta đang tìm cách giữ cho các công việc hàng ngày của mình được ngăn nắp. Khi ứng dụng email ra đời, Gmail đã trở nên khá tốt trong những năm gần đây trong việc phân chia dòng email vô tận thành các thẻ và nhãn khác nhau, chưa kể đến việc tránh xa spam.
Nhưng mặc dù Gmail làm rất tốt công việc của mình, bạn vẫn có thể làm rất nhiều việc nhỏ để làm cho hộp thư đến của mình gọn gàng hơn nữa, đảm bảo rằng tất cả các email đều đến đúng nơi và bạn không nhận được bất kỳ điều gì bất ngờ không mong muốn.
Chuyển Nhãn thành Hộp thư đến
Tôi nhận được rất nhiều email mà tôi cho là đủ quan trọng để xem xét tại một số thời điểm nhưng không quá quan trọng đến mức tôi muốn chúng luôn xuất hiện ở đầu hộp thư đến "Chính" của mình. Ví dụ:tôi nhận được cả đống email từ các công ty PR về trò chơi mà đôi khi chứa thông tin khiến tôi quan tâm, nhưng tôi muốn chọn lọc chúng trong thời gian của riêng mình.
Để làm được điều này, tôi đã thiết lập nhãn "Trò chơi PR" và yêu cầu những email đó bỏ qua hộp thư đến. Về cơ bản, điều này làm cho Trò chơi PR trở thành một hộp thư đến riêng biệt thu thập những email này một cách thụ động, vì vậy tôi không nhận được thông báo khi chúng đến và có thể xem chúng trong thời gian của riêng tôi.
Để làm điều này. bạn có thể bắt đầu bằng cách nhấp vào hộp kiểm bên cạnh một (hoặc một số) email bạn muốn tạo hộp thư đến mới, sau đó nhấp vào biểu tượng menu ba chấm ngay dưới hộp tìm kiếm của Gmail và chọn “Lọc những thư như thế này.”
Một hộp sẽ bật lên hiển thị những người gửi email đó. Bạn có thể tìm hiểu nội dung phức tạp hơn ở đây và lọc email theo dòng chủ đề hoặc thậm chí bộ lọc dựa trên những từ chúng bao gồm, nhưng chúng tôi chỉ giữ cho nó đơn giản ngay bây giờ và thiết lập bộ lọc cho email từ những người gửi cụ thể.
Khi bạn đã sẵn sàng, hãy nhấp vào “Tạo bộ lọc”, thao tác này sẽ hiển thị một loạt các tùy chọn liên quan đến những gì bạn thực sự muốn làm với các email đã chọn. Trong trường hợp của tôi, tôi chọn hộp “Bỏ qua hộp thư đến” và hộp “Áp dụng nhãn”, sau đó bên cạnh “Áp dụng nhãn”, tôi chọn nhãn “Trò chơi PR”. (Bạn sẽ nhận được tùy chọn để tạo nhãn mới tại đây nếu nhãn chưa tồn tại.)
Ở cuối hộp này, bạn cũng có thể chọn tùy chọn áp dụng bộ lọc cho tất cả các email trước đó phù hợp với tiêu chí, vì vậy tất cả các email trước đây từ những người nhận này cũng sẽ được gửi đến hộp thư PR Trò chơi.
Lưu ý :bản thân việc tạo nhãn không “di chuyển” email đến các hộp thư đến khác. (Đó là tùy chọn “Bỏ qua hộp thư đến” thực hiện điều này một cách hiệu quả.) Bạn có thể có nhiều nhãn cho một số email nhất định nếu muốn và các nhãn này xuất hiện ở ngăn bên trái của Gmail.
Quản lý Cài đặt Hộp thư đến và Bộ lọc
Có rất nhiều thuật toán bí ẩn chỉ định vị trí Gmail đặt chúng trong hộp thư đến của bạn. Nhưng bạn có thể giúp Gmail ở một mức độ nào đó bằng cách sử dụng nhãn nhỏ "Quan trọng" bên cạnh email. Đó là biểu tượng mũi tên màu vàng hoặc xám giữa ngôi sao và tên người gửi.
Nếu nó có màu vàng, email đó được coi là quan trọng và sẽ ghi đè mọi bộ lọc để xuất hiện trong Hộp thư đến chính của bạn. Nếu nó có màu xám, điều đó có nghĩa là nó "không quan trọng" và sẽ hoạt động theo các quy tắc bộ lọc của bạn. Nhấp vào biểu tượng để chuyển nó giữa màu xám và màu vàng, tùy thuộc vào việc bạn có cho rằng email đó quan trọng hay không. Điều này sẽ giúp Google đánh giá tầm quan trọng của các email trong tương lai.
Nếu bạn không muốn Google sử dụng sáng kiến của mình về tầm quan trọng của email, hãy nhấp vào “Cài đặt -> Hộp thư đến” và chọn “Không ghi đè bộ lọc” ở dưới cùng. Bên cạnh tiêu đề "Các điểm đánh dấu quan trọng", bạn cũng có thể yêu cầu Google không sử dụng các điểm đánh dấu hoàn toàn và không sử dụng các hành động trước đây của bạn để dự đoán mức độ quan trọng của email.
Khi bạn đang ở trong Cài đặt, hãy nhấp vào “Bộ lọc và địa chỉ bị chặn” để xem tất cả các cài đặt bộ lọc bạn đã thiết lập. Tại đây, bạn có thể chỉnh sửa và xóa tất cả các bộ lọc hiện có của mình, dẫn đến cùng một màn hình mà chúng ta đã đề cập trong tiêu đề "Chuyển nhãn thành hộp thư đến".
Hủy đăng ký nhận Bản tin và Email Tiếp thị
Trong những năm qua, bạn có thể đã đăng ký hàng tấn email tiếp thị phổ biến đến mức chúng trở thành tiếng ồn nền không mong muốn trong hộp thư đến của bạn. Thay vì đặt ra các quy tắc về việc phải làm với những email này khi chúng đến (ví dụ:tự động xóa), bạn nên đảm bảo rằng chúng không được gửi ngay từ đầu bằng cách hủy đăng ký nhận chúng.
Mỗi email tiếp thị / bản tin mà bạn nhận được phải có tùy chọn “Hủy đăng ký” ở dưới cùng. Đây thường là văn bản rất nhỏ và nhấp vào nó sẽ liên kết bạn đến trang web gửi nó. Thông thường, chỉ cần nhấp vào nút này là đủ để hủy đăng ký, nhưng một số trang web khiến nó trở nên phiền toái hơn bằng cách yêu cầu bạn đăng nhập để làm điều đó. Dù bằng cách nào, đây cũng là một quá trình nhanh chóng và cắt những email đó tại nguồn.
Trong hầu hết các trường hợp, Gmail rất giỏi trong việc lọc những loại email này và đưa chúng vào danh mục "Quảng cáo", có thể chọn được ở đầu Hộp thư đến của bạn. Vì vậy, hãy chuyển qua tab Quảng cáo đó, tìm kiếm những người vi phạm nhiều nhất và bắt đầu hủy đăng ký!
Kết luận
Có rất nhiều cách khác để quản lý hộp thư đến Gmail của bạn, nhưng những cách này ít nhất cũng phải cung cấp cho bạn ý tưởng về cách sắp xếp nó theo thứ tự. Tôi thề bằng các phương pháp trên chứ không phải gì khác và kết quả là hộp thư đến của tôi trở thành một nơi hạnh phúc hơn. Bạn quản lý hộp thư đến Gmail của mình như thế nào? Bất kỳ plugin nào bạn đề xuất? Hãy cho chúng tôi biết!