Rất nhiều email, quá ít thời gian. Bạn có cảm thấy như vậy khi quản lý hộp thư đến Gmail của mình không?
Có thể khó tìm thấy các thư quan trọng khi hộp thư đến của bạn bị ngập. Tuy nhiên, với các điều chỉnh cài đặt đơn giản và các công cụ hữu ích, bạn có thể tránh được sự lo lắng về hộp thư đến Gmail.
Chọn kiểu
Gmail cung cấp một số kiểu xem hộp thư đến khác nhau và mỗi kiểu có thể được tùy chỉnh. Cho dù bạn muốn xem những thư quan trọng nhất trước hay những thư chưa đọc, thì Loại hộp thư đến cài đặt đã bao gồm bạn.
Mặc định loại hộp thư đến sắp xếp các email của bạn theo danh mục vào các tab. Đây là một cách thuận tiện để giữ các thông báo xã hội, quảng cáo, cập nhật và diễn đàn tách biệt với các thông báo chính của bạn. Bạn cũng có thể bật hoặc tắt các tab.
Điều quan trọng đầu tiên loại này là hoàn hảo để xem các thông báo quan trọng nhất trước tiên. Điều này tạo ra hai phần; một với các thông báo quan trọng ở trên cùng và một với mọi thứ khác bên dưới. Bạn cũng có thể chọn có từ 5--50 mặt hàng trong mỗi khu vực.
Thư chưa đọc đầu tiên và Được gắn dấu sao đầu tiên loại hoạt động giống như loại quan trọng Đầu tiên với hai phần mỗi loại.
Để thực hiện lựa chọn của bạn, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng > Cài đặt > Hộp thư đến . Sau đó, chọn từ Loại hộp thư đến hộp thả xuống.
Nếu bạn lo lắng khi chờ đợi một email hoặc tìm kiếm một email mà bạn cần, có thể thay đổi kiểu hộp thư đến của bạn là một bước đi đúng đắn.
Tiếp tục Với các Ưu tiên
Với Gmail, bạn có thể ưu tiên các thư quan trọng của mình một cách dễ dàng. Và, nếu bạn thực hiện một vài điều chỉnh đơn giản, các email đến trong tương lai sẽ được sắp xếp và đánh dấu tương ứng.
Hộp thư Ưu tiên
Một kiểu khác sử dụng các phần là Hộp thư ưu tiên . Loại này đặt các tin nhắn quan trọng và chưa đọc của bạn trước tiên, thứ hai được gắn dấu sao của bạn và sau đó là mọi thứ khác ở dưới cùng theo mặc định. Nhưng điểm hay của loại này là bạn có thể điều chỉnh các phần cho phù hợp với nhu cầu của mình.
Ví dụ:nếu bạn muốn có các tin nhắn chưa đọc trước, sau đó là các tin nhắn quan trọng, thì đó là một sự thay đổi đơn giản. Một tính năng tuyệt vời khác của Hộp thư ưu tiên là bạn có thể thêm một phần dựa trên một trong các nhãn của mình. Điều này rất hữu ích nếu bạn muốn xem nhanh một số email được gắn nhãn.
Dấu quan trọng
Phần Dấu quan trọng có thể hữu ích để xác định thư nào nên được đánh dấu như vậy. Và nếu bạn sử dụng kiểu Hộp thư ưu tiên hoặc Kiểu quan trọng Đầu tiên, hãy đảm bảo rằng bạn đã xem các tùy chọn này.
Gmail phân tích các email đến của bạn và đánh dấu chúng là quan trọng. Việc xác định bao gồm một số yếu tố bao gồm hoạt động của bạn trên các thông điệp tương tự và các từ khóa phổ biến trong những người bạn đọc. Nếu bạn không muốn sử dụng tính năng dự đoán này, bạn có thể tắt nó trong cài đặt.
Cả hai tùy chọn đều có thể được đặt bằng cách chọn biểu tượng bánh răng > Cài đặt > Hộp thư đến .
Vì vậy, nếu các email ưu tiên là mối quan tâm lớn nhất của bạn, thì hãy xem xét các tùy chọn này. Khi bạn sử dụng loại Hộp thư ưu tiên và điều chỉnh Điểm đánh dấu quan trọng, bạn sẽ luôn có những thư quan trọng nhất trong tầm tay.
Dẫn đầu bằng nhãn
Nhãn Gmail là chìa khóa cho một hộp thư đến có tổ chức. Nếu bạn thiết lập nhãn, thì thư của bạn sẽ tự động được gắn thẻ với tiêu đề và màu sắc đã chỉ định của bạn. Điều này giúp bạn dễ dàng xem nhanh một số email nhất định cũng như nhóm chúng lại.
Bạn có thể coi nhãn như các thư mục theo một nghĩa nào đó. Khi một nhãn được tạo, nhãn sẽ hiển thị trong danh sách hộp thư đến của bạn và chứa tất cả các thư áp dụng cho nhãn đó. Bạn cũng có thể lồng các nhãn vào bên dưới các nhãn khác, tương tự như khái niệm thư mục con.
Bạn có thể tạo, chỉnh sửa, hiển thị, ẩn và xóa nhãn bằng cách chọn biểu tượng bánh răng > Cài đặt > Nhãn . Bạn có thể áp dụng và tạo nhãn mới trong khi mở email bằng cách nhấp vào biểu tượng nhãn. Bạn cũng có thể thực hiện việc này từ màn hình chính nếu bạn đã chọn một hoặc nhiều thư.
