Bạn có thể xóa toàn bộ email, nhưng có thể mất email quan trọng. Giải pháp: dùng bộ lọc (filters) Gmail để xóa chọn lọc.
Cách xóa email cũ trước ngày cụ thể
Dùng tham số "before" hoặc "older_than" trong thanh tìm kiếm Gmail.
Cả hai tương tự nhưng "before" chính xác hơn: xóa email nhận trước ngày cụ thể. Cú pháp:
before: YYYY/MM/DD
Ví dụ: xóa email trước 25/12/2021 → tìm: before:2021/12/25
Hoặc dùng "older_than". Ví dụ: hôm nay 26/12/2021, xóa email trước 25/12/2021 → older_than: 1d
Đơn vị: d = ngày, y = năm. Không dùng số thập phân (1.5 năm → dùng 182 ngày).
Lưu ý: Kết quả "before" và "older_than" có thể khác. "before" kéo cả email đã gửi. "older_than" chỉ quét email nhận.
Sau khi tìm kiếm, toàn bộ email khớp điều kiện hiện ra.
Để xóa: click mũi tên cạnh ô checkbox góc trên trái → chọn All (Tất cả). Thông báo Select all conversations that match this search hiện ra → chọn nó → click biểu tượng thùng rác để chuyển vào Trash.
Trên app Gmail Android/iOS: dùng cùng cú pháp tìm kiếm, nhưng phải chọn email từng cái một (không có nút chọn tất cả).
Cách xóa email cũ có nhãn (Label)
Label (nhãn) giúp tổ chức email. Tạo nhãn để email quan trọng tự động phân loại, sau đó xóa hàng loạt email không quan trọng.
Muốn xóa email cũ hơn 6 tháng trong nhãn "client emails":
older_than:182d label:client-emails
Gmail có nhãn mặc định: Social, Updates, Promotions... Thay tên nhãn trong tham số để xóa email cũ từ các danh mục này.
Tiếp theo: chọn tất cả (mũi tên cạnh checkbox → All) → chọn thông báo "Select all conversations..." → nhấn Delete.
Tạo bộ lọc mới để xóa email cũ
Gmail tự tạo nhãn Promotions lọc quảng cáo, nhưng bạn có thể cần bộ lọc tùy chỉnh.
Ví dụ: đã đăng ký newsletter cho dự án cũ, hủy đăng ký 1 năm trước, giờ muốn dọn email chứa từ "newsletter" nhận được 1 năm trước.
- Click biểu tượng ba gạch ngang góc phải thanh tìm kiếm để tạo bộ lọc.
- Điền điều kiện lọc. Tìm email chứa "newsletter" có thể đủ. Nhưng cần lọc cả ngày: email nhận 1 năm trước trở về. Gmail không có tùy chọn "trước ngày X" trong tạo bộ lọc, chỉ chọn khung thời gian (Date within, Date).
Giải pháp: Dùng tham số "before" trong ô "Has the words (Có từ)":
Có thể lọc theo người gửi, tiêu đề, ngày... Sau khi điền → Search hoặc Create filter để dùng sau.
- Có kết quả → chọn mũi tên cạnh checkbox trên trái → All. Kiểm tra không có email quan trọng → nhấn Delete.
Bước cuối: Dọn rác Thùng rác (Trash)
Email xóa nằm trong Thùng rác 30 ngày rồi tự xóa vĩnh viễn, vẫn chiếm dung lượng 15GB miễn phí (chung Drive, Photos). File đính kèm chiếm nhiều dung lượng.
Cần giải phóng ngay: vào Trash → chọn Empty Trash now (Dọn rác ngay) ở trên cùng.
Đã xong việc dọn email cũ. Nếu tất cả email trong Inbox đều quan trọng, hãy tạo Gmail dự phòng và chuyển email sang để giải phóng dung lượng.