Hộp thư Gmail của bạn có thể đã phù hợp với hệ thống tiêu chuẩn bạn áp dụng, nhưng đồng bộ hóa nó với Google Tasks sẽ đưa nó đến mức độ mới.
Bạn có thể sử dụng Google Tasks trong Gmail để ưu tiên các email cần hành động thành các danh sách cụ thể. Tìm hiểu cách biến email thành nhiệm vụ và tạo danh sách việc cần làm ngay trong hộp thư đến.
Google Tasks là gì?
Google Tasks là một ứng dụng được tích hợp vào hầu hết các sản phẩm Gsuite của bạn. Nó cũng có dưới dạng ứng dụng độc lập bạn có thể tải xuống điện thoại. Nó giúp bạn tạo danh sách việc cần làm bằng cách cho phép thêm và quản lý nhiệm vụ mà không cần rời khỏi hộp thư đến.
Ứng dụng này giúp dễ dàng ghi lại các việc hàng ngày như dọn dẹp nhà cửa hoặc đi chợ. Tuy nhiên, nó cũng giúp dễ dàng tích hợp email của bạn như các nhiệm vụ. Bạn có thể tách biệt email ưu tiên cao và thấp mà không cần lưu trữ hoặc xóa chúng.
Ngoài ra, sử dụng Tasks giúp bạn quản lý tất cả các mục cần hành động từ một vị trí trung tâm thay vì chuyển đổi giữa Google Calendar, Gmail, Google Docs và Google Sheets.
Bạn có thể sử dụng nó miễn phí, và nó đã là một phần của hộp thư đến Gmail. Đây là một tính năng thiết yếu của Gmail để tăng năng suất.
Cách thêm nhiệm vụ trong Gmail
Sau khi đăng nhập vào tài khoản Gmail, bạn sẽ thấy thanh bên bên phải, bao gồm biểu tượng Google Tasks. Nhấp vào biểu tượng này để mở ứng dụng.
Thêm nhiệm vụ mới trong Gmail
- Nhấp Thêm nhiệm vụ.
- Nhập tiêu đề và nhấp enter.
- Nhấp vào biểu tượng Bút chì.
- Điền mô tả, thêm ngày và giờ, hoặc thêm nhiệm vụ con.
- Nhấp mũi tên quay lại.
Khi bạn thêm nhiệm vụ ban đầu, bạn chỉ cần điền tiêu đề, nhưng nếu bạn muốn thêm thông tin cho nhiệm vụ, hãy nhấp vào biểu tượng bút chì.
Điều này cho phép bạn thêm mô tả cho nhiệm vụ, thêm ngày và giờ cụ thể, và thêm nhiệm vụ con.
Thêm ngày và giờ sẽ tự động đồng bộ nhiệm vụ với Google Calendar và tạo sự kiện cho nhiệm vụ.
Điều này hoạt động tốt với danh sách đầy đủ các tích hợp Gsuite từ Google. Thêm nhiệm vụ con sẽ tạo thêm nhiệm vụ dưới nhiệm vụ gốc. Nếu bạn có dự án lớn, bạn cần chia nhỏ thành các phần nhỏ hơn.
Thêm email vào Google Tasks
- Mở Google Tasks.
- Kéo và thả email vào Tasks.
Email của bạn tự động được thêm vào Tasks sau khi bạn kéo nó vào đúng khu vực. Bạn vẫn có thể chỉnh sửa nhiệm vụ với các tùy chọn giống như trước, ngoại trừ lần này Google đã thêm liên kết đến email trong nhiệm vụ của bạn.
Khi bạn nhấp vào liên kết email, nó sẽ mở email đó bên trong hộp thư đến. Điều này giúp dễ dàng xem chi tiết email mà không cần tìm kiếm trong hộp thư đến.
Quản lý Google Tasks của bạn
Tận hưởng trải nghiệm đầy đủ từ Google Tasks bằng cách sắp xếp lại thứ tự nhiệm vụ, đổi tên danh sách, xóa danh sách, xóa nhiệm vụ, học phím tắt, sao chép nhắc nhở, và hơn thế nữa.
