Quá nhiều email, quá ít thời gian. Bạn có cảm thấy vậy khi quản lý hộp thư Gmail?
Khó tìm tin nhắn quan trọng khi hộp thư bị ngập. Nhưng với điều chỉnh cài đặt đơn giản và công cụ hữu ích, bạn có thể tránh lo âu hộp thư Gmail.
Chọn phong cách (Select a Style)
Gmail cung cấp vài loại xem hộp thư khác nhau, mỗi loại có thể tùy biến. Dù muốn thấy tin quan trọng trước hay chưa đọc, cài đặt Loại hộp thư (Inbox Type) lo hết.
Mặc định (Default) sắp xếp email theo danh mục thành tab. Cách tiện lợi tách xã hội, quảng cáo, cập nhật, diễn đàn khỏi hộp thư chính. Bạn bật/tắt tab.
Quan trọng trước (Important First) hoàn hảo xem tin quan trọng nhất trước. Tạo 2 phần: quan trọng ở trên, phần còn lại dưới. Bạn chọn 5-50 mục mỗi phần.
Chưa đọc trước (Unread First) và Đã gắn sao trước (Starred First) hoạt động giống Important First với 2 phần mỗi cái.
Để chọn: nhấp biểu tượng bánh răng > Cài đặt > Hộp thư. Chọn từ menu thả xuống Loại hộp thư (Inbox type).
Nếu bạn lo lắng chờ email hoặc tìm kiếm email cần thiết, có thể thay đổi phong cách hộp thư là nước đi đúng.
Tiến triển theo ưu tiên (Proceed With Priorities)
Với Gmail, bạn dễ dàng ưu tiên tin quan trọng. Và với vài điều chỉnh đơn giản, email đến tương lai sẽ được sắp xếp và đánh dấu tương ứng.
Hộp thư ưu tiên (Priority Inbox)
Phong cách khác dùng phần là Hộp thư ưu tiên (Priority Inbox). Loại này đặt quan trọng và chưa đọc trước, đã gắn sao thứ hai, phần còn lại dưới cùng mặc định. Tuyệt vời là bạn điều chỉnh phần cho phù hợp nhu cầu.
Ví dụ, nếu thích chưa đọc trước, quan trọng sau, thay đổi đơn giản. Tính năng tuyệt vời khác: thêm phần dựa trên nhãn của bạn. Tiện nếu muốn xem nhanh email có nhãn cụ thể.
Đánh dấu quan trọng (Importance Markers)
Phần Đánh dấu quan trọng giúp xác định tin nào nên đánh dấu. Nếu dùng Priority Inbox hoặc Important First, hãy kiểm tra các tùy chọn này.
Gmail phân tích email đến và đánh dấu quan trọng dựa trên vài yếu tố: hoạt động của bạn trên tin tương tự, từ khóa chung trong email bạn đọc. Nếu không muốn dùng dự đoán này, tắt trong cài đặt.
Cả hai tùy chọn đặt bằng: bánh răng > Cài đặt > Hộp thư.
Vì vậy, nếu email ưu tiên là nỗi lo lớn, hãy xem xét các tùy chọn này. Khi dùng Priority Inbox và điều chỉnh Importance Markers, bạn luôn có tin quan trọng nhất ở đầu ngón tay.
Dẫn dắt bằng Nhãn (Lead With Labels)
Nhãn Gmail là chìa khóa hộp thư tổ chức. Nếu thiết lập nhãn, tin nhắn tự động gắn tiêu đề và màu bạn gán. Dễ dàng thấy email nhất định ở cái nhìn đầu tiên và nhóm chúng.
Bạn nghĩ nhãn như thư mục (folders). Khi nhãn tạo, hiển thị trong danh sách hộp thư và chứa tất cả tin nhắn áp dụng. Bạn cũng lồng nhãn dưới nhãn khác, giống khái niệm thư mục con.
Tạo, sửa, hiện, ẩn, xóa nhãn bằng: bánh răng > Cài đặt > Nhãn (Labels). Áp dụng và tạo nhãn mới khi mở email bằng nhấp biểu tượng nhãn. Cũng làm từ màn hình chính nếu tick một hoặc nhiều tin nhắn.
