Gmail của bạn có thể đã khớp với hệ thống tiêu chuẩn mà bạn đã áp dụng, nhưng việc đồng bộ hóa nó với Google Task sẽ đưa nó lên một cấp độ tiếp theo.
Bạn có thể sử dụng Google Task trong Gmail để ưu tiên các email có thể hành động vào danh sách cụ thể. Tìm hiểu cách biến email của bạn thành công việc và tạo danh sách việc cần làm ngay trong hộp thư đến của bạn.
Google Task là gì?
Google Tasks là một ứng dụng được tích hợp vào hầu hết các sản phẩm Gsuite của bạn. Nó cũng đi kèm như một ứng dụng độc lập mà bạn có thể tải xuống điện thoại của mình. Nó giúp bạn tạo danh sách việc cần làm bằng cách cho phép bạn thêm và quản lý công việc mà không cần rời khỏi hộp thư đến của mình.
Ứng dụng giúp bạn dễ dàng nắm bắt các công việc hàng ngày như dọn dẹp nhà cửa hay đi chợ. Tuy nhiên, nó cũng giúp bạn dễ dàng tích hợp các email của bạn làm nhiệm vụ hơn. Bạn có thể tách các email có mức độ ưu tiên cao và mức độ ưu tiên thấp mà không cần lưu trữ hoặc xóa chúng.
Ngoài ra, sử dụng Tasks giúp bạn quản lý tất cả các mục có thể hành động của mình từ một vị trí trung tâm thay vì chuyển đổi giữa Lịch Google, Gmail, Google Tài liệu và Google Trang tính.
Bạn có thể sử dụng nó miễn phí và nó đã là một phần của hộp thư đến Gmail của bạn. Đây là một tính năng thiết yếu của Gmail để tăng năng suất.
Cách Thêm Công việc trong Gmail
Sau khi đăng nhập vào tài khoản Gmail của mình, bạn sẽ thấy một thanh bên ở phía bên phải, bao gồm một biểu tượng cho Google Tasks. Nhấp vào biểu tượng này để mở ứng dụng.
Thêm Công việc Mới trong Gmail
- Nhấp vào Thêm công việc .
- Nhập tiêu đề và nhấp vào nhập .
- Nhấp vào Biểu tượng bút chì .
- Điền vào mô tả, thêm ngày và giờ hoặc thêm các nhiệm vụ phụ.
- Nhấp vào mũi tên quay lại .
Khi bạn thêm nhiệm vụ lần đầu, bạn sẽ chỉ được yêu cầu điền vào tiêu đề, nhưng nếu bạn muốn thêm thông tin vào nhiệm vụ, hãy nhấp vào biểu tượng bút chì.
Điều này sẽ cho phép bạn thêm mô tả cho nhiệm vụ của mình, thêm ngày giờ cụ thể và thêm các nhiệm vụ phụ.
Việc thêm ngày và giờ sẽ tự động đồng bộ hóa nhiệm vụ của bạn với Lịch Google và tạo sự kiện cho nhiệm vụ.
Điều này có thể hoạt động tốt với danh sách đầy đủ các tích hợp Gsuite từ Google. Thêm một nhiệm vụ phụ sẽ tạo ra nhiều nhiệm vụ hơn bên dưới nhiệm vụ ban đầu của bạn. Trong trường hợp bạn có một dự án lớn hơn, bạn cần chia nó thành nhiều phần nhỏ hơn.
Thêm Email vào Google Task
- Mở Google Tasks .
- Nhấp và kéo email vào Nhiệm vụ.
Email của bạn sẽ tự động được thêm vào Task sau khi bạn kéo nó vào đúng khu vực. Bạn vẫn có thể chỉnh sửa công việc với các tùy chọn giống như trước đây, ngoại trừ lần này, Google đã thêm một liên kết đến email trong công việc của bạn.
Khi bạn nhấp vào liên kết email, nó sẽ mở ra email đó bên trong hộp thư đến của bạn. Điều này giúp bạn dễ dàng xem chi tiết của email mà không cần phải tìm kiếm nó trong hộp thư đến của bạn.
Quản lý Google Tasks của bạn
Tận hưởng trải nghiệm đầy đủ từ Google Task của bạn bằng cách sắp xếp lại thứ tự công việc, đổi tên danh sách, xóa danh sách, xóa công việc, tìm hiểu các phím tắt, sao chép lời nhắc, v.v.