Điền vào Bộ lọc
Tính năng Bộ lọc của Gmail có thể là một vũ khí mạnh mẽ chống lại cảm giác choáng ngợp. Giống như tính năng quy tắc trong Outlook, bạn có thể thiết lập trình kích hoạt để email được gắn cờ, gắn nhãn, lưu trữ, gắn dấu sao và hơn thế nữa. Điều này cho phép bạn xem hộp thư đến có tổ chức hơn ngay khi bạn mở nó.
Bạn có thể tạo, chỉnh sửa và xóa bộ lọc bằng cách chọn biểu tượng bánh răng > Cài đặt > Bộ lọc và địa chỉ bị chặn . Nếu bạn có một email đang mở mà bạn muốn thiết lập bộ lọc, chỉ cần chọn mũi tên khác bên cạnh Trả lời và chọn Lọc các thư như thế này . Bạn cũng có thể thực hiện việc này từ màn hình hộp thư đến chính bằng cách sử dụng các hộp kiểm để đánh dấu email.
Khi cửa sổ bật lên bộ lọc xuất hiện, bạn sẽ chọn các tùy chọn lọc của mình. Đầu tiên, bạn sẽ chọn loại tin nhắn bạn muốn lọc. Ví dụ:bạn có thể chọn nhận tất cả thư từ một người nhận nhất định, với một từ cụ thể trong dòng chủ đề hoặc nội dung thư hoặc những thư có tệp đính kèm.
Sau đó, bạn sẽ nhấp vào Tạo bộ lọc với tìm kiếm này và chọn (các) hành động để thực hiện. Bạn có thể chọn nhiều hành động như dán nhãn, đánh dấu nhãn là quan trọng và phân loại.
Di chuyển nhanh chóng với các phím tắt
Để nén trong hộp thư đến của bạn và thực hiện thao tác trên các thư một cách nhanh chóng, các phím tắt có thể rất hữu ích. Trước tiên, hãy đảm bảo rằng bạn đã bật tùy chọn bằng cách chọn biểu tượng bánh răng > Cài đặt > Chung > Phím tắt .
Bạn có thể sử dụng nhiều phím tắt để soạn tin nhắn, định dạng văn bản, thực hiện tác vụ và điều hướng. Điều này cho phép bạn quản lý và xử lý hộp thư đến của mình nhanh hơn. Dưới đây chỉ là một số phím tắt phổ biến có thể giúp bạn, nhưng bạn cũng có thể truy cập Trợ giúp của Gmail để biết danh sách đầy đủ:
- Soạn email: C
- Trả lời email: R
- Chuyển tiếp email: F
- Xóa email: #
- Đánh dấu là đã đọc: Shift + I
- Đánh dấu là quan trọng: + hoặc =
- Đi tới nhãn: G + L
- Đi tới hộp thư đến: G + I
Nhắm đến Ứng dụng
Mặc dù Gmail có các tính năng hữu ích giúp bạn lướt qua hộp thư đến một cách suôn sẻ, nhưng bạn cũng có thể sử dụng một ứng dụng tiện lợi.
Boomerang dành cho Gmail
Để lên lịch gửi email sau và nhận những lời nhắc hữu ích, Boomerang cho Gmail là một công cụ tuyệt vời. Khi bạn có thời gian để ngồi viết một email, nhưng không muốn nó được gửi ngay lập tức, ứng dụng này rất tiện lợi. Và nếu bạn cần theo dõi tin nhắn vào lúc khác, hãy thiết lập lời nhắc tiện lợi.
Boomerang cho Gmail cũng có tính năng nhắc bạn về một tin nhắn nếu bạn không nhận được phản hồi từ người nhận. Tính năng này giúp việc theo dõi email trở nên dễ dàng và giảm bớt việc bạn đang cố gắng tự ghi nhớ.
Hộp thư đến của Gmail
Inbox by Gmail là một ứng dụng khác có thể giúp bạn xử lý hộp thư đến của mình. Công cụ độc lập này bắt nguồn từ Gmail của Google để cung cấp khả năng quản lý thư dễ dàng hơn. Bạn có thể biến email thành việc cần làm, sử dụng các câu trả lời được tạo sẵn, tạo lời nhắc và báo lại tin nhắn để sử dụng sau.
Khi bạn lần đầu tiên đăng nhập vào Inbox by Gmail, bạn sẽ thấy rằng tất cả các nhãn bạn đã tạo trong Gmail sẽ ở đó. Và, bạn sẽ nhận thấy một tính năng tuyệt vời để sắp xếp các thư đến của mình, được gọi là Gói.
Giống như các danh mục trong Gmail dành cho thư xã hội, quảng cáo và diễn đàn, ứng dụng này cung cấp một số danh mục khác. Các email về chuyến đi, mua hàng và tài chính của bạn cũng sẽ thuộc các danh mục. Tất cả điều này làm cho việc xem hộp thư đến của bạn trở nên dễ dàng.
Vì vậy, nếu bạn muốn có thêm một chút trợ giúp để sắp xếp, lập lịch và ghi nhớ, hãy thử một công cụ hữu ích.
Bạn xử lý sự lo lắng của Hộp thư đến như thế nào?
Bạn không phải mất thời gian cố gắng kiểm soát hộp thư đến Gmail của mình. Và những ngày này, ai có thời gian để lãng phí? Những mẹo hữu ích này có thể giảm bớt sự căng thẳng của một hộp thư đến đầy ắp.
Bạn có quy trình hiệu quả hoặc công cụ hữu ích nào mà bạn sử dụng để quản lý hộp thư đến Gmail của mình không? Nếu vậy, hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận bên dưới!