Điền đầy đủ Bộ lọc (Fill Out the Filters)
Tính năng Bộ lọc (Filter) Gmail là vũ khí mạnh chống choáng ngợp. Giống quy tắc (rules) trong Outlook, bạn thiết lập trigger cho email được gắn cờ, nhãn, lưu trữ, gắn sao, và hơn nữa. Cho phép xem hộp thư tổ chức ngay khi mở.
Tạo, sửa, xóa bộ lọc: bánh răng > Cài đặt > Bộ lọc và Địa chỉ bị chặn. Nếu mở email muốn thiết lập bộ lọc, nhấp mũi tên thêm (more arrow) cạnh nút Trả lời (Reply) chọn Lọc tin nhắn như thế này (Filter messages like this). Cũng làm từ màn hình chính bằng checkbox.
Khi popup bộ lọc hiện, chọn tùy chọn lọc. Trước, chọn loại tin nhắn muốn lọc. Ví dụ: tất cả tin từ người nhận nhất định, từ khóa cụ thể trong chủ đề/thân, hoặc có đính kèm.
Sau đó nhấp Tạo bộ lọc với tìm kiếm này (Create filter with this search) và chọn hành động. Chọn nhiều hành động: áp dụng nhãn, đánh dấu quan trọng, phân loại.
Di chuyển nhanh với Phím tắt (Move Swiftly With Shortcuts)
Để lướt qua hộp thư và hành động nhanh trên tin nhắn, phím tắt bàn phím rất hữu ích. Trước hết, đảm bảo bật tùy chọn: bánh răng > Cài đặt > Chung > Phím tắt (Keyboard Shortcuts).
Bạn dùng nhiều phím tắt soạn thư, định dạng văn bản, hành động, điều hướng. Giúp quản lý và xử lý hộp thư nhanh hơn. Dưới là vài phím tắt phổ biến, nhưng xem Gmail Help để danh sách đầy đủ:
- Soạn email: C
- Trả lời: R
- Chuyển tiếp: F
- Xóa email: #
- Đánh dấu đã đọc: Shift + I
- Đánh dấu quan trọng: + hoặc =
- Đi đến nhãn: G + L
- Đi đến hộp thư: G + I
Nhắm đến Ứng dụng (Aim for Applications)
Mặc dù Gmail có tính năng hữu ích giúp bạn vượt qua hộp thư suôn sẻ, bạn cũng dùng ứng dụng tiện lợi.
Boomerang for Gmail
Để lên lịch gửi email sau và nhận nhắc nhở hữu ích, Boomerang for Gmail là công cụ tuyệt vời. Khi bạn có thời gian viết email nhưng không muốn gửi ngay, ứng dụng này tiện lợi. Và nếu cần theo dõi tin nhắn ở thời điểm khác, thiết lập nhắc nhở gọn nhẹ.
Boomerang for Gmail cũng có tính năng nhắc nhở tin nhắn nếu không nhận phản hồi từ người nhận. Tính năng này làm theo dõi email dễ dàng và giải tỏa bạn cố nhớ sendiri.
Inbox by Gmail
Inbox by Gmail là ứng dụng khác giúp hộp thư. Công cụ độc lập từ Gmail cung cấp quản lý tin nhắn dễ dàng hơn. Bạn biến email thành việc cần làm (to-dos), dùng phản hồi soạn sẵn, tạo nhắc nhở, tạm hoãn (snooze) tin nhắn cho sau.
Khi đăng nhập Inbox by Gmail lần đầu, bạn thấy tất cả nhãn tạo trong Gmail đều có. Và nhận thấy tính năng tuyệt vời sắp xếp tin đến gọi là Bundles (Gói).
Giống danh mục Gmail cho xã hội, quảng cáo, diễn đàn, ứng dụng cung cấp thêm. Chuyến đi, mua hàng, tài chính email rơi vào danh mục. Tất cả làm xem hộp thư dễ dàng.
Vì vậy, nếu quan tâm đến chút giúp thêm tổ chức, lên lịch, nhớ, hãy thử công cụ hữu ích.
Bạn xử lý lo âu hộp thư như thế nào?
Bạn không phải mất thời gian cố gắng kiểm soát hộp thư Gmail. Và ngày nay, ai có thời gian lãng phí? Những mẹo hữu ích này giảm bớt stress hộp thư ngập.
Bạn có quy trình hiệu quả hoặc công cụ tiện dụng quản lý hộp thư Gmail? Nếu có, cho chúng tôi biết trong bình luận!