Sắp xếp lại danh sách việc cần làm của bạn có thể giúp ngăn các mục ưu tiên hàng đầu, để chúng không bị thất lạc hoặc quên.
Để thực hiện việc này, hãy nhấp và kéo các mục của bạn theo đúng thứ tự bạn cần. Bạn thậm chí có thể kéo các mục vào nhiệm vụ phụ để chúng thuộc nhiệm vụ mẹ hoặc bạn có thể nhận nhiệm vụ phụ của mình và đặt chúng thành nhiệm vụ mẹ của chúng.
Để sắp xếp danh sách của bạn theo ngày, hãy nhấp vào ba dấu chấm và chọn Ngày . Bạn cũng có thể hoàn nguyên về đơn đặt hàng tùy chỉnh của mình bằng cách nhấp vào Đơn đặt hàng của tôi .
Bạn cũng có thể xem tất cả các nhiệm vụ mà bạn đã đánh dấu là hoàn thành. Nhấp vào mũi tên ở cuối Nhiệm vụ của bạn.
Từ đây, bạn có thể xóa các nhiệm vụ đã hoàn thành cụ thể hoặc đánh dấu một nhiệm vụ chưa hoàn thành để nó hiển thị trở lại trên màn hình chính. Bạn có thể xóa hàng loạt các tác vụ này khỏi menu tùy chọn.
Điều làm cho Google Tasks trở nên mạnh mẽ là khả năng tạo các danh sách khác nhau cho các nhiệm vụ bạn có. Ví dụ:bạn có thể tạo một danh sách riêng cho cơ quan, cá nhân và cửa hàng tạp hóa.
Tạo và quản lý danh sách trong Google Tasks
- Nhấp vào Công việc của tôi .
- Nhấp vào Tạo danh sách mới .
- Nhập tên của danh sách.
- Nhấp vào Hoàn tất .
Khi bạn đã tạo danh sách của mình, Google Task sẽ tự động mở danh sách mới của bạn và bạn có thể bắt đầu thêm công việc ngay lập tức.
Để chuyển trở lại nhiệm vụ khác, hãy nhấp lại vào Nhiệm vụ của tôi và chọn danh sách bạn chọn. Bạn có thể sắp xếp lại thứ tự danh sách của mình bằng cách nhấp vào sáu dấu chấm và kéo danh sách đến vị trí bạn muốn.
Bạn có thể đổi tên danh sách của mình bất kỳ lúc nào và bạn cũng có thể xóa toàn bộ danh sách nếu muốn. Nếu bạn cần thay đổi công việc từ danh sách này sang danh sách khác, hãy nhấp vào biểu tượng bút chì và chọn danh sách chính xác từ trình đơn thả xuống.
Bạn có thể sắp xếp lại danh sách bằng các phương pháp nêu trên. Để thoát ra khỏi màn hình tác vụ của bạn, hãy nhấp vào X ở trên cùng bên phải và thanh bên sẽ biến mất, chỉ để lại các biểu tượng để dễ dàng truy cập.
Tích hợp Nhiệm vụ Khác
Google Tasks được tích hợp vào các nền tảng Lịch Google, Google Tài liệu, Google Drive, Google Trang tính và Google Trang trình bày của bạn.
Những tích hợp này cho phép bạn thêm liên kết đến các tệp cụ thể mà bạn có thể cần truy cập để hoàn thành một tác vụ cụ thể. Khi bạn nhấp vào các liên kết này, bạn sẽ tự động mở tệp hoặc tài liệu trong một tab riêng biệt và vẫn có thể truy cập ứng dụng Google Tasks của bạn.
Điều này sẽ hợp lý hóa hiệu quả và khả năng hoàn thành nhiều việc hơn của bạn bằng cách có mọi thứ bạn cần ở một vị trí. Bạn sẽ nhận được thông báo về công việc của mình nếu bạn thiết lập ngày giờ cụ thể từ lịch của mình.
Sắp xếp hợp lý các công việc của bạn
Google Task là một cách hiệu quả để sắp xếp toàn bộ hộp thư đến và các sản phẩm Gsuite của bạn. Bạn có thể ưu tiên các mục có thể hành động mà không cần phải quản lý toàn bộ hộp thư đến của mình.
Bằng cách tích hợp Google Tasks với phần còn lại của các sản phẩm Gsuite, bạn sẽ có một danh sách việc cần làm tập trung mà không cần đăng nhập vào nhiều nền tảng. Được sắp xếp từ một địa điểm, bất kể bạn ở đâu trên thế giới.