Tổ chức lại danh sách việc cần làm có thể giúp giữ các mục ưu tiên cao không bị lạc quên.
Để làm điều này, nhấp và kéo các mục theo thứ tự bạn cần. Bạn thậm chí có thể kéo các mục vào nhiệm vụ con để chúng rơi dưới nhiệm vụ cha, hoặc lấy nhiệm vụ con và biến chúng thành nhiệm vụ cha.
Để sắp xếp danh sách theo ngày, nhấp vào ba chấm và chọn Ngày. Bạn cũng có thể quay lại thứ tự tùy chỉnh bằng cách nhấp vào Thứ tự của tôi.
Bạn cũng có thể xem tất cả các nhiệm vụ bạn đã đánh dấu hoàn thành. Nhấp vào mũi tên ở dưới cùng Tasks.
Từ đây, bạn có thể xóa các nhiệm vụ hoàn thành cụ thể hoặc đánh dấu nhiệm vụ chưa hoàn thành để nó hiển thị lại trên màn hình chính. Bạn có thể xóa hàng loạt các nhiệm vụ từ menu tùy chọn.
Điều khiến Google Tasks mạnh mẽ là khả năng tạo các danh sách khác nhau cho các nhiệm vụ bạn có. Ví dụ, bạn có thể tạo danh sách riêng cho công việc, cá nhân và mua sắm.
Tạo và quản lý danh sách trong Google Tasks
- Nhấp Nhiệm vụ của tôi.
- Nhấp Tạo danh sách mới.
- Nhập tên danh sách.
- Nhấp Xong.
Sau khi tạo danh sách, Google Tasks sẽ tự động mở danh sách mới và bạn có thể bắt đầu thêm nhiệm vụ ngay lập tức.
Để chuyển về danh sách khác, nhấp vào Nhiệm vụ của tôi lại và chọn danh sách bạn muốn. Bạn có thể sắp xếp lại thứ tự danh sách bằng cách nhấp vào sáu chấm và kéo danh sách đến vị trí bạn muốn.
Bạn có thể đổi tên danh sách bất kỳ lúc nào, và cũng có thể xóa toàn bộ danh sách nếu muốn. Nếu bạn cần thay đổi nhiệm vụ từ danh sách này sang danh sách khác, nhấp vào biểu tượng bút chì và chọn danh sách đúng từ menu thả xuống.
Bạn có thể sắp xếp lại danh sách bằng các phương pháp đã nêu. Để thoát màn hình nhiệm vụ, nhấp vào X ở góc trên bên phải, thanh bên sẽ biến mất, chỉ còn lại các biểu tượng để truy cập dễ dàng.
Các tích hợp nhiệm vụ khác
Google Tasks được tích hợp vào Google Calendar, Google Docs, Google Drive, Google Sheets và Google Slides.
Các tích hợp này cho phép bạn thêm liên kết đến các tệp cụ thể bạn có thể cần truy cập để hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể. Khi bạn nhấp vào các liên kết này, bạn sẽ tự động mở tệp hoặc tài liệu trong một thẻ riêng biệt và vẫn có ứng dụng Google Tasks accessible.
Điều này sẽ hợp lý hóa hiệu quả và khả năng làm nhiều việc hơn bằng cách có mọi thứ bạn cần ở một vị trí. Bạn sẽ nhận được thông báo cho nhiệm vụ nếu bạn thiết lập thời gian và ngày cụ thể từ lịch.
Hợp nhất các nhiệm vụ của bạn
Google Tasks là một cách hiệu quả để hợp lý hóa toàn bộ hộp thư đến và sản phẩm Gsuite. Bạn có thể ưu tiên các mục cần hành động mà không cần quản lý toàn bộ hộp thư đến.
Bằng cách tích hợp Google Tasks với phần còn lại của sản phẩm Gsuite, bạn sẽ có một danh sách việc cần làm tập trung mà không cần đăng nhập vào nhiều nền tảng. Hãy tổ chức từ một vị trí, bất kể bạn ở đâu trên thế giới.