Mỗi ngày người dùng nhận email từ nhiều trang web đã đăng ký. Email trong inbox tăng lên rất nhiều. Xóa email khỏi inbox sẽ xóa vĩnh viễn. Tuy nhiên, nếu muốn ẩn email khỏi inbox thay vì xóa, có thể dùng tính năng archive trong Gmail. Đây là phương pháp tốt nhất dọn dẹp inbox mà không xóa email. Trong bài này, chúng tôi sẽ chỉ cách archive email và tìm email đã archive.
Cách Archive Email trong Gmail
Trước khi học cách xem email đã archive, bạn nên biết quy trình archive email. Rất đơn giản nếu chưa biết. Làm được cả trên trình duyệt và app điện thoại. Nếu đã biết cách archive, bỏ qua phần này xem phương pháp tiếp theo.
- Mở tài khoản Gmail, vào Inbox. Chọn email muốn archive, nhấp biểu tượng archive như hình
- Email sẽ được archive và không còn thấy trong Inbox
- Tương tự cho người dùng điện thoại, Giữ & Chọn email để chọn, nhấp biểu tượng archive để archive email
Tìm Email đã Archive qua All Mail
All Mail hiển thị tất cả email bạn nhận hoặc gửi qua Gmail. Nếu email đã archive, đây là nơi tìm lại. Cũng hiển thị email inbox và label khác. Nếu email cũ, có thể khó tìm, nhưng nếu vừa archive, dễ dàng tìm thấy.
- Mở tài khoản Gmail trên trình duyệt, nhấp nút More bên khung trái. Sẽ mở thêm tùy chọn
- Chọn tùy chọn "All Mail" khung trái, bạn sẽ tìm thấy email đã archive cùng các email khác
- Email đã archive sẽ không có label phía trước. Có thể gửi về inbox bằng cách chọn chúng và nhấp biểu tượng Move to Inbox
- Cũng làm được trên ứng dụng mail điện thoại bằng cách chọn tùy chọn All Mail
Tìm Email đã Archive qua Tìm kiếm (Search)
Thanh tìm kiếm là cách khác tìm email đã archive. Có thể gõ một số lệnh trong tìm kiếm để tìm email archive. Các lệnh này sẽ loại trừ email trong inbox, sent, và các thư mục khác. Làm theo các bước để tìm email archive trong Gmail:
- Mở tài khoản Gmail trên trình duyệt, gõ lệnh sau vào thanh tìm kiếm mail:
-in:Sent -in:Draft -in:Inbox
- Sẽ tìm tất cả email trừ email Sent, Draft, và Inbox. Làm vậy bạn tìm email đã archive dễ dàng mà không cần tìm trong tất cả email
- Tuy nhiên, điều này cũng tìm tất cả email có label. Loại trừ chúng bằng cách thêm lệnh này với lệnh trên:
has:nouserlabels
- Giờ sẽ chỉ hiển thị email đã archive
- Cũng dùng được trên ứng dụng Gmail điện thoại cho kết quả giống trình duyệt